Betalingspåmindelser

Flowtly hjælper dig med at følge op på forfaldne salgsfakturaer ved at forberede udkast til betalingspåmindelser, som du gennemgår. En finansbruger godkender altid, før noget sendes til en kunde.

Hvad det gør

Et dagligt baggrundsjob scanner for forfaldne, ubetalte salgsfakturaer og lægger udkast til påmindelser i en gennemgangskø. En faktura, du redigerer, efter at den er sendt, følges der stadig op på. Intet sendes automatisk — en finansbruger skal åbne køen, gennemgå hvert udkast (og eventuelt redigere beskeden eller tilføje cc-modtagere) og derefter godkende det manuelt for at sende. Afviste eller sendte påmindelser, samt dem der ikke kunne leveres, flytter til fanen "History".

Sådan slår du betalingspåmindelser til

Betalingspåmindelser er slået fra som standard og skal aktiveres pr. organisation af en administrator:

1. Åbn "Settings" → "Finance & Business" → "Payment reminders".
2. Slå "Send payment reminders for unpaid invoices" til.

Når den er slået til, begynder det daglige job at lægge udkast op for de fakturaer, der allerede er forfaldne, samt for nye, der forfalder fremover. Kontakten starter kun udarbejdelsen: hvert udkast venter stadig i køen på, at en person godkender det.

Knapperne og felterne på skærmen

"Settings" → "Finance & Business" → "Payment reminders" har to kort. En administrator eller en invoices manager kan åbne den; kun en administrator kan gemme en ændring. Hver kontrol gemmer, så snart du bruger den, med en "Success"-besked.

Payment reminders

"Send payment reminders for unpaid invoices": til/fra-kontakten beskrevet ovenfor. Den er slået fra som standard.

"Reminder schedule (days after due date)": vises, mens kontakten er slået til. Hvert interval er en chip, for eksempel "3 days"; standardplanen er 3, 7 og 14 dage. Skriv et tal i feltet "days", og klik på "Add" (eller tryk Enter) for at tilføje et interval, og brug krydset på en chip til at fjerne det. Listen forbliver sorteret, gentagelser ignoreres, og det sidste interval kan ikke fjernes. Hver påmindelse sendes så mange dage efter fakturaens forfaldsdato, og hvert interval er et eskalationsniveau: det første er venligt, det sidste en endelig påmindelse. Flowtly bruger højst de første seks intervaller.

Reminder wording

"Reminder wording" rummer din egen tekst til påmindelsesmails, pr. kundesprog. Den vises, uanset om kontakten ovenfor er slået til, fordi den samme tekst forudfylder en påmindelse, du selv skriver. En kunde modtager den tekst, der er skrevet til vedkommendes dokumentsprog; et sprog, du lader stå tomt, beholder Flowtlys standardpåmindelse.

"Add a language": en liste over de sprog, en kunde kan sættes til. Vælg et og klik på "Add" for at åbne en editor til det.

"Reminder text" (vist sammen med sproget, for eksempel "Reminder text (English)"): en rich text-editor til det sprog. Pladsholderknapperne over teksten indsætter fakturaoplysninger: {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} og {{ clientName }}. Indsæt dem med knapperne frem for at skrive dem: en pladsholder, der er stavet forkert, sendes præcis som skrevet. Betingelser som {% if %} understøttes ikke og sendes som almindelig tekst. Beløbet er det beløb, der stadig er udestående.

"Clear": tømmer editoren for det sprog. Klik på "Save" bagefter for at gå tilbage til Flowtlys standardpåmindelse for det; sproget forsvinder derefter fra listen.

"Save": gemmer teksten kun for det sprog.

Hvad udløser et udkast til påmindelse

Et udkast lægges op, når en salgsfakturas forfaldsdato er passeret, og fakturaen ikke er betalt fuldt ud. Baggrundsjobbet opdager dem automatisk — der skal ikke gøres noget manuelt for at fylde køen, når funktionen er slået til.

En delbetaling stopper ikke opfølgningen. Hvis en kunde har betalt en del af en faktura, lægges der stadig et udkast op for det, der er tilbage, og påmindelsen angiver det udestående restbeløb frem for det oprindelige samlede beløb. Kun en faktura, der er afregnet fuldt ud, falder ud af køen — det samme gør eventuelle udkast, der allerede venter på den, og som fjernes automatisk, når betalingen er registreret.

Kreditnotaer reducerer det skyldige beløb. Når en faktura er blevet korrigeret med kreditnotaer, angiver påmindelsen fakturabeløbet fratrukket alle kreditnotaer udstedt efter den seneste korrektion, der gengiver hele fakturaen, og ikke kun den seneste kreditnota. En faktura på 1.000 med kreditnotaer på 200 og 300 giver en påmindelse på 500. En korrektion, der gengiver hele fakturaen, erstatter beløbet fra det øjeblik, den udstedes, og kreditnotaer udstedt før den trækkes ikke fra igen. Slettede korrektioner tæller ikke med.

Bemærk: En betaling registreret uden et beløb behandles som en fuld afregning af fakturaen, så der forberedes ingen påmindelse for den. Hvis du forventer en opfølgning på en sådan faktura og ikke ser nogen, så kontrollér, at den registrerede betaling har et beløb.

Hvor du gennemgår og sender påmindelser

Gå til "Finance" → "Payment reminders" i hovedmenuen. Køen viser alle udkast, der venter på din godkendelse. Vælg en påmindelse for at redigere beskeden eller cc, og godkend den for at sende. Behandlede påmindelser vises under fanen "History".

Bemærk: Køen er tom, hvis ingen fakturaer er forfaldne, eller hvis kontakten for betalingspåmindelser endnu ikke er slået til.

Fakturaer, der er forfaldne, men ikke bliver rykket for

En forfalden faktura når kun påmindelseskøen, hvis Flowtly kan se, at den er gået ud. Nogle gør aldrig, og før var de simpelthen fraværende på denne skærm — ingen fulgte op på dem, og intet sagde det. Fanen "Not chased" lister dem. Intet på den fane sender noget til din kunde.

To forskellige ting placerer en faktura der, og de kræver modsatte reaktioner:

• "Accepted by KSeF, never emailed". Fakturaen blev indgivet med succes, og ingen sendte den til kunden, så kunden har aldrig set den. Rækken tilbyder "Send the invoice", som åbner den almindelige afsendelsesskærm.
• "Sent, but its status was never recorded". Kunden fik den; det, der mangler, er Flowtlys egen registrering af afsendelsen, hvilket er grunden til, at den faldt ud af køen. Send den ikke igen — det ville levere en ekstra kopi. Rækken tilbyder bevidst ingen afsendelseshandling, og fakturaens status skal i stedet rettes.

Handlingen Send vises kun, hvis du har lov til at sende fakturaer. Hvis du arbejder med påmindelseskøen som inkassoansvarlig, kan du stadig se fakturaen og hvorfor der ikke bliver rykket for den, men uden link.

Hvem får besked om, at en påmindelse er sendt

Når en påmindelse er godkendt og sendt, sender Flowtly en e-mail til alle i din organisation, der kan arbejde med påmindelseskøen — administratorer, fakturaansvarlige og inkassoansvarlige. Beskeden angiver fakturaen, kunden, det stadig udestående beløb, påmindelsesniveauet og den adresse, påmindelsen faktisk blev sendt til, så du kan se, hvad din kunde modtog, uden at åbne køen.

Dette er adskilt fra klokken i appen og telefonnotifikationen, som fortæller dig, at en påmindelse venter på godkendelse. E-mailen fortæller dig, at en allerede er sendt.

Bemærk: Hvis du ikke ønsker disse, så slå "Invoices"-notifikationer fra i dine egne notifikationsindstillinger. Indstillingen gælder pr. person, så når du slår den fra, stopper det ikke, at dine kolleger får besked.

Afregning ved modregning

Hvis kunden også er din leverandør, kan du afregne en forfalden faktura mod kundens omkostningsdokumenter i stedet for at vente på en betaling. Åbn påmindelsen for den faktura, og klik på "Declare set-off" nederst i dens felt, eller afkryds påmindelsen og brug "Declare set-off" i handlingslinjen.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Opfølgning på forfaldne fakturaer: Slå funktionen til, så Flowtly lægger et udkast op for hver forfalden salgsfaktura, og gennemgå og godkend derefter udkastene i ét hug.
• Delvist betalte fakturaer: Når en kunde kun har betalt en del af en faktura, skal du godkende den påmindelse, der angiver det udestående restbeløb.
• Modregning mod en leverandørfaktura: Når en kunde også er din leverandør, kan du afgive en modregningserklæring fra påmindelsen i stedet for at vente på en betaling.
• Fakturaer, ingen følger op på: Åbn fanen "Not chased" for at finde fakturaer, som KSeF har accepteret, men som aldrig blev sendt pr. e-mail, og send dem.