Flowtly Gebruiksvoorwaarden

1. Informatie over de gebruiksvoorwaarden en de dienstverlener

1. Deze gebruiksvoorwaarden van het "Flowtly"-platform regelen de regels voor de dienstverlening aan de Organisatie door de Dienstverlener op grond van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang, met inbegrip van onder meer: de functionaliteiten, technische voorwaarden en overige regels voor het gebruik van het platform en de rechten en verplichtingen van elke partij.
2. Deze gebruiksvoorwaarden regelen alle regels voor het gebruik van het platform door de Organisatie, met inbegrip van de Beheerder en Gebruikers, met inachtneming van artikel 1.6 hieronder.
3. Het lezen en accepteren van deze gebruiksvoorwaarden overeenkomstig de bepalingen van artikel 4 van de gebruiksvoorwaarden is een verplichte voorwaarde voor het verkrijgen van toegang tot het platform en de functionaliteiten ervan.
4. De overeenkomst voor de verlening van platformtoegang kan uitsluitend worden gesloten door de Beheerder namens de Organisatie die hij vertegenwoordigt, met inachtneming van de bepalingen van artikel 1.6 hieronder. Zodra de bovengenoemde overeenkomst is gesloten, kan de Beheerder individuele Gebruikers de bevoegdheid verlenen om namens de Organisatie verklaringen af te leggen met betrekking tot de reikwijdte van het Abonnement, de opzegging van het Abonnement en de verwijdering van het Account van de Organisatie. Het gebruik van het platform door Gebruikers is uitsluitend mogelijk op grond van de autorisatie die door de Organisatie is verleend overeenkomstig de bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden.
5. De Dienstverlener is Flowtly Prosta Spółka Akcyjna, gevestigd te Warschau (01-194), Młynarska straat 8/12, ingeschreven in het handelsregister van het Nationaal Gerechtsregister (KRS) bijgehouden door de Districtsrechtbank voor de hoofdstad Warschau te Warschau, XII Handelskamer van het Nationaal Gerechtsregister onder nummer KRS: 0001188143, Belastingidentificatienummer (NIP): 5273180297, Nationaal Bedrijfsregistratienummer REGON: 542625051, maatschappelijk kapitaal van PLN 15.800.
6. In het geval dat een individuele overeenkomst voor de verlening van platformtoegang wordt gesloten tussen de Organisatie en de Dienstverlener op een andere wijze dan gespecificeerd in de Overeenkomst, kan een dergelijke overeenkomst bepaalde voorwaarden voor de dienstverlening anders regelen, met inbegrip van de prijs of de reikwijdte van beschikbare functionaliteiten en andere rechten en verplichtingen van de Partijen, welke zullen prevaleren boven de bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden.

2. Definities

1. Met een hoofdletter geschreven termen die in deze gebruiksvoorwaarden worden gebruikt, worden begrepen overeenkomstig de onderstaande definities:
   1. Beheerder – een natuurlijk persoon die bevoegd is de Organisatie te vertegenwoordigen, inclusief het afleggen van verklaringen namens haar, die verantwoordelijk is voor het beheer van het Account van de Organisatie binnen het platform; de Beheerder is de persoon die het Account van de Organisatie in het platform aanmaakt, alsmede elke persoon die later Beheerdersrechten krijgt toegewezen; een persoon verliest de status van Beheerder bij intrekking van de Beheerdersrechten of verwijdering van het Beheerdersaccount; de Beheerder is tevens bevoegd om alle verklaringen namens de Organisatie te ontvangen;
   2. Prijslijst – beschikbaar op https://flowtly.eu/pricing, met details over de functionaliteiten van het platform die beschikbaar zijn binnen verschillende Abonnementsplannen, samen met de bijbehorende Abonnementsvergoedingen uitgedrukt in euro (EUR);
   3. Persoonsgegevens – informatie die de identificatie van een natuurlijk persoon mogelijk maakt, in het bijzonder de gegevens gespecificeerd in Artikel 4 lid 1 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG ("AVG"), verwerkt door de Dienstverlener in verband met het gebruik van het platform door de Beheerder en Gebruikers;
   4. Account – een individueel profiel van een Beheerder of Gebruiker van het platform, aangemaakt tijdens het Registratieproces en toegang verlenend tot de functionaliteiten van het platform onder de voorwaarden gesteld in de gebruiksvoorwaarden;
   5. Organisatieaccount – het profiel van de Organisatie op het platform, aangemaakt tijdens de Registratie door de Beheerder, toegang verlenend tot de functionaliteiten van het platform binnen het geselecteerde Abonnementsplan, en alle Materialen en andere informatie met betrekking tot de Organisatie bevatten, toegankelijk voor de Beheerder en Gebruikers op basis van hun toegewezen Accountrechten;
   6. Materialen – alle gegevens, bestanden, inhoud of andere informatie ingevoerd in het platform door de Beheerder of Gebruikers, inclusief alle gegevens en informatie met betrekking tot de Organisatie, toegewezen aan het Organisatieaccount;
   7. Factureringsperiode – een maandelijkse of jaarlijkse (naar keuze van de Organisatie) Abonnementsperiode, waarvoor de Abonnementsvergoeding in rekening wordt gebracht, startend vanaf de datum van activering van het Abonnement;
   8. Betalingsdienstverlener – de entiteit die intermediaire diensten verleent bij het betalingsproces tussen de Organisatie en de Dienstverlener, namelijk Stripe Inc., een bedrijf geregistreerd in de staat Delaware, Verenigde Staten, met CIK-nummer 1691342, gevestigd op 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, Californië, 94107.
   9. Abonnementsvergoeding – de vergoeding die door de Organisatie aan de Dienstverlener verschuldigd is voor toegang tot het platform binnen het geselecteerde Abonnementsplan.
   10. Organisatie – een rechtspersoon, een organisatorische eenheid zonder rechtspersoonlijkheid, of een natuurlijk persoon die een bedrijfsactiviteit uitoefent, die een overeenkomst voor de verlening van platformtoegang sluit met de Dienstverlener;
   11. Platform – de online dienst "Flowtly", die dient als een uitgebreid bedrijfsbeheersysteem dat Organisaties in staat stelt hun bedrijfsactiviteiten te beheren via diverse functionaliteiten die beschikbaar zijn onder de voorwaarden gespecificeerd in deze gebruiksvoorwaarden en binnen het geselecteerde Abonnementsplan;
   12. Betalingen – transacties verricht in verband met de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang en andere betalingen gespecificeerd in de gebruiksvoorwaarden;
   13. Privacybeleid – een document dat de regels voor de verwerking van Persoonsgegevens en andere gegevens door de Dienstverlener specificeert, inclusief het doel en de reikwijdte van de verwerking, als Bijlage nr. 1 bij deze gebruiksvoorwaarden;
   14. Gebruiksvoorwaarden – deze gebruiksvoorwaarden, die de regels voor de dienstverlening en het gebruik van het platform definiëren, samen met de bijlage die er een integraal onderdeel van vormt;
   15. Registratie – het proces van het aanmaken van een Organisatieaccount en een Beheerders-/Gebruikersaccount via het platform, inclusief het verstrekken van de vereiste persoonsgegevens en het accepteren van de gebruiksvoorwaarden, inclusief het Privacybeleid;
   16. Klacht – een indiening aan de Dienstverlener overeenkomstig de procedure beschreven in artikel 10 van de gebruiksvoorwaarden;
   17. Partijen – de Organisatie en de Dienstverlener als partijen bij de overeenkomst voor toegang tot het platform, waarvan de voorwaarden zijn vastgelegd in de gebruiksvoorwaarden;
   18. Abonnement – een periodieke, betaalde dienst van toegang tot het platform en de functionaliteiten ervan binnen de door de Organisatie gekozen reikwijdte;
   19. Apparaat – een elektronisch apparaat dat door de Organisatie, inclusief de Beheerder of Gebruiker, wordt gebruikt om toegang te krijgen tot het platform, dat voldoet aan de technische vereisten gespecificeerd in de gebruiksvoorwaarden, inclusief zowel stationaire als mobiele apparaten.
   20. Dienstverlener – de entiteit die diensten verleent met betrekking tot de werking van het platform, zoals gespecificeerd in artikel 1.5 hierboven;
   21. Gebruiker – een natuurlijk persoon die handelt binnen de Organisatie, die de Registratieprocedure heeft voltooid zoals vastgelegd in de gebruiksvoorwaarden en het platform gebruikt op grond van de autorisatie verleend door de Organisatie.

3. Platformfunctionaliteiten en technische vereisten

1. Het "Flowtly"-platform biedt een aantal nuttige functionaliteiten, waardoor de Organisatie haar bedrijf kan beheren, waarvan het gebruik kan helpen de productiviteit en efficiëntie van het team van de Organisatie te verhogen.
2. Binnen de reikwijdte van het platform is het onder meer mogelijk om:
   1. de werktijd van medewerkers en medewerkers van de Organisatie te beheren;
   2. de bestede werktijd aan het uitvoeren van taken binnen geselecteerde projecten van de Organisatie bij te houden;
   3. verlofaanvragen in te dienen en te beheren;
   4. facturen uit te reiken;
   5. medewerkergegevens te verzamelen en op te slaan, zoals het type overeenkomst, contactgegevens en informatie over voordelen;
   6. financiële transacties te bewaken;
   7. bedrijfskosten te beheren;
   8. financiële rapporten te genereren;
   9. bedrijfsresources te beheren;
   10. projectbudgetten te monitoren.
3. De Dienstverlener werkt voortdurend aan de ontwikkeling, uitbreiding en aanpassing van de functionaliteiten die beschikbaar zijn binnen het platform. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor om de functionaliteiten van het platform te wijzigen of aanvullende functionaliteiten te introduceren, waarbij het gebruik van nieuwe functionaliteiten vrijwillig en betaalbaar is overeenkomstig de Prijslijst.
4. Met inachtneming van de bepalingen van artikel 3.5 hieronder is het gebruik van het platform en de functionaliteiten ervan door de Organisatie mogelijk mits aan de volgende technische vereisten is voldaan:
   1. beschikken over een apparaat met een actieve internetverbinding, met voldoende bandbreedte om de goede werking van het platform te waarborgen;
   2. beschikken over een webbrowser op het Apparaat zoals bedoeld in artikel 3.4.1, in een versie die wordt ondersteund door de Dienstverlener en toegang tot het platform biedt;
   3. beschikken over toegang tot een Gebruikersaccount of Beheerdersaccount met toegang tot het Organisatieaccount en ingelogd zijn op een dergelijk Account.
5. Het gebruik van bepaalde functionaliteiten van het platform kan vereisen dat toegang wordt verleend tot de resources of functies van het Apparaat dat door de Beheerder of Gebruiker wordt gebruikt, zoals apparaatopslag, camera of microfoon. Door te kiezen voor het gebruik van functionaliteiten die toegang tot deze resources of functies vereisen, stemt de Beheerder of Gebruiker in met het gebruik ervan binnen de omvang die noodzakelijk is voor het gebruik van de functionaliteiten van het platform. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor het onvermogen om toegang te krijgen tot de functionaliteiten van het platform als gevolg van de weigering van de Beheerder of Gebruiker om de noodzakelijke machtigingen te verlenen.
6. Als onderdeel van bepaalde functionaliteiten stelt de Dienstverlener de integratie van het platform met tools van derden en de verwerving van informatie van derden mogelijk, inclusief gegevens van de bankrekeningen van de Organisatie. Om deze integraties te gebruiken, moet de Organisatie de benodigde gegevens via het platform of op een andere wijze zoals aangegeven door de Dienstverlener of derde verstrekken. Het verstrekken van dergelijke gegevens vormt vrijwillige toestemming voor de integratie onder de voorwaarden gespecificeerd door de aanbieders van deze tools en voor de verwerking van gegevens zoals vereist door de respectieve functionaliteiten.

4. Registratie en accounts

1. Toegang tot het platform kan uitsluitend worden geïnitieerd via een Beheerdersaccount na voltooiing van het registratieproces overeenkomstig de bepalingen van artikel 4 van deze gebruiksvoorwaarden, met inachtneming van artikel 4.2 hieronder. Toegang tot het platform zonder in te loggen op een account, d.w.z. in "gastmodus," is niet mogelijk.
2. Het registreren van een Beheerdersaccount verleent niet automatisch toegang tot het gebruik van het platform. Actieve toegang tot de functionaliteiten van het platform binnen Accounts vereist een actief Abonnement, verkregen overeenkomstig de bepalingen van artikel 5.4 van deze gebruiksvoorwaarden.
3. Registratie van het Beheerdersaccount vereist:
   1. het invullen van het registratieformulier dat beschikbaar is op het platform met alle vereiste gegevens, met name: de naam van de Organisatie, de volledige naam van de Beheerder, een e-mailadres en een sterk wachtwoord bestaande uit minimaal 8 alfanumerieke tekens, inclusief hoofdletters en kleine letters en minimaal één speciaal teken.
   2. het doornemen van de gebruiksvoorwaarden en bijlagen ervan, beschikbaar gesteld tijdens het registratieproces van het Beheerdersaccount, het bevestigen van de registratie van het Beheerdersaccount, en het accepteren van de gebruiksvoorwaarden en bijlagen ervan door het selecteren van het relevante vakje in het beschikbare formulier. Acceptatie van de gebruiksvoorwaarden en bijlagen ervan door de Beheerder vormt acceptatie van de gebruiksvoorwaarden namens de Organisatie.
   3. het voltooien van eventuele aanvullende acties die op of buiten het platform zijn vereist tijdens het Registratieproces, zoals verificatie van het e-mailadres.
4. Samen met de registratie van het Beheerdersaccount, overeenkomstig de artikelen 4.1 – 4.3 hierboven, wordt een Organisatieaccount aangemaakt.
5. Vanuit het Beheerdersaccount heeft de Beheerder toegang tot alle rechten, gegevens en functionaliteiten die beschikbaar zijn binnen het Organisatieaccount op het platform. In het bijzonder staat het Beheerdersaccount toe beslissingen te nemen met betrekking tot het Abonnement en de reikwijdte ervan, beheer van toegang tot het Organisatieaccount op het platform, inclusief individuele functionaliteiten, het verlenen van Beheerders- en Gebruikersrechten, en het differentiëren van rechten en toegangsniveaus voor individuele Gebruikers.
6. Als de Beheerder na het aanmaken van het Organisatieaccount Beheerdersrechten verleent aan andere door de Organisatie gemachtigde personen, worden dergelijke accounts beschouwd als Beheerdersaccounts. Het toewijzen van Beheerdersrechten vereist eerst de aanmaak van een Gebruikersaccount volgens de procedure uiteengezet in 4.8 en volgende artikelen, waarna de Beheerder de Gebruiker de benodigde Beheerderstoegang moet verlenen. In een dergelijk geval wordt de Gebruiker aan wie Beheerdersrechten zijn verleend een Beheerder.
7. De Beheerder heeft binnen het Beheerdersaccount de mogelijkheid om Gebruikersaccounts aan te maken en daaraan specifieke rechten en toegang tot geselecteerde functionaliteiten toe te wijzen.
8. Registratie van het Gebruikersaccount vereist:
   1. het aanmaken van een medewerker-/medewerkersprofiel door de Beheerder door het invullen van het formulier dat beschikbaar is in de betreffende sectie van het platform, inclusief het verstrekken van noodzakelijke details zoals volledige naam en e-mailadres;
   2. toewijzing van Gebruikersrechten aan de medewerker/medewerker door de Beheerder door het selecteren van de knop "Gebruiker toevoegen", waarna een uitnodiging met een activeringslink wordt verzonden naar het e-mailadres van de medewerker/medewerker;
   3. dat de Gebruiker zijn/haar e-mailadres verifieert door op de activeringslink te klikken zoals bedoeld in artikel 4.8.2 hierboven en een uniek en sterk wachtwoord instelt binnen het weergegeven formulier;
   4. dat de Gebruiker bij de eerste aanmelding op het platform moet bevestigen dat hij/zij deze gebruiksvoorwaarden en de bijlage daarbij heeft gelezen en geaccepteerd door het aanvinken van het betreffende bevestigingsvakje.
9. Het aanmaken van Gebruikersaccounts en het toewijzen van rechten is niet onderworpen aan beperkingen of kwantitatieve limieten. Als de acties van de Organisatie, vertegenwoordigd door de Beheerder, echter resulteren in het overschrijden van het geselecteerde Abonnementsplan, worden dergelijke wijzigingen beschouwd als een uitbreiding van het Abonnement, wat leidt tot een aanpassing van de Abonnementsvergoeding overeenkomstig artikel 5.6 van deze gebruiksvoorwaarden, waardoor een betalingsverplichting voor de Organisatie ontstaat.
10. Als het wachtwoord voor een Account is vergeten, kunnen zowel de Beheerder als de Gebruiker dit herstellen door de optie "Wachtwoord vergeten" te selecteren op de inlogpagina. Vervolgens wordt hen gevraagd het e-mailadres te verstrekken dat is gekoppeld aan hun Account. Er wordt een wachtwoordherstellink verzonden naar het opgegeven e-mailadres, waarmee zij een nieuw wachtwoord kunnen instellen dat voldoet aan de vereisten zoals uiteengezet in deze gebruiksvoorwaarden.

5. Abonnement en betalingen

1. Toegang tot de functionaliteiten van het platform is mogelijk na activering van een Abonnement en onder de voorwaarde van het verrichten van relevante betalingen overeenkomstig de bepalingen van dit artikel 5 van deze gebruiksvoorwaarden.
2. De reikwijdte van beschikbare platformfunctionaliteiten en het bedrag van de verschuldigde Abonnementsvergoedingen zijn afhankelijk van het geselecteerde Abonnementsplan en het aantal Accounts dat is toegewezen aan de Organisatie. Details over de beschikbare platformfunctionaliteiten binnen verschillende Abonnementsplannen, alsmede de bijbehorende Abonnementsvergoedingen, zijn gespecificeerd in de Prijslijst. De Dienstverlener benadrukt dat het aantal medewerkers/medewerkers van wie de gegevens worden verwerkt binnen het platform niet hetzelfde is als het aantal Accounts dat is toegewezen aan de Organisatie en geen invloed heeft op het bedrag van de verschuldigde Abonnementsvergoeding, die wordt bepaald op basis van de hierboven genoemde factoren.
3. De Dienstverlener heeft het recht om de Prijslijst bij te werken overeenkomstig de procedure voor het wijzigen van de gebruiksvoorwaarden zoals gespecificeerd in artikel 13.1 van deze gebruiksvoorwaarden. De Dienstverlener garandeert, teneinde een goede samenwerking met de Organisatie te waarborgen, prijsstabiliteit voor de Organisatie en verklaart dat updates van de Prijslijst niet meer dan eenmaal per kalenderjaar worden doorgevoerd. Dergelijke updates zullen alleen rekening houden met de inflatievoet en de stijging van de kosten van dienstverlening door de Dienstverlener, en zullen in geen geval meer dan 20% (in woorden: twintig) van de momenteel geldende tarieven bedragen.
4. Om een Abonnement te activeren, selecteert de Organisatie, vertegenwoordigd door de Beheerder, het gewenste Abonnementsplan op het platform, vult de vereiste gegevens in en betaalt de toepasselijke Abonnementsvergoeding onmiddellijk via de Betalingsdienstverlener. Dit proces omvat het verstrekken van gedetailleerde informatie over de betalingsmethode die wordt gebruikt voor het verrichten van betalingen.
5. De betaling wordt verwerkt door de Betalingsdienstverlener, die de aangewezen betalingsmethode van de Organisatie belast op basis van de verstrekte gegevens. De Dienstverlener wijst erop dat het verrichten van Betalingen of het wijzigen van betalingsvoorwaarden omleiding naar websites van derden kan vereisen, in het bijzonder die van de Betalingsdienstverlener. De Beheerder, handelend namens de Organisatie, kan aanvullende stappen op deze externe sites moeten nemen om de betaling te voltooien.
6. Activering van het Abonnement vindt onmiddellijk of binnen maximaal 24 uur na het moment waarop de Dienstverlener de betaling registreert, plaats. De activering van het Abonnement markeert de totstandkoming van een overeenkomst voor de verlening van platformtoegang tussen de Dienstverlener en de Organisatie onder het geselecteerde Abonnementsplan.
7. De Organisatie kan haar Abonnement op elk moment tijdens de geldigheidsperiode ervan wijzigen door de reikwijdte van het Abonnement uit te breiden of te verminderen, overeenkomstig de bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden, in het bijzonder de artikelen 5.6–5.7 hieronder.
8. De uitbreiding van de reikwijdte van het Abonnement wordt onmiddellijk geactiveerd en resulteert in een wijziging van het bedrag van de Abonnementsvergoeding overeenkomstig de geldende Prijslijst. Abonnementsvergoedingen worden berekend naar evenredigheid van de gebruiksperiode binnen de huidige Factureringsperiode. Als de Beheerder de reikwijdte van het Abonnement uitbreidt binnen de huidige Factureringsperiode, wordt de aanvullende vergoeding, zoals gespecificeerd in de vorige zin, onmiddellijk na de uitbreiding in rekening gebracht door de Betalingsdienstverlener, met inachtneming van de bepalingen van de tweede zin van artikel 5.5 hierboven.
9. Wijzigingen die de beperking van de reikwijdte van het Abonnement inhouden, treden in werking vanaf het begin van de Factureringsperiode volgend op de Factureringsperiode waarin de wijziging is doorgevoerd. Abonnementsvergoedingen voor de huidige Factureringsperiode blijven ongewijzigd en worden niet terugbetaald.
10. De Abonnementsvergoedingen die door de Dienstverlener aan de Organisatie verschuldigd zijn voor het Abonnement, worden vooraf, automatisch en periodiek geïnd vóór het begin van de Factureringsperiode voor de relevante Factureringsperiode, uiterlijk vóór de aanvang ervan. De betaling wordt verricht op basis van de betalingsmethodegegevens verstrekt door de Beheerder, door de gespecificeerde betalingsmethode te belasten met een bedrag dat overeenkomt met de verschuldigde Abonnementsvergoeding voor de gegeven Factureringsperiode. De Organisatie is verantwoordelijk voor de juistheid en actuele status van de Betalingsgegevens.
11. Alle betalingen met betrekking tot het gebruik van het platform worden verwerkt via de Betalingsdienstverlener. De betalingen via een externe aanbieder worden verricht onder de voorwaarden en regelgeving zoals vastgesteld en beschikbaar gesteld door die externe aanbieder. De Organisatie is verplicht de bovengenoemde servicevoorwaarden van deze entiteiten door te nemen, en de Dienstverlener draagt geen verantwoordelijkheid voor het gebruik van deze diensten door de Organisatie of voor enige handelingen of omissies van derden.
12. De Abonnementsvergoedingen gespecificeerd in de Prijslijst zijn nettobedragen en worden verhoogd met belasting over de toegevoegde waarde (btw) tegen het toepasselijke tarief als btw van toepassing is op grond van de algemeen geldende wetgeving in Polen. Alle Abonnementsvergoedingen worden afgewikkeld in EUR of PLN overeenkomstig de wisselkoers die door de Betalingsdienstverlener is gehanteerd voor de betalingsdatum.
13. De betaling van Abonnementsvergoedingen wordt gedocumenteerd door btw-facturen die uiterlijk binnen 2 werkdagen via het platform of op een andere door de Dienstverlener aangegeven wijze aan de Organisatie worden verzonden. De Organisatie stemt in met het ontvangen van btw-facturen in elektronische vorm, inclusief via het platform of per e-mail naar het aangewezen e-mailadres van de Organisatie.
14. Organisaties die het platform nog niet eerder hebben gebruikt, kunnen gebruik maken van een proefperiode en het platform en de functionaliteiten ervan binnen de geselecteerde reikwijdte gratis gebruiken gedurende een periode van 14 (in woorden: veertien) dagen vanaf de activering van het Abonnement, met inachtneming van de artikelen 5.15–5.17 hieronder.
15. Om gebruik te maken van de proefperiode moet de Organisatie het Abonnement activeren overeenkomstig deze gebruiksvoorwaarden, inclusief het verstrekken van alle vereiste betalingsmethodegegevens. Het verstrekken van deze gegevens is verplicht, maar er worden geen Abonnementsvergoedingen in rekening gebracht tijdens de proefperiode.
16. Na afloop van de proefperiode wordt, tenzij de Organisatie haar gebruik van het platform annuleert, de toegang tot het platform voortgezet overeenkomstig de geselecteerde reikwijdte van het Abonnement, en begint de Dienstverlener de toepasselijke Abonnementsvergoedingen in rekening te brengen.
17. In sommige gevallen kan de Dienstverlener een nieuwe Organisatie een langere proefperiode of andere proefomstandigheden aanbieden dan die vermeld in artikel 5.14 hierboven.

6. Gebruik van het platform

1. De Organisatie, alsmede de Beheerder en elke Gebruiker afzonderlijk, zijn verplicht het platform te gebruiken overeenkomstig het beoogde doel en de toepasselijke wetgeving, met inachtneming van de rechten en belangen van anderen, in het bijzonder:
   1. zij zijn niet bevoegd het platform te gebruiken op een wijze die strijdig is met het beoogde doel of die op enigerlei wijze de beveiliging van het platform en de gegevens die het verzamelt kan aantasten;
   2. zij zijn verplicht geen illegale, onethische handelingen te verrichten of handelingen die de rechten van entiteiten of derden schenden;
   3. zij zijn verplicht geen handelingen te verrichten gericht op het wijzigen, demonteren, decompileren of reverse engineeren van het platform;
   4. zij zijn verplicht geen handelingen te verrichten die de normale werking van het platform kunnen verstoren.
2. De Organisatie is verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen voor het invoeren, opslaan en verwerken van Persoonsgegevens, alsmede andere Materialen, informatie en gegevens die binnen het platform door de Organisatie worden gebruikt.
3. De Beheerder en Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het correct beveiligen van de toegangsgegevens tot hun Accounts. De Organisatie draagt de enige verantwoordelijkheid voor toegang tot dergelijke gegevens door onbevoegde personen. In geval van vermoedelijke beveiligingsinbreuken met betrekking tot toegangsgegevens, moeten de Organisatie, Gebruiker en Beheerder de Dienstverlener onmiddellijk op de hoogte stellen.
4. Alle activiteiten met betrekking tot het gebruik van het platform, accountbeheer en Abonnementsadministratie worden geregistreerd en kunnen op verzoek van de Beheerder beschikbaar worden gesteld. De Dienstverlener waarborgt de beveiliging van gegevens en Materialen opgeslagen in het Account van de Organisatie, zoals nader beschreven in artikel 11 van deze gebruiksvoorwaarden.
5. Als onderdeel van de voortdurende inspanning van de Dienstverlener om de functionaliteiten van het platform te verbeteren en uit te breiden, moedigt de Dienstverlener de Organisatie, Beheerder en Gebruikers aan om eventuele suggesties, opmerkingen en meningen over de werking van het platform in te dienen via de beschikbare communicatiekanalen of via direct contact met de Dienstverlener. Alle ontvangen feedback wordt geanalyseerd, en de Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze te implementeren zonder enige verplichting tot compensatie aan de Beheerder of Gebruiker die de feedback indient.

7. Licenties en autorisaties

1. Bij het sluiten van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang, overeenkomstig de bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden, verleent de Dienstverlener de Organisatie een niet-overdraagbare, niet-exclusieve licentie voor het gebruik van het platform binnen het grondgebied van de Republiek Polen. Deze licentie omvat het normale gebruik van het platform en de functionaliteiten ervan binnen het Account van de Organisatie, onder de voorwaarden gespecificeerd in deze gebruiksvoorwaarden en van toepassing op de geselecteerde reikwijdte van het Abonnement.
2. De licentie zoals bedoeld in artikel 7.1 hierboven wordt verleend voor de duur van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang tussen de Dienstverlener en de Organisatie, overeenkomstig de bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden.
3. Tegelijkertijd verklaart de Dienstverlener dat geen andere entiteit die het platform gebruikt op grond van een afzonderlijke overeenkomst toegang zal hebben tot of inzage zal hebben in de gegevens van de Organisatie die beschikbaar zijn binnen het Organisatieaccount aangemaakt op het platform. Dit omvat informatie toegewezen aan het Beheerdersaccount en de accounts van individuele Gebruikers.
4. Ter voorkoming van twijfel blijft de Dienstverlener de enige eigenaar van het platform en alle rechten op het platform en de functionaliteiten ervan, inclusief intellectuele eigendomsrechten. Het verlenen van de licentie voor het gebruik van het platform binnen het Organisatieaccount vormt geen overdracht van enige rechten op het platform of de componenten ervan aan de Organisatie. De Dienstverlener heeft het recht licenties voor het gebruik van het platform aan andere entiteiten te verlenen naar eigen goeddunken en zonder enige beperkingen, mits dergelijke licenties geen derde partij het recht verlenen toegang te krijgen tot het Account van een andere Organisatie. Elke Organisatie heeft uitsluitend toegang tot haar eigen Organisatieaccount.
5. Wanneer de Organisatie, inclusief de Beheerder of Gebruikers, Materialen en gegevens uploadt of publiceert op het platform binnen het Organisatieaccount, verleent de Organisatie de Dienstverlener een niet-exclusieve, royaltyvrije licentie voor het gebruik van dergelijke Materialen en gegevens zonder enige tijds- of territoriale beperkingen. Deze licentie is uitsluitend bedoeld voor het doel en in de mate die noodzakelijk is voor de correcte nakoming van de verplichtingen van de Dienstverlener uit de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang. Ter voorkoming van twijfel komen beide Partijen overeen dat de Dienstverlener niet gerechtigd is deze licentie buiten het platform en het Account van de Organisatie te gebruiken, tenzij anders vermeld in deze gebruiksvoorwaarden of uitdrukkelijk overeengekomen door de Organisatie.
6. De Organisatie behoudt alle rechten op de Materialen en andere gegevens beschikbaar gesteld of verstrekt door de Beheerder en Gebruikers binnen het platform, mits dergelijke rechten aan de Organisatie worden verleend op grond van toepasselijke wetgeving.

8. Opzegging van abonnement en verwijdering van account

1. De overeenkomst voor de verlening van platformtoegang, zoals gespecificeerd in de gebruiksvoorwaarden, kan op initiatief van de Organisatie worden beëindigd:
   1. In het geval van opzegging van het abonnement door de Organisatie, door:
      1. het indienen van een verklaring van beëindiging van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang schriftelijk op het adres van de geregistreerde vestiging van de Dienstverlener of in elektronische vorm op het e-mailadres van de Dienstverlener: business.support@flowtly.eu;
      2. gebruik te maken van de opzeggingsoptie beschikbaar op het platform; de beëindiging heeft effect aan het einde van de Factureringsperiode waarin de Organisatie het Abonnement opzegt.
   2. In het geval van stopzetting van het platformgebruik en verwijdering van het Account van de Organisatie, door:
      1. het indienen van een verklaring van passende inhoud schriftelijk op het adres van de geregistreerde vestiging van de Dienstverlener of in elektronische vorm op het e-mailadres van de Dienstverlener zoals gespecificeerd in artikel 8.1.1.1 hierboven;
      2. gebruik te maken van de verwijderingsoptie voor het Organisatieaccount beschikbaar op het platform; de beëindiging heeft effect na bevestiging van de verwijdering van het Organisatieaccount door de Beheerder.
2. De overeenkomst voor de verlening van platformtoegang, zoals gespecificeerd in de gebruiksvoorwaarden, kan onmiddellijk worden beëindigd op initiatief van de Dienstverlener door het indienen van een verklaring van passende inhoud schriftelijk op het adres van de geregistreerde vestiging van de Dienstverlener of in elektronische vorm op het e-mailadres van de Organisatie, inclusief de Beheerder of een Gebruiker, indien de bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden of toepasselijke wetgeving worden geschonden, in het bijzonder door schending van de regels voor toegestaan gebruik en het publiceren of proberen te publiceren van verboden inhoud.
3. De overeenkomst voor de verlening van platformtoegang wordt ook automatisch beëindigd:
   1. als het niet mogelijk is de vereiste Abonnementsvergoeding voor de volgende Factureringsperiode te innen, aan het einde van de Factureringsperiode waarvoor de Abonnementsvergoeding correct is betaald;
   2. in andere gevallen voorzien in een afzonderlijke overeenkomst gesloten tussen de Organisatie en de Dienstverlener, binnen de door de Partijen gespecificeerde tijdframes.
4. Als de Organisatie de nieuwe versie van de gebruiksvoorwaarden, gewijzigd overeenkomstig artikel 13.1 van de gebruiksvoorwaarden, niet accepteert, heeft zij het recht een verklaring van beëindiging van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang in te dienen binnen 7 dagen na ontvangst van de kennisgeving van de gewijzigde gebruiksvoorwaarden. In dat geval wordt de overeenkomst tussen de Organisatie en de Dienstverlener beëindigd bij het in werking treden van de nieuwe gebruiksvoorwaarden, en verliezen de Beheerder en Gebruikers verbonden aan de Organisatie de toegang tot het platform.
5. Ongeacht het bovenstaande heeft de Beheerder het recht de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang te herroepen zonder opgave van reden binnen 14 dagen na het aangaan van de overeenkomst. Dit vereist het indienen van een verklaring van passende inhoud schriftelijk op het adres van de geregistreerde vestiging van de Dienstverlener of elektronisch op het e-mailadres gespecificeerd in artikel 8.1.1.1 hierboven. De herroeping heeft effect bij ontvangst van de verklaring door de Dienstverlener.
6. In de gevallen zoals bedoeld in de artikelen 8.1–8.5 hierboven zijn betaalde vergoedingen voor de lopende Factureringsperiode niet-restitueerbaar.
7. Bij beëindiging van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang tussen de Organisatie en de Dienstverlener, ongeacht de reden voor beëindiging, verliezen de Organisatie, inclusief de Beheerder en Gebruikers, de toegang tot de functionaliteiten van het platform, met inachtneming van de volgende uitzondering. Gedurende een periode van 3 (in woorden: drie) maanden vanaf de beëindigingsdatum zullen de Beheerder en Gebruikers in staat zijn in te loggen op hun Accounts om gegevens te bekijken en te downloaden, maar zullen zij niet in staat zijn gegevens te bewerken of Accounts te beheren. Na deze periode worden alle Materialen en gegevens opgeslagen op het platform permanent verwijderd, waarvoor de Dienstverlener niet verantwoordelijk is, en is herstel van verwijderde Organisatieaccounts of individuele Accounts niet mogelijk.
8. In geval van beëindiging van de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang is de Beheerder verantwoordelijk voor het archiveren of beveiligen van de Materialen en gegevens vóór het verstrijken van de periode zoals bedoeld in de tweede zin van artikel 8.7 hierboven. De Dienstverlener staat de Organisatie toe de Materialen en gegevens op te halen in ruwe databaseindeling of een andere indeling gespecificeerd door de Dienstverlener. Als de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang wordt beëindigd, is hervatten van het gebruik van het platform uitsluitend mogelijk door de procedure te voltooien zoals uiteengezet in artikel 5.4 van de gebruiksvoorwaarden. Als de overeenkomst wordt beëindigd op grond van de procedure gespecificeerd in artikel 8.1.2 hierboven, vereist het hervatten van het gebruik van het platform ook het aanmaken van een nieuw Beheerdersaccount overeenkomstig de procedure uiteengezet in artikel 4 van de gebruiksvoorwaarden.

9. Beschikbaarheid van het platform

1. De Dienstverlener verbindt zich ertoe de beschikbaarheid van het platform en de functionaliteiten ervan te waarborgen, zoals geboden onder het Abonnement geselecteerd door de Organisatie, op een minimumniveau van 98% (in woorden: achtennegentig) van de tijd binnen een Factureringsperiode, met uitzondering van:
   1. onderhouds- en moderniseringswerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig artikel 9.3 hieronder;
   2. situaties die voortvloeien uit overmacht;
   3. technische problemen aan de kant van de Organisatie, inclusief die welke de Beheerder of Gebruikers betreffen, zoals problemen met internetinfrastructuur of hardware.
2. Als aan de beschikbaarheidsvoorwaarden gespecificeerd in artikel 9.1 hierboven niet wordt voldaan, heeft de Organisatie recht op een evenredige verlaging van de Abonnementsvergoeding voor de relevante Factureringsperiode. Om dit recht uit te oefenen, moet de Organisatie een Klacht indienen overeenkomstig de procedure uiteengezet in artikel 10 van de gebruiksvoorwaarden, en de Dienstverlener moet de claim goedkeuren.
3. De Dienstverlener verbindt zich ertoe onderhouds- en moderniseringswerkzaamheden uit te voeren tijdens nachtelijke uren (tussen 22:00 en 07:00 uur) en de Beheerder en Gebruikers via het platform minimaal 3 (in woorden: drie) dagen van tevoren op de hoogte te stellen. De Dienstverlener behoudt zich echter het recht voor om incidenteel onderhouds- en moderniseringswerkzaamheden buiten deze uren uit te voeren, met voorafgaande kennisgeving aan de Beheerder en Gebruikers.
4. Op verzoek van de Beheerder kan de Dienstverlener consultantondersteuning bieden met betrekking tot het gebruik van de functionaliteiten van het platform, bestaande uit:
   1. hulp bij de configuratie en het beheer van specifieke platformfunctionaliteiten;
   2. training van de Beheerder of Gebruikers in het effectief gebruik van de tools die beschikbaar zijn op het platform;
   3. het oplossen van problemen met betrekking tot het lopende gebruik van het platform.
5. Consultantondersteuning, zoals bedoeld in artikel 9.4 hierboven, wordt op afstand verleend en vereist dat de Beheerder een Account aanmaakt voor de consultant met toegang tot het Account van de Organisatie. Om de vertrouwelijkheid en beveiliging van Materialen en gegevens opgeslagen door de Organisatie in haar Account te handhaven, staat de Dienstverlener geen consultantondersteuning toe zonder aanmaak van een Account voor de consultant door de Organisatie.
6. Het verlenen van consultantondersteunende diensten kan extra kosten met zich meebrengen, waarvan het bedrag en de voorwaarden individueel tussen de Partijen worden overeengekomen voorafgaand aan de aanvang van de dienstverlening.

10. Klachten

1. In geval van onregelmatigheden met betrekking tot de werking van het platform dient de Beheerder of de Gebruiker in eerste instantie contact op te nemen met de supportafdeling op de door de Dienstverlener voorziene wijze of via de beschikbare correspondentiegegevens van de Dienstverlener.
2. De Beheerder en de Gebruiker hebben het recht een kosteloze Klacht in te dienen over storingen in de werking van het platform.
3. Een Klacht kan worden ingediend via een speciaal formulier dat beschikbaar is op het platform of schriftelijk op het adres van de geregistreerde vestiging van de Dienstverlener. De Klacht dient minimaal het volgende te bevatten:
   1. gegevens van de Beheerder/Gebruiker en de Organisatie;
   2. algemene beschrijving van het onderwerp van de Klacht;
   3. omstandigheden die de Klacht rechtvaardigen;
   4. een verzoek in verband met de ingediende Klacht.
4. De Dienstverlener kan de Beheerder verzoeken aanvullende informatie of toelichting te verstrekken over de ingediende Klacht als dit noodzakelijk wordt geacht voor een correcte beoordeling ervan.
5. De Dienstverlener behandelt de Klacht binnen 30 dagen na de datum van ontvangst van alle informatie en toelichtingen die vereist zijn voor een correcte beoordeling ervan.
6. De Beheerder ontvangt onmiddellijk na de beoordeling een reactie op de Klacht, via dezelfde methode als die waarmee de Klacht is ingediend.

11. Gegevensbeveiliging

1. Persoonsgegevens worden door de Dienstverlener verwerkt met het oog op de nakoming van de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze gebruiksvoorwaarden, overeenkomstig de bepalingen van het Privacybeleid, dat Bijlage nr. 1 bij de gebruiksvoorwaarden vormt.
2. Bepaalde Persoonsgegevens en andere informatie verstrekt of beschikbaar gesteld door de Beheerder of Gebruikers binnen het platform, inclusief betalingsmethodegegevens, kunnen worden verwerkt door externe dienstverleners die door de Dienstverlener zijn ingeschakeld in verband met het verlenen van toegang tot het platform.
3. De Dienstverlener informeert dat alle Materialen en gegevens verstrekt of beschikbaar gesteld door de Beheerder of Gebruikers binnen het platform, d.w.z. toegewezen aan het Organisatieaccount, worden opgeslagen op servers die worden beheerd door de Dienstverlener uitsluitend met het oog op het verlenen van toegang tot het platform.
4. De Dienstverlener verklaart dat alle Persoonsgegevens, Materialen en andere gegevens verstrekt of beschikbaar gesteld door de Beheerder of Gebruikers tijdens het gebruik van het platform niet door de Dienstverlener worden gebruikt voor enig ander doel dan het verlenen van diensten aan de Organisatie, met name niet voor het trainen van kunstmatige intelligentie-algoritmen of andere handelingen die niet stroken met het doel van het verlenen van toegang tot het platform, tenzij de Organisatie voorafgaande, uitdrukkelijke en vrijwillige toestemming heeft gegeven.
5. De Dienstverlener verbindt zich ertoe beveiligingsmaatregelen te implementeren ter bescherming van de opgeslagen Persoonsgegevens, Materialen en andere gegevens, passend bij het beoordeelde risico en de technologische mogelijkheden van de Dienstverlener.
6. De Dienstverlener behoudt zich voor dat de gegevens die aan de Organisatie ter beschikking worden gesteld op grond van de bepalingen van Artikel 8.7 van de gebruiksvoorwaarden verdere verwerking of opmaak door de Organisatie kunnen vereisen om te worden gebruikt overeenkomstig haar behoeften. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor eventuele moeilijkheden bij het lezen of gebruiken van de gegevens nadat deze zijn verstrekt.
7. De Dienstverlener neemt alle redelijke maatregelen om Persoonsgegevens, Materialen en andere gegevens te beschermen, waarmee het veilige gebruik van het platform wordt gewaarborgd, inclusief de bescherming van gegevens tegen onbevoegde toegang of verlies, met inachtneming van andere bepalingen van deze gebruiksvoorwaarden.
8. De Partijen verklaren wederzijds dat de Dienstverlener, als onderdeel van zijn bedrijfsactiviteiten, in het bijzonder voor marketing- en reclamedoeleinden, gerechtigd is andere entiteiten te informeren over het aantal Organisaties en Gebruikers dat het platform gebruikt, waarmee de Organisatie, Beheerder en elke Gebruiker hun toestemming verlenen.

12. Aansprakelijkheid

1. De Dienstverlener is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van het platform onder de voorwaarden gespecificeerd in deze gebruiksvoorwaarden, in het bijzonder artikel 9 van de gebruiksvoorwaarden.
2. Het platform dient als een tool ter ondersteuning van Organisaties bij het beheren van processen binnen de Organisatie, maar vormt geen boekhoudkundig hulpmiddel of een systeem voor gedetailleerde afrekening van publiekrechtelijke verplichtingen, inclusief belastingen, socialezekerheidsbijdragen en salarissen. Informatie die met behulp van het platform wordt gegenereerd, dient uitsluitend als hulpdata te worden beschouwd, die door de Organisatie dient te worden geverifieerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
3. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor de volledigheid of juistheid van gegevens, Materialen of andere informatie ingevoerd door de Beheerder of Gebruikers tijdens het gebruik van het platform.
4. Met inachtneming van dwingende wettelijke bepalingen is de aansprakelijkheid van de Dienstverlener voor het niet nakomen of onjuist nakomen van verplichtingen op grond van deze gebruiksvoorwaarden beperkt tot het bedrag van de vergoeding ontvangen van de Organisatie voor de laatste zes maanden.
5. De Organisatie draagt de enige en volledige verantwoordelijkheid voor de wijze waarop het platform en de functionaliteiten ervan worden gebruikt, inclusief alle handelingen en omissies van de Beheerder en individuele Gebruikers.

13. Slotbepalingen

1. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor de gebruiksvoorwaarden te wijzigen overeenkomstig de volgende regels:
   1. de Dienstverlener is verplicht de Organisatie, inclusief de Beheerder en Gebruikers, te informeren over wijzigingen in de gebruiksvoorwaarden door een passende kennisgeving op het platform te plaatsen of via e-mail;
   2. elke wijziging in de gebruiksvoorwaarden treedt in werking op de datum die door de Dienstverlener is gespecificeerd, welke niet minder dan 14 dagen na de kennisgeving overeenkomstig Artikel 13.1.1 hierboven mag zijn, tenzij anders voorzien door de gebruiksvoorwaarden of toepasselijke wetgeving;
   3. wijzigingen in de Prijslijst worden van kracht vanaf het begin van de Factureringsperiode die volgt op de periode waarin de wijziging van kracht is geworden, overeenkomstig de bepalingen van Artikel 13.1.2 hierboven.
2. De Dienstverlener informeert dat het gebruik van het platform standaardrisico's met zich meebrengt die verband houden met het gebruik van het internet, met name de mogelijke infectie van het Apparaat dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot het platform met kwaadaardige software. Actuele informatie over specifieke risico's met betrekking tot het gebruik van het platform is te vinden op de volgende website: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bezpieczenstwo-aplikacji. Op verzoek van de Beheerder verstrekt de Dienstverlener gedetailleerde informatie over mogelijke risico's en aanbevelingen voor het beperken ervan.
3. De Organisatie is niet bevoegd rechten of verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst voor de verlening van platformtoegang over te dragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener te hebben verkregen, op straffe van nietigheid.
4. Geschillen met betrekking tot het gebruik van het platform worden beslecht door de rechterlijke instanties die bevoegd zijn voor de geregistreerde vestiging van de Dienstverlener.
5. Zaken die niet worden geregeld door deze gebruiksvoorwaarden worden beheerst door de bepalingen van het Poolse recht.
6. Deze gebruiksvoorwaarden treden in werking op 2 september 2025.
7. Bijlage: Privacybeleid (zie snelle toegang hieronder).