Flowtlys allmänna villkor

Gällande version privacy_last_updated_label 2026-09-03.

1. Information om villkoren och leverantören

  1. Dessa villkor för plattformen ”Flowtly” fastställer principerna för Leverantörens tillhandahållande av tjänster till Organisationen enligt avtalet om tillgång till plattformen, och omfattar i synnerhet: funktionerna, de tekniska förutsättningarna och övriga regler för användning av plattformen, samt varje Parts rättigheter och skyldigheter.
  2. Dessa villkor reglerar samtliga regler för Organisationens användning av plattformen, inklusive Administratörens och Användarnas användning, med förbehåll för punkt 1.6 nedan.
  3. Att läsa och acceptera dessa villkor enligt bestämmelserna i avsnitt 4 är ett nödvändigt villkor för att få tillgång till plattformen och dess funktioner.
  4. Avtalet om tillgång till plattformen får ingås enbart av Administratören för den Organisation som denne företräder, med förbehåll för punkt 1.6 nedan. Efter att avtalet har ingåtts kan Administratören ge enskilda Användare fullmakt att för Organisationens räkning avge förklaringar om abonnemangets omfattning, uppsägning av abonnemanget samt radering av organisationskontot. Användarnas användning av plattformen är endast möjlig på grundval av en fullmakt som Organisationen har lämnat i enlighet med dessa villkor.
  5. Leverantören är Flowtly Prosta Spółka Akcyjna med säte i Warszawa (01-194), ul. Młynarska 8/12, registrerat i företagsregistret inom det nationella domstolsregistret (KRS), fört av tingsrätten för huvudstaden Warszawa, XII avdelningen för handelsärenden, under nummer KRS: 0001188143, NIP: 5273180297, REGON: 542625051, med ett aktiekapital om 15 800 PLN.
  6. Om ett individuellt avtal om tillgång till plattformen ingås mellan Organisationen och Leverantören på ett annat sätt än vad som anges i Avtalet, kan ett sådant avtal reglera valda villkor för tjänsternas tillhandahållande annorlunda, inklusive priset eller omfattningen av tillgängliga funktioner samt Parternas övriga rättigheter och skyldigheter, och dessa bestämmelser ska då ha företräde framför bestämmelserna i dessa villkor.

2. Definitioner

  1. Begrepp som i dessa villkor skrivs med stor begynnelsebokstav ska förstås enligt följande definitioner:
    1. Administratör – en fysisk person som är behörig att företräda Organisationen, inklusive att för dess räkning avge förklaringar, och som ansvarar för förvaltningen av organisationskontot på plattformen; Administratör är den person som skapar organisationskontot på plattformen samt varje person som senare tilldelas Administratörsbehörighet; en person förlorar sin status som Administratör när Administratörsbehörigheten återkallas eller administratörskontot raderas; Administratören är även behörig att ta emot alla förklaringar för Organisationens räkning;
    2. Prislista – tillgänglig på https://flowtly.eu/pricing, som anger de av plattformens funktioner som är tillgängliga i olika abonnemangsplaner tillsammans med motsvarande abonnemangsavgifter angivna i euro (EUR);
    3. Personuppgifter – information som gör det möjligt att identifiera en fysisk person, i synnerhet sådana uppgifter som avses i artikel 4.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 (GDPR), som behandlas av Leverantören i samband med Administratörens och Användarnas användning av plattformen;
    4. Konto – en individuell profil för respektive Administratör eller Användare av plattformen, som skapas under registreringen och som ger tillgång till plattformens funktioner enligt de villkor som anges i villkoren;
    5. Organisationskonto – Organisationens profil på plattformen, som skapas av Administratören under registreringen, som ger tillgång till plattformens funktioner inom vald abonnemangsplan och som innehåller allt material och all annan information om Organisationen, tillgänglig för Administratören och Användarna enligt de behörigheter som tilldelats respektive konto;
    6. Material – alla data, filer, allt innehåll eller all annan information som förs in i plattformen av Administratören eller Användarna, inklusive alla uppgifter och all information om Organisationen som är knuten till organisationskontot;
    7. Faktureringsperiod – en månatlig eller årlig (beroende på Organisationens val) abonnemangsperiod för vilken abonnemangsavgiften debiteras, med start den dag abonnemanget aktiveras;
    8. Betalningsleverantör – den enhet som tillhandahåller förmedlingstjänster i betalningsprocessen mellan Organisationen och Leverantören, dvs. Stripe Inc., ett bolag registrerat i delstaten Delaware, USA, med CIK-nummer 1691342, med säte på 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, Kalifornien, 94107;
    9. Abonnemangsavgift – den avgift som Organisationen är skyldig att betala Leverantören för tillgång till plattformen inom vald abonnemangsplan;
    10. Organisation – en juridisk person, en organisatorisk enhet utan status som juridisk person, eller en fysisk person som bedriver näringsverksamhet, som ingår avtalet om tillgång till plattformen med Leverantören;
    11. Plattform – onlinetjänsten ”Flowtly”, ett komplett system för verksamhetsstyrning som gör det möjligt för Organisationer att driva sin verksamhet genom olika funktioner som är tillgängliga på de villkor som anges i dessa villkor och inom vald abonnemangsplan;
    12. Betalningar – transaktioner som genomförs i samband med avtalet om tillgång till plattformen samt alla andra betalningar som föreskrivs i villkoren;
    13. Sekretesspolicy – det dokument som fastställer Leverantörens principer för behandling av personuppgifter och andra uppgifter, inklusive ändamålet med och omfattningen av behandlingen, som utgör bilaga nr 1 till dessa villkor;
    14. Villkor – dessa villkor, som fastställer principerna för tillhandahållande av tjänster och användning av plattformen, tillsammans med bilagan som utgör en integrerad del av dem;
    15. Registrering – processen för att skapa organisationskontot samt administratörs-/användarkontot via plattformen, vilken omfattar att ange erforderliga personuppgifter och att acceptera villkoren, inklusive sekretesspolicyn;
    16. Reklamation – en anmälan som riktas till Leverantören enligt det förfarande som beskrivs i avsnitt 10 i villkoren;
    17. Parter – Organisationen och Leverantören i egenskap av parter i avtalet om tillgång till plattformen, vars villkor fastställs i villkoren;
    18. Abonnemang – en periodisk, avgiftsbelagd tjänst som ger tillgång till plattformen och dess funktioner i den omfattning som Organisationen har valt;
    19. Enhet – en elektronisk enhet som används av Organisationen, inklusive av Administratören eller en Användare, för att få tillgång till plattformen, som uppfyller de tekniska krav som anges i villkoren, omfattande både stationära och mobila enheter;
    20. Leverantör – den enhet som tillhandahåller tjänster kopplade till plattformens funktion, angiven i punkt 1.5 ovan;
    21. Användare – en fysisk person som agerar inom ramen för Organisationen, som har genomfört den registrering som anges i villkoren och som använder plattformen på grundval av en fullmakt som lämnats av Organisationen.

3. Plattformens funktioner och tekniska krav

  1. Plattformen ”Flowtly” erbjuder ett antal användbara funktioner som gör det möjligt för Organisationen att driva sin verksamhet, vilka kan bidra till att öka Organisationens teams produktivitet och effektivitet.
  2. Inom plattformen är det i synnerhet möjligt att:
    1. hantera arbetstiden för Organisationens anställda och medarbetare;
    2. spåra den arbetstid som läggs ned på att utföra uppgifter inom valda projekt som Organisationen driver;
    3. lämna in och hantera ledighetsansökningar;
    4. utfärda fakturor;
    5. samla in och lagra personaluppgifter, såsom anställningsform, kontaktuppgifter och information om förmåner;
    6. övervaka finansiella transaktioner;
    7. hantera företagets utgifter;
    8. generera finansiella rapporter;
    9. hantera företagets resurser;
    10. följa upp projektbudgetar.
  3. Leverantören arbetar oavbrutet med att utveckla, utöka och anpassa de funktioner som är tillgängliga inom plattformen. Leverantören förbehåller sig rätten att ändra plattformens funktioner eller införa ytterligare funktioner, varvid användningen av nya funktioner är frivillig och avgiftsbelagd enligt prislistan.
  4. Med förbehåll för bestämmelserna i punkt 3.5 nedan är Organisationens användning av plattformen och dess funktioner möjlig under förutsättning att följande tekniska krav uppfylls:
    1. tillgång till en enhet med en aktiv internetanslutning med tillräcklig bandbredd för att säkerställa plattformens korrekta funktion;
    2. en installerad webbläsare på den enhet som avses i punkt 3.4.1, i en version som stöds av Leverantören och som medger tillgång till plattformen;
    3. ett användarkonto eller administratörskonto med tillgång till organisationskontot samt att vara inloggad på ett sådant konto.
  5. Användningen av vissa av plattformens funktioner kan kräva att åtkomst ges till resurser eller funktioner på den enhet som Administratören eller Användaren använder, såsom enhetens minne, kamera eller mikrofon. Genom att välja att använda funktioner som kräver åtkomst till dessa resurser eller funktioner samtycker Administratören eller Användaren till att de används i den utsträckning som är nödvändig för att använda plattformens funktioner. Leverantören ansvarar inte för utebliven möjlighet att använda plattformens funktioner till följd av att Administratören eller Användaren nekat de erforderliga behörigheterna.
  6. Inom ramen för vissa funktioner möjliggör Leverantören integration av plattformen med tredje parts verktyg samt inhämtning av information från tredje part, inklusive uppgifter från Organisationens bankkonton. För att använda dessa integrationer måste Organisationen lämna nödvändiga uppgifter via plattformen eller på annat sätt som anges av Leverantören eller tredje part. Att lämna sådana uppgifter utgör ett frivilligt samtycke till integrationen på de villkor som fastställs av leverantörerna av dessa verktyg samt till den databehandling som krävs för respektive funktion.

4. Registrering och konton

  1. Tillgång till plattformen kan endast ges via ett administratörskonto efter att registreringsprocessen enligt bestämmelserna i avsnitt 4 i dessa villkor har slutförts, med förbehåll för punkt 4.2 nedan. Tillgång till plattformen utan inloggning, dvs. i ”gästläge”, är inte möjlig.
  2. Registrering av ett administratörskonto ger inte automatiskt tillgång till att använda plattformen. Aktiv tillgång till plattformens funktioner inom ramen för kontona kräver ett aktivt abonnemang, tecknat i enlighet med bestämmelserna i punkt 5.4 i dessa villkor.
  3. Registrering av ett administratörskonto kräver:
    1. att registreringsformuläret på plattformen fylls i med samtliga uppgifter som krävs, i synnerhet: Organisationens namn, Administratörens för- och efternamn, e-postadress samt ett starkt lösenord bestående av minst 8 alfanumeriska tecken, inklusive stora och små bokstäver samt minst ett specialtecken;
    2. att villkoren och dess bilagor, som tillhandahålls under registreringen av administratörskontot, tas del av, att registreringen av administratörskontot bekräftas samt att villkoren och dess bilagor accepteras genom att kryssa i motsvarande ruta i formuläret. Administratörens godkännande av villkoren och dess bilagor utgör ett godkännande av villkoren för Organisationens räkning;
    3. att alla ytterligare åtgärder som krävs under registreringen, på eller utanför plattformen, utförs, såsom verifiering av e-postadressen.
  4. Samtidigt med registreringen av administratörskontot, i enlighet med punkterna 4.1–4.3 ovan, skapas organisationskontot.
  5. Från administratörskontot har Administratören tillgång till samtliga behörigheter, uppgifter och funktioner som är tillgängliga inom organisationskontot på plattformen. Administratörskontot gör det i synnerhet möjligt att fatta beslut om abonnemanget och dess omfattning, att hantera tillgången till organisationskontot på plattformen, inklusive till enskilda funktioner, att tilldela Administratörs- och Användarbehörighet samt att differentiera enskilda Användares behörigheter och åtkomstnivåer.
  6. Om Administratören, efter att organisationskontot har skapats, tilldelar Administratörsbehörighet till andra personer som är befullmäktigade av Organisationen, betraktas dessa konton som administratörskonton. Tilldelning av Administratörsbehörighet kräver att ett användarkonto först skapas enligt det förfarande som beskrivs i punkt 4.8 och följande punkter, och att Användaren därefter tilldelas den nödvändiga administratörsbehörigheten. I ett sådant fall blir den Användare som tilldelats Administratörsbehörighet en Administratör.
  7. Administratören kan, inom ramen för administratörskontot, skapa användarkonton och tilldela dem specifika behörigheter och tillgång till valda funktioner.
  8. Registrering av ett användarkonto kräver:
    1. att Administratören skapar en profil för den anställde/medarbetaren genom att fylla i formuläret i motsvarande avsnitt på plattformen, inklusive att ange nödvändiga uppgifter, såsom för- och efternamn samt e-postadress;
    2. att Administratören tilldelar den anställde/medarbetaren Användarbehörighet genom att välja knappen ”Lägg till användare”, vilket skickar en inbjudan med en aktiveringslänk till den anställdes/medarbetarens e-postadress;
    3. att Användaren verifierar sin e-postadress genom att klicka på den aktiveringslänk som avses i punkt 4.8.2 ovan samt anger ett unikt och starkt lösenord i det formulär som visas;
    4. att Användaren, vid den första inloggningen på plattformen, bekräftar att denne har tagit del av och godkänner dessa villkor samt bilagan till dem, genom att kryssa i motsvarande bekräftelseruta.
  9. Skapande av användarkonton och tilldelning av behörigheter är inte föremål för några begränsningar eller kvantitativa gränser. Om Organisationens åtgärder, företrädd av Administratören, medför att den valda abonnemangsplanen överskrids, ska sådana ändringar dock betraktas som en utökning av abonnemanget, vilket medför en justering av abonnemangsavgiften enligt punkt 5.6 i dessa villkor och medför betalningsskyldighet för Organisationen.
  10. Om lösenordet till ett konto glöms bort kan både Administratören och Användaren återställa det genom att välja alternativet ”Glömt lösenord” på inloggningssidan. De ombeds därefter att ange den e-postadress som är kopplad till kontot. En länk för återställning av lösenordet skickas till den angivna adressen, vilket gör det möjligt att ange ett nytt lösenord som uppfyller de krav som anges i dessa villkor.

5. Abonnemang och betalningar

  1. Tillgång till plattformens funktioner är möjlig efter att abonnemanget har aktiverats och under förutsättning att relevanta betalningar har gjorts i enlighet med bestämmelserna i detta avsnitt 5 i villkoren.
  2. Omfattningen av plattformens tillgängliga funktioner och storleken på de abonnemangsavgifter som ska betalas beror på vald abonnemangsplan och antalet konton som är kopplade till Organisationen. Detaljerna om vilka funktioner som är tillgängliga i respektive abonnemangsplan och motsvarande abonnemangsavgifter fastställs i prislistan. Leverantören understryker att antalet anställda/medarbetare vars uppgifter behandlas inom plattformen inte är detsamma som antalet konton kopplade till Organisationen och inte påverkar storleken på den abonnemangsavgift som ska betalas, vilken fastställs på grundval av de faktorer som anges ovan.
  3. Leverantören har rätt att uppdatera prislistan i enlighet med det förfarande för ändring av villkoren som anges i avsnitt 13.1 i dessa villkor. I strävan att säkerställa ett gott samarbete med Organisationen garanterar Leverantören prisstabilitet för Organisationen och förklarar att uppdateringar av prislistan inte kommer att införas oftare än en gång per kalenderår. Sådana uppdateringar kommer endast att beakta inflationstakten och ökningen av Leverantörens kostnader för att tillhandahålla tjänsterna och kommer under inga omständigheter att överstiga 20 % (i bokstäver: tjugo procent) av gällande avgifter.
  4. För att aktivera abonnemanget väljer Organisationen, företrädd av Administratören, önskad abonnemangsplan på plattformen, fyller i de uppgifter som krävs och betalar utan dröjsmål den abonnemangsavgift som ska betalas via betalningsleverantören. Denna process omfattar att lämna detaljerad information om den betalningsmetod som används för att genomföra betalningarna.
  5. Betalningen behandlas av betalningsleverantören, som debiterar den betalningsmetod som Organisationen har angett på grundval av de lämnade uppgifterna. Leverantören anger att genomförandet av en betalning eller ändring av betalningsvillkoren kan kräva omdirigering till tredje parts webbplatser, i synnerhet betalningsleverantörens. Administratören, som agerar för Organisationens räkning, kan vara skyldig att utföra ytterligare åtgärder på dessa externa webbplatser för att slutföra betalningen.
  6. Aktiveringen av abonnemanget sker utan dröjsmål eller inom högst 24 timmar från det att betalningen registrerats av Leverantören. Aktivering av abonnemanget innebär att avtalet om tillgång till plattformen ingås mellan Leverantören och Organisationen i enlighet med vald abonnemangsplan.
  7. Organisationen kan när som helst under abonnemangets löptid ändra dess omfattning genom att utöka eller begränsa den, i enlighet med bestämmelserna i dessa villkor, i synnerhet punkterna 5.6–5.7 nedan.
  8. En utökning av abonnemangets omfattning aktiveras utan dröjsmål och medför en ändring av abonnemangsavgiftens storlek i enlighet med gällande prislista. Abonnemangsavgifterna beräknas proportionellt i förhållande till användningsperioden under den pågående faktureringsperioden. Om Administratören utökar abonnemangets omfattning under den pågående faktureringsperioden kommer den tilläggsavgift som avses i föregående mening att tas ut av betalningsleverantören utan dröjsmål efter utökningen, med förbehåll för bestämmelserna i punkt 5.5 andra meningen ovan.
  9. Ändringar som innebär en begränsning av abonnemangets omfattning träder i kraft från och med början av den faktureringsperiod som följer efter den faktureringsperiod under vilken ändringen gjordes. Abonnemangsavgifterna för den pågående faktureringsperioden förblir oförändrade och återbetalas inte.
  10. De abonnemangsavgifter som Organisationen är skyldig att betala Leverantören för abonnemanget tas ut i förskott, automatiskt och återkommande, före respektive faktureringsperiods början, senast innan den inleds. Betalningen görs på grundval av de uppgifter om betalningsmetod som Administratören har angett, genom att den angivna betalningsmetoden debiteras ett belopp som motsvarar den abonnemangsavgift som ska betalas för den aktuella faktureringsperioden. Organisationen ansvarar för att betalningsuppgifterna är korrekta och aktuella.
  11. Alla betalningar kopplade till användningen av plattformen behandlas via betalningsleverantören. Betalningar via en extern leverantör genomförs enligt de principer och villkor som fastställts och tillhandahållits av denna leverantör. Organisationen är skyldig att ta del av dessa leverantörers ovannämnda användarvillkor, och Leverantören ansvarar inte för Organisationens användning av dessa tjänster eller för tredje parts handlingar eller underlåtenheter.
  12. De abonnemangsavgifter som anges i prislistan är nettobelopp och kommer att ökas med mervärdesskatt (moms) enligt gällande skattesats, om moms är tillämpligt enligt allmänt gällande polsk lag. Alla abonnemangsavgifter kommer att regleras i EUR eller PLN enligt den växelkurs som betalningsleverantören tillämpar på betalningsdagen.
  13. Betalningen av abonnemangsavgifterna dokumenteras genom momsfakturor som skickas till Organisationen senast inom 2 arbetsdagar via plattformen eller på annat sätt som anges av Leverantören. Organisationen samtycker till att ta emot momsfakturor i elektronisk form, inklusive via plattformen eller till den e-postadress som Organisationen har angett.
  14. Organisationer som tidigare inte har använt plattformen kan använda en provperiod och kostnadsfritt använda plattformen och dess funktioner i vald omfattning under en period av 14 (i bokstäver: fjorton) dagar från aktiveringen av abonnemanget, med förbehåll för punkterna 5.15–5.17 nedan.
  15. För att använda provperioden måste Organisationen aktivera abonnemanget i enlighet med dessa villkor, inklusive att ange alla nödvändiga uppgifter om betalningsmetod. Det är obligatoriskt att ange dessa uppgifter, men ingen abonnemangsavgift kommer att tas ut under provperioden.
  16. Efter provperiodens slut, om Organisationen inte avslutar sin användning av plattformen, fortsätter tillgången till plattformen i enlighet med vald abonnemangsomfattning, och Leverantören börjar ta ut de abonnemangsavgifter som ska betalas.
  17. I vissa fall kan Leverantören erbjuda en ny Organisation en längre provperiod eller andra villkor för provperioden än vad som anges i punkt 5.14 ovan.

6. Användning av plattformen

  1. Organisationen samt Administratören och varje enskild Användare är skyldiga att använda plattformen i enlighet med dess syfte och gällande lagstiftning, med respekt för andra personers rättigheter och intressen, i synnerhet:
    1. de har inte rätt att använda plattformen på ett sätt som strider mot dess syfte eller som på något sätt kan påverka plattformens säkerhet och de uppgifter som samlas in genom den;
    2. de är skyldiga att avstå från olagliga eller oetiska handlingar eller handlingar som kränker någon enhets eller tredje parts rättigheter;
    3. de är skyldiga att avstå från åtgärder som syftar till att modifiera, dekompilera, disassemblera eller baklängeskonstruera plattformen;
    4. de är skyldiga att avstå från åtgärder som kan störa plattformens korrekta funktion.
  2. Organisationen ansvarar för att inhämta alla nödvändiga samtycken för inmatning, lagring och behandling av personuppgifter samt annat material, information och andra uppgifter som Organisationen använder inom plattformen.
  3. Administratören och Användarna ansvarar för att på lämpligt sätt skydda inloggningsuppgifterna till sina konton. Organisationen bär det fulla ansvaret för obehöriga personers åtkomst till sådana uppgifter. Vid misstanke om en säkerhetsincident som rör inloggningsuppgifter är Organisationen, Användaren och Administratören skyldiga att omedelbart underrätta Leverantören.
  4. Alla åtgärder som rör användningen av plattformen, hantering av konton och administration av abonnemanget registreras och kan lämnas ut på Administratörens begäran. Leverantören säkerställer säkerheten för de uppgifter och det material som lagras på organisationskontot, i enlighet med den mer detaljerade beskrivningen i avsnitt 11 i dessa villkor.
  5. Som en del av Leverantörens fortlöpande arbete med att förbättra och utöka plattformens funktioner uppmuntrar Leverantören Organisationen, Administratören och Användarna att lämna alla förslag, kommentarer och synpunkter på plattformens funktion via tillgängliga kommunikationskanaler eller genom direkt kontakt med Leverantören. Alla mottagna synpunkter kommer att analyseras, och Leverantören förbehåller sig rätten att genomföra dem utan skyldighet att betala någon ersättning till den Administratör eller Användare som lämnat synpunkterna.

7. Licenser och tillstånd

  1. Vid ingåendet av avtalet om tillgång till plattformen, i enlighet med bestämmelserna i dessa villkor, beviljar Leverantören Organisationen en icke-exklusiv, icke-överlåtbar licens att använda plattformen inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdets territorium. Denna licens omfattar normal användning av plattformen och dess funktioner inom organisationskontot, på de villkor som anges i dessa villkor och i enlighet med vald abonnemangsomfattning. Användarnas användning av plattformen från platser utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet sker på Organisationens eget initiativ och ansvar; detta ändrar inte Leverantörens åtagande att lagra och behandla uppgifter inom Europeiska unionens regioner.
  2. Den licens som avses i punkt 7.1 ovan beviljas för löptiden av avtalet om tillgång till plattformen mellan Leverantören och Organisationen, i enlighet med bestämmelserna i dessa villkor.
  3. Leverantören förklarar samtidigt att ingen annan enhet som använder plattformen enligt ett separat avtal kommer att ha tillgång till eller insyn i Organisationens uppgifter som är tillgängliga inom det organisationskonto som har skapats på plattformen. Detta gäller information knuten till administratörskontot samt de enskilda Användarnas konton.
  4. För att undvika tvivel kvarstår Leverantören som ensam ägare till plattformen och till samtliga rättigheter till plattformen och dess funktioner, inklusive immateriella rättigheter. Beviljandet av licensen att använda plattformen inom organisationskontot innebär inte en överlåtelse av några rättigheter till plattformen eller dess beståndsdelar till Organisationen. Leverantören har rätt att bevilja licenser att använda plattformen till andra enheter efter eget gottfinnande och utan begränsningar, under förutsättning att sådana licenser inte ger någon tredje part rätt att få tillgång till en annan Organisations konto. Varje Organisation har endast tillgång till sitt eget organisationskonto.
  5. När Organisationen, inklusive Administratören eller Användarna, laddar upp eller publicerar material och uppgifter på plattformen inom organisationskontot, beviljar Organisationen Leverantören en icke-exklusiv, royaltyfri licens att använda sådant material och sådana uppgifter utan tidsmässiga eller territoriella begränsningar. Denna licens gäller uteslutande för det ändamål och i den omfattning som är nödvändig för att Leverantören ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt avtalet om tillgång till plattformen på ett korrekt sätt. För att undvika tvivel förklarar Parterna gemensamt att Leverantören inte har rätt att använda denna licens utanför plattformen och organisationskontot, såvida inte annat följer av dessa villkor eller uttryckligen har överenskommits av Organisationen.
  6. Organisationen behåller samtliga rättigheter till material och andra uppgifter som gjorts tillgängliga eller lämnats av Administratören och Användarna inom plattformen, under förutsättning att dessa rättigheter tillkommer Organisationen enligt gällande lagstiftning.

8. Uppsägning av abonnemang och radering av konto

  1. Avtalet om tillgång till plattformen, som avses i villkoren, kan sägas upp på Organisationens initiativ:
    1. Vid Organisationens uppsägning av abonnemanget genom:
      1. att lämna en förklaring om uppsägning av avtalet om tillgång till plattformen skriftligen till Leverantörens säte eller elektroniskt till Leverantörens e-postadress: business.support@flowtly.eu;
      2. att använda den uppsägningsfunktion som finns tillgänglig på plattformen; uppsägningen får verkan vid slutet av den faktureringsperiod under vilken Organisationen sade upp abonnemanget.
    2. Vid upphörande av användningen av plattformen och radering av organisationskontot genom:
      1. att lämna en förklaring med motsvarande innehåll skriftligen till Leverantörens säte eller elektroniskt till den e-postadress som anges i punkt 8.1.1.1 ovan;
      2. att använda den funktion för radering av organisationskontot som finns tillgänglig på plattformen; uppsägningen får verkan när Administratören bekräftar raderingen av organisationskontot.
  2. Avtalet om tillgång till plattformen, som avses i villkoren, kan sägas upp med omedelbar verkan på Leverantörens initiativ genom att lämna en förklaring med motsvarande innehåll skriftligen till Leverantörens säte eller elektroniskt till Organisationens e-postadress, om Organisationen, inklusive Administratören eller någon Användare, bryter mot bestämmelserna i dessa villkor eller mot lag, i synnerhet genom att bryta mot reglerna för tillåten användning eller genom att publicera eller försöka publicera förbjudet innehåll.
  3. Avtalet om tillgång till plattformen upphör även automatiskt:
    1. om det inte är möjligt att ta ut den abonnemangsavgift som krävs för nästa faktureringsperiod – vid slutet av den faktureringsperiod för vilken abonnemangsavgiften har betalats korrekt;
    2. i andra fall som anges i ett separat avtal mellan Organisationen och Leverantören, inom de tidsfrister som Parterna har fastställt.
  4. Om Organisationen inte accepterar den nya versionen av villkoren, ändrad i enlighet med avsnitt 13.1 i villkoren, har den rätt att lämna en förklaring om uppsägning av avtalet om tillgång till plattformen inom 7 dagar från mottagandet av meddelandet om de ändrade villkoren. I ett sådant fall upphör avtalet mellan Organisationen och Leverantören att gälla den dag de nya villkoren träder i kraft, och Administratören samt de Användare som är knutna till Organisationen förlorar tillgången till plattformen.
  5. Oavsett ovanstående har Administratören rätt att frånträda avtalet om tillgång till plattformen utan att ange skäl inom 14 dagar från dagen då avtalet ingicks. Detta kräver att en förklaring med motsvarande innehåll lämnas skriftligen till Leverantörens säte eller elektroniskt till den e-postadress som anges i punkt 8.1.1.1 ovan. Frånträdandet får verkan när förklaringen tas emot av Leverantören.
  6. I de fall som avses i punkterna 8.1–8.5 ovan återbetalas inte avgifter som betalats för den pågående faktureringsperioden.
  7. När avtalet om tillgång till plattformen mellan Organisationen och Leverantören upphör, oavsett skälet till uppsägningen, förlorar Organisationen, inklusive Administratören och Användarna, tillgången till plattformens funktioner, med förbehåll för följande undantag. Under en period av 3 (i bokstäver: tre) månader från dagen för uppsägningen kommer Administratören och Användarna att kunna logga in på sina konton för att granska och hämta uppgifter, dock utan möjlighet att redigera uppgifter eller hantera konton. Efter denna periods utgång kommer allt material och alla uppgifter som lagras på plattformen att raderas permanent, vilket Leverantören inte ansvarar för, och det kommer inte att vara möjligt att återställa raderade organisationskonton eller enskilda konton.
  8. Om avtalet om tillgång till plattformen sägs upp ansvarar Administratören för att arkivera eller säkra material och uppgifter innan den period som anges i punkt 8.7 andra meningen ovan löper ut. Leverantören kommer att göra det möjligt för Organisationen att hämta material och uppgifter i ett obearbetat databasformat eller i ett annat format som anges av Leverantören. Om avtalet om tillgång till plattformen sägs upp är det endast möjligt att återuppta användningen av plattformen efter att det förfarande som anges i punkt 5.4 i villkoren har genomförts. Om avtalet har sagts upp enligt det förfarande som anges i punkt 8.1.2 ovan krävs det dessutom, för att återuppta användningen av plattformen, att ett nytt administratörskonto skapas i enlighet med det förfarande som anges i avsnitt 4 i villkoren.

9. Plattformens tillgänglighet

  1. Leverantören åtar sig att säkerställa att plattformen och dess funktioner är tillgängliga, i enlighet med det abonnemang som Organisationen har valt, till en nivå av minst 98 % (i bokstäver: nittioåtta procent) av tiden inom en faktureringsperiod, exklusive:
    1. underhålls- och uppgraderingsarbeten som utförs i enlighet med punkt 9.3 nedan;
    2. situationer som beror på force majeure;
    3. tekniska problem på Organisationens sida, inklusive sådana som rör Administratören eller Användarna, såsom problem med internetinfrastruktur eller utrustning.
  2. Om de tillgänglighetsvillkor som anges i punkt 9.1 ovan inte uppfylls har Organisationen rätt till en proportionell nedsättning av abonnemangsavgiften för den aktuella faktureringsperioden. För att utöva denna rätt bör Organisationen lämna in en reklamation i enlighet med det förfarande som beskrivs i avsnitt 10 i villkoren, och Leverantören måste godkänna kravet.
  3. Leverantören åtar sig att utföra underhålls- och uppgraderingsarbeten nattetid (mellan kl. 22:00 och 07:00) samt att informera Administratören och Användarna om detta via plattformen minst 3 (i bokstäver: tre) dagar i förväg. Leverantören förbehåller sig dock rätten att i undantagsfall utföra underhålls- och uppgraderingsarbeten utanför angivna tider, efter att i förväg ha meddelat Administratören och Användarna.
  4. På Administratörens begäran kan Leverantören tillhandahålla konsultstöd avseende användningen av plattformens funktioner, omfattande:
    1. hjälp med att konfigurera och hantera valda funktioner på plattformen;
    2. utbildning för Administratören eller Användarna i effektiv användning av de verktyg som finns tillgängliga på plattformen;
    3. lösning av problem som rör den löpande användningen av plattformen.
  5. Det konsultstöd som avses i punkt 9.4 ovan tillhandahålls på distans och kräver att Administratören skapar ett konto för konsulten med tillgång till organisationskontot. För att bevara sekretessen och säkerheten för det material och de uppgifter som Organisationen lagrar på sitt konto tillåter Leverantören inte konsultstöd utan att Organisationen har skapat ett konto för konsulten.
  6. Tillhandahållandet av konsultstöd kan medföra ytterligare kostnader, vars storlek och villkor kommer att avtalas individuellt mellan Parterna innan tjänsterna påbörjas.

10. Reklamationer

  1. Vid eventuella oegentligheter som rör plattformens funktion bör Administratören eller Användaren i första hand kontakta supportavdelningen på det sätt som Leverantören föreskriver eller via Leverantörens tillgängliga kontaktuppgifter.
  2. Administratören och Användaren har rätt att kostnadsfritt lämna in en reklamation avseende oegentligheter i plattformens funktion.
  3. En reklamation kan lämnas in via ett särskilt formulär som finns tillgängligt på plattformen eller skriftligen till Leverantörens säte. Reklamationen bör åtminstone innehålla:
    1. uppgifter om Administratören/Användaren och Organisationen;
    2. en allmän beskrivning av reklamationens föremål;
    3. de omständigheter som ligger till grund för reklamationen;
    4. det krav som är kopplat till den inlämnade reklamationen.
  4. Leverantören kan begära att Administratören lämnar ytterligare information eller förklaringar avseende den inlämnade reklamationen, om detta anses nödvändigt för en korrekt bedömning av den.
  5. Leverantören kommer att behandla reklamationen inom 30 dagar från den dag all information och alla förklaringar som krävs för en korrekt bedömning av den har mottagits.
  6. Administratören kommer att få svar på reklamationen utan dröjsmål efter att den har behandlats, på samma sätt som reklamationen lämnades in.
  7. Om Administratören eller Användaren inte samtycker till det sätt på vilket reklamationen har behandlats, kan denne inom 14 dagar från mottagandet av svaret lämna in en begäran om förnyad prövning av ärendet, på det sätt som föreskrivs för inlämning av en reklamation. Begäran prövas av en annan person än den som ursprungligen behandlade reklamationen. Leverantören lämnar svar på begäran inom 14 dagar från mottagandet av den. Förnyad prövning kan endast begäras en gång per reklamation.

11. Datasäkerhet

  1. Personuppgifter behandlas av Leverantören i syfte att fullgöra de rättigheter och skyldigheter som följer av dessa villkor, i enlighet med bestämmelserna i sekretesspolicyn som utgör bilaga nr 1 till villkoren.
  2. Vissa personuppgifter och annan information som lämnats eller gjorts tillgänglig av Administratören eller Användarna inom plattformen, inklusive uppgifter om betalningsmetod, kan behandlas av externa tjänsteleverantörer som anlitats av Leverantören i samband med tillhandahållandet av tillgång till plattformen.
  3. Leverantören informerar om att allt material och alla uppgifter som lämnats eller gjorts tillgängliga av Administratören eller Användarna inom plattformen, dvs. sådana som är knutna till organisationskontot, kommer att lagras på servrar som förvaltas av Leverantören uteslutande i syfte att tillhandahålla tillgång till plattformen.
  4. Leverantören förklarar att alla personuppgifter, allt material och alla andra uppgifter som lämnats eller gjorts tillgängliga av Administratören eller Användarna vid användningen av plattformen inte kommer att användas av Leverantören för något annat ändamål än att tillhandahålla tjänster till Organisationen, och i synnerhet inte kommer att användas för att träna artificiell intelligens-algoritmer eller för andra åtgärder som inte är förenliga med ändamålet att tillhandahålla tillgång till plattformen, såvida inte Organisationen har lämnat ett föregående, uttryckligt och frivilligt samtycke.
  5. Leverantören åtar sig att implementera säkerhetsåtgärder som syftar till att skydda lagrade personuppgifter, material och andra uppgifter, anpassade till den uppskattade risken och Leverantörens tekniska möjligheter.
  6. Leverantören förbehåller sig att de uppgifter som görs tillgängliga för Organisationen enligt bestämmelserna i avsnitt 8.7 i villkoren kan kräva ytterligare bearbetning eller formatering av Organisationen för att kunna användas efter behov. Leverantören ansvarar inte för svårigheter att läsa eller använda uppgifterna efter att de har gjorts tillgängliga.
  7. Leverantören vidtar alla rimliga åtgärder för att skydda personuppgifter, material och andra uppgifter, för att säkerställa en säker användning av plattformen, inklusive skydd av uppgifter mot obehörig åtkomst eller förlust, med förbehåll för övriga bestämmelser i dessa villkor.
  8. Parterna förklarar ömsesidigt att Leverantören, inom ramen för sin näringsverksamhet, i synnerhet för marknadsförings- och reklamändamål, har rätt att informera andra enheter om antalet Organisationer och Användare som använder plattformen, vilket Organisationen, Administratören och varje Användare samtycker till.

12. Ansvar

  1. Leverantören ansvarar för plattformens tillgänglighet enligt de villkor som anges i dessa villkor, i synnerhet i avsnitt 9 i villkoren.
  2. Plattformen utgör ett verktyg som stödjer Organisationer i hanteringen av processer inom Organisationen, men utgör inte ett bokföringsverktyg eller ett system för detaljerad avräkning av offentligrättsliga förpliktelser, inklusive skatter, socialförsäkringsavgifter och löner. All information som genereras med hjälp av plattformen ska endast betraktas som stödjande uppgifter, vilka kräver verifiering av Organisationen i enlighet med gällande lagstiftning.
  3. Leverantören ansvarar inte för fullständigheten eller riktigheten av uppgifter, material eller annan information som förts in av Administratören eller Användarna vid användningen av plattformen.
  4. Med förbehåll för tvingande lagbestämmelser är Leverantörens samtliga ansvar för underlåtenhet att fullgöra eller för bristfälligt fullgörande av de skyldigheter som följer av dessa villkor begränsat till det belopp i ersättning som mottagits från Organisationen under de senaste sex månaderna.
  5. Organisationen bär det fulla och exklusiva ansvaret för sättet på vilket plattformen och dess funktioner används, inklusive för alla handlingar och underlåtenheter av Administratören och de enskilda Användarna.

13. Slutbestämmelser

  1. Leverantören förbehåller sig rätten att ändra villkoren i enlighet med följande principer:
    1. Leverantören är skyldig att informera Organisationen, inklusive Administratören och Användarna, om alla ändringar av villkoren genom att publicera motsvarande information på plattformen eller via e-post;
    2. varje ändring av villkoren träder i kraft det datum som Leverantören anger, vilket inte får vara kortare än 14 dagar från det att meddelandet lämnats i enlighet med punkt 13.1.1 ovan, såvida inte annat följer av villkoren eller av lag;
    3. alla ändringar av prislistan träder i kraft från och med början av den faktureringsperiod som följer efter den period under vilken ändringen trädde i kraft, i enlighet med bestämmelserna i punkt 13.1.2 ovan.
  2. Leverantören informerar om att användningen av plattformen är förenad med sedvanliga risker kopplade till användning av internet, i synnerhet risken för att den enhet som används för att få tillgång till plattformen infekteras med skadlig programvara. Aktuell information om särskilda risker kopplade till användningen av plattformen finns på: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bezpieczenstwo-aplikacji. På Administratörens begäran kommer Leverantören att lämna detaljerad information om potentiella risker samt rekommendationer för att begränsa dem.
  3. Organisationen har inte rätt att till tredje part överlåta några rättigheter eller skyldigheter som följer av avtalet om tillgång till plattformen utan Leverantörens föregående skriftliga samtycke, vid äventyr av ogiltighet.
  4. Alla tvister som rör användningen av plattformen ska avgöras av domstolar som är behöriga för Leverantörens säte.
  5. I frågor som inte regleras av dessa villkor tillämpas polsk lag.
  6. Om någon bestämmelse i dessa villkor helt eller delvis skulle vara ogiltig eller utan verkan, ska övriga bestämmelser fortsätta att gälla. Den ogiltiga eller verkningslösa bestämmelsen ersätts av allmänt tillämpliga lagregler och, i avsaknad av sådana, av en giltig bestämmelse vars ekonomiska syfte ligger så nära den ersatta bestämmelsens syfte som möjligt.
  7. Dessa villkor träder i kraft den 2 september 2025.