¡Tus proyectos bajo control!

Registro de horas Registro de horas Como parte de la funcionalidad de gestión de Proyectos, hay una función de registro de horas accesible a través de la pestaña Tiempo de trabajo para todos los usuarios. Los empleados pueden registrar su tiempo diariamente en múltiples proyectos, con el tiempo registrado para un seguimiento detallado y la facturación. Los responsables tienen la capacidad de revisar el tiempo registrado por otros empleados directamente desde la vista de calendario dentro de la página Tiempo de trabajo. Más información sobre las posibilidades de gestión del registro de horas se describe en el artículo de Gestión de registro de horas. Si el módulo de Gestión de vacaciones está activo para tu organización, todas las vacaciones aprobadas se integrarán perfectamente en la vista del calendario. Además, los días festivos aparecerán automáticamente en el calendario. Empleados Los empleados sin roles específicos asignados tendrán acceso limitado, permitiéndoles solo registrar sus horas de trabajo en los proyectos asignados y revisar su tiempo previamente registrado. Esto garantiza una gestión precisa del tiempo y la responsabilidad para todos los miembros del equipo involucrados en el proyecto. Al navegar a la página Tiempo de trabajo, los empleados verán una vista de calendario del mes actual. Tienen la capacidad de añadir una o múltiples entradas de tiempo por día, asegurando un seguimiento preciso de sus horas de trabajo para cada proyecto asignado. Para crear una nueva entrada de tiempo: Navega al elemento Tiempo de trabajo desde el menú principal. Haz clic en el botón Añadir entrada ubicado en cada celda de día del calendario. Selecciona el proyecto: Elige un proyecto/fase de la lista de proyectos asignados al usuario. Nota: Si un empleado está asignado a un proyecto padre, todos los proyectos hijos asociados también estarán disponibles para selección. Introduce el tiempo dedicado: Proporciona la cantidad de tiempo dedicada al proyecto. Añade una descripción: Escribe una descripción de al menos 32 caracteres detallando el trabajo realizado, o simplemente incluye enlaces a los tickets en los que has estado trabajando. Guarda la entrada: Haz clic en guardar para añadir la entrada al calendario. Una vez guardada, la entrada aparecerá en la celda del calendario seleccionada. Los usuarios pueden añadir múltiples entradas por día (no más de 24 horas en total). Además, los usuarios tienen la flexibilidad de registrar tiempo con precisión de minutos. Mientras que el menú desplegable permite seleccionar en intervalos de 15 minutos, los usuarios pueden introducir manualmente duraciones específicas, como 22 o 57 minutos, según sea necesario. Si necesitas ver los detalles de un período registrado, simplemente pasa el cursor sobre la entrada de tiempo. Aparecerán todos los detalles de la entrada, así como la posibilidad de editar/eliminar la entrada. Debajo del calendario, hay una barra que muestra un resumen de la información actual: "Horas planificadas" (tiempo total planificado para el mes, excluyendo días festivos y fines de semana), "Vacaciones" (tiempo total de vacaciones aprobadas para el mes actual), "Por completar" (tiempo que se espera completar antes de fin de mes) y "Horas registradas" (tiempo ya registrado hasta ahora). Cuando la suma de "Horas registradas" y "Vacaciones" supera el valor de "Horas planificadas", entonces "Por completar" cambia a "Horas extra" y se resalta en rojo. Ejemplos de uso Los empleados registran con precisión las horas diarias dedicadas a varios proyectos para la responsabilidad del proyecto y el seguimiento del progreso. Los responsables supervisan la carga de trabajo del equipo y el estado del proyecto revisando las entradas de tiempo registradas por los miembros de su equipo. Generar facturas precisas para clientes basadas en las horas de proyecto registradas, garantizando la precisión en la facturación. Supervisar el cumplimiento de las horas planificadas del proyecto e identificar posibles horas extra o infrautilización de recursos. Páginas relacionadas Añadir (Editar) proyecto Lista de proyectos Vista de proyectos Registro de horas en horarios de trabajo Rutas de la aplicación Abrir /projects

Gestión de registro de horas Gestión de registro de horas Flowtly proporciona a los responsables dos interfaces para supervisar y gestionar el registro de horas de los empleados: la Vista de calendario y la Vista de tabla. Ambas vistas están disponibles para usuarios con los roles ROLEWORKINGHOURSVIEWER o ROLEWORKINGHOURSMANAGER , y se pueden alternar mediante el interruptor en la esquina superior derecha del módulo Tiempo de trabajo. La Vista de calendario ofrece una visión mensual de las horas registradas, mostrando los nombres de los proyectos y las asignaciones de tiempo directamente en cada día del calendario. Esta vista es especialmente útil para revisar la carga de trabajo individual o a nivel de proyecto e identificar vacíos o inconsistencias en períodos más largos. La Vista de tabla proporciona una matriz bisemanal de tiempo registrado diario frente a horas de trabajo esperadas, mostrada para todos los empleados seleccionados. Este diseño está pensado para comparaciones rápidas, seguimiento a nivel de equipo e identificación de entradas faltantes de un vistazo. Mientras que los empleados utilizan la Vista de calendario principalmente para registrar su propio tiempo, los responsables se benefician de funcionalidades mejoradas en ambas vistas, incluyendo filtros, detalles, permisos de edición (cuando aplica) e información resumida. Comportamiento de acceso basado en roles de la Vista de calendario Con el rol ROLEWORKINGHOURSVIEWER , tu acceso para ver las entradas de tiempo de otros empleados se limita a revisar el tiempo registrado solo en los proyectos a los que estás personalmente asignado. Los empleados con el rol ROLEWORKINGHOURSMANAGER pueden revisar registros precisos de horas de trabajo de cualquier empleado y cualquier proyecto de la organización. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER otorga a los usuarios la capacidad de ver y modificar entradas de tiempo de cualquier empleado. Los usuarios pueden localizar a un empleado específico usando filtros, navegar al día relevante y hacer clic en el botón Editar de la entrada de tiempo correspondiente para realizar modificaciones. Qué se ve en la Vista de calendario La Vista de calendario proporciona a los responsables una visión mensual de las entradas de tiempo registradas por los empleados seleccionados, por defecto de toda la organización. Esta vista es ideal para escanear rápidamente cómo se distribuye el trabajo, detectar entradas faltantes y comprender la participación en proyectos a lo largo del tiempo. Cada día del calendario muestra todas las entradas de tiempo de todos los empleados y/o proyectos seleccionados con el total de horas por proyecto, por día. Por ejemplo, si tres empleados registraron tiempo en diferentes proyectos el 23 de abril, el calendario mostrará una lista apilada con cada proyecto y las entradas de tiempo correspondientes para ese día, haciendo inmediatamente visible cuánto esfuerzo se dedicó, por quién y en qué. Los responsables pueden pasar el cursor o hacer clic en cualquier celda de día para abrir un desglose detallado de las entradas de ese día. El modal incluye: El nombre del empleado El nombre del proyecto El tiempo registrado Cualquier descripción o nota Un icono de lápiz (si el responsable tiene ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) para editar los detalles. Comportamiento de acceso basado en roles de la Vista de tabla La visibilidad y funcionalidad en esta vista dependen de los roles del usuario: Los usuarios con solo ROLEWORKINGHOURS_VIEWER pueden cambiar a la vista de tabla, pero solo verán las entradas de tiempo de los proyectos a los que están asignados. No pueden expandir filas de usuarios ni editar entradas. Los usuarios con ROLEWORKINGHOURS_MANAGER pueden ver la tabla de todos los usuarios y proyectos y pueden editar entradas de tiempo, pero no pueden expandir filas de usuarios para ver el desglose y las tarifas del proyecto. Los usuarios que tienen ROLEPROJECTSMANAGER además de los roles de viewer o manager pueden expandir filas para ver desgloses detallados por proyecto. Cuando se asignan tanto ROLEWORKINGHOURSMANAGER como ROLEPROJECTS_MANAGER , el usuario obtiene acceso completo: ver y editar todas las entradas de tiempo, de todos los usuarios y proyectos, incluyendo vistas de detalle y redirección a tarifas si falta para un empleado. Qué se ve en la Vista de tabla Esta vista muestra una cuadrícula tipo calendario de todos los empleados (o selecciones filtradas) y sus entradas diarias de tiempo de trabajo. Cada celda de la cuadrícula muestra dos valores: El tiempo registrado del día (por ejemplo, 8:00) El tiempo de trabajo esperado para ese día (normalmente 8:00, pero reducido o vacío en fines de semana, festivos, días fuera del período del acuerdo del empleado o según tiempo libre) Los usuarios pueden desplazarse horizontalmente a través de las semanas y verticalmente por todos los empleados. Verás un fondo rayado gris para fines de semana y festivos. Si un usuario tiene un día festivo, el tiempo esperado no se mostrará y la celda aparecerá visiblemente atenuada. Sin embargo, las entradas de tiempo no se bloquean para ningún día. Expandir filas de empleados para desglose por proyecto Los responsables con los permisos apropiados (ver Comportamiento de acceso basado en roles de la Vista de calendario) pueden expandir la fila de un usuario haciendo clic en la flecha junto a su nombre. Al expandir, el sistema revela: Proyectos en los que el usuario registró tiempo El importe registrado por proyecto Tarifas horarias (si están configuradas) Advertencias cuando faltan tarifas Cada fila de proyecto mostrará el tiempo registrado y la tarifa asociada para ese proyecto, o una advertencia en rojo: "Falta tarifa horaria" si no hay tarifa configurada. Al hacer clic en la advertencia en rojo se redirigirá al responsable directamente a la página de configuración de tarifas para esa combinación de proyecto-empleado. Esto proporciona un atajo conveniente para que los gestores de proyecto resuelvan lagunas de tarifas durante las revisiones de tiempo. Ver y editar detalles de tiempo registrado Al pasar el cursor y hacer clic en cualquier celda de tiempo no vacía se abre un modal detallado para esa entrada de tiempo, que incluye fecha, nombre del proyecto, duración del tiempo registrado y descripción. Un icono de lápiz (visible solo para usuarios con ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) permite editar el tiempo o la descripción. Los usuarios sin permiso de edición pueden ver este modal para conocer lo que se registró, pero no pueden modificar su contenido. Mover una entrada de tiempo a otro proyecto Editar una entrada de tiempo incluye el proyecto al que está imputada, por lo que cambiar ese campo mueve las horas de un proyecto al otro en lugar de copiarlas. Es la forma habitual de corregir tiempo registrado en el lugar incorrecto. Flowtly rechaza el cambio cuando el proyecto del que las horas salen ha sido facturado. La entrada permanece exactamente donde estaba y no se guarda nada. El mensaje en pantalla es el aviso de error genérico en lugar de una explicación de la regla, por lo que si un cambio de proyecto no se guarda y el resto de las ediciones de la entrada funcionan con normalidad, la facturación del proyecto original es lo primero que conviene comprobar. Dos detalles determinan si el cambio será rechazado: La comprobación recae sobre el proyecto del que salen las horas, nunca sobre el de destino. Mover horas hacia un proyecto facturado no está restringido. Cualquier línea de factura emitida para ese proyecto cuenta , no solo las líneas facturadas por horas. Un proyecto facturado una sola vez por un hito a precio fijo también rechazará el cambio, porque Flowtly no registra qué entradas individuales sirvieron de base para una línea de factura concreta y no lo inferirá. Solo afecta a un cambio de proyecto. La duración, la descripción y la fecha de las horas de un proyecto facturado siguen siendo editables como siempre: un proyecto facturado no se convierte en solo lectura. Si las horas pertenecen realmente a otro proyecto, trátalo como una cuestión de facturación y no de registro de horas: las cifras de una factura emitida se derivaron de ese proyecto, por lo que conviene hablar con quien gestione la facturación antes de mover el tiempo subyacente. Opciones de filtrado En la parte superior de ambas vistas, puedes aplicar filtros dinámicos para acotar los datos: Filtro de empleados - Filtra las entradas de tiempo registrado seleccionando empleados específicos. Esto permite a los responsables centrarse en el trabajo de miembros individuales del equipo o un grupo de empleados. Por defecto, solo tú aparecerás en este campo. Puedes filtrar por empleado(s) exacto(s) o seleccionar todos. Filtro de proyectos - Filtra las entradas por proyectos/fases específicos. Esto es útil para rastrear el progreso y la asignación de tiempo en diferentes proyectos. Por defecto, se seleccionarán todos los proyectos. Combinación de filtros: Para una revisión más precisa, los responsables pueden aplicar ambos filtros simultáneamente. Esto permite ver el tiempo registrado por empleados seleccionados en proyectos seleccionados, proporcionando una visión detallada de la asignación de recursos y los plazos del proyecto. Opciones de exportación En la parte superior derecha, encontrarás un único botón Descargar hoja de horas . Al hacer clic en este botón se abre un modal donde los usuarios pueden ver los parámetros de exportación: Rango de fechas Incluir subproyectos (solo se muestra cuando el filtro de proyecto está activo) Método de agrupación (Ninguno, Empleado, Proyecto) Formato de archivo preferido (PDF o CSV) Las exportaciones reflejan los filtros y opciones de agrupación aplicados, haciéndolas útiles para auditorías internas o informes de facturación a clientes. Exportar un proyecto completo, fases incluidas El filtro de proyecto coincide únicamente con los proyectos seleccionados y no con lo que está por debajo de ellos. Seleccionar solo un proyecto padre devuelve únicamente las horas registradas directamente en ese proyecto. Para un proyecto dividido en fases, eso suele ser casi nada — las horas están en las fases. Marca Incluir subproyectos para incluir todas las fases por debajo de los proyectos seleccionados, a cualquier profundidad. Combinado con Método de agrupación → Proyecto y el formato CSV, esto responde a la pregunta «¿cuántas horas fueron a este proyecto y a dónde fueron?» en un solo archivo: una fila por fase, que abarca a todos los empleados que registraron tiempo. Dos cosas que conviene saber: La opción solo desciende. Seleccionar una fase agrega sus propias subfases, nunca su proyecto padre ni sus fases hermanas. Está desactivada por defecto, por lo que una exportación que ya utilizas seguirá devolviendo exactamente lo que devolvía antes. Cuando filtras por empleados o proyectos, los valores en la barra de resumen debajo del calendario y la tabla se actualizarán en consecuencia. Los valores de "Horas planificadas", "Vacaciones", "Por completar" y "Horas registradas" mostrarán la suma total para los empleados seleccionados. Las horas trabajadas en un proyecto específico también se pueden revisar mediante la funcionalidad "Ir a vista de horas" descrita en el artículo de Lista de proyectos. De dónde provienen las horas planificadas Las horas planificadas se derivan del acuerdo de cada empleado, no de una jornada laboral fija. El tiempo de trabajo semanal establecido en el acuerdo se distribuye entre los días laborables para determinar el tiempo esperado en cada celda del día, y las fechas de inicio y fin del acuerdo deciden qué días se tienen en cuenta. Esto es más evidente para las personas que solo están empleadas durante parte del período visible: Un empleado que se incorpora a mitad del período está planificado desde su fecha de inicio; los días anteriores no tienen tiempo esperado asignado. Un empleado cuyo acuerdo ha finalizado está planificado solo hasta esa fecha de fin. Un período que cae completamente después de su salida no muestra horas planificadas para él. Un empleado contratado para todo el período está planificado en su totalidad, según sus horas semanales contractuales. Los tipos de acuerdos que no impulsan los cálculos del sistema, como una carta de intención o un registro de experiencia laboral, no establecen tiempo esperado. Cuando un empleado no tiene ningún acuerdo — un contratista por horas, por ejemplo — se utiliza en su lugar una jornada laboral completa estándar, de modo que sus días permanecen visibles para revisión en lugar de mostrarse como cero. Ejemplos de uso Supervisar la carga de trabajo del equipo: Un gestor de proyectos necesita identificar rápidamente qué miembros del equipo no han registrado sus horas completas esperadas durante la semana actual para hacer seguimiento y garantizar cargas de trabajo equilibradas. Informes de facturación a clientes: Un administrador necesita generar una hoja de horas detallada para la facturación de un cliente de un proyecto específico del mes pasado, agrupada por empleado y exportada como PDF. Revisión del presupuesto del proyecto: Un usuario financiero quiere comprobar si todas las tarifas horarias están configuradas para los empleados que trabajan en un proyecto particular y navegar fácilmente para establecer las tarifas faltantes antes de la facturación. Análisis de asignación de recursos: Un líder de equipo desea revisar cómo se distribuye el tiempo en diferentes proyectos para sus subordinados directos durante un trimestre, usando la Vista de calendario para detectar tendencias y tomar decisiones informadas de dotación de personal. Páginas relacionadas Lista de proyectos Registro de horas en horarios de trabajo Acuerdos de Empleados Tipos de Acuerdos Añadir (Editar) proyecto Vista de proyectos Rutas de la aplicación Abrir /projects

Registro de horas: Casos de uso Registro de horas: Casos de uso Ejemplos de uso Gestión de proyectos Escenario : Un gestor de proyectos necesita asegurar que su equipo está en camino y trabajando de manera eficiente. Caso de uso : El gestor de proyectos puede usar la funcionalidad de registro de horas para supervisar las horas registradas por cada miembro del equipo en un proyecto o fase del proyecto. Esto ayuda a identificar cuellos de botella o áreas donde se necesitan recursos adicionales. Al analizar las horas registradas, el gestor también puede hacer cronogramas y previsiones de proyecto más precisos. Facturación de freelancers Escenario : Un freelancer necesita facturar a los clientes con precisión en función del tiempo dedicado a diferentes proyectos. Caso de uso : El freelancer puede registrar las horas dedicadas a cada proyecto de cliente usando la funcionalidad de registro de horas. Esto proporciona un registro detallado del trabajo realizado, que se puede convertir fácilmente en facturas. El sistema de registro de horas garantiza que todas las horas facturables se contabilicen y reduce el riesgo de subfacturación o disputas con los clientes. Supervisión del trabajo remoto Escenario : Con el auge del trabajo remoto, una empresa quiere supervisar y gestionar el tiempo que sus empleados remotos dedican a tareas relacionadas con el trabajo. Caso de uso : Los empleados remotos registran sus horas en el sistema de registro de horas, permitiendo a los responsables supervisar su actividad y asegurar que mantienen su productividad. El sistema puede proporcionar información sobre el tiempo dedicado a varios proyectos, ayudando a los responsables a apoyar a los empleados remotos y abordar cualquier problema de productividad. Evaluación del rendimiento de empleados Escenario : Un responsable de RRHH necesita evaluar el rendimiento y la productividad de los empleados. Caso de uso : El responsable de RRHH puede revisar los registros de tiempo de los empleados para evaluar su eficiencia y productividad. Al comparar el tiempo dedicado a las tareas con los resultados entregados, el responsable de RRHH puede identificar a los empleados con mejor rendimiento y a aquellos que puedan necesitar apoyo o formación adicional. Estos datos también se pueden utilizar durante las evaluaciones de rendimiento. Páginas relacionadas Añadir (Editar) proyecto Lista de proyectos Vista de proyectos Registro de horas en horarios de trabajo Rutas de la aplicación Abrir /projects