Udsted fakturaer på sekunder — direkte fra godkendt arbejde

Fakturaer Flowtly tilbyder omfattende værktøjer til styring af udgående fakturaer, der giver brugerne mulighed for at oprette, gennemgå og sende salgsfakturaer til klienter. Disse funktioner understøtter nøjagtig finansiel dokumentation for leverede ydelser og produkter. Opret og administrer udgående fakturaer Flowtly giver dig mulighed for at generere og overvåge alle fakturaer udstedt til dine klienter. Opret en faktura: Opret en salgsfaktura ved at angive klientoplysninger, fakturadato, forfaldsdato og relevante posteringspunkter for ydelser eller produkter. Gennemgå fakturadetaljer: Undersøg fakturaposteringer, beregninger og klientoplysninger for nøjagtighed inden færdiggørelse. Vedhæft understøttende dokumenter: Tilføj relevante dokumenter direkte til dine udgående fakturaer, f.eks. projektrapporter eller serviceaftaler, til klientreference. Forhåndsvis faktura: Generer en forhåndsvisning af fakturaen for at verificere dens layout og indhold inden afsendelse. Send faktura: Lever den færdiggjorte faktura til din klient via systemet. Overvåg fakturastatus: Spor fakturastatus, herunder afventende, sendt, betalt eller forfalden, i fakturalisten. Eksempler på anvendelse Generer en faktura for afsluttede ydelser: En projektleder udsteder en faktura til en klient efter vellykket levering af en projektfase. Send en tilbagevendende månedlig faktura: En administrator opsætter og sender en månedlig faktura for løbende retainerydelser. Gennemgå en faktura inden afsendelse: En økonomibruger verificerer alle poster og skatteberegninger på en kladdefaktura inden afsendelse. Vedhæft en timeseddel til en faktura: En konsulent inkluderer en detaljeret timeseddel som vedhæftning til sin klientfaktura for fakturerbare timer. Relaterede sider Massefakturaer Send fakturaer Fakturaliste og oprettelse Målerafregning på en kundefaktura Fakturaoverblik/Tilknyt til budget Faktura-e-mails App-ruter Åbn Fakturaer Åbn Faktureoprettelse

E-fakturering Modulet E-fakturering i Flowtly giver organisationer mulighed for at sende og modtage elektroniske fakturaer i overensstemmelse med lovgivningsmæssige krav. Det integrerer med det polske nationale e-faktureringssystem (KSeF) for at automatisere udvekslingen af strukturerede fakturadata mellem din organisation og dens modparter . Udgående fakturaer oprettet i Flowtly kan automatisk konverteres til det påkrævede XML-format og indsendes til KSeF. Modulet sporer indsendelsestatus , gemmer bekræftelsesnumre og markerer eventuelle valideringsfejl, så problemer kan løses, inden de påvirker compliancefrister. Synkronisering af indgående fakturaer henter fakturaer udstedt til din organisation fra KSeF direkte ind i Flowtly. Modtagne fakturaer matches mod eksisterende leverandørregistreringer og kan sendes gennem godkendelsesworkflows , hvilket reducerer manuel datainput og risikoen for behandlingsfejl. Fakturakorrektioner understøttes fuldt ud, herunder både korrigerende fakturaer og korrektionsnoter. Modulet opretholder et klart revisionsrevisionsspor, der forbinder originale fakturaer med deres korrektioner, og sikrer, at dine registreringer til enhver tid forbliver præcise og revisionklare. Fakturaer til forbrugere. En faktura til en polsk køber uden NIP, for eksempel en privatperson, indsendes til KSeF med køberen markeret som uden skatteidentifikator, så myndigheden accepterer den som en faktura til en forbruger. En køber, hvis identifikatortype er NIP, men hvis NIP er tomt eller ikke indeholder cifre, behandles ikke som forbruger: fakturaen afvises i stedet for at blive indsendt, så en erhvervsfaktura aldrig når KSeF uden købers NIP. Angiv købers NIP på kunden, eller fjern identifikatoren, hvis køberen er en privatperson, og indsend igen. Betalingsbetingelser. Når en faktura angiver en betalingsmetode, men ingen forfaldsdato, indeholder det indsendte dokument betalingsmetoden og udelader afsnittet om betalingsfrist i stedet for at sende en tom forfaldsdato, som KSeF ville afvise. Tilføj en forfaldsdato til fakturaen, hvis du vil have en betalingsfrist med i det indsendte dokument. Når en modtaget faktura gennemgås, accepterer felterne for netto- og bruttobeløb negative værdier, så en korrigerende faktura, der reducerer eller ophæver den oprindelige opkrævning, kan indtastes præcis som den blev udstedt. Et negativt nettobeløb sammen med et tilsvarende negativt bruttobeløb accepteres som gyldigt og markeres ikke som en fejl. Import af en korrektion, der allerede er indsendt til KSeF. Dokumenter, som din organisation har indsendt til KSeF, kan importeres til Flowtly, og det er sådan registreringer indhentes, når fakturaer er indsendt uden for Flowtly. En korrektion importeres som en korrektion og forbindes med den faktura, den korrigerer, så originalens totaler opdateres i stedet for at forblive urørte. Den forbindelse er påkrævet: hvis den korrigerede faktura endnu ikke findes i Flowtly, rapporteres korrektionen som sprunget over sammen med årsagen i stedet for at blive oprettet som et selvstændigt dokument, der ikke ville korrigere noget — importér originalen først, og kør derefter importen igen. En korrektion, der angiver mængden nul på en linje, hvilket er måden en ren pris- eller værdikorrektion udstedes på, importeres normalt. Sådan ankommer en importeret faktura. En faktura, der importeres fra KSeF, ankommer som udstedt og afventer levering, ikke som en kladde — den er allerede indsendt til myndigheden, så dens indhold kan ikke længere ændres. Flowtly kan ikke se, om den også er sendt til kunden, så der rykkes ikke for betaling, før du registrerer den som sendt. Det samme gælder, når importen finder en faktura, du har oprettet som kladde i Flowtly, og som allerede er indsendt til KSeF. Eksempler på anvendelsesscenarier Indsend udgående salgsfakturaer til KSeF automatisk ved godkendelse i Flowtly. Synkroniser indgående indkøbsfakturaer fra KSeF og send dem til intern godkendelse. Generer og indsend korrigerende fakturaer, når faktureringsfejl identificeres. Overvåg statussen for alle indsendte fakturaer og løs XML-valideringsfejl hurtigt. Oprethold et komplet revisionsrevisionsspor over alle elektroniske fakturaudvekslinger til regeloverholdelse. Relaterede sider Fakturaer Skattegrupper Modparter App-ruter Åbn /e-invoicing

Massefakturering Massefakturering i Flowtly effektiviserer processen med at generere flere fakturaer på én gang og sparer betydelig tid for organisationer, der administrerer et stort antal fakturerbare projekter eller klientengagementer. I stedet for at oprette hver faktura individuelt giver massefaktureringsmodulet dig mulighed for at vælge flere projekter eller timeseddelregistreringer og generere tilsvarende fakturaer i én enkelt batchoperation . Modulet er særligt værdifuldt for servicevirksomheder, der fakturerer klienter på en regelmæssig cyklus. Ved at hente data direkte fra projekter og registrerede timesedler reducerer massefakturering den manuelle datainput, minimerer fejl og sikrer, at alt fakturerbart arbejde registreres præcist. Hver genereret faktura kan gennemgås og justeres inden endelig godkendelse. Massefakturering er integreret med Flowtlys øvrige fakturerings- og finansstyringsfunktioner, hvilket betyder, at genererede fakturaer følger samme nummerkonventioner, skatteregler og godkendelsesworkflows som individuelt oprettede fakturaer. Denne ensartethed sikrer, at dine finansielle poster forbliver rene og revisionklare uanset, hvordan fakturaer oprettes. Eksempler på anvendelsesscenarier Månedlig klientfakturering: Generer fakturaer for alle aktive klientprojekter ved afslutningen af hver faktureringscyklus for at sikre rettidig og fuldstændig fakturering. Timeseddelbaseret fakturering: Konverter godkendte timeseddelregistreringer til fakturaer i bulk og fakturér klienter præcist for arbejdstimer på tværs af flere projekter. Kvartalsslutsafstemning: Opret fakturaer i batch for ufaktureret arbejde ved kvartalets afslutning for at sikre korrekt omsætningsregistrering. Klienter med flere projekter: Generer separate fakturaer for hvert projekt under én klient i én operation og oprethold klare faktureringsregistreringer på projektniveau. Relaterede sider Fakturaer Projekter Skattegrupper App-ruter Åbn sektionen Massefakturering

Betalingspåmindelser Betalingspåmindelser Flowtly hjælper dig med at følge op på forfaldne salgsfakturaer ved at forberede udkast til betalingspåmindelser, som du gennemgår. En finansbruger godkender altid, før noget sendes til en kunde. Hvad det gør Et dagligt baggrundsjob scanner for forfaldne, ubetalte salgsfakturaer og lægger udkast til påmindelser i en gennemgangskø. En faktura, du redigerer, efter at den er sendt, følges der stadig op på. Intet sendes automatisk — en finansbruger skal åbne køen, gennemgå hvert udkast (og eventuelt redigere beskeden eller tilføje cc-modtagere) og derefter godkende det manuelt for at sende. Afviste eller sendte påmindelser, samt dem der ikke kunne leveres, flytter til fanen Historik . Sådan slår du betalingspåmindelser til Betalingspåmindelser er slået fra som standard og skal aktiveres pr. organisation: Åbn brugermenuen (dit avatar i øverste højre hjørne). Gå til Organisationsindstillinger . Find kontakten Betalingspåmindelser , og slå den til. Når den er slået til, begynder det daglige job at lægge udkast op for de fakturaer, der allerede er forfaldne, samt for nye, der forfalder fremover. Hvad udløser et udkast til påmindelse Et udkast lægges op, når en salgsfakturas forfaldsdato er passeret , og fakturaen ikke er betalt fuldt ud. Baggrundsjobbet opdager dem automatisk — der skal ikke gøres noget manuelt for at fylde køen, når funktionen er slået til. Kreditnotaer reducerer det skyldige beløb. Når en faktura er blevet korrigeret med kreditnotaer, angiver påmindelsen fakturabeløbet fratrukket alle kreditnotaer udstedt efter den seneste korrektion, der gengiver hele fakturaen, og ikke kun den seneste kreditnota. En faktura på 1.000 med kreditnotaer på 200 og 300 giver en påmindelse på 500. En korrektion, der gengiver hele fakturaen, erstatter beløbet fra det øjeblik, den udstedes, og kreditnotaer udstedt før den trækkes ikke fra igen. Slettede korrektioner tæller ikke med. Hvor du gennemgår og sender påmindelser Gå til Økonomi → Betalingspåmindelser ( /finance/payment-reminders ) i hovedmenuen. Køen viser alle udkast, der venter på din godkendelse. Vælg en påmindelse for at redigere beskeden eller cc, og godkend den for at sende. Behandlede påmindelser vises under fanen Historik . Bemærk: Køen er tom, hvis ingen fakturaer er forfaldne, eller hvis kontakten for betalingspåmindelser endnu ikke er slået til. Ruter i appen Åbn Betalingspåmindelser

Fakturalinjeskabeloner Fakturalinjeskabeloner Nogle modparter forventer, at fakturalinjer formuleres på en bestemt måde — en kontraktsætning, en infrastrukturadresse, et referencenummer angivet i kontrakten. En modpart kan opbevare et bibliotek af sådanne formuleringer, så du skriver sætningen én gang og vælger den, når du skriver en fakturalinje, i stedet for at genindtaste den i hver faktureringsperiode. En skabelon leverer kun formuleringen . Den ændrer aldrig et beløb og opretter aldrig en linje. Gemme formuleringer på en modpart Åbn modparten og gå til Fakturalinjeskabeloner . Hver skabelon har to felter: Navn — det du vælger den ved i fakturareditoren. Det udskrives ikke på fakturaen; navngiv det, så det er nyttigt for den person, der skal vælge: Adgang til lokation — månedlig , Rammeaftale — første lejer . Tekst — den sætning, der indsættes i fakturalinjen. Giv hver skabelon et unikt navn. Navnet er det eneste, du ser ved valg; to skabeloner med samme etikette giver dig ikke mulighed for at træffe et informeret valg. Én modpart kan ikke have to skabeloner med samme navn, og navne sammenlignes løst frem for tegn for tegn: der skelnes ikke imellem store og små bogstaver, og de fleste bogstaver med accent tæller som det samme bogstav som deres grundform — så Site access og Sité Access er det samme navn her. Et par bogstaver, der ligner accentuerede former, behandles som egne bogstaver — ł ved siden af l er et af dem — og de kan eksistere side om side. Hvis navnet allerede er i brug, angiver feltet Navn det, og skabelonen gemmes ikke; skift navn og gem igen. Enhver, der kan redigere modparten, kan vedligeholde dens skabeloner. De befinder sig ved siden af modpartens øvrige standardværdier, såsom standardprojekt og tags. Udfylde faktureringsperioden Formuleringer, der gentages i hver periode, skal normalt nævne den periode, de dækker. To pladsholdere udfyldes automatisk, når skabelonen anvendes: Pladsholder Bliver til {period} Faktureringsmåneden — for eksempel 07/2026 . {quarter} Kvartalet — for eksempel Q3 2026 . En skabelon skrevet som Infrastrukturadgangsgebyr, Møllevej 18, for perioden {period} havner på fakturalinjen som Infrastrukturadgangsgebyr, Møllevej 18, for perioden 07/2026 . Brug {quarter} for modparter, der faktureres kvartalsvis, og {period} for alle andre. Intet udledes fra modparten — den skabelon du vælger, er den der siger, hvad du mener. Alt andet i krøllede parenteser er ikke en pladsholder og udskrives præcist som du har skrevet det. Editoren påpeger dette, når den ser et sådant udtryk, i tilfælde af at det var en tastefejl, men lader dig stadig gemme: synlig tekst er lettere at opdage og rette end en tom plads i linjen. Månedformatet — 07/2026 , 07.2026 eller 2026-07 — indstilles én gang for hele organisationen under Organisationsindstillinger . Det er bevidst adskilt fra datoformatet, fordi en faktureringsperiode dækker en måned og ikke har nogen dag. Kvartaler vises som Q3 2026 uanset dette valg. Anvende en skabelon på en fakturalinje Vælg Brug en skabelon , mens du redigerer en fakturalinje. Listen viser hver af modpartens skabeloner gengivet for fakturaens faktureringsperiode, så du læser sætningen, som den vil blive udskrevet — inklusive måneden — frem for rå tekst med en pladsholder. At vælge en skabelon skriver dens tekst ind i linjens beskrivelsesfelt. Det er den samlede effekt: Ingen beløb ændres. Antal, nettopris, moms, rabat og fakturatotalen er præcis som du efterlod dem. Ingen linje oprettes. Hvis en modpart faktureres på tre linjer, tilføjer du tre linjer og vælger en skabelon for hver. Intet genererer dem for dig. Teksten bliver linjens egen. Den kopieres, ikke linkes, så du kan redigere den bagefter som enhver anden beskrivelse. Brug en skabelon vises kun, når fakturaens klient er knyttet til en modpart, der har gemte skabeloner. Hvis muligheden mangler, har klienten enten ingen modpartpost, eller den pågældende modparts bibliotek er tomt. At vælge en skabelon erstatter det, linjebeskrivelsen allerede indeholdt — vælg først og juster bagefter, ikke omvendt. Redigere en skabelon senere Da formuleringen kopieres til linjen ved valg, påvirker en senere ændring af skabelonen kun linjer skrevet fra det tidspunkt. Fakturaer, der allerede er som udkast, godkendt eller sendt, beholder den tekst, de blev udstedt med; intet overskriver dem. Hvis en linje er forkert, ret da den linje — vælg enten en anden skabelon eller rediger dens beskrivelse direkte. Eksempler på brug Gem den nøjagtige kontraktsætning, en udlejer kræver på hver månedlig infrastrukturfaktura, og anvend den med ét klik hver måned. Hold én skabelon pr. slutkunde under en enkelt rammeaftale, og vælg en anden for hver linje på samme faktura. Formuler linjerne for en kvartalsvis faktureret modpart med {quarter} , så perioden vises som Q3 2026 uden at nogen behøver at skrive det. Skift organisationens periodeformat til 2026-07 , så hver linje bygget fra en skabelon matcher et regnskabssystems forventede notation. Ret en kontraktreference i en modparts skabelon og vid, at fakturaer, der allerede er sendt til den modpart, forbliver uberørte. Relaterede sider Fakturaliste og oprettelse Modparter Klienter Organisationsindstillinger Ruter i appen Åbn modparter Åbn fakturalisten Organisationsindstillinger