Clienti
I clienti sono essenziali per il processo di creazione delle fatture. La funzionalità Clienti in Flowtly funge da hub centrale per la gestione di tutte le informazioni e le interazioni relative ai clienti. Questa funzionalità consente di mantenere un database dettagliato dei clienti, incluse le informazioni di contatto, la cronologia dei pagamenti con le fatture correlate, tutte le transazioni associate e i documenti correlati.
Creazione e modifica di un cliente
È possibile aggiungere rapidamente nuovi clienti compilando un semplice modulo che raccoglie tutti i dettagli necessari come il nome dell'azienda, le informazioni di contatto, gli indirizzi di fatturazione e qualsiasi campo personalizzato pertinente alla propria attività. Seguire questi passaggi:
Accedere ai Clienti:
Accedere alla voce Clienti nel menu principale.
Verrà visualizzato un elenco di tutti i clienti esistenti con il loro stato, paese e costo predefinito (fornitori).
Nella parte superiore di questo elenco è presente un campo di ricerca che consente di individuare rapidamente un cliente. - La ricerca viene attivata automaticamente dopo aver digitato almeno 3 caratteri del nome del cliente o del numero di partita IVA.
Creazione di un nuovo cliente:
Fare clic sul pulsante "Aggiungi cliente".
Si aprirà un modulo con i seguenti campi:
Partita IVA – obbligatoria. Quando viene inserita insieme al prefisso del paese (ad es., PL46584837), il sistema separa automaticamente il paese (PL) e il numero di partita IVA (46584837).
Paese – obbligatorio. Questo campo è collegato alla partita IVA e viene compilato automaticamente quando si utilizza un prefisso del paese.
Nome – obbligatorio.
Città – obbligatoria.
CAP – obbligatorio.
Valuta – obbligatoria, selezionata da un elenco gestito nelle impostazioni dell'organizzazione in Valute.
Via, Numero civico, Interno, Paese dell'indirizzo – campi facoltativi per fornire un indirizzo più dettagliato.
Per i clienti polacchi (PL), è disponibile una validazione aggiuntiva:
- Facendo clic sul pulsante Valida si verifica il numero di partita IVA presso il GUS (Ufficio centrale di statistica).
- Se il numero è valido, i campi come Nome, Città e CAP vengono compilati automaticamente.
Salvataggio e revisione:
- Dopo il salvataggio, il cliente apparirà nell'elenco. Si verrà reindirizzati alla pagina Clienti dove è possibile fornire informazioni aggiuntive nelle seguenti schede:
Scheda Panoramica: fornisce un riepilogo delle informazioni chiave del cliente, inclusi nome, paese, valuta e lingua del documento. Visualizza campi dettagliati come partita IVA, giorni di pagamento e il fornitore predefinito. Gli utenti possono modificare facilmente le informazioni di base e finanziarie direttamente da questa vista. Sul lato destro, una sezione note consente agli utenti di lasciare e gestire commenti relativi al cliente. Solo l'autore può modificare le proprie note.
Scheda Documenti: Nella scheda Documenti, gli utenti possono caricare e archiviare file relativi a ciascun cliente. Questi possono includere contratti, fatture, accordi o qualsiasi altro documento pertinente.
Dal modulo Aggiungi documento, gli utenti possono selezionare un tipo di documento esistente o crearne uno nuovo facendo clic sul pulsante "Nuovo tipo di documento".
Si apre una finestra in cui l'utente può definire il nome del tipo di documento, fornire una descrizione facoltativa e specificare se il tipo di documento ha una scadenza.
I nuovi tipi di documento creati da questa finestra sono disponibili solo per le entità cliente. Per aggiungere tipi di documento più globali, accedere a Impostazioni organizzazione → Tipi di documento.
Scheda Indirizzo: Nella scheda Indirizzo, è possibile fornire l'indirizzo fisico del cliente. Il modulo include i seguenti campi facoltativi:
- Via
- Numero civico
- Interno
- Città
- CAP
- Paese
- Numero di telefono
Scheda Pagamenti: Questa scheda visualizza tutte le fatture create per il cliente tramite Flowtly. Man mano che i pagamenti vengono ricevuti dal cliente, il campo Importo pagato verrà aggiornato automaticamente per riflettere le transazioni.
È anche possibile selezionare manualmente le transazioni da associare alla fattura facendo clic su Associa transazione e selezionandole dall'elenco a discesa. Il pulsante Associa transazione è sempre visibile, indipendentemente dal fatto che esistano transazioni non associate per il cliente.
Se non sono disponibili transazioni corrispondenti, la finestra mostrerà il messaggio "Nessun risultato".
Nella finestra che si apre dopo aver fatto clic su Associa transazione, è possibile specificare l'importo esatto da abbinare alla fattura. Per impostazione predefinita, il campo Importo transazione mostrerà un valore che copre l'importo totale della fattura. Se l'importo della transazione è inferiore al totale della fattura, verrà visualizzato l'importo totale della transazione.
Dopo il salvataggio, la colonna Importo pagato si aggiornerà di conseguenza e verrà mostrata un'icona che indica se la fattura è completamente pagata o parzialmente pagata. Una volta che una transazione è abbinata alla fattura, appare come riga separata sotto la fattura. È possibile fare clic su di essa per essere reindirizzati alla pagina della transazione. Inoltre, ogni fattura nell'elenco è cliccabile e reindirizza alla pagina Anteprima fattura. Ogni transazione allegata può anche essere rimossa dalla fattura se necessario.
Scheda Contatti: Questa scheda consente di fornire diversi tipi di contatto per il cliente. Tra questi vi sono: Contatto (di solito la persona di contatto generale per il cliente), Fatturazione (persona responsabile della gestione delle comunicazioni relative alla fatturazione e ai pagamenti), Riscossione crediti (persona da contattare in caso di problemi con pagamenti scaduti o attività di riscossione). Oltre al tipo di contatto, sarà necessario fornire nome ed e-mail. Il titolo e il telefono di contatto sono campi facoltativi. Una volta salvato, il contatto apparirà nell'elenco. È possibile aggiornare e rimuovere questi contatti secondo le necessità, garantendo che la persona corretta venga contattata per ogni aspetto specifico della gestione del cliente.
Nota: Solo il contatto di Fatturazione verrà utilizzato per precompilare automaticamente i dati del cliente durante la generazione di fatture PDF e il loro invio al cliente. Ciò garantisce che le fatture vengano inviate alla persona corretta che gestisce i processi di fatturazione e pagamento.
Modifica di un cliente esistente:
Per modificare un cliente esistente:
- Accedere all'elenco clienti e aprire la pagina del cliente specifico.
- Nella pagina del cliente, individuare la sezione che si desidera aggiornare (ad es., Informazioni di base o Dettagli).
- Fare clic sul pulsante Modifica per quella sezione.
- Apportare le modifiche necessarie.
- Fare clic su Salva per applicare gli aggiornamenti.
Esempi di utilizzo
- Prima di creare la prima fattura, è necessario configurare il profilo del cliente con i suoi dati di fatturazione e le informazioni di contatto.
- Si desidera aggiornare l'indirizzo di un cliente, le condizioni di pagamento o la persona di contatto per garantire che tutte le fatture future siano accurate.
- È necessario esaminare la cronologia dei pagamenti di un cliente, incluse tutte le fatture passate e le transazioni associate, per riconciliare il suo conto o dare seguito ai pagamenti scaduti.
- Archiviare documenti importanti come contratti, accordi di servizio o NDA direttamente nel profilo di un cliente per un facile accesso e la tenuta dei registri.
- Gestire contatti separati per un singolo cliente, come un contatto generale, un contatto di fatturazione per le comunicazioni relative alle fatture e un contatto per la riscossione dei crediti per i problemi di pagamento.
Percorsi dell'app
- Apri /invoices (I clienti vengono tipicamente gestiti tramite una sezione 'Clienti' dedicata nel menu principale, spesso accessibile dalle funzionalità relative alla creazione e gestione delle fatture.)