Factuurregelsjablonen

Sommige tegenpartijen verwachten dat factuurregels op een bepaalde manier worden geformuleerd — een contractzin, een infrastructuuradres, een referentienummer dat in het contract is opgenomen. Een tegenpartij kan een bibliotheek van zulke formuleringen bijhouden, zodat u de zin eenmalig schrijft en deze kiest bij het invullen van een factuurregel, in plaats van hem elke factureringsperiode opnieuw te typen.

Een sjabloon levert uitsluitend de formulering. Het raakt nooit een bedrag aan en maakt nooit een regel aan.

Formuleringen opslaan bij een tegenpartij

Open de tegenpartij en ga naar Factuurregelsjablonen. Elk sjabloon heeft twee velden:

• Naam — waarmee u het selecteert in de factuurbewerker. Het wordt niet afgedrukt op de factuur; geef het een naam die nuttig is voor degene die moet kiezen: Toegang tot locatie — maandelijks, Raamcontract — eerste huurder.
• Tekst — de zin die op de factuurregel komt.

Geef elk sjabloon een unieke naam. De naam is het enige dat u ziet bij het kiezen; twee sjablonen met hetzelfde label laten geen weloverwogen keuze toe.

Een tegenpartij kan niet twee sjablonen met dezelfde naam hebben, en namen worden op een losse manier vergeleken in plaats van teken voor teken: hoofdlettergebruik wordt genegeerd, en de meeste letters met een accent tellen als dezelfde letter als hun eenvoudige vorm — dus Site access en Sité Access zijn hier dezelfde naam. Enkele letters die lijken op geaccentueerde vormen worden als letters op zichzelf behandeld — ł naast l is er een van — en die kunnen naast elkaar bestaan. Als de naam al in gebruik is, geeft het veld Naam dit aan en wordt het sjabloon niet opgeslagen; wijzig de naam en sla opnieuw op.

Iedereen die de tegenpartij mag bewerken, kan de sjablonen beheren. Ze staan naast de overige standaardwaarden van de tegenpartij, zoals het standaardproject en de tags.

De factureringsperiode invullen

Formuleringen die elke periode worden herhaald, moeten gewoonlijk de periode vermelden die ze bestrijken. Twee tijdelijke aanduidingen worden automatisch ingevuld wanneer het sjabloon wordt toegepast:

Tijdelijke aanduiding	Wordt
{period}	De factureringsmaand — bijvoorbeeld 07/2026.
{quarter}	Het kwartaal — bijvoorbeeld Q3 2026.

Een sjabloon geschreven als Infrastructuurtoegangskosten, Molenstraat 18, voor periode {period} komt op de factuurregel te staan als Infrastructuurtoegangskosten, Molenstraat 18, voor periode 07/2026.

Gebruik {quarter} voor tegenpartijen die per kwartaal worden gefactureerd en {period} voor de overige. Uit de tegenpartij wordt niets afgeleid — het sjabloon dat u kiest, zegt wat u bedoelt.

Al het andere tussen accolades is geen tijdelijke aanduiding en wordt precies zo afgedrukt als u het hebt getypt. De bewerker geeft dit aan wanneer hij er een ziet, voor het geval het een typefout was, maar laat u toch opslaan: zichtbare tekst is gemakkelijker te herkennen en te corrigeren dan een gat in de regel.

Het maandformaat — 07/2026, 07.2026 of 2026-07 — wordt eenmalig voor de hele organisatie ingesteld onder Organisatie-instellingen. Het is bewust gescheiden van het datumformaat, omdat een factureringsperiode een maand bestrijkt en geen dag heeft. Kwartalen worden weergegeven als Q3 2026 ongeacht deze keuze.

Een sjabloon toepassen op een factuurregel

Kies tijdens het bewerken van een factuurregel Gebruik een sjabloon. De lijst toont elk sjabloon van de tegenpartij weergegeven voor de factureringsperiode van de factuur — u leest de zin zoals die wordt afgedrukt (inclusief de maand), niet de ruwe tekst met een tijdelijke aanduiding.

Het kiezen van een sjabloon schrijft de tekst ervan in het beschrijvingsveld van de regel. Dat is het volledige effect:

• Geen enkel bedrag verandert. Hoeveelheid, nettoproijs, btw, korting en het factuurtotaal zijn precies zoals u ze hebt achtergelaten.
• Er wordt geen regel aangemaakt. Als een tegenpartij op drie regels wordt gefactureerd, voegt u drie regels toe en kiest u voor elke regel een sjabloon. Niets genereert ze voor u.
• De tekst wordt de eigen inhoud van de regel. Hij wordt gekopieerd, niet gekoppeld, zodat u hem daarna kunt bewerken zoals elke andere beschrijving.

Gebruik een sjabloon verschijnt alleen wanneer de klant van de factuur is gekoppeld aan een tegenpartij die sjablonen heeft opgeslagen. Als de optie ontbreekt, heeft de klant ofwel geen tegenpartijrecord of is de bibliotheek van die tegenpartij leeg.

Het kiezen van een sjabloon vervangt wat er al in de regelomschrijving stond — kies eerst en pas daarna aan, niet andersom.

Een sjabloon later bewerken

Omdat de formulering bij het kiezen op de regel wordt gekopieerd, zijn latere wijzigingen in een sjabloon alleen van invloed op regels die vanaf dat moment worden geschreven. Facturen die al als concept, goedgekeurd of verzonden zijn, behouden de tekst waarmee ze zijn uitgesteld; niets overschrijft ze.

Als een regel onjuist is, corrigeert u die regel — kies een ander sjabloon of bewerk de omschrijving rechtstreeks.

Voorbeelden van gebruik

• Sla de exacte contractzin op die een verhuurder op elke maandelijkse infrastructuurfactuur vereist en pas die elke maand met één klik toe.
• Bewaar één sjabloon per eindklant onder één raamcontract en kies voor elke regel van dezelfde factuur een ander sjabloon.
• Formuleer de regels van een per kwartaal gefactureerde tegenpartij met {quarter} zodat de periode als Q3 2026 wordt weergegeven zonder dat iemand het hoeft te typen.
• Wijzig het periodeformaat van de organisatie naar 2026-07 zodat elke uit een sjabloon opgebouwde regel overeenkomt met de verwachte notatie van het boekhoudingssysteem.
• Corrigeer een contractreferentie in het sjabloon van een tegenpartij, in de wetenschap dat facturen die al naar die tegenpartij zijn verzonden, ongewijzigd blijven.