Klanten
Klanten zijn essentieel voor het aanmaken van facturen. De functie Klanten in Flowtly fungeert als een centraal knooppunt voor het beheren van alle klantgerelateerde informatie en interacties. Met deze functie kunt u een gedetailleerde database van klanten bijhouden, inclusief contactgegevens, betalingshistorie met bijbehorende facturen, alle gekoppelde transacties en gerelateerde documenten.
Een klant aanmaken en bewerken
U kunt snel nieuwe klanten toevoegen door een eenvoudig formulier in te vullen met alle benodigde gegevens, zoals bedrijfsnaam, contactgegevens, factuuradressen en eventuele aangepaste velden die relevant zijn voor uw bedrijf. Volg deze stappen:
Ga naar Klanten:
Ga naar het onderdeel Klanten in het hoofdmenu.
U ziet een lijst van alle bestaande klanten met hun status, land en standaardkosten (contractanten).
Bovenaan deze lijst staat een zoekveld waarmee u snel een klant kunt vinden. - De zoekopdracht wordt automatisch gestart na het invoeren van minimaal 3 tekens van de klantnaam of het btw-nummer.
Een nieuwe klant aanmaken:
Klik op de knop "Klant toevoegen".
Er opent een formulier met de volgende velden:
Btw-nummer – verplicht. Wanneer ingevoerd samen met het landvoorvoegsel (bijv. NL46584837), scheidt het systeem automatisch het land (NL) en het btw-nummer (46584837).
Land – verplicht. Dit veld is gekoppeld aan het btw-nummer en wordt automatisch ingevuld wanneer een landvoorvoegsel wordt gebruikt.
Naam – verplicht.
Stad – verplicht.
Postcode – verplicht.
Valuta – verplicht, geselecteerd uit een lijst die wordt beheerd in de organisatie-instellingen onder Valuta's.
Straatnaam, Huisnummer, Toevoeging, Adresland – optionele velden voor een meer gedetailleerd adres.
Voor Poolse klanten (PL) is aanvullende validatie beschikbaar:
- Klik op de knop Valideren om het btw-nummer te controleren bij GUS (Centraal Statistisch Bureau).
- Als het nummer geldig is, worden velden zoals Naam, Stad en Postcode automatisch ingevuld.
Opslaan en bekijken:
- Na het opslaan verschijnt de klant in de lijst. U wordt doorgestuurd naar de klantenpagina, waar u aanvullende informatie kunt opgeven via de volgende tabbladen:
Tabblad Overzicht: geeft een samenvatting van de belangrijkste klantinformatie, waaronder naam, land, valuta en documenttaal. Het toont gedetailleerde velden zoals btw-nummer, betaaltermijn en de standaardcontractant. Gebruikers kunnen basisgegevens en financiële details rechtstreeks vanuit deze weergave bewerken. Aan de rechterkant kunnen gebruikers via een opmerkingensectie opmerkingen over de klant achterlaten en beheren. Alleen de auteur kan zijn eigen opmerkingen bewerken.
Tabblad Documenten: In het tabblad Documenten kunnen gebruikers bestanden uploaden en opslaan die betrekking hebben op elke klant. Dit kunnen contracten, facturen, overeenkomsten of andere relevante documenten zijn.
Via het formulier Document toevoegen kunnen gebruikers een bestaand documenttype selecteren of een nieuw documenttype aanmaken door op de knop "Nieuw documenttype" te klikken.
Hierdoor opent een venster waarin de gebruiker de naam van het documenttype kan definiëren, een optionele beschrijving kan opgeven en kan aangeven of het documenttype een vervaldatum heeft.
Nieuw aangemaakte documenttypen via dit venster zijn alleen beschikbaar voor klantentiteiten. Om meer globale documenttypen toe te voegen, ga naar Organisatie-instellingen → Documenttypen.
Tabblad Adres: In het tabblad Adres kunt u het fysieke adres van de klant opgeven. Het formulier bevat de volgende optionele velden:
- Straatnaam
- Huisnummer
- Toevoeging
- Stad
- Postcode
- Land
- Telefoonnummer
Tabblad Betalingen: Dit tabblad toont alle facturen die via Flowtly voor de klant zijn aangemaakt. Naarmate betalingen van de klant worden ontvangen, wordt het Betaald bedrag automatisch bijgewerkt om de transacties te weerspiegelen.
U kunt ook handmatig transacties selecteren om aan de factuur te koppelen door op Transactie koppelen te klikken en ze te selecteren uit de vervolgkeuzelijst. De knop Transactie koppelen is altijd zichtbaar, ongeacht of er niet-gekoppelde transacties voor de klant bestaan.
Als er geen overeenkomende transacties beschikbaar zijn, toont het venster een bericht "Geen resultaten".
In het venster dat opent na het klikken op Transactie koppelen, kunt u het exacte bedrag opgeven dat moet worden gekoppeld aan de factuur. Standaard toont het veld Transactiebedrag een waarde die het volledige factuurbedrag dekt. Als het transactiebedrag lager is dan het factuurtotaal, wordt het volledige bedrag van de transactie weergegeven.
Na het opslaan wordt de kolom Betaald bedrag dienovereenkomstig bijgewerkt en wordt er een pictogram weergegeven dat aangeeft of de factuur volledig of gedeeltelijk is betaald. Zodra een transactie aan de factuur is gekoppeld, verschijnt deze als een afzonderlijke rij onder de factuur. U kunt erop klikken om naar de transactiepagina te worden doorgestuurd. Bovendien is elke factuur in de lijst aanklikbaar en stuurt u door naar de pagina Factuurvoorbeeld. Elke gekoppelde transactie kan indien nodig ook worden losgekoppeld van de factuur.
Tabblad Contacten: Via dit tabblad kunt u verschillende soorten contacten voor de klant opgeven. Hieronder vallen: Contactpersoon (doorgaans de algemene contactpersoon voor de klant), Facturatie (de persoon verantwoordelijk voor facturering en betalingsgerelateerde communicatie), Incasso (de persoon die gecontacteerd moet worden bij problemen met achterstallige betalingen of incassoactiviteiten). Naast het contacttype dient u naam en e-mailadres op te geven. Titel en contacttelefoonnummer zijn optionele velden. Na het opslaan verschijnt het contact in de lijst. U kunt deze contacten bijwerken en verwijderen naarmate dit nodig is, zodat de juiste persoon wordt gecontacteerd voor elk specifiek aspect van klantbeheer.
Opmerking: Alleen het facturatiecontact wordt gebruikt om klantgegevens automatisch in te vullen bij het genereren van PDF-facturen en het versturen ervan naar de klant. Dit zorgt ervoor dat facturen worden verstuurd naar de juiste persoon die facturering en betalingsprocessen beheert.
Een bestaande klant bewerken:
Om een bestaande klant te bewerken:
- Ga naar de klantenlijst en open de pagina van de specifieke klant.
- Zoek op de klantpagina de sectie die u wilt bijwerken (bijv. Basisinformatie of Details).
- Klik op de knop Bewerken voor die sectie.
- Voer de benodigde wijzigingen in.
- Klik op Opslaan om de updates toe te passen.
Voorbeelden van gebruik
- Voordat u uw eerste factuur aanmaakt, dient u het profiel van uw klant in te stellen met hun factureringsgegevens en contactinformatie.
- U wilt het adres, de betalingsvoorwaarden of de contactpersoon van een klant bijwerken, zodat alle toekomstige facturen correct zijn.
- U wilt de betalingshistorie van een klant bekijken, inclusief alle eerdere facturen en bijbehorende transacties, om hun rekening te reconciliëren of achterstallige betalingen op te volgen.
- Belangrijke documenten zoals contracten, serviceovereenkomsten of NDA's rechtstreeks opslaan in het profiel van een klant voor eenvoudige toegang en administratie.
- Afzonderlijke contacten beheren voor één klant, zoals een algemene contactpersoon, een facturatiecontact voor facturacommunicatie en een incassocontact voor betalingsproblemen.
App-routes
- Open /invoices (Klanten worden doorgaans beheerd via een speciale sectie 'Klanten' in het hoofdmenu, die vaak toegankelijk is vanuit functies gerelateerd aan het aanmaken en beheren van facturen.)