Godkendelsesflow for fakturaer — Fakturaer

Flowtly lader dig sende indgående leverandørfakturaer gennem et godkendelsestrin, før de betales. Når godkendelse er slået til, venter fakturaerne på en liste, indtil en bemyndiget person godkender eller afviser dem. Du kan også springe godkendelsen over og gå direkte til fanen "Unpaid" for at vælge fakturaer og eksportere en SEPA-fil til bankoverførsel til din bank.

Sådan slår du godkendelsesflowet til

Gå til "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers".
Slå "Invoice approval workflow" til.
Angiv, hvem der må godkende fakturaer. Er der endnu ikke oprettet godkendere, beder siden for afventende godkendelse dig om at tilføje dem. Godkendere tilknyttes direkte på den side via en dialog; de får rollen fakturaansvarlig.

Bemærk: Fanen "Unpaid" er altid synlig, uanset om godkendelsesflowet er slået til eller ikke.

Hvem der må godkende

At godkende eller afvise en faktura kræver en fakturarettighed — "Invoices viewer" eller "Invoices manager". Den tæller, uanset om den er givet direkte til personen eller gennem en rettighedsgruppe, som personen hører til.

Flowtly vælger en fakturas godkendere i denne rækkefølge og stopper ved det første trin, der giver nogen:

Ejeren af et tag på fakturaen. Har fakturaen tags — for eksempel en omkostningskategori — og har et af disse tags en ejer, går fakturaen til den ejer. Se Fordeling efter omkostningskategori nedenfor.
Ejeren af den tilknyttede omkostning. Er fakturaen knyttet til en omkostning med en ejer, og har den person en fakturarettighed, går fakturaen til vedkommende.
Alle med en fakturarettighed. Dette trin gælder, når ingen af trinnene ovenfor gav nogen.

En omkostningsejer uden fakturarettighed bliver altså hverken bedt om at godkende eller adviseret. Fakturaen går ikke i stå af den grund: den går til dem, der har rettigheden. Det samme gælder en tagejer — en ejer uden fakturarettighed springes over, og det næste trin gælder.

Bemærk: En fakturarettighed er alt, en godkender behøver. Den person, en faktura venter på, kan åbne den fra godkendelseslisten, se dens fil og vedhæftede dokumenter, godkende eller afvise den, tildele den til et projekt og vælge dens kontrakt uden en rettighed til kontrakter, dokumenter eller anden økonomi. I kontraktvælgeren ser personen kun hver kontrakts navn, ikke dens beløb eller vilkår. Den, der ikke har en fakturarettighed, bliver aldrig bedt om at godkende og kan ikke træffe beslutning om en faktura, selv om vedkommende er anført som godkender.

Fordeling efter omkostningskategori

Teams, der konterer hver leverandørfaktura til en kategori — byggeri, design, jura — vil som regel have, at den første godkendelse går til den, der er ansvarlig for kategorien, frem for til den, der ejer leverandøren.

For at sætte det op giver du hvert tag en ejer:

Opret en taggruppe til dine kategorier med ét tag pr. kategori.
Giv hvert tag en "Owner" — den person, der skal godkende fakturaer i den kategori.
Sæt kategoriens tag på hver indgående faktura, som en del af konteringen.

Fra da af går en faktura med tagget Jura til ejeren af tagget Jura, og en med tagget Byggeri til ejeren af Byggeri.

Tre detaljer, der er værd at kende:

Et tag uden ejer ændrer ingenting. Godkendelsen går så videre til omkostningsejeren og derefter til alle med en fakturarettighed, præcis som før. Du får kun fordeling efter kategori for de tags, du bevidst giver en ejer, så eksisterende opsætninger er uberørte.
En faktura med to tags, der har en ejer, går til begge ejere. Hver af dem kan godkende den. Flowtly vælger ikke én for dig, fordi begge blev valgt bevidst.
Et tag, hvis ejer ikke kan godkende, siger det. Mangler ejeren en fakturarettighed eller har vedkommende endnu ikke accepteret sin invitation, viser taggets indstillinger en advarsel med ejerens navn. Indtil det er rettet, går ejerens fakturaer til alle med en fakturarettighed.

Godkendelsesfanerne

Når flowet er slået til, viser skærmen med leverandørfakturaer fem faner:

Fane	Hvad den indeholder
"Awaiting"	Alle fakturaer, der venter på en afgørelse, uanset hvem de venter på. Godkendere kan godkende eller afvise herfra.
"Waiting on me"	Den del af "Awaiting", der venter på din afgørelse.
"Approved"	Fakturaer, der er godkendt og klar til betaling.
"Rejected"	Fakturaer, der blev afvist. Du kan se årsagen og indsende igen, hvis det er nødvendigt.
"Unpaid"	Alle fakturaer, der endnu ikke er betalt, uanset godkendelsesstatus. Synlig også når godkendelse er slået fra.

Venter på mig

"Awaiting" viser alt, hvad organisationen har under behandling — hvad der for alle undtagen det mindste team mest er andres arbejde. "Waiting on me" indsnævrer det til de fakturaer, hvor du er den person, der bliver bedt om at træffe en afgørelse. Det er den samme liste med de samme handlinger, filtreret til dig — intet godkendes eller afvises anderledes der.

En faktura vises kun på denne fane, mens den stadig venter på en afgørelse. Når du godkender eller afviser den, forsvinder den og går til "Approved" eller "Rejected" som enhver anden.

Når der ikke er noget for dig at afgøre, siger fanen det — "Nothing is waiting on you right now". Det er en snævrere udtalelse end den, "Awaiting" giver, når den er tom: organisationen kan have en fuld kø, mens intet i den er dit.

Hos hvem en faktura ligger

Før du sender en faktura, der har et tag med en ejer, angiver dens godkendelsesafsnit over "Submit for approval", hvem den vil gå til:

"It will go to:" viser de tagejere på fakturaen, der kan godkende den.
En advarsel nævner hver ejer, der ikke kan: en, der endnu ikke har accepteret sin invitation, eller en uden rollen fakturagodkender.
Når ingen af ejerne kan godkende, siger en sætning, at fakturaen går til leverandørens omkostningsejer, hvis vedkommende kan godkende, og ellers til alle med rollen fakturagodkender.
Hvis din egen rolle ikke lader dig se personer, angiver afsnittet, at modtagerne ikke kan vises, i stedet for at vise ingenting.

Når du sender en faktura til godkendelse, nævner bekræftelsen de personer, den blev sendt til. Hvis den gik til alle med en fakturatilladelse i stedet for til en tag- eller omkostningsejer, kan du se det med det samme.

Mens fakturaen er til gennemsyn, viser dens godkendelsesafsnit "Waiting for:" og de personer, der stadig skal beslutte. Er én underskrift nok, og nogen skriver under, bliver de andre ikke længere spurgt: de forsvinder fra kolonnen "Approvers", og fakturaen står kun som godkendt, aldrig som godkendt og samtidig ventende.

Sådan godkender eller afviser du en faktura

Gå til "Invoices" i hovedmenuen, og åbn fanen "Waiting on me" — eller "Awaiting", hvis du vil se hele organisationens kø.
Klik på en faktura for at åbne detaljerne, eller brug handlingsknapperne direkte i listen.
Vælg "Approve" eller "Reject".
- Afviser du en faktura, kan du tilføje en note med begrundelsen.
Fakturaen flytter straks til fanen "Approved" eller "Rejected".

Bemærk: En beslutning kræver begge dele: personen skal være tilknyttet som godkender på siden for afventende godkendelse og have en fakturarettighed.

Fanen Ubetalte

Fanen "Unpaid" samler hver faktura, der stadig skal betales — både de godkendte og dem, der gik uden om flowet. Brug den som din betalingskø.

Vigtige funktioner:

Flervalg — sæt markering ud for de fakturaer, du vil betale.
Massekseksport — når du har valgt en eller flere fakturaer, bliver knappen "Export SEPA file" aktiv.

Betaling af en del af en faktura

Når du vælger en faktura, bliver dens beløb et redigerbart felt, udfyldt med hele beløbet og med det højeste, der kan betales, for eksempel "Up to 1 000,00 EUR". Lad det stå for at betale det beløb, eller skriv et lavere for kun at betale den del i filen.

Skriv beløbet i din organisations talformat, med højst to decimaler. Det må ikke være nul eller højere end grænsen under feltet. Totalen ved siden af eksportknappen følger det, du skriver. Indtil hver valgt faktura har et gyldigt beløb, er eksport utilgængelig for den valuta, og en besked siger "Enter a valid amount for each selected invoice."

Fanen "Unpaid" viser fakturaer uden tilknyttet betaling. Når en betaling knyttes til en faktura, forlader den fanen, så resten af en delvist betalt faktura tilbydes ikke her.

Sådan eksporterer du en SEPA-fil til bankoverførsel

I stedet for at indtaste hver overførsel manuelt i din banks portal kan Flowtly danne en standard pain.001-fil (pain.001.001.03) i XML, som du uploader direkte til banken.

Åbn fanen "Unpaid".
Vælg de fakturaer, du vil betale, med markeringsfelterne.
Klik på "Export SEPA file" (eller en tilsvarende tekst i værktøjslinjen).
Flowtly danner en pain.001-fil og henter den ned på din computer.
Log ind i din banks netbank, og upload filen med funktionen til massebetaling eller import af SEPA-kreditoverførsler.

Bemærk: Sørg for, at hver leverandørfaktura har et gyldigt IBAN og BIC på modpartens bankkonto i Flowtly. Fakturaer uden bankoplysninger kan ikke komme med i pain.001-eksporten.

Vælg filformat til din bank

Ikke alle banker importerer den samme fil. Flowtly genkender banken på BIC (SWIFT-koden) for den konto, der er valgt i "Pay from", og tilbyder de formater, banken importerer. Under hver knap "Export PLN" eller "Export EUR" står en tekst med den importskabelon, du skal vælge i bankens portal; informationsikonet ved siden af knapperne, "Which bank import format?", viser de samme skabeloner. Når banken importerer mere end ét format, vælger du det under "File format" i den menu, der åbner fra pilen ved siden af eksportknappen.

Bank, du betaler fra	Filformat	Importskabelon i bankens portal
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT for EUR, Przelew krajowy XML V2 for PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT for EUR, Przelew krajowy XML for PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, format XML
Enhver anden bank	SEPA / pain.001 XML	Der vises ingen skabelon

SGB24 tager kun PLN i dette format. En przelew zwykły (indenlandsk overførsel) har ingen valuta, så SGB24-filen tilbydes kun til betalinger i PLN. En betaling i EUR fra den konto eksporteres som pain.001, som SGB24's SEPA-import ikke accepterer, så betal EUR-fakturaer fra den konto direkte i SGB24.
Enhver anden bank. Til EUR importerer du pain.001-filen med bankens skabelon for SEPA-overførsler. Til PLN bruger du den kun, hvis bankens indenlandske import læser pain.001: nogle banker har deres eget format og afviser filen. En anden andelsbank på SGB24 behandles som enhver anden bank.
Ingen tekst under knappen betyder, at Flowtly ikke kender bankens importskabelon, som regel fordi kontoen i "Pay from" ikke har en BIC. Tilføj BIC på bankkontoen for at få bankens egne formater.

Eksempler på brug

En økonomichef gennemgår alle nye leverandørfakturaer hver morgen i fanen "Awaiting", godkender de gyldige og afviser dubletter med en note.
En projektleder, der kun godkender fakturaer for sine egne omkostninger, åbner "Waiting on me" i stedet og rydder en kortere liste frem for at gennemse hele organisationens kø.
Ved ugens slutning åbner en bogholder fanen "Unpaid", vælger alle godkendte fakturaer, eksporterer en pain.001-fil og uploader den til firmaets bank — og betaler dermed snesevis af leverandører i ét trin.
Et lille team med godkendelse slået fra bruger fanen "Unpaid" udelukkende som betalingskø og eksporterer SEPA-filer uden noget godkendelsestrin.
En revisor bestrider én linje på en leverandørfaktura, vælger fakturaen på fanen "Unpaid" og nedsætter dens beløb til den ubestridte del, før filen eksporteres.