Godkendelsesflow for fakturaer

Flowtly Redaktionsteam4 min

Flowtly lader dig sende indgående leverandørfakturaer gennem et godkendelsestrin, før de betales. Når godkendelse er slået til, venter fakturaerne på en liste, indtil en bemyndiget person godkender eller afviser dem. Du kan også springe godkendelsen over og gå direkte til fanen Ubetalte for at vælge fakturaer og eksportere en SEPA-fil til bankoverførsel til din bank.

Sådan slår du godkendelsesflowet til

  1. Åbn brugermenuen (dit avatar i øverste højre hjørne), og gå til Organisationsindstillinger.
  2. Find afsnittet Fakturaer eller Økonomi, og slå Godkendelsesflow for fakturaer til.
  3. Angiv, hvem der må godkende fakturaer. Er der endnu ikke oprettet godkendere, beder siden for afventende godkendelse dig om at tilføje dem. Godkendere tilknyttes direkte på den side via en dialog; de får rollen fakturaansvarlig.

Bemærk: Fanen Ubetalte er altid synlig, uanset om godkendelsesflowet er slået til eller ikke.

Godkendelsesfanerne

Når flowet er slået til, viser skærmen med leverandørfakturaer fire faner:

Fane Hvad den indeholder
Afventer Fakturaer, der venter på en afgørelse. Godkendere kan godkende eller afvise herfra.
Godkendt Fakturaer, der er godkendt og klar til betaling.
Afvist Fakturaer, der blev afvist. Du kan se årsagen og indsende igen, hvis det er nødvendigt.
Ubetalte Alle fakturaer, der endnu ikke er betalt, uanset godkendelsesstatus. Synlig også når godkendelse er slået fra.

Sådan godkender eller afviser du en faktura

  1. Gå til Fakturaer i hovedmenuen, og åbn fanen Afventer.
  2. Klik på en faktura for at åbne detaljerne, eller brug handlingsknapperne direkte i listen.
  3. Vælg Godkend eller Afvis.
    • Afviser du en faktura, kan du tilføje en note med begrundelsen.
  4. Fakturaen flytter straks til fanen Godkendt eller Afvist.

Bemærk: Kun brugere, der er tilknyttet som godkendere på siden for afventende godkendelse, kan godkende eller afvise fakturaer.

Fanen Ubetalte

Fanen Ubetalte samler hver faktura, der stadig skal betales — både de godkendte og dem, der gik uden om flowet. Brug den som din betalingskø.

Vigtige funktioner:

  • Flervalg — sæt markering ud for de fakturaer, du vil betale.
  • Massekseksport — når du har valgt en eller flere fakturaer, bliver knappen Eksportér SEPA-fil aktiv.

Sådan eksporterer du en SEPA-fil til bankoverførsel

I stedet for at indtaste hver overførsel manuelt i din banks portal kan Flowtly danne en standard pain.001-fil (pain.001.001.03) i XML, som du uploader direkte til banken.

  1. Åbn fanen Ubetalte.
  2. Vælg de fakturaer, du vil betale, med markeringsfelterne.
  3. Klik på Eksportér SEPA-fil (eller en tilsvarende tekst i værktøjslinjen).
  4. Flowtly danner en pain.001-fil og henter den ned på din computer.
  5. Log ind i din banks netbank, og upload filen med funktionen til massebetaling eller import af SEPA-kreditoverførsler.

Bemærk: Sørg for, at hver leverandørfaktura har et gyldigt IBAN og BIC på modpartens bankkonto i Flowtly. Fakturaer uden bankoplysninger kan ikke komme med i pain.001-eksporten.

Eksempler på brug

  • En økonomichef gennemgår alle nye leverandørfakturaer hver morgen i fanen Afventer, godkender de gyldige og afviser dubletter med en note.
  • Ved ugens slutning åbner en bogholder fanen Ubetalte, vælger alle godkendte fakturaer, eksporterer en pain.001-fil og uploader den til firmaets bank — og betaler dermed snesevis af leverandører i ét trin.
  • Et lille team med godkendelse slået fra bruger fanen Ubetalte udelukkende som betalingskø og eksporterer SEPA-filer uden noget godkendelsestrin.

Forbindelseskort

Henviser tilForbrugerDel afUdledt af
Beskrevet herBeskrevet et andet sted
invoice faktureres til counterparty. invoice beskattes af tax-group. cost belaster budget. cost skyldes til counterparty. bank-transaction afstemt med invoice. contract planlægger payment-schedule-line. contract vedhæftet budget. budget dækker project. invoice faktureres fra project. project knyttet til budget. lead bliver til counterparty. deal solgt til counterparty.faktureres tilbeskattes afbelasterskyldes tilafstemt medplanlæggervedhæftetdækkerfaktureres fraknyttet tilbliver tilsolgt tilFFaktura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FakturaMModpart — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ModpartMMomsgruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.MomsgruppeOOmkostning — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.OmkostningBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionKKontrakt — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.KontraktBBetalingsrate — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetalingsratePProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektEEmne — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.EmneSSalgsmulighed — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Salgsmulighed