Godkendelsesflow for fakturaer

Flowtly lader dig sende indgående leverandørfakturaer gennem et godkendelsestrin, før de betales. Når godkendelse er slået til, venter fakturaerne på en liste, indtil en bemyndiget person godkender eller afviser dem. Du kan også springe godkendelsen over og gå direkte til fanen Ubetalte for at vælge fakturaer og eksportere en SEPA-fil til bankoverførsel til din bank.

Sådan slår du godkendelsesflowet til

1. Åbn brugermenuen (dit avatar i øverste højre hjørne), og gå til Organisationsindstillinger.
2. Find afsnittet Fakturaer eller Økonomi, og slå Godkendelsesflow for fakturaer til.
3. Angiv, hvem der må godkende fakturaer. Er der endnu ikke oprettet godkendere, beder siden for afventende godkendelse dig om at tilføje dem. Godkendere tilknyttes direkte på den side via en dialog; de får rollen fakturaansvarlig.

Bemærk: Fanen Ubetalte er altid synlig, uanset om godkendelsesflowet er slået til eller ikke.

Hvem der må godkende

At godkende eller afvise en faktura kræver en fakturarettighed — at se eller at administrere fakturaer. Den tæller, uanset om den er givet direkte til personen eller gennem en rettighedsgruppe, som personen hører til.

Flowtly vælger en fakturas godkendere i denne rækkefølge:

1. Ejeren af den tilknyttede omkostning. Er fakturaen knyttet til en omkostning med en ejer, og har den person en fakturarettighed, går fakturaen til vedkommende.
2. Alle med en fakturarettighed. Dette trin gælder, når fakturaen ikke har en ejer af en tilknyttet omkostning, eller når den ejer ikke har en fakturarettighed.

En omkostningsejer uden fakturarettighed bliver altså hverken bedt om at godkende eller adviseret. Fakturaen går ikke i stå af den grund: den går til dem, der har rettigheden.

Bemærk: Det er rettigheden, der gør beslutningen mulig — ikke blot at stå på listen. Den, der er anført som godkender uden en fakturarettighed, kan åbne fakturaen, men hverken godkende eller afvise den.

Godkendelsesfanerne

Når flowet er slået til, viser skærmen med leverandørfakturaer fem faner:

Fane	Hvad den indeholder
Afventer	Alle fakturaer, der venter på en afgørelse, uanset hvem de venter på. Godkendere kan godkende eller afvise herfra.
Venter på mig	Den del af Afventer, der venter på din afgørelse.
Godkendt	Fakturaer, der er godkendt og klar til betaling.
Afvist	Fakturaer, der blev afvist. Du kan se årsagen og indsende igen, hvis det er nødvendigt.
Ubetalte	Alle fakturaer, der endnu ikke er betalt, uanset godkendelsesstatus. Synlig også når godkendelse er slået fra.

Venter på mig

Afventer viser alt, hvad organisationen har under behandling — hvad der for alle undtagen det mindste team mest er andres arbejde. Venter på mig indsnævrer det til de fakturaer, hvor du er den person, der bliver bedt om at træffe en afgørelse. Det er den samme liste med de samme handlinger, filtreret til dig — intet godkendes eller afvises anderledes der.

En faktura vises kun på denne fane, mens den stadig venter på en afgørelse. Når du godkender eller afviser den, forsvinder den og går til Godkendt eller Afvist som enhver anden.

Når der ikke er noget for dig at afgøre, siger fanen det — Intet venter på dig lige nu. Det er en snævrere udtalelse end den, Afventer giver, når den er tom: organisationen kan have en fuld kø, mens intet i den er dit.

Sådan godkender eller afviser du en faktura

1. Gå til Fakturaer i hovedmenuen, og åbn fanen Venter på mig — eller Afventer, hvis du vil se hele organisationens kø.
2. Klik på en faktura for at åbne detaljerne, eller brug handlingsknapperne direkte i listen.
3. Vælg Godkend eller Afvis.
   • Afviser du en faktura, kan du tilføje en note med begrundelsen.
4. Fakturaen flytter straks til fanen Godkendt eller Afvist.

Bemærk: En beslutning kræver begge dele: personen skal være tilknyttet som godkender på siden for afventende godkendelse og have en fakturarettighed.

Fanen Ubetalte

Fanen Ubetalte samler hver faktura, der stadig skal betales — både de godkendte og dem, der gik uden om flowet. Brug den som din betalingskø.

Vigtige funktioner:

• Flervalg — sæt markering ud for de fakturaer, du vil betale.
• Massekseksport — når du har valgt en eller flere fakturaer, bliver knappen Eksportér SEPA-fil aktiv.

Sådan eksporterer du en SEPA-fil til bankoverførsel

I stedet for at indtaste hver overførsel manuelt i din banks portal kan Flowtly danne en standard pain.001-fil (pain.001.001.03) i XML, som du uploader direkte til banken.

1. Åbn fanen Ubetalte.
2. Vælg de fakturaer, du vil betale, med markeringsfelterne.
3. Klik på Eksportér SEPA-fil (eller en tilsvarende tekst i værktøjslinjen).
4. Flowtly danner en pain.001-fil og henter den ned på din computer.
5. Log ind i din banks netbank, og upload filen med funktionen til massebetaling eller import af SEPA-kreditoverførsler.

Bemærk: Sørg for, at hver leverandørfaktura har et gyldigt IBAN og BIC på modpartens bankkonto i Flowtly. Fakturaer uden bankoplysninger kan ikke komme med i pain.001-eksporten.

Eksempler på brug

• En økonomichef gennemgår alle nye leverandørfakturaer hver morgen i fanen Afventer, godkender de gyldige og afviser dubletter med en note.
• En projektleder, der kun godkender fakturaer for sine egne omkostninger, åbner Venter på mig i stedet og rydder en kortere liste frem for at gennemse hele organisationens kø.
• Ved ugens slutning åbner en bogholder fanen Ubetalte, vælger alle godkendte fakturaer, eksporterer en pain.001-fil og uploader den til firmaets bank — og betaler dermed snesevis af leverandører i ét trin.
• Et lille team med godkendelse slået fra bruger fanen Ubetalte udelukkende som betalingskø og eksporterer SEPA-filer uden noget godkendelsestrin.