Intuitive work time system

Tidrapportering Tidrapportering Som en del av funktionaliteten for Projekthantering finns en tidrapporteringsfunktion tillganglig via fliken Arbetstid for alla anvandare. Anstallda kan registrera sin tid dagligen over flera projekt, med tidsspaarning for detaljerad overvakning och fakturering. Chefer har mojlighet att granska tid loggad av andra anstallda direkt fran kalendervyn pa sidan Arbetstid. Mer om mojligheterna for tidrapporteringshantering beskrivs i artikeln Tidrapporteringshantering. Om modulen Ledighetshantering ar aktiv for din organisation integreras alla godkanda ledigheter somlost i kalendervyn. Dessutom visas helgdagar automatiskt i kalendern. Anstallda Anstallda utan specifika roller tilldelade har begransad atkomst som enbart tillater dem att logga sina arbetstider pa tilldelade projekt och granska sin tidigare loggade tid. Detta sakerstaller korrekt tidshantering och ansvarighet for alla teammedlemmar involverade i projektet. Nar anstallda navigerar till sidan Arbetstid ser de en kalendervy for aktuell manad. De har mojlighet att lagga till en eller flera tidposter per dag, for precis sparning av arbetstider for varje tilldelat projekt. For att skapa en ny tidpost: Navigera till posten Arbetstid fran huvudmenyn. Klicka pa knappen Lagg till post som finns i varje kalenderdagcell. Valj projekt: Valj ett projekt/fas fran listan over projekt tilldelade till anvandaren. Obs: Om en anstalld ar tilldelad ett overordnat projekt kommer alla tillhorande underprojekt aven att vara tillgangliga for val. Ange nedlagd tid: Ange den tid som lagts pa projektet. Lagg till beskrivning: Skriv en beskrivning pa minst 32 tecken som detaljerar utfort arbete, eller inkludera helt enkelt lankar till de arenden du arbetat med. Spara posten: Klicka pa spara for att lagga till posten i kalendern. Nar posten sparats visas den i den valda kalendercellen. Anvandare kan lagga till flera poster per dag (inte mer an 24 timmar totalt). Dessutom har anvandare flexibiliteten att logga tid med minutprecision. Medan rullgardinsmenyn tillater val i 15-minutersintervall kan anvandare manuellt ange specifika varaktigheter, som 22 eller 57 minuter, vid behov. Om du behover visa detaljerna for en loggad period hovrar du helt enkelt markoren over tidposten. Alla tidpostdetaljer visas, liksom mojligheten att redigera/ta bort tidposten. Under kalendern finns ett falt som visar en sammanfattning av aktuell information: "Planerade timmar" (total planerad tid for manaden, exklusive helgdagar och helger), "Ledigheter" (total godkand ledighetstid for aktuell manad), "Att fylla" (tid som forvantasfyllas i fore manadens slut) och "Loggade timmar" (tid som redan loggats fram till nu). Nar summan av "Loggade timmar" och "Ledigheter" overstiger vardet "Planerade timmar" andras "Att fylla" till "Overtid" och markeras i rott. Exempelanvandning Anstallda som noggrant loggar dagliga timmar pa olika projekt for projektansvarighet och framstegsuppfoljning. Chefer som overvakar teamets arbetsbelastning och projektstatus genom att granska loggade tidposter fran sina teammedlemmar. Generering av precisa kundfakturor baserat pa registrerade projekttimmar, vilket sakerstaller korrekt fakturering. Overvakning av efterlevnad av planerade projekttimmar och identifiering av potentiell overtid eller underutnyttjande av resurser. Relaterade sidor Lagg till (Redigera) projekt Projektlista Projektvy Tidrapportering i arbetsscheman Approuter Oppna /projects

Tidrapporteringshantering Tidrapporteringshantering Flowtly ger chefer tva gransssnitt for att overvaka och hantera anstalldes tidrapportering: Kalendervyn och Tabellvyn. Bada vyerna ar tillgangliga for anvandare med rollerna ROLEWORKINGHOURSVIEWER eller ROLEWORKINGHOURSMANAGER , och kan vaxlas via knappen i det ovre hogra hornet av modulen Arbetstid. Kalendervyn erbjuder en manadsoverblick over loggade timmar och visar projektnamn och tidsallokeringar direkt pa varje kalenderdag. Denna vy ar sarskilt anvandbar for att granska arbetsbelastningsmoenster pa individ- eller projektniva och identifiera luckor eller inkonsekvenser over langre tidsperioder. Tabellvyn ger en tvaveckorsmatris av daglig loggad tid jamfort med forvantade arbetstider, visad for alla valda anstallda. Denna layout ar utformad for snabba jamforelser, teamnivauppfoljning och for att identifiera saknade poster vid forsta ogonkastet. Medan anstallda framst anvander Kalendervyn for att logga sin egen tid drar chefer nytta av utokad funktionalitet i bada vyerna - inklusive filter, detaljer, redigeringsbehorigheter (nar det ar tillampligt) och sammanfattningsinsikter. Rollbaserat atkomstbeteende i Kalendervyn Med rollen ROLEWORKINGHOURSVIEWER ar din atkomst att se andra anstalldes tidposter begransad till att granska tid som loggats enbart for de projekt du personligen ar tilldelad. Anstallda med rollen ROLEWORKINGHOURSMANAGER kan granska korrekta arbetstidsposter for alla anstallda och alla projekt i organisationen. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ger anvandare mojlighet att visa och andra tidposter for alla anstallda. Anvandare kan hitta en specifik anstalld med hjalp av filter, navigera till relevant dag och klicka pa Redigera-knappen pa motsvarande tidpost for att gora andringar. Vad du ser i Kalendervyn Kalendervyn ger chefer en manadslong oversikt over tidposter loggade av valda anstallda - som standard over hela organisationen. Denna vy ar idealisk for att snabbt skanna hur arbete ar fordelat, identifiera saknade poster och forsta projektengagemang over tid. Varje kalenderdag visar alla tidposter fran alla valda anstallda och/eller projekt med totala timmar per projekt, per dag. Till exempel, om tre anstallda loggade tid for olika projekt den 23 april, visar kalendern en staplad lista med varje projekt och motsvarande tidposter for den dagen - vilket gor det omedelbart synligt hur mycket insats som lagts ned, av vem och pa vad. Chefer kan hovra over eller klicka pa vilken dagcell som helst for att oppna en detaljerad uppdelning av den dagens poster. Formularet inkluderar: Den anstalldes namn Projektnamnet Den loggade tiden Eventuell beskrivning eller anteckningar En pennaikon (om chefen har ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) for att redigera detaljer. Rollbaserat atkomstbeteende i Tabellvyn Synligheten och funktionaliteten i denna vy beror pa anvandarroller: Anvandare med enbart ROLEWORKINGHOURS_VIEWER kan vaxla till tabellvyn, men ser enbart tidposter for projekt de ar tilldelade. De kan inte expandera anvandarrader eller redigera poster. Anvandare med ROLEWORKINGHOURS_MANAGER kan visa tabellen for alla anvandare och projekt och har ratt att redigera tidposter, men kan inte expandera anvandarrader for att se uppdelning och projekttaxor. Anvandare som har ROLEPROJECTSMANAGER utover visnings- eller chefsroller kan expandera rader for att se detaljerade uppdelningar per projekt. Nar bade ROLEWORKINGHOURSMANAGER + ROLEPROJECTS_MANAGER ar tilldelade far anvandaren full atkomst: visa och redigera alla tidposter, over alla anvandare och projekt, inklusive detaljvyer och omdirigering till taxa om den saknas for en anstalld. Vad du ser i Tabellvyn Denna vy visar ett kalenderlikt rutsystem over alla anstallda (eller filtrerade urval) och deras dagliga arbetstidsposter. Varje cell i rutsystemet visar tva varden: Den loggade tiden for dagen (t.ex. 8:00) Den forvantade arbetstiden for den dagen (vanligtvis 8:00, men reducerad eller tom pa helger, ledigheter, dagar utanfor den anstalldes avtal eller baserat pa franvaro) Anvandare kan scrolla horisontellt genom veckorna och vertikalt over alla anstallda. Du ser en grasripad bakgrund for helger och helgdagar. Om en anvandare har en helgdag visas inte den forvantade tiden och cellen ar synligt nedtonad. Tidposter ar dock inte blockerade for nagon dag. Expandera anstalldrader for projektuppdelning Chefer med lampliga behorigheter (se Rollbaserat atkomstbeteende i Kalendervyn) kan expandera en anvandares rad genom att klicka pa pilen bredvid deras namn. Nar den expanderas visar systemet: Projekt som anvandaren loggat tid mot Det loggade beloppet per projekt Timtaxor (om satta) Varningar nar taxor saknas Varje projektrad visar den loggade tiden och tillhorande taxa for det projektet, eller en rod varning: "Saknad timtaxa" om ingen taxa ar konfigurerad. Genom att klicka pa den roda varningen omdirigeras chefen direkt till taxainstellningssidan for den kombinationen av projekt och anstalld. Detta ger en bekvam genvag for projektledare att losa taxaluckor under tidsgranskningar. Visa och redigera loggade tidsdetaljer Genom att hovra och klicka pa en icke-tom tidcell oppnas ett detaljerat formular for den tidposten, som inkluderar datum, projektnamn, loggad tidsvaraktighet och beskrivning. En pennaikon (synlig enbart for anvandare med ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) ger mojlighet att redigera tiden eller beskrivningen. Anvandare utan redigeringsbehorighet kan fortfarande visa detta formular for insikt i vad som loggats, men kan inte andra dess innehall. Flytta en tidpost till ett annat projekt Att redigera en tidpost inkluderar projektet den är loggad mot, så att ändra det fältet flyttar timmarna från ett projekt till ett annat i stället för att kopiera dem. Det är det vanliga sättet att rätta tid som loggats på fel ställe. Flowtly nekar flytten när projektet som timmarna lämnar har fakturerats. Posten stannar exakt där den var och ingenting sparas. Meddelandet på skärmen är det generella felmeddelandet snarare än en förklaring av regeln, så om en projektändring inte sparas och resten av postredigeringen fungerar normalt är fakturering på det ursprungliga projektet det första att kontrollera. Två detaljer avgör om flytten nekas: Kontrollen gäller projektet som timmarna lämnar, aldrig det de ska till. Att flytta timmar till ett fakturerat projekt är inte begränsat. Alla fakturarader som skapats för det projektet räknas , inte bara rader fakturerade i timmar. Ett projekt som fakturerats en gång för en fastpris-milstolpe nekar flytten också, eftersom Flowtly inte registrerar vilka enskilda poster en given fakturarad byggdes på och inte heller gissar sig till det. Bara ett projektbyte påverkas. Varaktigheten, beskrivningen och datumet för ett fakturerat projekts timmar är fortfarande redigerbara som vanligt — ett fakturerat projekt blir inte skrivskyddat. Om timmarna verkligen hör hemma annanstans, behandla det som en faktureringsfråga snarare än en tidrapporteringsfråga: siffrorna på en utfärdad faktura härrör från det projektet, så tala med den som hanterar faktureringen för det innan den underliggande tiden flyttas. Filtreringsalternativ Langst upp i bada vyerna kan du tillampas dynamiska filter for att begrana datan: Anstalldfilter - Filtrera loggade tidposter genom att valja specifika anstallda. Detta gor det mojligt for chefer att fokusera pa enskilda teammedlemmars arbete eller en grupp anstallda. Som standard visas enbart du i detta falt. Du kan filtrera pa exakta anstallda eller valja alla. Projektfilter - Filtrera posterna efter specifika projekt/faser. Detta ar anvandbart for att folja framsteg och tidsallokering over olika projekt. Som standard ar alla projekt valda. Kombination av filter: For mer precis granskning kan chefer tillampas bade filter samtidigt. Detta gor det mojligt att se tid loggad av valda anstallda pa valda projekt, vilket ger en detaljerad oversikt over resursallokering och projekttidslinjer. Exportalternativ Langst upp till hoger hittar du en enskild knapp Ladda ned tidrapport . Genom att klicka pa denna knapp oppnas ett formular dar anvandare kan se exportparametrar: Datumintervall Inkludera delprojekt (visas bara när projektfiltret används) Grupperingsmetod (Ingen, Anstalld, Projekt) Onskat filformat (PDF eller CSV) Exporter aterspecks de tillampade filtren och grupperingsalternativen, vilket gor dem anvanbara for interna revisioner eller kundfaktureringsrapporter. Exportera ett helt projekt inklusive faser Projektfiltret matchar bara de projekt du valde, inte det som finns under dem. Att välja ett överordnat projekt ensamt returnerar därför bara timmar som är loggade direkt på det projektet. För ett projekt uppdelat i faser är det vanligtvis nästan ingenting — timmarna finns på faserna. Markera Inkludera delprojekt för att inkludera alla faser under de valda projekten, på valfritt djup. I kombination med Grupperingsmetod → Projekt och CSV-formatet besvarar detta frågan "hur många timmar gick till det här projektet, och var gick de" i en enda fil: en rad per fas, som täcker alla anställda som loggade tid. Två saker att känna till: Alternativet bara går nedåt. Att välja en fas lägger till den fasens egna underfaser, aldrig dess överordnade projekt eller dess syskonfaser. Det är av som standard, så en export du redan använder fortsätter att returnera exakt vad den returnerade tidigare. Nar du filtrerar pa anstallda eller projekt uppdateras vardena i sammanfattningsfaltet under kalendern och tabellen darefter. "Planerade timmar", "Ledigheter", "Att fylla" och "Loggade timmar" visar den totala summan for de valda anstallda. Arbetade timmar for specifika projekt kan aven granskas via funktionen "Ga till timvy" som beskrivs i artikeln Projektlista. Varifrån kommer planerade timmar Planerade timmar härleds från varje anställds avtal, inte från en fast arbetsdag. Den veckovisa arbetstiden som anges i avtalet fördelas över arbetsdagar för att ge den förväntade tiden i varje dagscell, och avtalets start- och slutdatum avgör vilka dagar som räknas överhuvudtaget. Detta är tydligast för personer som är anställda under bara en del av den visade perioden: En anställd som börjar mitt i perioden planeras från sitt startdatum och framåt; dagarna dessförinnan har ingen förväntad tid. En anställd vars avtal har löpt ut planeras bara fram till det slutdatumet. En period som helt faller efter att de slutade visar inga planerade timmar för dem. En anställd som är anställd under hela perioden planeras över hela den, enligt sina avtalade veckotimmar. Avtalstyper som inte driver systemberäkningar, som en avsiktsförklaring eller ett praktikdokument, ger ingen förväntad tid. När en anställd inte har något avtal alls — till exempel en timdebiterad konsult — används en standard hel arbetsdag i stället, så att deras dagar förblir synliga för granskning i stället för att visas som noll. Exempelanvandning Overvaka teamets arbetsbelastning: En projektledare behover snabbt identifiera vilka teammedlemmar som inte loggat sina fulla forvantade timmar for den aktuella veckan for att folja upp och sakerstalla balanserade arbetsbelastningar. Kundfaktureringsrapportering: En administrator behover generera en detaljerad tidrapport for en specifik kunds fakturering for den senaste manaden, grupperad per anstalld och exporterad som PDF. Projektbudgetgranskning: En ekonomianvandare vill kontrollera om alla timtaxor ar konfigurerade for anstallda som arbetar pa ett visst projekt och enkelt navigera for att stalla in saknade taxor fore fakturering. Insikt i resursallokering: En teamledare vill granska hur tid ar fordelad over olika projekt for sina direktrapporterande under ett kvartal, med hjalp av Kalendervyn for att identifiera trender och fatta valgrundade bemanningsbeslut. Relaterade sidor Projektlista Tidrapportering i arbetsscheman Anställningsavtal Avtalstyper Lagg till (Redigera) projekt Projektvy Approuter Oppna /projects

Tidrapportering: Anvandningsfall Tidrapportering: Anvandningsfall Exempelanvandning Projektledning Scenario : En projektledare behover sakerstalla att teamet ar pa ratt spar och arbetar effektivt. Anvandningsfall : Projektledaren kan anvanda tidrapporteringsfunktionen for att overvaka de timmar som varje teammedlem loggar pa ett projekt eller en projektfas. Detta hjalper till att identifiera flaskhalsar eller omraden dar ytterligare resurser kan behoevas. Genom att analysera de loggade timmarna kan projektledaren aven gora mer noggranna projekttidslinjer och prognoser. Fakturering for frilansare Scenario : En frilansare behover fakturera kunder korrekt baserat pa tid nedlagd pa olika projekt. Anvandningsfall : Frilansaren kan logga timmar som lagts pa varje kundprojekt med hjalp av tidrapporteringsfunktionen. Detta ger en detaljerad oversikt over utfort arbete som enkelt kan omvandlas till fakturor. Tidrapporteringssystemet sakerstaller att alla fakturerbara timmar redovisas och minskar risken for underfakturering eller tvister med kunder. Overvakning av distansarbete Scenario : Med framvaexten av distansarbete vill ett foretag overvaka och hantera den tid dess distansarbetande anstallda lagger pa arbetsrelaterade uppgifter. Anvandningsfall : Distansarbetande anstallda loggar sina timmar i tidrapporteringssystemet, vilket gor det mojligt for chefer att overvaka deras aktivitet och sakerstalla att de forblir produktiva. Systemet kan ge insikter om tid som lagts pa olika projekt, vilket hjalper chefer att stodja distansarbetande anstallda och aatgarda eventuella produktivitetsproblem. Uppfoljning av anstalldes prestationer Scenario : En HR-chef behover utvardera anstalldes prestationer och produktivitet. Anvandningsfall : HR-chefen kan granska anstalldes tidsloggar for att bedoma deras effektivitet och produktivitet. Genom att jamfora tid lagd pa uppgifter med levererade resultat kan HR-chefen identifiera hogpresterande och de som kan behova ytterligare stod eller utbildning. Denna data kan aven anvandas vid utvecklingssamtal och bedomningar. Relaterade sidor Lagg till (Redigera) projekt Projektlista Projektvy Tidrapportering i arbetsscheman Approuter Oppna /projects

Installera Flowtly på din enhet Installera Flowtly på din enhet Flowtly Workspace är en progressiv webbapp (PWA) , så du kan installera den på din telefon eller dator för en app-liknande upplevelse — eget fönster, ikon på hemskärmen och aviseringar — utan att gå via en appbutik. På din telefon Öppna workspace.flowtly.eu i mobilwebbläsaren och sedan: Android (Chrome): tryck på menyn (⋮) och välj Lägg till på startskärmen (eller Installera app ). iPhone (Safari): tryck på Dela och välj Lägg till på hemskärmen . Flowtly-ikonen visas på din hemskärm och öppnas i helskärm. På din dator Öppna arbetsytan i Chrome eller Edge och klicka på installationsikonen i adressfältet, eller använd webbläsarmenyn → Installera Flowtly Workspace . Den öppnas sedan i ett eget fönster som en skrivbordsapp. Nästa steg När den är installerad, slå på aviseringar så att du inte missar godkännanden, ansökningar och påminnelser. Appvägar Öppna arbetsytan