Dine projekter under kontrol!

Tidsregistrering Tidsregistrering Som en del af projektadministrationsfunktionaliteten er der en tidsregistreringsfunktion, der er tilgængelig via fanen Arbejdstid for alle brugere. Medarbejdere kan registrere deres tid dagligt på tværs af flere projekter, og den registrerede tid overvåges til detaljeret opfølgning og fakturering. Ledere har mulighed for at gennemgå tid registreret af andre medarbejdere direkte fra kalendervisningen på siden Arbejdstid. Mere om mulighederne for tidsregistreringsstyring beskrives i artiklen om Tidsregistreringsstyring. Hvis Ferieadministrationsmodulet er aktivt for din organisation, integreres alle godkendte ferier problemfrit i kalendervisningen. Derudover vises helligdage automatisk i kalenderen. Medarbejdere Medarbejdere uden specifikke roller tildelt vil have begrænset adgang, der kun giver dem mulighed for at registrere deres arbejdstimer på tildelte projekter og gennemgå deres tidligere registrerede tid. Dette sikrer præcis tidsstyring og ansvarlighed for alle teammedlemmer, der er involveret i projektet. Når medarbejdere navigerer til siden Arbejdstid, vil de se en kalendervisning for den aktuelle måned. De har mulighed for at tilføje én eller flere tidsregistreringer pr. dag, hvilket sikrer præcis sporing af deres arbejdstimer for hvert tildelt projekt. Sådan opretter du en ny tidsregistrering: Naviger til punktet Arbejdstid i hovedmenuen. Klik på knappen Tilføj registrering i hver kalenderdag. Vælg projekt: Vælg et projekt/en fase fra listen over projekter tildelt brugeren. Bemærk: Hvis en medarbejder er tildelt et overordnet projekt, vil alle tilknyttede underordnede projekter også være tilgængelige til valg. Angiv brugt tid: Angiv den tid, der er brugt på projektet. Tilføj beskrivelse: Skriv en beskrivelse på mindst 32 tegn med detaljer om det udførte arbejde, eller inkluder blot links til de tickets, du har arbejdet på. Gem registreringen: Klik på gem for at tilføje registreringen til kalenderen. Når den er gemt, vises registreringen i den valgte kalenderrubrik. Brugere kan tilføje flere registreringer pr. dag (højst 24 timer i alt). Derudover har brugere fleksibiliteten til at registrere tid med minutters præcision. Mens dropdownmenuen tillader valg i 15-minutters intervaller, kan brugere manuelt angive specifikke varigheder, såsom 22 eller 57 minutter, efter behov. Hvis du har brug for at se detaljerne for en registreret periode, skal du blot holde musen over tidsregistreringen. Alle tidsregistreringsdetaljer vises, samt mulighed for at redigere/fjerne tidsregistreringen. Under kalenderen er der en bjælke, der viser en oversigt over aktuelle oplysninger: "Planlagte timer" (samlet tid planlagt for måneden, ekskl. helligdage og weekender), "Ferier" (samlet godkendt ferietid for den aktuelle måned), "Skal udfyldes" (tid der forventes udfyldt inden udgangen af måneden) og "Registrerede timer" (tid der allerede er registreret frem til nu). Når summen af "Registrerede timer" og "Ferier" overstiger værdien "Planlagte timer", ændres "Skal udfyldes" til "Overtid" og fremhæves med rødt. Eksempler på anvendelsesscenarier Medarbejdere registrerer nøjagtigt daglige timer brugt på forskellige projekter for projektansvarlighed og fremskridtssporing. Ledere overvåger teambelastning og projektstatus ved at gennemgå tidsregistreringer for deres teammedlemmer. Generering af præcise klientfakturaer baseret på registrerede projekttimer, der sikrer faktureringsøjagtighed. Overvågning af overholdelse af planlagte projekttimer og identifikation af potentiel overtid eller underudnyttelse af ressourcer. Relaterede sider Tilføj (Rediger) Projekt Projektliste Projektvisning Tidsregistrering i arbejdsplaner App-ruter Åbn /projects

Tidsregistreringsstyring Tidsregistreringsstyring Flowtly giver ledere to grænseflader til at overvåge og administrere medarbejdernes tidsregistrering: Kalendervisning og Tabelvisning. Begge visninger er tilgængelige for brugere med rollerne ROLEWORKINGHOURSVIEWER eller ROLEWORKINGHOURSMANAGER og kan skiftes via knappen øverst til højre i modulet Arbejdstid. Kalendervisningen giver et månedligt overblik over registrerede timer med projektnavne og tidsallokeringer direkte på hver kalenderdag. Denne visning er særligt nyttig til gennemgang af individuelle eller projektbaserede arbejdsmønstre og til at identificere huller eller inkonsistenser over længere tidsperioder. Tabelvisningen giver en tospagers matrix over daglige registrerede timer versus forventede arbejdstimer for alle valgte medarbejdere. Dette layout er designet til hurtige sammenligninger, sporing på teamniveau og identifikation af manglende registreringer ved et hurtigt blik. Mens medarbejdere primært bruger Kalendervisningen til at registrere deres egne timer, drager ledere fordel af forbedret funktionalitet i begge visninger – herunder filtre, detaljer, redigeringstilladelser (når relevant) og opsummerende indsigter. Rollebaseret adfærd for Kalendervisning Med rollen ROLEWORKINGHOURSVIEWER er din adgang til at se andre medarbejderes tidsregistreringer begrænset til kun at gennemgå den registrerede tid for de projekter, du er personligt tildelt. Medarbejdere med rollen ROLEWORKINGHOURSMANAGER kan gennemgå nøjagtige arbejdstidsregistreringer for enhver medarbejder og ethvert projekt i organisationen. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER giver brugere mulighed for at se og ændre tidsregistreringer for enhver medarbejder. Brugere kan finde en specifik medarbejder ved hjælp af filtre, navigere til den relevante dag og klikke på knappen Rediger på den tilsvarende tidsregistrering for at foretage ændringer. Hvad du ser i Kalendervisningen Kalendervisningen giver ledere et månedsoverblik over tidsregistreringer fra valgte medarbejdere – som standard på tværs af hele organisationen. Denne visning er ideel til hurtigt at scanne, hvordan arbejdet er fordelt, identificere manglende registreringer og forstå projektengagement over tid. Hver kalenderdag viser alle tidsregistreringer fra alle valgte medarbejdere og/eller projekter med de samlede timer pr. projekt pr. dag. Hvis f.eks. tre medarbejdere har registreret tid for forskellige projekter den 23. april, vil kalenderen vise en stablet liste med hvert projekt og de tilsvarende tidsregistreringer for den dag – hvilket gør det umiddelbart synligt, hvor meget indsats der er brugt, af hvem og på hvad. Ledere kan holde musen over eller klikke på en dagsrubrik for at åbne en detaljeret opdeling af dagens registreringer. Modalvinduet inkluderer: Medarbejdernavn Projektnavn Registreret tid Eventuelle beskrivelser eller noter Et blyantikon (hvis lederen har ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) til at redigere detaljer. Rollebaseret adfærd for Tabelvisning Synlighed og funktionalitet i denne visning afhænger af brugerroller: Brugere med kun ROLEWORKINGHOURS_VIEWER kan skifte til tabelvisningen, men vil kun se tidsregistreringer for projekter, de er tildelt. De kan ikke udvide brugerrækker eller redigere registreringer. Brugere med ROLEWORKINGHOURS_MANAGER kan se tabellen for alle brugere og projekter og har tilladelse til at redigere tidsregistreringer, men kan ikke udvide brugerrækker for at se opdelingen og projektsatserne. Brugere, der har ROLEPROJECTSMANAGER ud over se- eller administrere-roller, kan udvide rækker for at se detaljerede opdelinger pr. projekt. Når både ROLEWORKINGHOURSMANAGER og ROLEPROJECTS_MANAGER er tildelt, får brugeren fuld adgang: se og rediger for alle tidsregistreringer på tværs af alle brugere og projekter, inklusive detaljerede visninger og satsomdirigering, hvis det mangler for en medarbejder. Hvad du ser i Tabelvisningen Denne visning viser et kalenderagtig gitter over alle medarbejdere (eller filtrerede valg) og deres daglige arbejdstidsregistreringer. Hver celle i gitteret viser to værdier: Den registrerede tid for dagen (f.eks. 8:00) Den forventede arbejdstid for den dag (normalt 8:00, men reduceret eller tom i weekender, på helligdage, på dage uden for medarbejderens aftaledækning eller baseret på fravær) Brugere kan scrolle vandret gennem ugerne og lodret på tværs af alle medarbejdere. Du vil se en gråstribet baggrund for weekender og helligdage. Hvis en bruger har en offentlig helligdag, vises den forventede tid ikke, og rubrikken er tydeligt tonet ned. Tidsregistreringer er dog ikke blokeret for nogen dag. Udvidelse af medarbejderrækker til projektopdeling Ledere med de rette rettigheder (se Rollebaseret adfærd for Kalendervisning) kan udvide en brugers række ved at klikke på pilen ved siden af deres navn. Når den er udvidet, afslører systemet: Projekter brugeren har registreret tid på Den registrerede mængde pr. projekt Timesatser (hvis angivet) Advarsler, når satser mangler Hver projektrække viser den registrerede tid og den tilknyttede sats for det pågældende projekt, eller en rød advarsel: "Manglende timesats", hvis der ikke er konfigureret nogen sats. Klik på den røde advarsel omdirigerer lederen direkte til satsindstillingssiden for den pågældende projekt-medarbejder-kombination. Dette giver en praktisk genvej for projektledere til at løse satsproblemer under tidsgennemgange. Visning og redigering af registrerede tidsdetaljer Klik på en hvilken som helst ikke-tom tidsrubrik åbner et detaljeret modalvindue for den pågældende tidsregistrering, der inkluderer dato, projektnavn, registreret tidsvarighed og beskrivelse. Et blyantikon (kun synligt for brugere med ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) giver mulighed for at redigere tid eller beskrivelse. Brugere uden redigeringstilladelse kan stadig se dette modalvindue for indsigt i, hvad der er registreret, men kan ikke ændre indholdet. Flytning af en tidsregistrering til et andet projekt Redigering af en tidsregistrering inkluderer det projekt, den er registreret på, så ændring af det felt flytter timerne fra et projekt til et andet i stedet for at kopiere dem. Det er den normale måde at rette tid, der er registreret på det forkerte sted. Flowtly afviser flytningen, når det projekt, timerne forlader , er faktureret. Registreringen forbliver præcis, hvor den var, og intet gemmes. Beskeden på skærmen er den generelle fejlmeddelelse snarere end en forklaring af reglen, så hvis en projektændring ikke gemmer, og resten af redigeringen af registreringen fungerer normalt, er fakturering på det oprindelige projekt det første at tjekke. To detaljer afgør, om flytningen afvises: Kontrollen gælder projektet, timerne forlader, aldrig det de flyttes til. At flytte timer til et faktureret projekt er ikke begrænset. Enhver fakturalinje oprettet for det projekt tæller med , ikke kun linjer faktureret i timer. Et projekt, der er faktureret én gang for en fastpris-milepæl, afviser også flytningen, fordi Flowtly ikke registrerer, hvilke individuelle registreringer en given fakturalinje var baseret på, og ikke vil gætte. Kun en projektændring er berørt. Varighed, beskrivelse og dato for et faktureret projekts timer er fortsat redigerbare som altid — et faktureret projekt bliver ikke skrivebeskyttet. Hvis timerne virkelig hører hjemme et andet sted, skal du behandle det som et faktureringsspørgsmål snarere end et tidsregistreringsspørgsmål: tallene på en udstedt faktura er afledt af det projekt, så tal med den person, der styrer faktureringen for det, inden den underliggende tid flyttes. Filtreringsmuligheder Øverst i begge visninger kan du anvende dynamiske filtre til at indsnævre dataene: Medarbejderfilter – Filtrer de registrerede tidsregistreringer ved at vælge specifikke medarbejdere. Dette giver ledere mulighed for at fokusere på arbejdet for individuelle teammedlemmer eller en gruppe af medarbejdere. Som standard vises kun du i dette felt. Du kan filtrere efter specifikke medarbejdere eller vælge alle. Projektfilter – Filtrer registreringerne efter specifikke projekter/faser. Dette er nyttigt til at spore fremdriften og tidsallokeringen på tværs af forskellige projekter. Som standard vil alle projekter være valgt. Kombination af filtre: For en mere præcis gennemgang kan ledere anvende begge filtre samtidigt. Dette giver dem mulighed for at se tid registreret af valgte medarbejdere på valgte projekter, og giver et detaljeret overblik over ressourceallokering og projekttidslinjer. Eksportmuligheder Øverst til højre finder du en enkelt knap Download timeregistrering . Klik på denne knap åbner et modalvindue, hvor brugere kan se eksportparametre: Datointerval Medtag underprojekter (vises kun når projektfilteret er i brug) Grupperingsmetode (Ingen, Medarbejder, Projekt) Foretrukket filformat (PDF eller CSV) Eksporter afspejler de anvendte filtre og grupperingsindstillinger, hvilket gør dem nyttige til interne revisioner eller klientfaktureringsrapporter. Eksport af et helt projekt, faser inkluderet Projektfilteret matcher kun de valgte projekter og intet under dem. Hvis man kun vælger et overordnet projekt, returneres kun de timer, der er registreret direkte på dette projekt. For et projekt opdelt i faser er det som regel næsten ingenting — timerne ligger på faserne. Sæt hak i Medtag underprojekter for at inkludere alle faser under de valgte projekter på ethvert niveau. Kombineret med Grupperingsmetode → Projekt og CSV-formatet besvarer dette spørgsmålet "hvor mange timer gik til dette projekt, og hvad gik de til" i én fil: én række pr. fase, der dækker alle medarbejdere, der har registreret tid. To ting, der er værd at vide: Indstillingen går kun nedad. Valg af én fase tilføjer dens egne underfaser, aldrig dens overordnede projekt eller dets søsterfaser. Den er slået fra som standard, så en eksport du allerede bruger fortsætter med at returnere præcis det, den returnerede før. Når du filtrerer efter medarbejdere eller projekter, opdateres værdierne i opsummeringsbjælken under kalenderen og tabellen tilsvarende. Værdierne "Planlagte timer", "Ferier", "Skal udfyldes" og "Registrerede timer" viser den samlede sum for de valgte medarbejdere. Arbejdede timer for et specifikt projekt kan også gennemgås via funktionaliteten "Gå til timevisning", der er beskrevet i artiklen om projektlisten. Hvorfra stammer de planlagte timer Planlagte timer stammer fra hver medarbejders aftale, ikke fra en fast arbejdsdag. Den ugentlige arbejdstid fastsat i aftalen fordeles over arbejdsdage for at give den forventede tid i hver dagscelle, og aftalens start- og slutdatoer bestemmer, hvilke dage der overhovedet tæller med. Dette er tydeligst for personer, der kun er ansat i en del af den viste periode: En medarbejder, der tiltræder midt i perioden, planlægges fra sin startdato og frem; dagerne før denne dato har ingen forventet tid. En medarbejder, hvis aftale er udløbet, planlægges kun frem til den slutdato. En periode, der falder helt efter deres afgang, viser ingen planlagte timer for dem. En medarbejder, der er ansat i hele perioden, planlægges over hele den, med deres aftalte ugentlige timer. Aftaletyper, der ikke driver systemberegninger – som et hensigtserklæring eller en arbejdserfaring – fastsætter ingen forventet tid. Når en medarbejder slet ikke har en aftale – en timebaseret kontraktansvarlig for eksempel – bruges i stedet en standard fuld arbejdsdag, så deres dage forbliver synlige til gennemgang i stedet for at vises som nul. Eksempler på anvendelsesscenarier Overvåg teambelastning: En projektleder har brug for hurtigt at identificere, hvilke teammedlemmer ikke har registreret deres fulde forventede timer for den aktuelle uge for at følge op og sikre afbalancerede arbejdsbelastninger. Klientfaktureringsrapportering: En administrator skal generere en detaljeret timeregistrering for et specifikt projekts klientfakturering for den seneste måned, grupperet efter medarbejder og eksporteret som PDF. Projektbudgetgennemgang: En finansbruger ønsker at kontrollere, om alle timesatser er konfigureret for medarbejdere, der arbejder på et bestemt projekt, og nemt navigere til at angive manglende satser inden fakturering. Indsigt i ressourceallokering: En teamleder ønsker at gennemgå, hvordan tid fordeles på tværs af forskellige projekter for sine direkte medarbejdere over et kvartal, ved hjælp af Kalendervisningen til at identificere tendenser og træffe informerede personalebeslutninger. Relaterede sider Projektliste Tidsregistrering i arbejdsplaner Medarbejderaftaler Aftaletyper Tilføj (Rediger) Projekt Projektvisning App-ruter Åbn /projects

Tidsregistrering: Anvendelsesscenarier Tidsregistrering: Anvendelsesscenarier Eksempler på anvendelsesscenarier Projektadministration Scenarie : En projektleder har brug for at sikre, at teamet er på sporet og arbejder effektivt. Anvendelsesscenarie : Projektlederen kan bruge tidsregistreringsfunktionen til at overvåge de timer, hvert teammedlem registrerer på et projekt eller en projektfase. Dette hjælper med at identificere flaskehalse eller områder, hvor der kan være brug for yderligere ressourcer. Ved at analysere de registrerede timer kan projektlederen også udarbejde mere præcise projekttidslinjer og prognoser. Freelancer-fakturering Scenarie : En freelancer skal fakturere klienter nøjagtigt baseret på den tid, der er brugt på forskellige projekter. Anvendelsesscenarie : Freelanceren kan logge de timer, der bruges på hvert kundeprojekt, ved hjælp af tidsregistreringsfunktionen. Dette giver en detaljeret registrering af udført arbejde, som nemt kan konverteres til fakturaer. Tidsregistreringssystemet sikrer, at alle fakturerbare timer er registreret og reducerer risikoen for underfakturering eller tvister med klienter. Overvågning af fjernarbejde Scenarie : Med fremvæksten af fjernarbejde ønsker en virksomhed at overvåge og administrere den tid, dens fjernmedarbejdere bruger på arbejdsrelaterede opgaver. Anvendelsesscenarie : Fjernmedarbejdere registrerer deres timer i tidsregistreringssystemet, hvilket giver ledere mulighed for at overvåge deres aktivitet og sikre, at de forbliver produktive. Systemet kan give indsigt i den tid, der bruges på forskellige projekter, og hjælper ledere med at støtte fjernmedarbejdere og håndtere eventuelle produktivitetsproblemer. Medarbejderudviklingssamtale Scenarie : En HR-chef skal evaluere medarbejdernes præstation og produktivitet. Anvendelsesscenarie : HR-chefen kan gennemgå medarbejdernes tidsregistreringer for at vurdere deres effektivitet og produktivitet. Ved at sammenligne den tid, der bruges på opgaver, med de leverede resultater kan HR-chefen identificere højtydende medarbejdere og dem, der måske har brug for yderligere støtte eller træning. Disse data kan også bruges under udviklingssamtaler og medarbejdervurderinger. Relaterede sider Tilføj (Rediger) Projekt Projektliste Projektvisning Tidsregistrering i arbejdsplaner App-ruter Åbn /projects

Installér Flowtly på din enhed Installér Flowtly på din enhed Flowtly Workspace er en progressiv webapp (PWA) , så du kan installere den på din telefon eller computer og få en oplevelse som en app — eget vindue, ikon på startskærmen og notifikationer — uden at gå gennem en app-butik. På din telefon Åbn workspace.flowtly.eu i mobilbrowseren, og derefter: Android (Chrome): tryk på menuen (⋮), og vælg Føj til startskærm (eller Installér app ). iPhone (Safari): tryk på Del , og vælg Føj til hjemmeskærm . Flowtly-ikonet lægger sig på startskærmen og åbner i fuld skærm. På din computer Åbn arbejdsområdet i Chrome eller Edge, og klik på installationsikonet i adresselinjen, eller brug browsermenuen → Installér Flowtly Workspace . Derefter åbner den i sit eget vindue som et skrivebordsprogram. Næste skridt Når den er installeret, slår du notifikationer til, så du ikke går glip af godkendelser, anmodninger og påmindelser. Ruter i appen Åbn arbejdsområdet