Klienter

Klienter er afgørende for faktureringsprocessen. Klient-funktionen i Flowtly fungerer som et centralt omdrejningspunkt for styring af alle klientrelaterede oplysninger og interaktioner. Denne funktion giver dig mulighed for at vedligeholde en detaljeret database over klienter, herunder kontaktoplysninger, betalingshistorik med relaterede fakturaer, alle tilknyttede transaktioner og relaterede dokumenter.

Oprettelse og redigering af en klient

Du kan hurtigt tilføje nye klienter ved at udfylde en enkel formular, der registrerer alle nødvendige detaljer som virksomhedsnavn, kontaktoplysninger, faktureringsadresser og eventuelle brugerdefinerede felter, der er relevante for din virksomhed. Du kan følge disse trin:

1. Naviger til Klienter:

   • Gå til punktet Klienter i hovedmenuen.

   • Du vil se en liste over alle eksisterende klienter sammen med deres status, land og standardomkostning (kontrahenter).

   • Øverst på denne liste er der et søgefelt, der giver dig mulighed for hurtigt at finde en klient. - Søgningen udløses automatisk, efter du har skrevet mindst 3 tegn af klientens navn eller CVR-nummer.

2. Opret en ny klient:

   • Klik på knappen "Tilføj klient".

   • En formular åbnes med følgende felter:

     • CVR-nummer – påkrævet. Når det angives sammen med landepræfikset (f.eks. PL46584837), adskiller systemet automatisk landet (PL) og CVR-nummeret (46584837).

     • Land – påkrævet. Dette felt er knyttet til CVR-nummeret og udfyldes automatisk, når et landepræfiks bruges.

     • Navn – påkrævet.

     • By – påkrævet.

     • Postnummer – påkrævet.

     • Valuta – påkrævet, valgt fra en liste administreret i organisationsindstillingerne under Valutaer.

     • Gadeadresse, Bygningsnummer, Enhedsnummer, Adresseland – valgfrie felter til en mere detaljeret adresse.

     • For polske klienter (PL) er der yderligere validering tilgængelig:

       • Klik på knappen Valider for at kontrollere CVR-nummeret mod GUS (Centralt Statistikkontor).
       • Hvis nummeret er gyldigt, udfyldes felter som Navn, By og Postnummer automatisk.

3. Gem og gennemgå:

   • Efter lagring vises klienten på listen. Du vil blive omdirigeret til siden Klienter, hvor du kan angive yderligere oplysninger i følgende faner:

• Oversigtsfane: Giver et resumé af klientens nøgleoplysninger, herunder navn, land, valuta og dokumentsprog. Den viser detaljerede felter som CVR-nummer, forfaldsdage og standardkontrahenten. Brugere kan nemt redigere grundlæggende og finansielle oplysninger direkte fra denne visning. Til højre er der et noteafsnit, der giver brugerne mulighed for at efterlade og administrere kommentarer relateret til klienten. Kun forfatteren kan redigere egne noter.

• Dokumentfane: Under fanen Dokumenter kan brugere uploade og gemme filer relateret til hver klient. Dette kan inkludere kontrakter, fakturaer, aftaler eller andre relevante dokumenter.

  Fra formularen Tilføj dokument kan brugere enten vælge en eksisterende dokumenttype eller oprette en ny ved at klikke på knappen "Ny dokumenttype".

  Dette åbner en modal, hvor brugeren kan definere dokumenttypenavnet, give en valgfri beskrivelse og angive, om dokumenttypen udløber.

  Nyoprettede dokumenttyper fra denne modal er kun tilgængelige for klientenheder. For at tilføje mere globale dokumenttyper skal du gå til Organisationsindstillinger → Dokumenttyper.

• Adressefane: Under fanen Adresse kan du angive klientens fysiske adresse. Formularen inkluderer følgende valgfrie felter:

  • Gadeadresse
  • Bygningsnummer
  • Enhedsnummer
  • By
  • Postnummer
  • Land
  • Telefonnummer

• Betalingsfane: Denne fane viser alle fakturaer oprettet for klienten via Flowtly. Efterhånden som betalinger modtages fra klienten, opdateres Betalt beløb automatisk for at afspejle transaktionerne.

  Du kan også manuelt vælge transaktioner, der skal knyttes til fakturaen, ved at klikke på Tildel transaktion og vælge dem fra rullelisten. Knappen Tildel transaktion er altid synlig, uanset om der findes ikke-tildelte transaktioner for klienten.

  Hvis der ikke er tilgængelige matchende transaktioner, viser modalen en besked om "Ingen resultater".

  I den modal, der åbnes efter at have klikket på Tildel transaktion, kan du angive det nøjagtige beløb, der skal matches med fakturaen. Som standard viser feltet Transaktionsbeløb en værdi, der dækker det fulde fakturabeløb. Hvis transaktionsbeløbet er lavere end fakturatotalen, vises transaktionens fulde beløb i stedet.

  Efter lagring opdateres kolonnen Betalt beløb tilsvarende, og et ikon, der angiver, om fakturaen er fuldt betalt eller delvist betalt, vises. Når en transaktion er matchet med fakturaen, vises den som en separat række under fakturaen. Du kan klikke på den for at blive omdirigeret til transaktionssiden. Derudover er hver faktura på listen klikbar og omdirigerer dig til siden Fakturaoverblik. Hver vedhæftet transaktion kan også fjernes fra fakturaen om nødvendigt.

• Kontaktfane: Denne fane giver mulighed for at angive forskellige typer kontakter for klienten. Blandt dem er: Kontakt (normalt den generelle kontaktperson for klienten), Fakturering (person ansvarlig for håndtering af fakturering og betalingsrelateret kommunikation), Gældsindsamling (person der skal kontaktes ved problemer med forfaldne betalinger eller inddrivelsesaktiviteter). Ud over kontakttypen skal du angive navn og e-mail. Titel og kontakttelefon er valgfrie felter. Når gemt, vises kontakten på listen. Du kan opdatere og fjerne disse kontakter efter behov og sikre, at den rigtige person kontaktes for hvert specifikt aspekt af klientadministration.

  Bemærk: Kun faktureringskontakten bruges til automatisk at forudfylde klientdata, når der genereres PDF-fakturaer og sendes til kunden. Dette sikrer, at fakturaer sendes til den korrekte person, der administrerer fakturering og betalingsprocesser.

Redigering af en eksisterende klient:

Sådan redigerer du en eksisterende klient:

1. Naviger til klientlisten og åbn den specifikke klients side.
2. Find det afsnit på klientsiden, du vil opdatere (f.eks. Grundlæggende oplysninger eller Detaljer).
3. Klik på knappen Rediger for det pågældende afsnit.
4. Foretag de nødvendige ændringer.
5. Klik på Gem for at anvende opdateringerne.

Eksempler på anvendelse

• Inden du opretter din første faktura, skal du opsætte din klients profil med faktureringsoplysninger og kontaktinformation.
• Du vil opdatere en klients adresse, betalingsbetingelser eller kontaktperson for at sikre, at alle fremtidige fakturaer er nøjagtige.
• Du skal gennemgå en klients betalingshistorik, herunder alle tidligere fakturaer og tilknyttede transaktioner, for at afstemme deres konto eller følge op på forfaldne betalinger.
• Opbevaring af vigtige dokumenter som kontrakter, serviceaftaler eller NDA'er direkte i en klients profil for nem adgang og registrering.
• Administration af separate kontakter for en enkelt klient, f.eks. en generel kontakt, en faktureringskontakt til fakturakommunikation og en gældsindsamlingskontakt til betalingsproblemer.

App-ruter

• Åbn /invoices (Klienter administreres typisk via et dedikeret 'Klienter'-afsnit i hovedmenuen, der ofte er tilgængeligt fra funktioner relateret til faktureoprettelse og -administration.)