Flowtlys allmänna villkor

1. Information om villkoren och leverantören

1. Dessa allmänna villkor för plattformen ”Flowtly” reglerar tjänsteleveransen från Leverantören till Organisationen enligt avtalet om tillgång till plattformen. De anger bland annat funktioner, tekniska förutsättningar, övriga användningsregler samt parternas rättigheter och skyldigheter.
2. Villkoren styr all användning av plattformen av Organisationen, inklusive Administratören och Användare, med förbehåll för punkt 1.6 nedan.
3. Att läsa och acceptera villkoren enligt bestämmelserna i avsnitt 4 är ett obligatoriskt krav för att få tillgång till plattformen och dess funktioner.
4. Avtalet om tillgång till plattformen kan endast ingås av Administratören för den Organisation den representerar, med förbehåll för punkt 1.6 nedan. När avtalet har ingåtts kan Administratören ge enskilda Användare befogenhet att agera för Organisationen gällande abonnemangets omfattning, uppsägning och radering av organisationens konto. Användning av plattformen av Användare är endast möjlig efter auktorisation från Organisationen enligt dessa villkor.
5. Leverantören är Flowtly Prosta Spółka Akcyjna med säte i Warszawa (01-194), ul. Młynarska 8/12, registrerad i Polens företagsregister KRS vid distriktsdomstolen för Warszawa, XII kommersiella avdelningen, KRS: 0001188143, NIP: 5273180297, REGON: 542625051, aktiekapital 15 800 PLN.
6. Om ett individuellt avtal om tillgång till plattformen ingås mellan Organisationen och Leverantören på annat sätt än vad som anges här kan ett sådant avtal reglera pris, funktioner eller andra villkor annorlunda och har då företräde framför dessa villkor.

2. Definitioner

1. Begrepp med stor begynnelsebokstav har följande betydelser:
   1. Administratör – fysisk person med rätt att företräda Organisationen, inklusive att lämna uttalanden för dess räkning, som ansvarar för organisationens konto på plattformen. Administratören är den som skapar kontot och alla som senare får administratörsbehörighet. Statusen upphör vid indragen behörighet eller radering av administratörskonto. Administratören får även ta emot alla meddelanden för Organisationen.
   2. Prislista – finns på https://flowtly.eu/pricing och anger plattformsfunktioner per abonnemangsplan samt motsvarande avgifter i EUR.
   3. Personuppgifter – information som identifierar en fysisk person, särskilt sådan som avses i artikel 4.1 i GDPR, som behandlas av Leverantören i samband med Administratörers och Användares användning av plattformen.
   4. Konto – individuellt profilkonto för Administratör eller Användare som skapas vid registrering och ger tillgång till plattformens funktioner enligt villkoren.
   5. Organisationskonto – organisationens profil på plattformen som skapas vid registrering av Administratören, med tillgång till valda funktioner inom valt abonnemang och innehållande allt material och information kopplad till Organisationen.
   6. Material – data, filer, innehåll eller annan information som läggs in av Administratören eller Användare, inklusive all organisationsrelaterad information knuten till organisationskontot.
   7. Faktureringsperiod – månads- eller årsperiod (beroende på val) för vilken abonnemangsavgiften debiteras, räknat från aktiveringen.
   8. Betalningsleverantör – mellanhanden i betalningsprocessen mellan Organisationen och Leverantören, dvs. Stripe Inc., registrerat i Delaware, USA, CIK 1691342, 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, CA 94107.
   9. Abonnemangsavgift – avgiften som Organisationen betalar Leverantören för tillgång till plattformen inom valt abonnemang.
   10. Organisation – juridisk person, annan enhet med rättskapacitet eller enskild näringsidkare som ingår avtal om plattformstillgång med Leverantören.
   11. Plattform – onlinetjänsten ”Flowtly”, ett system för verksamhetsstyrning som låter Organisationer driva sin verksamhet via de funktioner som anges i dessa villkor och inom valt abonnemang.
   12. Betalningar – transaktioner kopplade till avtalet om plattformstillgång och andra betalningar enligt villkoren.
   13. Sekretesspolicy – dokument som beskriver regler för behandling av personuppgifter och andra data av Leverantören, inklusive syfte och omfattning, bilaga nr 1 till dessa villkor.
   14. Villkor – dessa allmänna villkor som beskriver tjänsteleverans och användning av plattformen, inklusive bilagan som utgör en integrerad del.
   15. Registrering – processen för att skapa organisationskonto och administratörs-/användarkonto via plattformen, inklusive att ange nödvändiga personuppgifter och acceptera villkoren och sekretesspolicyn.
   16. Klagomål – anmälan som lämnas till Leverantören enligt proceduren i punkt 10.
   17. Parter – Organisationen och Leverantören som parter i avtalet om åtkomst till plattformen.
   18. Abonnemang – periodisk, betald tjänst som ger tillgång till plattformen och dess funktioner inom valt omfång.
   19. Enhet – elektronisk enhet som Organisationen (inklusive Administratör eller Användare) använder för att nå plattformen och som uppfyller de tekniska kraven i villkoren, stationär eller mobil.
   20. Leverantör – den enhet som tillhandahåller plattformstjänster enligt punkt 1.5.
   21. Användare – fysisk person som verkar inom Organisationen, som genomfört registreringen enligt villkoren och använder plattformen med Organisationens godkännande.

3. Plattformens funktioner och tekniska krav

1. Plattformen ”Flowtly” erbjuder flera funktioner som hjälper Organisationen att driva verksamheten och kan höja teamets produktivitet och effektivitet.
2. På plattformen kan man bland annat:
   1. hantera arbetstid för medarbetare och samarbetspartner;
   2. spåra arbetstid per uppgift och projekt;
   3. skicka in och hantera ledighetsansökningar;
   4. utfärda fakturor;
   5. samla och lagra personaldata som avtalstyp, kontaktuppgifter och förmåner;
   6. övervaka finansiella transaktioner;
   7. hantera bolagets kostnader;
   8. skapa finansiella rapporter;
   9. hantera bolagets resurser;
   10. följa projektbudgetar.
3. Leverantören utvecklar och anpassar löpande plattformens funktioner och kan ändra eller lägga till funktioner. Nya funktioner är frivilliga att använda och debiteras enligt prislistan.
4. Med förbehåll för punkt 3.5 kan plattformen användas om följande tekniska krav uppfylls:
   1. tillgång till en enhet med aktiv internetuppkoppling och tillräcklig bandbredd för plattformens funktion;
   2. installerad webbläsare på enheten enligt punkt 3.4.1 i en version som stöds av Leverantören;
   3. åtkomst till ett användarkonto eller administratörskonto kopplat till organisationskontot och inloggning på detta konto.
5. Vissa funktioner kan kräva åtkomst till enhetens resurser, t.ex. lagring, kamera eller mikrofon. Genom att använda sådana funktioner samtycker Administratör eller Användare till nödvändig åtkomst. Leverantören ansvarar inte för utebliven åtkomst på grund av nekade behörigheter.
6. Vissa funktioner möjliggör integration med tredjepartsverktyg och hämtning av information från tredje part, inklusive bankdata. För sådana integrationer måste Organisationen lämna nödvändiga uppgifter via plattformen eller på annat sätt enligt Leverantören eller tredje part. Genom att lämna uppgifterna samtycker Organisationen till integrationen enligt respektive leverantörs villkor och till den databehandling som krävs.

4. Registrering och konton

1. Åtkomst till plattformen kan endast initieras via ett administratörskonto efter registrering enligt detta avsnitt, med förbehåll för punkt 4.2. Åtkomst utan inloggning (”gästläge”) är inte möjlig.
2. Registrering av administratörskonto ger inte automatiskt tillgång till plattformen. Aktiva konton kräver ett aktivt abonnemang enligt punkt 5.4.
3. Registrering av administratörskonto kräver:
   1. ifyllt registreringsformulär på plattformen med nödvändiga uppgifter, inklusive organisationsnamn, administratörens fullständiga namn, e-postadress samt starkt lösenord på minst 8 tecken med versaler, gemener och specialtecken;
   2. genomgång av villkoren och bilagor som visas vid registrering, bekräftelse av registreringen och godkännande av villkoren via kryssrutan. Administratörens godkännande gäller för Organisationens räkning;
   3. utförande av eventuella ytterligare steg under registreringen, t.ex. e-postverifiering.
4. Samtidigt med registrering av administratörskonto skapas ett organisationskonto.
5. Administratören har via sitt konto tillgång till alla behörigheter, data och funktioner på organisationskontot. Administratören kan besluta om abonnemang och omfattning, hantera åtkomst, tilldela admin- och användarbehörigheter och differentiera åtkomstnivåer.
6. Om Administratören ger andra personer administratörsbehörighet betraktas dessa konton som administratörskonton. Tilldelning kräver först skapande av användarkonto enligt punkt 4.8 ff, därefter ges administratörsbehörighet. Användaren blir då Administratör.
7. Administratören kan skapa användarkonton och ge dem specifika behörigheter och åtkomst till valda funktioner.
8. Registrering av användarkonto kräver:
   1. att Administratören skapar en profil för medarbetare/konsult via formuläret med nödvändiga uppgifter som namn och e-post;
   2. tilldelning av användarbehörighet genom knappen ”Add User”, varefter en inbjudan med aktiveringslänk skickas till e-postadressen;
   3. att användaren verifierar e-post genom länken i punkt 4.8.2 och sätter ett unikt, starkt lösenord;
   4. att användaren vid första inloggning bekräftar att villkoren och bilagan har lästs och accepterats via kryssruta.
9. Skapande av användarkonton och behörigheter saknar begränsningar. Om Organisationens åtgärder medför att valt abonnemang överskrids betraktas detta som en utökning och abonnemangsavgiften justeras enligt punkt 5.6, vilket skapar betalningsskyldighet.
10. Vid glömt lösenord kan både Administratör och Användare återställa det via ”Forgot Password” på inloggningssidan. En återställningslänk skickas till angiven e-post för att sätta nytt lösenord enligt kraven.

5. Abonnemang och betalningar

1. Åtkomst till plattformens funktioner kräver ett aktiverat abonnemang och betalning enligt detta avsnitt.
2. Omfång av funktioner och abonnemangsavgift beror på vald plan och antal konton kopplade till Organisationen. Detaljer finns i prislistan. Antalet medarbetare vars data behandlas motsvarar inte nödvändigtvis antalet konton och påverkar inte avgiften.
3. Leverantören får uppdatera prislistan enligt ändringsproceduren i punkt 13.1. Leverantören eftersträvar prisstabilitet och uppdaterar högst en gång per år, enbart baserat på inflation och ökade kostnader, och aldrig mer än 20 % av gällande pris.
4. För att aktivera abonnemang väljer Administratören plan på plattformen, fyller i nödvändiga uppgifter och betalar abonnemangsavgiften via betalningsleverantören, inklusive betalningsmetod.
5. Betalning hanteras av betalningsleverantören som debiterar vald metod. Betalning eller ändring av betalningsvillkor kan kräva omdirigering till tredje parts webbplatser, särskilt betalningsleverantörens. Administratören kan behöva fullfölja steg där.
6. Abonnemanget aktiveras omedelbart eller senast inom 24 timmar från registrerad betalning. Aktivering innebär att avtalet om plattformstillgång ingås enligt vald plan.
7. Organisationen kan ändra sitt abonnemang när som helst enligt punkt 5.6–5.7.
8. Utökning aktiveras direkt och ändrar abonnemangsavgiften enligt prislistan. Avgifter beräknas proportionellt för den aktuella faktureringsperioden. Tilläggsavgiften debiteras omedelbart enligt punkt 5.5.
9. Begränsning av omfång träder i kraft vid nästa faktureringsperiod. Avgifter för innevarande period återbetalas inte.
10. Abonnemangsavgifter debiteras i förskott automatiskt inför varje faktureringsperiod baserat på angiven betalningsmetod. Organisationen ansvarar för att betalningsuppgifter är korrekta och aktuella.
11. Alla betalningar behandlas via betalningsleverantören och sker enligt dess villkor. Organisationen ska ta del av dessa villkor. Leverantören ansvarar inte för användningen av externa tjänster eller tredje parts agerande.
12. Abonnemangsavgifter i prislistan är angivna exklusive moms. Moms tillkommer enligt gällande polsk lag. Avgifter regleras i EUR eller PLN enligt betalningsleverantörens kurs på betalningsdagen.
13. Betalning av abonnemang dokumenteras med moms­fakturor som skickas till Organisationen senast två arbetsdagar efter betalning via plattformen eller annat angivet sätt. Organisationen godkänner elektroniska fakturor, inklusive via plattformen eller e-post.
14. Organisationer som inte tidigare använt plattformen kan använda en provperiod om 14 dagar utan kostnad inom valt omfång, med förbehåll för punkterna 5.15–5.17.
15. För provperioden måste abonnemanget aktiveras enligt villkoren och betalningsuppgifter lämnas. Uppgifterna krävs men ingen avgift tas ut under provperioden.
16. Efter provperioden fortsätter åtkomsten enligt valt abonnemang om Organisationen inte säger upp användningen, och Leverantören börjar debitera ordinarie avgift.
17. I vissa fall kan Leverantören erbjuda längre provperiod eller andra villkor än i punkt 5.14.

6. Användning av plattformen

1. Organisationen samt Administratören och varje Användare ska använda plattformen enligt dess syfte och gällande lag och respektera andras rättigheter, särskilt:
   1. plattformen får inte användas på sätt som strider mot syftet eller äventyrar säkerheten eller de data som hanteras;
   2. inga olagliga, oetiska eller rättighetskränkande handlingar får utföras;
   3. försök till modifiering, dekompilering eller reverse engineering av plattformen är förbjudet;
   4. inga åtgärder får vidtas som stör plattformens normala funktion.
2. Organisationen ansvarar för att alla nödvändiga samtycken finns för inmatning, lagring och behandling av personuppgifter samt annat material och data som används på plattformen.
3. Administratör och Användare ansvarar för att skydda inloggningsuppgifter. Organisationen ansvarar fullt ut för åtkomst av obehöriga. Vid misstänkt säkerhetsincident ska Leverantören meddelas omedelbart.
4. All aktivitet kopplad till användning, kontohantering och abonnemangsadministration loggas och kan lämnas ut på administratörens begäran. Leverantören säkerställer skydd av data och material i organisationskontot enligt avsnitt 11.
5. Leverantören uppmuntrar Organisationen, Administratören och Användare att lämna förslag och feedback via tillgängliga kanaler. All feedback analyseras och kan implementeras utan kompensation.

7. Licenser och tillstånd

1. När avtalet om plattformstillgång sluts enligt dessa villkor ger Leverantören Organisationen en icke-överlåtbar, icke-exklusiv licens att använda plattformen i Sverige. Licensen avser normal användning av plattformen och dess funktioner inom organisationskontot enligt dessa villkor och valt abonnemang.
2. Licensen gäller under avtalstiden mellan Leverantören och Organisationen enligt dessa villkor.
3. Leverantören förklarar att ingen annan part som använder plattformen enligt eget avtal får åtkomst till Organisationens data i dess konto, inklusive data kopplad till administratörs- och användarkonton.
4. Leverantören är ensam ägare av plattformen och alla rättigheter. Licensen innebär ingen överlåtelse av rättigheter. Leverantören kan ge licenser till andra parter utan begränsning så länge de inte får åtkomst till andra organisationers konton. Varje organisation ser bara sitt eget konto.
5. När Organisationen, inklusive Administratör eller Användare, laddar upp material eller data till plattformen ger Organisationen Leverantören en icke-exklusiv, royaltyfri licens utan tids- eller territoriella begränsningar för att använda materialet i den omfattning som krävs för att fullgöra tjänsten. Leverantören får inte använda licensen utanför plattformen och organisationskontot om inte annat framgår av villkoren eller uttryckligen avtalas.
6. Organisationen behåller alla rättigheter till material och data som görs tillgängliga av Administratör och Användare i den mån rättigheterna tillkommer Organisationen enligt lag.

8. Uppsägning av abonnemang och radering av konto

1. Avtalet om plattformstillgång kan sägas upp av Organisationen:
   1. Vid uppsägning av abonnemang genom:
      1. skriftligt meddelande till Leverantörens adress eller via e-post till business.support@flowtly.eu;
      2. användning av uppsägningsfunktionen på plattformen; uppsägningen gäller vid slutet av den faktureringsperiod då uppsägningen gjordes.
   2. Vid avslut av användning och radering av organisationskontot genom:
      1. skriftligt meddelande till Leverantörens adress eller e-post enligt punkt 8.1.1.1;
      2. användning av funktionen för radering av organisationskonto på plattformen; upphör när Administratören bekräftar raderingen.
2. Leverantören kan omedelbart säga upp avtalet genom skriftligt meddelande till organisationens e-post om Organisationen, Administratör eller Användare bryter mot villkoren eller lag, särskilt vid otillåten användning eller publicering av förbjudet innehåll.
3. Avtalet upphör också automatiskt:
   1. om nödvändig abonnemangsavgift för nästa period inte kan debiteras, vid slutet av betald period;
   2. i andra fall enligt separat avtal mellan parterna vid de tider som avtalats.
4. Om Organisationen inte accepterar nya villkor enligt ändringsproceduren i 13.1 kan den säga upp avtalet inom 7 dagar från avisering. Avtalet upphör då när de nya villkoren träder i kraft och Administratör och Användare mister åtkomst.
5. Administratören har rätt att frånträda avtalet utan orsak inom 14 dagar från ingående genom skriftligt meddelande till Leverantören enligt punkt 8.1.1.1. Frånträdandet gäller när Leverantören tar emot meddelandet.
6. Avgifter för pågående faktureringsperiod återbetalas inte i fallen enligt 8.1–8.5.
7. Vid upphörande av avtalet förlorar Organisationen, Administratören och Användare åtkomst till plattformens funktioner med följande undantag: under tre månader från upphörandedatum kan de logga in för att se och ladda ner data men inte redigera eller hantera konton. Därefter raderas allt material permanent och kan inte återställas.
8. Administratören ansvarar för att arkivera data innan perioden i punkt 8.7 löper ut. Leverantören möjliggör export i rått databasformat eller annat format som Leverantören anger. För att återuppta användning krävs proceduren i punkt 5.4, och om kontot raderats enligt 8.1.2 måste ett nytt administratörskonto skapas enligt avsnitt 4.

9. Tillgänglighet

1. Leverantören åtar sig att hålla plattformen och dess funktioner tillgängliga enligt valt abonnemang minst 98 % av tiden per faktureringsperiod, exklusive:
   1. planerade underhållsfönster som meddelas i förväg,
   2. störningar som orsakas av tredje part, force majeure eller bristande uppfyllande av tekniska krav enligt 3.4,
   3. avbrott orsakade av fel hos Organisationen, Administratör eller Användare.
2. Leverantören meddelar planerade underhållsåtgärder i god tid. Leverantören ansvarar inte för avbrott utanför dess rimliga kontroll.

10. Reklamationer

1. Organisationen kan lämna klagomål på Leverantörens tjänster via e-post till business.support@flowtly.eu eller via plattformens kontaktkanaler.
2. Klagomålet bör innehålla organisationens namn, kontaktuppgifter, beskrivning av händelsen och önskat utfall.
3. Leverantören bekräftar mottagande utan onödigt dröjsmål och behandlar klagomålet inom 14 dagar från mottagandet.
4. Om klagomålet inte kan lösas inom tidsfristen informerar Leverantören om skälen och ny tidsram.

11. Ansvar och dataskydd

1. Leverantören ansvarar för att tillhandahålla plattformen i enlighet med villkoren men ansvarar inte för indirekta skador, utebliven vinst eller dataförlust som orsakas av Organisationens eller tredje parts agerande.
2. Leverantören behandlar personuppgifter enligt sekretesspolicyn som utgör bilaga till villkoren.
3. Organisationen ansvarar för att data som matas in är laglig och för att nödvändiga samtycken finns.

12. Ändringar i villkoren

1. Leverantören kan ändra villkoren av juridiska, tekniska eller organisatoriska skäl eller vid utökning av funktioner. Organisationen informeras om ändringar via plattformen eller e-post minst 7 dagar före ikraftträdande.
2. Om Organisationen inte accepterar ändringarna kan avtalet sägas upp enligt punkt 8.4.

13. Slutbestämmelser

1. Villkoren styrs av polsk lag. Tvister löses av behörig domstol i Warszawa om annat inte följer av tvingande lag.
2. Om någon bestämmelse anses ogiltig påverkar detta inte övriga bestämmelser.
3. Organisationen får inte överlåta avtalet utan Leverantörens skriftliga samtycke.
4. Kontakt med Leverantören sker via business.support@flowtly.eu om inte annat anges.