Flowtly Vilkår og Betingelser

Gyldig fra: 03/11/2025
Læsefremskridt 0%

1. Oplysninger om Vilkår og Betingelser og tjenesteyderen

  1. Disse Vilkår og Betingelser for "Flowtly"-platformen regulerer reglerne for levering af tjenester til Organisationen af Tjenesteyderen i henhold til aftalen om levering af platformsadgangstjenester, herunder bl.a.: funktionaliteterne, de tekniske betingelser og andre regler for brug af Platformen samt rettigheder og forpligtelser for hver Part.
  2. Disse Vilkår og Betingelser regulerer alle regler for Organisationens brug af Platformen, herunder Administrator og Brugere, med forbehold for afsnit 1.6 nedenfor.
  3. Gennemlæsning og accept af disse Vilkår og Betingelser i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 4 i Vilkårene og Betingelserne er en obligatorisk betingelse for at opnå adgang til Platformen og dens funktionaliteter.
  4. Aftalen om levering af platformsadgangstjenester kan kun indgås af Administratoren på vegne af den Organisation, vedkommende repræsenterer, med forbehold for bestemmelserne i afsnit 1.6 nedenfor. Når den ovennævnte aftale er indgået, kan Administratoren give individuelle Brugere bemyndigelse til at afgive erklæringer på vegne af Organisationen vedrørende omfanget af Abonnementet, opsigelse af Abonnementet og sletning af Organisationens Konto. Brugernes brug af Platformen er kun mulig i henhold til den bemyndigelse, som Organisationen har givet i overensstemmelse med bestemmelserne i disse Vilkår og Betingelser.
  5. Tjenesteyderen er Flowtly Prosta Spółka Akcyjna, med hjemsted i Warszawa (01-194), Młynarska gade 8/12, indregistreret i erhvervsregistret i det nationale domstolsregister (KRS) administreret af distriktsdomstolen for Warszawas Stad i Warszawa, XII Handelsafdeling af det nationale domstolsregister under nummer KRS: 0001188143, skatteidentifikationsnummer (NIP): 5273180297, nationalt virksomhedsregisternummer REGON: 542625051, aktiekapital PLN 15.800.
  6. Hvis der indgås en individuel aftale om levering af platformsadgangstjenester mellem Organisationen og Tjenesteyderen på en anden måde end angivet i Aftalen, kan en sådan aftale regulere udvalgte vilkår og betingelser for leveringen af tjenester anderledes, herunder prisen eller omfanget af tilgængelige funktionaliteter og andre rettigheder og forpligtelser for Parterne, som vil have forrang frem for bestemmelserne i disse Vilkår og Betingelser.

2. Definitioner

  1. Ord med stort begyndelsesbogstav i disse Vilkår og Betingelser skal forstås i overensstemmelse med definitionerne nedenfor:
    1. Administrator – en fysisk person, der er bemyndiget til at repræsentere Organisationen, herunder til at afgive erklæringer på dens vegne, og som er ansvarlig for administrationen af Organisationens Konto på Platformen; Administratoren er den person, der opretter Organisationens Konto på Platformen, samt enhver person, der efterfølgende tildeles Administratorrettigheder; en person mister Administratorstatus ved tilbagekaldelse af Administratorrettigheder eller sletning af Administratorkontoen; Administratoren er desuden bemyndiget til at modtage alle erklæringer på vegne af Organisationen;
    2. Prisliste – tilgængelig på https://flowtly.eu/pricing, der indeholder oplysninger om Platformens funktionaliteter tilgængelige inden for forskellige Abonnementsplaner samt de tilsvarende Abonnementsgebyrer angivet i euro (EUR);
    3. Personoplysninger – oplysninger, der gør det muligt at identificere en fysisk person, herunder navnlig de data, der er angivet i artikel 4, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF ("GDPR"), som behandles af Tjenesteyderen i forbindelse med Administrator og Brugeres brug af Platformen;
    4. Konto – en individuel profil for en Administrator eller Bruger af Platformen oprettet under Registreringsprocessen og giver adgang til Platformens funktionaliteter på de vilkår, der er angivet i Vilkårene og Betingelserne;
    5. Organisationskonto – Organisationens profil på Platformen, oprettet under Registrering af Administratoren, der giver adgang til Platformens funktionaliteter inden for den valgte Abonnementsplan og indeholder alle Materialer og andre oplysninger relateret til Organisationen, som er tilgængelige for Administratoren og Brugerne baseret på deres tildelte Kontotilladelser;
    6. Materialer – alle data, filer, indhold eller andre oplysninger indtastet på Platformen af Administratoren eller Brugerne, herunder alle data og oplysninger relateret til Organisationen, tildelt Organisationskontoen;
    7. Faktureringsperiode – en månedlig eller årlig (afhængigt af Organisationens valg) Abonnementsperiode, for hvilken Abonnementsgebyret opkræves, med start fra datoen for Abonnementsaktivering;
    8. Betalingsoperatør – den enhed, der leverer formidlingstjenester i betalingsprocessen mellem Organisationen og Tjenesteyderen, dvs. Stripe Inc., et selskab registreret i delstaten Delaware, USA, med CIK-nummer 1691342, med hjemsted på 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, Californien, 94107.
    9. Abonnementsgebyr – det gebyr, som Organisationen skal betale til Tjenesteyderen for adgang til Platformen inden for den valgte Abonnementsplan.
    10. Organisation – en juridisk person, en organisatorisk enhed uden juridisk person eller en fysisk person, der driver erhvervsvirksomhed, og som indgår aftale om levering af platformsadgangstjenester med Tjenesteyderen;
    11. Platform – onlinetjenesten "Flowtly", der fungerer som et omfattende forretningsstyringssystem, der gør det muligt for Organisationer at styre deres forretningsdrift via forskellige funktionaliteter tilgængelige på de vilkår, der er angivet i disse Vilkår og Betingelser og inden for den valgte Abonnementsplan;
    12. Betalinger – transaktioner foretaget i forbindelse med aftalen om levering af platformsadgangstjenester og andre betalinger angivet i Vilkårene og Betingelserne;
    13. Privatlivspolitik – et dokument, der fastlægger reglerne for Tjenesteyderens behandling af Personoplysninger og andre data, herunder formålet med og omfanget af behandlingen, og som udgør Bilag nr. 1 til disse Vilkår og Betingelser;
    14. Vilkår og Betingelser – disse Vilkår og Betingelser, der definerer reglerne for levering af tjenester og brug af Platformen, sammen med bilag, der udgør en integreret del heraf;
    15. Registrering – processen med at oprette en Organisationskonto og en Administrator-/Brugerkonto via Platformen, herunder afgivelse af de nødvendige personoplysninger og accept af Vilkårene og Betingelserne, herunder Privatlivspolitikken;
    16. Klage – en henvendelse til Tjenesteyderen i overensstemmelse med proceduren beskrevet i afsnit 10 i Vilkårene og Betingelserne;
    17. Parter – Organisationen og Tjenesteyderen som parter i aftalen om adgang til Platformen, hvis vilkår er fastlagt i Vilkårene og Betingelserne;
    18. Abonnement – en periodisk, betalt tjeneste om adgang til Platformen og dens funktionaliteter inden for det omfang, der er valgt af Organisationen;
    19. Enhed – en elektronisk enhed brugt af Organisationen, herunder Administratoren eller Brugeren, til at få adgang til Platformen, der opfylder de tekniske krav angivet i Vilkårene og Betingelserne, herunder både stationære og mobile enheder.
    20. Tjenesteyderen – den enhed, der leverer tjenester relateret til driften af Platformen, som angivet i afsnit 1.5 ovenfor;
    21. Bruger – en fysisk person, der handler inden for Organisationen, der har gennemført Registreringsproceduren fastlagt i Vilkårene og Betingelserne og bruger Platformen under den bemyndigelse, der er givet af Organisationen.

3. Platformens funktionaliteter og tekniske krav

  1. "Flowtly"-platformen tilbyder en række nyttige funktionaliteter, der giver Organisationen mulighed for at styre sin forretning, og hvis brug kan hjælpe med at øge Organisationsteamets produktivitet og effektivitet.
  2. Inden for Platformens rammer er det bl.a. muligt at:
    1. styre arbejdstiden for Organisationens medarbejdere og samarbejdspartnere;
    2. spore den arbejdstid, der er brugt på at løse opgaver inden for udvalgte projekter gennemført af Organisationen;
    3. indsende og administrere fraværsanmodninger;
    4. udstede fakturaer;
    5. indsamle og opbevare medarbejderdata, såsom aftaletyper, kontaktoplysninger og information om fordele;
    6. overvåge finansielle transaktioner;
    7. administrere virksomhedsudgifter;
    8. generere finansielle rapporter;
    9. styre virksomhedens ressourcer;
    10. overvåge projektbudgetter.
  3. Tjenesteyderen arbejder løbende på udvikling, udvidelse og tilpasning af de funktionaliteter, der er tilgængelige på Platformen. Tjenesteyderen forbeholder sig retten til at ændre Platformens funktionaliteter eller indføre yderligere funktionaliteter, idet brugen af nye funktionaliteter vil være frivillig og afgiftsbelagt i overensstemmelse med Prislisten.
  4. Med forbehold for bestemmelserne i afsnit 3.5 nedenfor er Organisationens brug af Platformen og dens funktionaliteter mulig, forudsat at følgende tekniske krav er opfyldt:
    1. at have adgang til en enhed med en aktiv internetforbindelse med tilstrækkelig båndbredde til at sikre Platformens korrekte funktion;
    2. at have installeret en webbrowser på den Enhed, der er nævnt i afsnit 3.4.1, i en version, der understøttes af Tjenesteyderen, og som giver adgang til Platformen;
    3. at have adgang til en Brugerkonto eller Administratorkonto med adgang til Organisationskontoen og forblive logget ind på en sådan Konto.
  5. Brugen af visse af Platformens funktionaliteter kan kræve, at der gives adgang til ressourcer eller funktioner på den Enhed, der bruges af Administratoren eller Brugeren, såsom Enhedens lagring, kamera eller mikrofon. Ved at vælge at bruge funktionaliteter, der kræver adgang til disse ressourcer eller funktioner, giver Administratoren eller Brugeren samtykke til deres brug inden for det omfang, der er nødvendigt for at bruge Platformens funktionaliteter. Tjenesteyderen er ikke ansvarlig for manglende adgang til Platformens funktionaliteter som følge af Administratorens eller Brugerens afvisning af at give de nødvendige tilladelser.
  6. Som led i visse funktionaliteter giver Tjenesteyderen mulighed for integration af Platformen med tredjepartsværktøjer og indhentning af oplysninger fra tredjeparter, herunder data fra Organisationens bankkonti. For at bruge disse integrationer skal Organisationen give de nødvendige data via Platformen eller på en anden måde specificeret af Tjenesteyderen eller tredjeparten. Afgivelse af sådanne data udgør frivilligt samtykke til integrationen på de vilkår, der er specificeret af udbyderne af disse værktøjer, og til behandling af data som krævet af de respektive funktionaliteter.

4. Registrering og konti

  1. Adgang til Platformen kan kun indledes via en Administratorkonto efter gennemførelse af registreringsprocessen i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 4 i disse Vilkår og Betingelser, med forbehold for afsnit 4.2 nedenfor. Adgang til Platformen uden at logge ind på en konto, dvs. i "gæstetilstand", er ikke mulig.
  2. Registrering af en Administratorkonto giver ikke automatisk adgang til at bruge Platformen. Aktiv adgang til Platformens funktionaliteter inden for Konti kræver et aktivt Abonnement opnået i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 5.4 i disse Vilkår og Betingelser.
  3. Registrering af Administratorkonto kræver:
    1. udfyldelse af registreringsformularen, der er tilgængelig på Platformen med alle nødvendige data, herunder navnlig: Organisationens navn, Administratorens fulde navn, en e-mailadresse og et stærkt adgangskode bestående af mindst 8 alfanumeriske tegn, herunder store og små bogstaver samt mindst ét specialtegn.
    2. gennemlæsning af Vilkårene og Betingelserne og dets bilag, der er gjort tilgængelige under registreringsprocessen for Administratorkontoen, bekræftelse af registreringen af Administratorkontoen og accept af Vilkårene og Betingelserne og dets bilag ved at markere det relevante afkrydsningsfelt i den tilgængelige formular. Administratorens accept af Vilkårene og Betingelserne og dets bilag udgør accept af Vilkårene og Betingelserne på vegne af Organisationen.
    3. fuldførelse af eventuelle yderligere handlinger, der kræves på eller uden for Platformen under Registreringsprocessen, såsom verificering af e-mailadresse.
  4. Sammen med registreringen af Administratorkontoen i overensstemmelse med afsnit 4.1 – 4.3 ovenfor oprettes der en Organisationskonto.
  5. Fra Administratorkontoen har Administratoren adgang til alle tilladelser, data og funktionaliteter tilgængelige inden for Organisationskontoen på Platformen. Administratorkontoen giver navnlig mulighed for beslutninger vedrørende Abonnementet og dets omfang, styring af adgangen til Organisationskontoen på Platformen, herunder individuelle funktionaliteter, tildeling af Administrator- og Brugertilladelser samt differentiering af tilladelser og adgangsniveauer for individuelle Brugere.
  6. Hvis Administratoren, efter oprettelsen af Organisationskontoen, tildeler Administratortilladelser til andre personer, der er bemyndiget af Organisationen, anses sådanne konti som Administratorkonti. Tildeling af Administratortilladelser kræver først oprettelse af en Brugerkonto i overensstemmelse med proceduren beskrevet i 4.8 og efterfølgende afsnit, hvorefter Administratoren skal give Brugeren den nødvendige Administratoradgang. I et sådant tilfælde bliver den Bruger, der er tildelt Administratortilladelser, en Administrator.
  7. Administratoren har inden for Administratorkontoen mulighed for at oprette Brugerkonti og tildele dem specifikke tilladelser og adgang til udvalgte funktionaliteter.
  8. Registrering af Brugerkonto kræver:
    1. oprettelse af en medarbejder-/samarbejdspartnerprofil af Administratoren ved udfyldelse af formularen, der er tilgængelig i det relevante afsnit af Platformen, herunder afgivelse af nødvendige oplysninger såsom fulde navn og e-mailadresse;
    2. tildeling af Brugertilladelser til medarbejderen/samarbejdspartneren af Administratoren ved at vælge knappen "Tilføj bruger", hvorefter en invitation med et aktiveringslink sendes til medarbejderens/samarbejdspartnerens e-mailadresse;
    3. at Brugeren verificerer sin e-mailadresse ved at klikke på aktiveringslinket nævnt i 4.8.2 ovenfor og angiver et unikt og stærkt adgangskode i den viste formular;
    4. at Brugeren under den første login på Platformen skal bekræfte, at vedkommende har læst og accepteret disse Vilkår og Betingelser og bilag hertil ved at markere det relevante godkendelsesfelt.
  9. Oprettelse af Brugerkonti og tildeling af tilladelser er ikke underlagt nogen begrænsninger eller kvantitative grænser. Hvis Organisationens handlinger, repræsenteret af Administratoren, imidlertid resulterer i overskridelse af den valgte Abonnementsplan, anses sådanne ændringer som en udvidelse af Abonnementet, der fører til en justering af Abonnementsgebyret i overensstemmelse med afsnit 5.6 i disse Vilkår og Betingelser og skaber en betalingsforpligtelse for Organisationen.
  10. Hvis adgangskoden til en Konto glemmes, kan både Administratoren og Brugeren gendanne den ved at vælge muligheden "Glemt adgangskode" på loginsiden. De vil derefter blive bedt om at angive den e-mailadresse, der er knyttet til deres Konto. Et link til nulstilling af adgangskode sendes til den angivne e-mailadresse, hvilket giver dem mulighed for at angive en ny adgangskode, der opfylder kravene i disse Vilkår og Betingelser.

5. Abonnement og betalinger

  1. Adgang til Platformens funktionaliteter er mulig ved aktivering af et Abonnement og under betingelse af at foretage relevante betalinger i overensstemmelse med bestemmelserne i dette afsnit 5 i disse Vilkår og Betingelser.
  2. Omfanget af tilgængelige Platformsfunktionaliteter og størrelsen af de skyldige Abonnementsgebyrer afhænger af den valgte Abonnementsplan og antallet af Konti tildelt Organisationen. Detaljer om de tilgængelige Platformsfunktionaliteter inden for forskellige Abonnementsplaner samt de tilsvarende Abonnementsgebyrer er specificeret i Prislisten. Tjenesteyderen understreger, at antallet af medarbejdere/samarbejdspartnere, hvis data behandles på Platformen, ikke er det samme som antallet af Konti tildelt Organisationen og ikke påvirker størrelsen af det skyldige Abonnementsgebyr, som bestemmes på grundlag af de ovennævnte faktorer.
  3. Tjenesteyderen har ret til at opdatere Prislisten i overensstemmelse med proceduren for ændring af Vilkårene og Betingelserne specificeret i afsnit 13.1 i disse Vilkår og Betingelser. Tjenesteyderen, med henblik på at sikre et godt samarbejde med Organisationen, garanterer prisstabilitet for Organisationen og erklærer, at opdateringer af Prislisten ikke vil blive indført mere end én gang pr. kalenderår. Sådanne opdateringer vil kun tage hensyn til inflationsraten og stigningen i omkostningerne ved levering af tjenester fra Tjenesteyderens side og vil under ingen omstændigheder overstige 20% (med ord: tyve) af de aktuelt gældende satser.
  4. For at aktivere et Abonnement vælger Organisationen, repræsenteret af Administratoren, den ønskede Abonnementsplan på Platformen, udfylder de nødvendige data og betaler straks det gældende Abonnementsgebyr via Betalingsoperatøren. Denne proces indebærer at give detaljerede oplysninger om den betalingsmetode, der bruges til betalinger.
  5. Betaling behandles af Betalingsoperatøren, der opkræver Organisationens angivne betalingsmetode baseret på de afgivne oplysninger. Tjenesteyderen bemærker, at foretagelse af Betalinger eller ændring af betalingsbetingelser kan kræve omdirigering til tredjeparters hjemmesider, navnlig Betalingsoperatørens. Administratoren, der handler på vegne af Organisationen, kan være nødt til at tage yderligere skridt på disse eksterne sider for at fuldføre betalingen.
  6. Aktivering af Abonnement sker øjeblikkeligt eller inden for maksimalt 24 timer fra det tidspunkt, Tjenesteyderen registrerer betalingen. Aktiveringen af Abonnementet markerer indgåelsen af en aftale om levering af platformsadgangstjenester mellem Tjenesteyderen og Organisationen under den valgte Abonnementsplan.
  7. Organisationen kan til enhver tid i løbet af gyldigheds­perioden ændre sit Abonnement ved enten at udvide eller reducere Abonnementsomfanget i overensstemmelse med bestemmelserne i disse Vilkår og Betingelser, navnlig afsnit 5.6–5.7 nedenfor.
  8. Udvidelsen af Abonnementsomfanget aktiveres øjeblikkeligt og resulterer i en ændring af Abonnementsgebyrbeløbet i overensstemmelse med den gældende Prisliste. Abonnementsgebyrer beregnes forholdsmæssigt til brugsniveauet i den aktuelle Faktureringsperiode. Hvis Administratoren udvider Abonnementsomfanget inden for den aktuelle Faktureringsperiode, vil det yderligere gebyr, som angivet i den foregående sætning, straks blive opkrævet af Betalingsoperatøren efter udvidelsen, med forbehold for bestemmelserne i anden sætning i afsnit 5.5 ovenfor.
  9. Ændringer, der indebærer begrænsning af Abonnementsomfanget, træder i kraft fra begyndelsen af den Faktureringsperiode, der følger efter den Faktureringsperiode, hvori ændringen er foretaget. Abonnementsgebyrer for den aktuelle Faktureringsperiode forbliver uændrede og kan ikke refunderes.
  10. De Abonnementsgebyrer, som Tjenesteyderen skylder fra Organisationen for Abonnementet, opkræves forud, automatisk og periodisk inden starten af Faktureringsperioden for den relevante Faktureringsperiode, senest inden dens påbegyndelse. Betaling foretages på grundlag af de betalingsmetodeoplysninger, som Administratoren har afgivet, ved at debitere den angivne betalingsmetode med et beløb svarende til det skyldige Abonnementsgebyr for den givne Faktureringsperiode. Organisationen er ansvarlig for nøjagtigheden og den ajourførte status af betalingsoplysningerne.
  11. Alle betalinger relateret til brug af Platformen behandles via Betalingsoperatøren. Betalinger via en ekstern udbyder foretages i henhold til de vilkår og regler, der er fastsat og gjort tilgængelige af den pågældende eksterne udbyder. Organisationen er forpligtet til at gennemgå de ovennævnte servicevilkår fra disse enheder, og Tjenesteyderen bærer intet ansvar for Organisationens brug af disse tjenester eller for handlinger eller undladelser fra tredjeparters side.
  12. Abonnementsgebyrerne specificeret i Prislisten er nettobeløb og vil blive forhøjet med merværdiafgift (moms) til den gældende sats, hvis moms finder anvendelse i henhold til de generelt gældende love i Polen. Alle Abonnementsgebyrer afregnes i EUR eller PLN i henhold til den valutakurs, der er vedtaget af Betalingsoperatøren for betalingsdatoen.
  13. Betalingen af Abonnementsgebyrer vil blive dokumenteret ved momsrelaterede fakturaer, der sendes til Organisationen senest inden for 2 arbejdsdage via Platformen eller på anden måde angivet af Tjenesteyderen. Organisationen accepterer at modtage momsrelaterede fakturaer i elektronisk form, herunder via Platformen eller pr. e-mail til Organisationens angivne e-mailadresse.
  14. Organisationer, der ikke tidligere har brugt Platformen, kan drage fordel af en prøveperiode og bruge Platformen og dens funktionaliteter inden for udvalgte omfang gratis i en periode på 14 (med ord: fjorten) dage fra aktivering af Abonnementet, med forbehold for afsnit 5.15–5.17 nedenfor.
  15. For at bruge prøveperioden skal Organisationen aktivere Abonnementet i overensstemmelse med disse Vilkår og Betingelser, herunder afgivelse af alle nødvendige betalingsmetodeoplysninger. Afgivelse af disse oplysninger er obligatorisk, men der opkræves intet Abonnementsgebyr i prøveperioden.
  16. Når prøveperioden slutter, fortsætter adgangen til Platformen i henhold til det valgte Abonnementsomfang, medmindre Organisationen afmelder sin brug af Platformen, og Tjenesteyderen begynder at opkræve de gældende Abonnementsgebyrer.
  17. I visse tilfælde kan Tjenesteyderen tilbyde en ny Organisation en længere prøveperiode eller andre prøvevilkår end dem, der er nævnt i afsnit 5.14 ovenfor.

6. Brug af platformen

  1. Organisationen samt Administratoren og hver enkelt Bruger er forpligtet til at bruge Platformen i overensstemmelse med dens tilsigtede formål og gældende lovgivning, under hensyntagen til andres rettigheder og interesser, navnlig:
    1. de er ikke bemyndiget til at bruge Platformen på en måde, der er i strid med dens tilsigtede formål, eller som på nogen måde kan påvirke Platformens sikkerhed og de data, den indsamler;
    2. de er forpligtet til ikke at foretage ulovlige, uetiske handlinger eller handlinger, der krænker rettighederne for enheder eller tredjeparter;
    3. de er forpligtet til ikke at foretage handlinger med henblik på at ændre, adskille, dekompilere eller foretage reverse engineering af Platformen;
    4. de er forpligtet til ikke at foretage handlinger, der kan forstyrre Platformens normale funktion.
  2. Organisationen er ansvarlig for at indhente alle nødvendige samtykker til input, opbevaring og behandling af Personoplysninger samt andre Materialer, oplysninger og data brugt på Platformen af Organisationen.
  3. Administratoren og Brugerne er ansvarlige for korrekt sikring af adgangsdataene til deres Konti. Organisationen bærer det ene ansvar for adgang til sådanne data af uautoriserede personer. I tilfælde af mistanke om sikkerhedsbrud relateret til adgangsdata skal Organisationen, Brugeren og Administratoren straks underrette Tjenesteyderen.
  4. Alle aktiviteter relateret til brug af Platformen, kontostyring og Abonnementsadministration registreres og kan gøres tilgængelige på Administratorens anmodning. Tjenesteyderen sikrer sikkerheden af data og Materialer lagret i Organisationens Konto som yderligere beskrevet i afsnit 11 i disse Vilkår og Betingelser.
  5. Som led i Tjenesteyderens løbende bestræbelser på at forbedre og udvide Platformens funktionaliteter opfordrer Tjenesteyderen Organisationen, Administratoren og Brugerne til at indsende eventuelle forslag, kommentarer og meninger om Platformens drift via de tilgængelige kommunikationskanaler eller via direkte kontakt med Tjenesteyderen. Al modtaget feedback vil blive analyseret, og Tjenesteyderen forbeholder sig retten til at implementere dem uden nogen forpligtelse til at yde kompensation til den Administrator eller Bruger, der indsender feedbacken.

7. Licenser og bemyndigelser

  1. Ved indgåelse af aftalen om levering af platformsadgangstjenester i overensstemmelse med bestemmelserne i disse Vilkår og Betingelser tildeler Tjenesteyderen Organisationen en ikke-overdragelig, ikke-eksklusiv licens til at bruge Platformen inden for Republikken Polens territorium. Denne licens dækker normal brug af Platformen og dens funktionaliteter inden for Organisationskontoen på de vilkår, der er specificeret i disse Vilkår og Betingelser og gælder for det valgte Abonnementsomfang.
  2. Den licens, der er omtalt i afsnit 7.1 ovenfor, tildeles for varigheden af aftalen om levering af platformsadgangstjenester mellem Tjenesteyderen og Organisationen i overensstemmelse med bestemmelserne i disse Vilkår og Betingelser.
  3. Tjenesteyderen erklærer samtidig, at ingen anden enhed, der bruger Platformen under en separat aftale, vil have adgang til eller indsigt i Organisationens data tilgængelige inden for den på Platformen oprettede Organisationskonto. Dette inkluderer oplysninger tildelt Administratorkontoen og kontiene for individuelle Brugere.
  4. For at undgå tvivl forbliver Tjenesteyderen den ene ejer af Platformen og alle rettigheder til Platformen og dens funktionaliteter, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder. Tildeling af licensen til at bruge Platformen inden for Organisationskontoen udgør ikke en overdragelse af nogen rettigheder til Platformen eller dens komponenter til Organisationen. Tjenesteyderen har ret til at tildele licenser til brug af Platformen til andre enheder efter eget skøn og uden begrænsninger, forudsat at sådanne licenser ikke berettige nogen tredjepart til at få adgang til en anden Organisations Konto. Hver Organisation har kun adgang til sin egen Organisationskonto.
  5. Ved Organisationens, herunder Administratorens eller Brugernes, upload eller offentliggørelse af Materialer og data på Platformen inden for Organisationskontoen tildeler Organisationen Tjenesteyderen en ikke-eksklusiv, royaltyfri licens til at bruge sådanne Materialer og data uden nogen tids- eller territoriale begrænsninger. Denne licens er udelukkende til det formål og i det omfang, der er nødvendigt for korrekt opfyldelse af Tjenesteyderens forpligtelser i henhold til aftalen om levering af platformsadgangstjenester. For at undgå tvivl er begge Parter enige om, at Tjenesteyderen ikke er berettiget til at bruge denne licens uden for Platformen og Organisationens Konto, medmindre andet er angivet i disse Vilkår og Betingelser eller udtrykkeligt aftalt med Organisationen.
  6. Organisationen beholder alle rettigheder til de Materialer og andre data, som Administratoren og Brugerne har gjort tilgængelige eller afgivet på Platformen, forudsat at sådanne rettigheder er tildelt Organisationen i henhold til gældende lovgivning.

8. Opsigelse af abonnement og sletning af konto

  1. Aftalen om levering af platformsadgangstjenester, som specificeret i Vilkårene og Betingelserne, kan opsiges på Organisationens initiativ:
    1. I tilfælde af opsigelse af abonnement af Organisationen, ved:
      1. indsendelse af en erklæring om opsigelse af aftalen om levering af platformsadgangstjenester skriftligt til Tjenesteyderens registrerede hjemstedsadresse eller i elektronisk form til Tjenesteyderens e-mailadresse: business.support@flowtly.eu;
      2. brug af opsigelsesmuligheden tilgængelig på Platformen; opsigelsen træder i kraft ved udgangen af den Faktureringsperiode, hvori Organisationen afmelder Abonnementet.
    2. I tilfælde af ophør af brug af Platformen og sletning af Organisationens Konto, ved:
      1. indsendelse af en erklæring med passende indhold skriftligt til Tjenesteyderens registrerede hjemstedsadresse eller i elektronisk form til Tjenesteyderens e-mailadresse specificeret i afsnit 8.1.1.1 ovenfor;
      2. brug af sletningsindstillingen for Organisationskontoen, der er tilgængelig på Platformen; opsigelsen træder i kraft ved Administratorens bekræftelse af sletningen af Organisationskontoen.
  2. Aftalen om levering af platformsadgangstjenester, som specificeret i Vilkårene og Betingelserne, kan øjeblikkeligt opsiges af Tjenesteyderen ved indsendelse af en erklæring med passende indhold skriftligt til Tjenesteyderens registrerede hjemstedsadresse eller i elektronisk form til Tjenesteyderens e-mailadresse til Organisationen, herunder Administratoren eller en Bruger, der overtræder bestemmelserne i disse Vilkår og Betingelser eller gældende lovgivning, navnlig ved at bryde reglerne for tilladt brug og offentliggøre eller forsøge at offentliggøre forbudt indhold.
  3. Aftalen om levering af platformsadgangstjenester opsiges også automatisk:
    1. hvis det ikke er muligt at opkræve det nødvendige Abonnementsgebyr for den næste Faktureringsperiode, ved udgangen af den Faktureringsperiode, for hvilken Abonnementsgebyret er behørigt betalt;
    2. i andre tilfælde fastsat i en separat aftale indgået mellem Organisationen og Tjenesteyderen inden for de tidsrammer, der er specificeret af Parterne.
  4. Hvis Organisationen ikke accepterer den nye version af Vilkårene og Betingelserne, ændret i overensstemmelse med afsnit 13.1 i Vilkårene og Betingelserne, har den ret til at indsende en erklæring om opsigelse af aftalen om levering af platformsadgangstjenester inden for 7 dage efter modtagelse af underretning om de ændrede Vilkår og Betingelser. I et sådant tilfælde opsiges aftalen mellem Organisationen og Tjenesteyderen ved ikrafttrædelsen af de nye Vilkår og Betingelser, og Administratoren og Brugerne tilknyttet Organisationen mister adgangen til Platformen.
  5. Uanset det ovenstående har Administratoren ret til at fortryde aftalen om levering af platformsadgangstjenester uden at angive en årsag inden for 14 dage efter aftalens indgåelse. Dette kræver indsendelse af en erklæring med passende indhold skriftligt til Tjenesteyderens registrerede hjemstedsadresse eller elektronisk til den e-mailadresse, der er specificeret i afsnit 8.1.1.1 ovenfor. Fortrydelsen træder i kraft ved Tjenesteyderens modtagelse af erklæringen.
  6. I de tilfælde, der er omtalt i afsnit 8.1–8.5 ovenfor, kan gebyrer betalt for den igangværende Faktureringsperiode ikke refunderes.
  7. Ved opsigelse af aftalen om levering af platformsadgangstjenester mellem Organisationen og Tjenesteyderen, uanset årsagen til opsigelsen, mister Organisationen, herunder Administratoren og Brugerne, adgangen til Platformens funktionaliteter, med forbehold for følgende undtagelse. I en periode på 3 (med ord: tre) måneder fra opsigelsesdatoen vil Administratoren og Brugerne kunne logge ind på deres Konti for at se og downloade data, men vil ikke kunne redigere data eller administrere Konti. Efter denne periode slettes alle Materialer og data lagret på Platformen permanent, for hvilket Tjenesteyderen ikke er ansvarlig, og genoprettelse af slettede Organisationskonti eller individuelle Konti vil ikke være mulig.
  8. I tilfælde af opsigelse af aftalen om levering af platformsadgangstjenester er Administratoren ansvarlig for at arkivere eller sikre Materialerne og dataene inden udløbet af den periode, der er nævnt i anden sætning i afsnit 8.7 ovenfor. Tjenesteyderen vil give Organisationen mulighed for at hente Materialerne og dataene i råt databaseformat eller et andet format specificeret af Tjenesteyderen. Hvis aftalen om levering af platformsadgangstjenester opsiges, er det kun muligt at genoptage brugen af Platformen ved at gennemføre proceduren beskrevet i afsnit 5.4 i Vilkårene og Betingelserne. Hvis aftalen opsiges i henhold til proceduren specificeret i afsnit 8.1.2 ovenfor, kræver genoptagelse af brugen af Platformen desuden oprettelse af en ny Administratorkonto i overensstemmelse med proceduren beskrevet i afsnit 4 i Vilkårene og Betingelserne.

9. Platformens tilgængelighed

  1. Tjenesteyderen forpligter sig til at sikre Platformens og dens funktionaliteters tilgængelighed som leveret under det Abonnement, der er valgt af Organisationen, på et minimumsni­veau på 98% (med ord: otteoghalvfems) af tiden inden for en Faktureringsperiode, med undtagelse af:
    1. vedligeholdelses- og moderniseringsarbejde udført i overensstemmelse med afsnit 9.3 nedenfor;
    2. situationer, der opstår som følge af force majeure-begivenheder;
    3. tekniske problemer på Organisationens side, herunder dem, der påvirker Administratoren eller Brugerne, såsom problemer relateret til internetinfrastruktur eller hardware.
  2. Hvis tilgængeligheds­betingelserne specificeret i afsnit 9.1 ovenfor ikke overholdes, har Organisationen ret til en forholdsmæssig nedsættelse af Abonnementsgebyret for den relevante Faktureringsperiode. For at udøve denne ret skal Organisationen indsende en Klage i overensstemmelse med proceduren beskrevet i afsnit 10 i Vilkårene og Betingelserne, og Tjenesteyderen skal godkende kravet.
  3. Tjenesteyderen forpligter sig til at udføre vedligeholdelses- og moderniseringsarbejde i nattetimerne (mellem kl. 22:00 og 07:00) og til at underrette Administratoren og Brugerne via Platformen mindst 3 (med ord: tre) dage i forvejen. Tjenesteyderen forbeholder sig dog retten til lejlighedsvis at foretage vedligehold og modernisering uden for disse timer med forudgående underretning af Administratoren og Brugerne.
  4. På Administratorens anmodning kan Tjenesteyderen yde konsulentstøtte med hensyn til brugen af Platformens funktionaliteter, bestående af:
    1. assistance med konfiguration og styring af specifikke Platformsfunktionaliteter;
    2. levering af uddannelse til Administratoren eller Brugerne om effektiv udnyttelse af de værktøjer, der er tilgængelige på Platformen;
    3. løsning af problemer relateret til den løbende brug af Platformen.
  5. Konsulentstøtte som nævnt i afsnit 9.4 ovenfor ydes eksternt og kræver, at Administratoren opretter en Konto for konsulenten med adgang til Organisationens Konto. For at opretholde fortroligheden og sikkerheden af Materialer og data lagret af Organisationen i dens Konto tillader Tjenesteyderen ikke konsulentstøtte uden oprettelse af en Konto for konsulenten af Organisationen.
  6. Levering af konsulentstøttetjenester kan medføre yderligere omkostninger, hvis størrelse og vilkår vil blive aftalt individuelt mellem Parterne inden påbegyndelsen af leveringen af tjenester.

10. Klager

  1. I tilfælde af uregelmæssigheder vedrørende Platformens funktion bør Administratoren eller Brugeren i første omgang kontakte supportafdelingen på den måde, der er fastsat af Tjenesteyderen, eller via Tjenesteyderens tilgængelige kontaktoplysninger.
  2. Administratoren og Brugeren har ret til at indgive en gratis Klage vedrørende fejl i Platformens funktion.
  3. En Klage kan indgives via en dedikeret formular tilgængelig på Platformen eller skriftligt til Tjenesteyderens registrerede hjemstedsadresse. Klagen bør mindst indeholde:
    1. oplysninger om Administratoren/Brugeren og Organisationen;
    2. generel beskrivelse af klagemålet;
    3. omstændigheder, der begrunder Klagen;
    4. en anmodning relateret til den indgivne Klage.
  4. Tjenesteyderen kan anmode Administratoren om at give yderligere oplysninger eller forklaringer vedrørende den indgivne Klage, hvis det anses for nødvendigt for dens korrekte vurdering.
  5. Tjenesteyderen behandler Klagen inden for 30 dage fra datoen for modtagelse af alle oplysninger og forklaringer, der er nødvendige for dens korrekte vurdering.
  6. Administratoren modtager et svar på Klagen umiddelbart efter dens vurdering ved brug af den samme metode som den, der er brugt til at indgive Klagen.

11. Datasikkerhed

  1. Personoplysninger behandles af Tjenesteyderen med henblik på at opfylde de rettigheder og forpligtelser, der følger af disse Vilkår og Betingelser, i overensstemmelse med bestemmelserne i Privatlivspolitikken, som udgør Bilag nr. 1 til Vilkårene og Betingelserne.
  2. Visse Personoplysninger og andre oplysninger afgivet eller gjort tilgængelige af Administratoren eller Brugerne på Platformen, herunder betalingsmetodeoplysninger, kan behandles af eksterne tjenesteudbydere engageret af Tjenesteyderen i forbindelse med levering af adgang til Platformen.
  3. Tjenesteyderen informerer hermed om, at alle Materialer og data afgivet eller gjort tilgængelige af Administratoren eller Brugerne på Platformen, dvs. tildelt Organisationskontoen, vil blive lagret på servere administreret af Tjenesteyderen udelukkende med henblik på levering af adgang til Platformen.
  4. Tjenesteyderen erklærer, at alle Personoplysninger, Materialer og andre data afgivet eller gjort tilgængelige af Administratoren eller Brugerne under brugen af Platformen ikke vil blive brugt af Tjenesteyderen til noget andet formål end levering af tjenester til Organisationen, herunder navnlig træning af kunstig intelligenssalgoritmer eller andre handlinger i strid med formålet om levering af adgang til Platformen, medmindre Organisationen har givet forudgående, udtrykkelig og frivillig samtykke.
  5. Tjenesteyderen forpligter sig til at implementere sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de lagrede Personoplysninger, Materialer og andre data, passende til den vurderede risiko og Tjenesteyderens teknologiske kapaciteter.
  6. Tjenesteyderen forbeholder sig, at de data, der er gjort tilgængelige for Organisationen under bestemmelserne i afsnit 8.7 i Vilkårene og Betingelserne, kan kræve yderligere behandling eller formatering af Organisationen for at blive brugt i henhold til dens behov. Tjenesteyderen er ikke ansvarlig for eventuelle vanskeligheder med at læse eller bruge dataene, efter at de er afgivet.
  7. Tjenesteyderen foretager alle rimelige foranstaltninger for at beskytte Personoplysninger, Materialer og andre data og sikre sikker brug af Platformen, herunder beskyttelse af data mod uautoriseret adgang eller tab, med forbehold for andre bestemmelser i disse Vilkår og Betingelser.
  8. Parterne erklærer gensidigt, at Tjenesteyderen, som led i sin forretningsvirksomhed, navnlig til marketing- og reklameformål, er berettiget til at informere andre enheder om antallet af Organisationer og Brugere, der bruger Platformen, hvortil Organisationen, Administratoren og hver Bruger giver deres samtykke.

12. Ansvar

  1. Tjenesteyderen er ansvarlig for Platformens tilgængelighed på de vilkår, der er specificeret i disse Vilkår og Betingelser, navnlig afsnit 9 i Vilkårene og Betingelserne.
  2. Platformen fungerer som et redskab til at støtte Organisationer i styringen af processer inden for Organisationen, men udgør ikke et regnskabsredskab eller et system til detaljeret afregning af offentligretlige forpligtelser, herunder skatter, sociale bidrag og lønninger. Alle oplysninger genereret ved hjælp af Platformen bør alene behandles som hjælpedata, der kræver Organisationens verificering i overensstemmelse med gældende lovgivning.
  3. Tjenesteyderen er ikke ansvarlig for fuldstændigheden eller nøjagtigheden af data, Materialer eller andre oplysninger indtastet af Administratoren eller Brugerne under brugen af Platformen.
  4. Med forbehold for ufravigelige lovbestemmelser er Tjenesteyderens ansvar for manglende opfyldelse eller mangelfuld opfyldelse af forpligtelser i henhold til disse Vilkår og Betingelser begrænset til det vederlag, der er modtaget fra Organisationen for de sidste seks måneder.
  5. Organisationen bærer det ene og fulde ansvar for den måde, Platformen og dens funktionaliteter bruges på, herunder alle handlinger og undladelser fra Administratoren og individuelle Brugeres side.

13. Afsluttende bestemmelser

  1. Tjenesteyderen forbeholder sig retten til at ændre Vilkårene og Betingelserne i overensstemmelse med følgende regler:
    1. Tjenesteyderen er forpligtet til at informere Organisationen, herunder Administratoren og Brugerne, om ændringer i Vilkårene og Betingelserne ved at offentliggøre en passende meddelelse på Platformen eller via e-mail;
    2. enhver ændring af Vilkårene og Betingelserne træder i kraft på den dato, der er specificeret af Tjenesteyderen, som ikke må være mindre end 14 dage fra underretningen i overensstemmelse med afsnit 13.1.1 ovenfor, medmindre andet er fastsat i Vilkårene og Betingelserne eller gældende lovgivning;
    3. ændringer af Prislisten træder i kraft fra begyndelsen af den Faktureringsperiode, der følger efter den periode, hvori ændringen trådte i kraft, i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 13.1.2 ovenfor.
  2. Tjenesteyderen informerer om, at brug af Platformen medfører standardrisici forbundet med brug af internettet, herunder navnlig potentiel infektion af den Enhed, der bruges til at få adgang til Platformen, med ondsindet software. Aktuelle oplysninger om specifikke trusler relateret til brug af Platformen kan findes på følgende hjemmeside: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bezpieczenstwo-aplikacji. På Administratorens anmodning vil Tjenesteyderen give detaljerede oplysninger om potentielle trusler og anbefalinger til afhjælpning af dem.
  3. Organisationen er ikke berettiget til at overdrage rettigheder eller forpligtelser, der følger af aftalen om levering af platformsadgangstjenester, til tredjeparter uden at opnå forudgående skriftligt samtykke fra Tjenesteyderen, under straf af ugyldighed.
  4. Eventuelle tvister relateret til brug af Platformen afgøres af de domstole, der er kompetente for Tjenesteyderens registrerede hjemsted.
  5. Spørgsmål, der ikke er reguleret af disse Vilkår og Betingelser, er underlagt polsk lovgivning.
  6. Disse Vilkår og Betingelser træder i kraft den 2. september 2025.
  7. Bilag: Privatlivspolitik (se hurtig adgang nedenfor).

Bilag: Privatlivspolitik

Vores Privatlivspolitik forklarer, hvordan vi beskytter personoplysninger og opererer sikkert.

Læs privatlivspolitik