Gestión de solicitudes de vacaciones
Como responsable, puedes revisar las solicitudes de vacaciones entrantes y aprobar o rechazar solicitudes con un solo clic. El elemento dedicado en el menú principal se llama Gestión de vacaciones. Hay 2 vistas que te ayudarán a gestionar las vacaciones. La primera es la pestaña Solicitudes de ausencia.
Todas las vacaciones solicitadas se listan en la pestaña Solicitudes de ausencia.
Esta sección proporciona información esencial sobre cada solicitud, incluyendo:
- Nombre: El nombre del empleado que solicita las vacaciones.
- Tipo de ausencia: El tipo de la solicitud de vacaciones.
- Descripción: Una breve explicación o detalles adicionales proporcionados por el empleado sobre la solicitud de vacaciones (puede estar vacío si se configuró como opcional).
- Desde/Hasta: Las fechas de inicio y fin de las vacaciones solicitadas.
- Duración: La duración total de la solicitud de vacaciones, especificada en horas.
- Estado: El estado actual de la solicitud (por ejemplo, Pendiente (si no hay aprobaciones aún), o Aprobada 1/2, Aprobada 2/3 si se requieren múltiples aprobaciones).
- Botón de flecha: Cuando un usuario hace clic en el botón de flecha, aparece un panel lateral que proporciona información detallada sobre la ausencia seleccionada. Esta vista sirve tanto como panel informativo como centro de acción para los aprobadores.
El panel incluye:
* Nombre y avatar del empleado
* Período de ausencia: muestra claramente las fechas de inicio y fin con el total de horas o días solicitados
* Saldo actual de vacaciones y el saldo después de la deducción de la ausencia
* Tipo de ausencia y descripción, si se proporcionó
* Ruta de aprobación: muestra la lista de aprobadores si se necesita más de 1.
Mecanismo de aprobación
Si solo se requiere una aprobación (es decir, Número de aprobaciones = 1), el primer aprobador que acepte la solicitud la finalizará:
- El estado cambia de Pendiente a Aceptada
- La solicitud se mueve automáticamente a la pestaña "Historial de vacaciones"
- El aprobador ve tanto los botones de Aceptar como de Rechazar
Si se requieren múltiples aprobaciones:
- Una vez que el usuario actual aprueba, ya no ve los botones de acción
- La ausencia permanece en la pestaña Solicitudes de ausencia hasta que se completen todas las aprobaciones
- La solicitud solo se mueve al Historial de vacaciones cuando se cumplen todas las aprobaciones requeridas
Esto garantiza total transparencia en los flujos de aprobación multinivel, simplificando al mismo tiempo los casos de aprobación de un solo nivel.
Todas las vacaciones que han sido completamente aceptadas se muestran en la pestaña Historial de vacaciones. Las vacaciones en curso tendrán un fondo azul, facilitando su identificación.
Las pestañas de Solicitudes de ausencia e Historial de vacaciones se pueden filtrar por Empleado y tipo de vacaciones.
Los responsables pueden gestionar las solicitudes de vacaciones ya aprobadas directamente desde la pestaña Historial de vacaciones. Al visualizar las vacaciones aprobadas de un empleado específico:
Funcionalidad de edición
Al hacer clic en la opción "Editar ausencia" en el panel lateral, aparece un modal de edición estándar.
El modal permite al responsable:
- Modificar el tipo de ausencia.
- Ajustar la descripción.
- Cambiar la duración de la ausencia (rango de fechas y horas).
Nota: No es posible cambiar el empleado al editar una ausencia ya creada.
El saldo de vacaciones mostrado en el modal se actualiza dinámicamente en función de la duración editada.
Una vez guardados los cambios, los detalles de la ausencia y el saldo de vacaciones se actualizan en consecuencia.
Funcionalidad de eliminación
Los responsables también pueden hacer clic en el botón "Eliminar ausencia" para borrar la entrada de vacaciones.
Aparecerá un diálogo de confirmación preguntando: "¿Estás seguro de que deseas eliminar?"
Tras confirmar con "Sí, continuar", la ausencia se elimina del sistema.
Si la ausencia eliminada había reducido previamente el saldo de vacaciones del empleado, el saldo se recalculará y actualizará automáticamente para reflejar la eliminación.
Esto garantiza total flexibilidad y precisión en la gestión de registros de ausencias, manteniendo un seguimiento actualizado de los días libres disponibles para los empleados.
Crear vacaciones en nombre de un empleado
Como responsable, también tienes la posibilidad de crear vacaciones en nombre de cualquier empleado activo haciendo clic en el botón Añadir vacaciones en la esquina superior derecha. Estas solicitudes se aprobarán automáticamente, independientemente de la configuración del número de aprobaciones.
Para crear vacaciones en nombre de un empleado, sigue estos pasos:
1. Navega al elemento Gestión de vacaciones desde el menú principal.
2. Haz clic en el botón Añadir vacaciones.
3. Selecciona al empleado de la lista desplegable.
4. Selecciona el tipo de vacaciones.
5. Proporciona una breve descripción o motivo de las vacaciones (opcional, si está configurado como no obligatorio).
6. Selecciona el día o período para las vacaciones en el calendario usando la funcionalidad de arrastrar y soltar.
7. Guarda las vacaciones haciendo clic en el botón "Crear vacaciones".
Nota: Una vez seleccionado un tipo de vacaciones, el campo de descripción se marcará como obligatorio u opcional en función de la configuración común de vacaciones.
Nota: También tienes la opción de seleccionar unas horas (de 1 a 7) en el campo Horas si el tiempo libre es inferior a un día completo.
Nota: Debajo del formulario hay una sección de resumen que incluye el saldo actual de vacaciones, el período de vacaciones (por ejemplo, 4 horas) y el saldo actualizado después de guardar las vacaciones. Esto proporciona una visión clara de cómo la creación afectará al saldo restante.
Las vacaciones se mostrarán automáticamente en la pestaña Historial de vacaciones con posibilidad de ser editadas o eliminadas.
Planificador de vacaciones
La pestaña Planificador de vacaciones en Gestión de vacaciones proporciona una vista de calendario visual de todas las ausencias aprobadas en la organización, ayudando a los responsables y equipos a planificar el trabajo en torno a la disponibilidad de los empleados.
En una pantalla de escritorio estándar, el planificador muestra una ventana continua de 30 días, comenzando desde el día actual. Esto ayuda a los responsables a controlar tanto las ausencias próximas como las actuales de un vistazo.
El Planificador de vacaciones incluye:
- Vista de calendario interactiva – Visualiza las vacaciones programadas de los empleados.
- Creación rápida de vacaciones – Haz clic en un mosaico de día vacío o usa arrastrar y soltar para añadir vacaciones.
- Flujo de aprobación – Aprueba o rechaza solicitudes de vacaciones pendientes.
- Edición y eliminación – Modifica o elimina vacaciones aprobadas si es necesario.
- Visibilidad de aprobaciones pendientes – Si se requieren aprobaciones adicionales, la solicitud se marcará como pendiente con los detalles relevantes.
Añadir vacaciones en el Planificador de vacaciones
- Haz clic en un mosaico de día vacío en el planificador.
- Alternativamente, usa arrastrar y soltar para definir la duración de las vacaciones.
- Completa los detalles requeridos (por ejemplo, tipo de ausencia, duración, descripción).
- Haz clic en el botón "Crear vacaciones".
Las vacaciones aparecerán en el planificador y en todas las demás vistas relevantes como ya aprobadas.
Editar o eliminar vacaciones aprobadas
- Haz clic en unas vacaciones ya aprobadas.
- Modifica los detalles haciendo clic en el botón correspondiente del panel lateral que aparece.
- Usa la opción Eliminar ausencia para eliminar las vacaciones si es necesario.
Aprobar o rechazar una solicitud de vacaciones
- Si una solicitud está pendiente de aprobación, se diferenciará visualmente de las vacaciones aprobadas en el calendario.
- Como gestor de vacaciones, puedes:
- Hacer clic en la solicitud para ver los detalles.
- Aprobar o rechazar la solicitud haciendo clic en el botón correspondiente.
- Si se necesitan más aprobaciones, la solicitud permanecerá como pendiente hasta que se completen todas las aprobaciones necesarias.
Usa filtros para ver empleados específicos.
El Planificador de vacaciones simplifica la gestión de ausencias proporcionando un sistema de seguimiento fácil de usar y transparente. Con la posibilidad de usar filtros para ver empleados específicos, los responsables pueden garantizar una programación fluida de vacaciones manteniendo el equilibrio de la plantilla.
Ejemplos de uso
- Aprobar solicitudes pendientes: Revisar y aprobar o rechazar rápidamente múltiples solicitudes de vacaciones enviadas por los miembros de tu equipo.
- Crear ausencias para un empleado: Añadir un día de enfermedad o permiso especial en nombre de un empleado que no puede enviarlo por sí mismo.
- Ajustar ausencias aprobadas: Modificar las fechas o la duración de unas vacaciones ya aprobadas si los planes cambian, garantizando la precisión en los registros de ausencias.
- Visualizar la disponibilidad del equipo: Usar el Planificador de vacaciones para obtener una visión completa de quién está de vacaciones en un momento dado, facilitando la planificación de la plantilla.
