Klienter

Klienter er afgørende for faktureringsprocessen. Klient-funktionen i Flowtly fungerer som et centralt omdrejningspunkt for styring af alle klientrelaterede oplysninger og interaktioner. Denne funktion giver dig mulighed for at vedligeholde en detaljeret database over klienter, herunder kontaktoplysninger, betalingshistorik med relaterede fakturaer, alle tilknyttede transaktioner og relaterede dokumenter.

Oprettelse og redigering af en klient

Du kan hurtigt tilføje nye klienter ved at udfylde en enkel formular, der registrerer alle nødvendige detaljer som virksomhedsnavn, kontaktoplysninger, faktureringsadresser og eventuelle brugerdefinerede felter, der er relevante for din virksomhed. Du kan følge disse trin:

1. Naviger til Klienter:

   • Åbn "Counterparties" i hovedmenuen, i gruppen "Counterparties & contracts", og vælg fanen "Clients".

   • Du ser alle modparter, der er klienter, med deres roller, hvor komplet deres post er, deres bankkonti og deres tags.

   • Over listen findes et søgefelt, som gør det muligt hurtigt at finde en klient på navn.

2. Opret en ny klient:

   • Klik på "Add counterparty" og vælg klient som rolle. På fanen "Clients" er rollen allerede valgt.

   • Dialogen spørger efter skattenummer, land og navn og udfylder navnet fra virksomhedsregistret for et polsk NIP. Den er beskrevet i Modparter.

3. Gem og gennemgå:

   • Efter lagring vises klienten på listen. Åbn dens post med "Open record", og følg linket i afsnittet "Client" til klientsiden, hvor du kan angive yderligere oplysninger i følgende faner:

• Fanen "Overview": Giver et resumé af klientens nøgleoplysninger, herunder navn, land, valuta og dokumentsprog. Den viser detaljerede felter som CVR-nummer, forfaldsdage og standardkontrahenten. Brugere kan nemt redigere grundlæggende og finansielle oplysninger direkte fra denne visning. Til højre er der et noteafsnit, der giver brugerne mulighed for at efterlade og administrere kommentarer relateret til klienten. Kun forfatteren kan redigere egne noter.

• Fanen "Documents": Under fanen "Documents" kan brugere uploade og gemme filer relateret til hver klient. Dette kan inkludere kontrakter, fakturaer, aftaler eller andre relevante dokumenter.

  Fra formularen "Add document" kan brugere enten vælge en eksisterende dokumenttype eller oprette en ny ved at klikke på knappen "New document type".

  Dette åbner en modal, hvor brugeren kan definere dokumenttypenavnet, give en valgfri beskrivelse og angive, om dokumenttypen udløber.

  Nyoprettede dokumenttyper fra denne modal er kun tilgængelige for klientenheder. For at tilføje mere globale dokumenttyper skal du gå til "Organization settings" → "Document types".

• Fanen "Address": Under fanen "Address" kan du angive klientens fysiske adresse. Formularen inkluderer følgende valgfrie felter:

  • "Street line"
  • "Building number"
  • "Unit number"
  • "City"
  • "Post code"
  • "Country"
  • "Phone number"

  Der er ingen Gem-knap. De seks adressefelter gemmes sammen, som én ændring, når du forlader gruppen, og telefonnummeret gemmes for sig. Udfyld fra GUS (NIP) henter adressen fra det polske virksomhedsregister og gemmer den i ét trin. Statussen i klientsidens overskrift, efter navnet, viser, om alt under fanen er gemt, og den seneste ændring kan fortrydes i 8 sekunder; se Formularer, der gemmer undervejs.

• Fanen "Payments": Denne fane viser alle fakturaer oprettet for klienten via Flowtly. Efterhånden som betalinger modtages fra klienten, opdateres "Paid amount" automatisk for at afspejle transaktionerne.

  Du kan også manuelt vælge transaktioner, der skal knyttes til fakturaen, ved at klikke på "Assign transaction" og vælge dem fra rullelisten. Knappen "Assign transaction" er altid synlig, uanset om der findes ikke-tildelte transaktioner for klienten.

  Hvis der ikke er tilgængelige matchende transaktioner, viser modalen en besked om "No results".

  I den modal, der åbnes efter at have klikket på "Assign transaction", kan du angive det nøjagtige beløb, der skal matches med fakturaen. Som standard viser feltet "Transaction amount" en værdi, der dækker det fulde fakturabeløb. Hvis transaktionsbeløbet er lavere end fakturatotalen, vises transaktionens fulde beløb i stedet.

  Efter lagring opdateres kolonnen "Paid amount" tilsvarende, og et ikon, der angiver, om fakturaen er fuldt betalt eller delvist betalt, vises. Når en transaktion er matchet med fakturaen, vises den som en separat række under fakturaen. Du kan klikke på den for at blive omdirigeret til transaktionssiden. Derudover er hver faktura på listen klikbar og omdirigerer dig til siden Fakturaoverblik. Hver vedhæftet transaktion kan også fjernes fra fakturaen om nødvendigt.

• Fanen "Contacts": Denne fane giver mulighed for at angive forskellige typer kontakter for klienten. Blandt dem er: "Contact" (normalt den generelle kontaktperson for klienten), "Billing" (person ansvarlig for håndtering af fakturering og betalingsrelateret kommunikation), "Debt collection" (person der skal kontaktes ved problemer med forfaldne betalinger eller inddrivelsesaktiviteter). Ud over kontakttypen skal du angive navn og e-mail. "Title" og "Contact phone" er valgfrie felter. Når gemt, vises kontakten på listen. Du kan opdatere og fjerne disse kontakter efter behov og sikre, at den rigtige person kontaktes for hvert specifikt aspekt af klientadministration.

  Bemærk: Kun faktureringskontakten bruges til automatisk at forudfylde klientdata, når der genereres PDF-fakturaer og sendes til kunden. Dette sikrer, at fakturaer sendes til den korrekte person, der administrerer fakturering og betalingsprocesser.

Redigering af en eksisterende klient:

Sådan redigerer du en eksisterende klient:

1. Åbn klienten fra fanen "Clients" under Modparter, og følg linket i afsnittet "Client" i dens post til klientsiden.
2. Find det afsnit på klientsiden, du vil opdatere (f.eks. "Basic information" eller "Details").
3. Klik på knappen "Edit" for det pågældende afsnit.
4. Foretag de nødvendige ændringer.
5. Luk dialogen, når du er færdig. Hvis en ændring blev afvist, angiver feltet hvorfor, og Flowtly spørger, før du lukker og mister den. Den seneste ændring kan fortrydes i nogle sekunder, og en ændring foretaget uden forbindelse venter og gemmer sig selv, når forbindelsen vender tilbage; se Formularer, der gemmer undervejs.

Eksempler på anvendelse

• Inden du opretter din første faktura, skal du opsætte din klients profil med faktureringsoplysninger og kontaktinformation.
• Du vil opdatere en klients adresse, betalingsbetingelser eller kontaktperson for at sikre, at alle fremtidige fakturaer er nøjagtige.
• Du skal gennemgå en klients betalingshistorik, herunder alle tidligere fakturaer og tilknyttede transaktioner, for at afstemme deres konto eller følge op på forfaldne betalinger.
• Opbevaring af vigtige dokumenter som kontrakter, serviceaftaler eller NDA'er direkte i en klients profil for nem adgang og registrering.
• Administration af separate kontakter for en enkelt klient, f.eks. en generel kontakt, en faktureringskontakt til fakturakommunikation og en gældsindsamlingskontakt til betalingsproblemer.