Tidrapporteringshantering

Flowtly ger chefer tva gransssnitt for att overvaka och hantera anstalldes tidrapportering: Kalendervyn och Tabellvyn. Bada vyerna ar tillgangliga for anvandare med rollerna ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER eller ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER, och kan vaxlas via knappen i det ovre hogra hornet av modulen Arbetstid.

Kalendervyn erbjuder en manadsoverblick over loggade timmar och visar projektnamn och tidsallokeringar direkt pa varje kalenderdag. Denna vy ar sarskilt anvandbar for att granska arbetsbelastningsmoenster pa individ- eller projektniva och identifiera luckor eller inkonsekvenser over langre tidsperioder.

Tabellvyn ger en tvaveckorsmatris av daglig loggad tid jamfort med forvantade arbetstider, visad for alla valda anstallda. Denna layout ar utformad for snabba jamforelser, teamnivauppfoljning och for att identifiera saknade poster vid forsta ogonkastet.

Medan anstallda framst anvander Kalendervyn for att logga sin egen tid drar chefer nytta av utokad funktionalitet i bada vyerna - inklusive filter, detaljer, redigeringsbehorigheter (nar det ar tillampligt) och sammanfattningsinsikter.

Rollbaserat atkomstbeteende i Kalendervyn

Med rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER ar din atkomst att se andra anstalldes tidposter begransad till att granska tid som loggats enbart for de projekt du personligen ar tilldelad. Anstallda med rollen ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan granska korrekta arbetstidsposter for alla anstallda och alla projekt i organisationen. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER ger anvandare mojlighet att visa och andra tidposter for alla anstallda. Anvandare kan hitta en specifik anstalld med hjalp av filter, navigera till relevant dag och klicka pa Redigera-knappen pa motsvarande tidpost for att gora andringar.

Vad du ser i Kalendervyn

Kalendervyn ger chefer en manadslong oversikt over tidposter loggade av valda anstallda - som standard over hela organisationen. Denna vy ar idealisk for att snabbt skanna hur arbete ar fordelat, identifiera saknade poster och forsta projektengagemang over tid.

Varje kalenderdag visar alla tidposter fran alla valda anstallda och/eller projekt med totala timmar per projekt, per dag.

Till exempel, om tre anstallda loggade tid for olika projekt den 23 april, visar kalendern en staplad lista med varje projekt och motsvarande tidposter for den dagen - vilket gor det omedelbart synligt hur mycket insats som lagts ned, av vem och pa vad. Chefer kan hovra over eller klicka pa vilken dagcell som helst for att oppna en detaljerad uppdelning av den dagens poster. Formularet inkluderar:

• Den anstalldes namn

• Projektnamnet

• Den loggade tiden

• Eventuell beskrivning eller anteckningar

En pennaikon (om chefen har ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) for att redigera detaljer.

Rollbaserat atkomstbeteende i Tabellvyn

Synligheten och funktionaliteten i denna vy beror pa anvandarroller:

• Anvandare med enbart ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER kan vaxla till tabellvyn, men ser enbart tidposter for projekt de ar tilldelade. De kan inte expandera anvandarrader eller redigera poster.

• Anvandare med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan visa tabellen for alla anvandare och projekt och har ratt att redigera tidposter, men kan inte expandera anvandarrader for att se uppdelning och projekttaxor.

• Anvandare som har ROLE_PROJECTS_MANAGER utover visnings- eller chefsroller kan expandera rader for att se detaljerade uppdelningar per projekt.

• Nar bade ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER + ROLE_PROJECTS_MANAGER ar tilldelade far anvandaren full atkomst: visa och redigera alla tidposter, over alla anvandare och projekt, inklusive detaljvyer och omdirigering till taxa om den saknas for en anstalld.

Vad du ser i Tabellvyn

Denna vy visar ett kalenderlikt rutsystem over alla anstallda (eller filtrerade urval) och deras dagliga arbetstidsposter. Varje cell i rutsystemet visar tva varden:

• Den loggade tiden for dagen (t.ex. 8:00)

• Den forvantade arbetstiden for den dagen (vanligtvis 8:00, men reducerad eller tom pa helger, ledigheter, dagar utanfor den anstalldes avtal eller baserat pa franvaro)

Anvandare kan scrolla horisontellt genom veckorna och vertikalt over alla anstallda. Du ser en grasripad bakgrund for helger och helgdagar. Om en anvandare har en helgdag visas inte den forvantade tiden och cellen ar synligt nedtonad. Tidposter ar dock inte blockerade for nagon dag.

Expandera anstalldrader for projektuppdelning

Chefer med lampliga behorigheter (se Rollbaserat atkomstbeteende i Kalendervyn) kan expandera en anvandares rad genom att klicka pa pilen bredvid deras namn. Nar den expanderas visar systemet:

• Projekt som anvandaren loggat tid mot

• Det loggade beloppet per projekt

• Timtaxor (om satta)

• Varningar nar taxor saknas

Varje projektrad visar den loggade tiden och tillhorande taxa for det projektet, eller en rod varning: "Saknad timtaxa" om ingen taxa ar konfigurerad. Genom att klicka pa den roda varningen omdirigeras chefen direkt till taxainstellningssidan for den kombinationen av projekt och anstalld. Detta ger en bekvam genvag for projektledare att losa taxaluckor under tidsgranskningar.

Visa och redigera loggade tidsdetaljer

Genom att hovra och klicka pa en icke-tom tidcell oppnas ett detaljerat formular for den tidposten, som inkluderar datum, projektnamn, loggad tidsvaraktighet och beskrivning. En pennaikon (synlig enbart for anvandare med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) ger mojlighet att redigera tiden eller beskrivningen. Anvandare utan redigeringsbehorighet kan fortfarande visa detta formular for insikt i vad som loggats, men kan inte andra dess innehall.

Flytta en tidpost till ett annat projekt

Att redigera en tidpost inkluderar projektet den är loggad mot, så att ändra det fältet flyttar timmarna från ett projekt till ett annat i stället för att kopiera dem. Det är det vanliga sättet att rätta tid som loggats på fel ställe.

Flowtly nekar flytten när projektet som timmarna lämnar har fakturerats. Posten stannar exakt där den var och ingenting sparas. Meddelandet på skärmen är det generella felmeddelandet snarare än en förklaring av regeln, så om en projektändring inte sparas och resten av postredigeringen fungerar normalt är fakturering på det ursprungliga projektet det första att kontrollera.

Två detaljer avgör om flytten nekas:

• Kontrollen gäller projektet som timmarna lämnar, aldrig det de ska till. Att flytta timmar till ett fakturerat projekt är inte begränsat.
• Alla fakturarader som skapats för det projektet räknas, inte bara rader fakturerade i timmar. Ett projekt som fakturerats en gång för en fastpris-milstolpe nekar flytten också, eftersom Flowtly inte registrerar vilka enskilda poster en given fakturarad byggdes på och inte heller gissar sig till det.

Bara ett projektbyte påverkas. Varaktigheten, beskrivningen och datumet för ett fakturerat projekts timmar är fortfarande redigerbara som vanligt — ett fakturerat projekt blir inte skrivskyddat.

Om timmarna verkligen hör hemma annanstans, behandla det som en faktureringsfråga snarare än en tidrapporteringsfråga: siffrorna på en utfärdad faktura härrör från det projektet, så tala med den som hanterar faktureringen för det innan den underliggande tiden flyttas.

Filtreringsalternativ

Langst upp i bada vyerna kan du tillampas dynamiska filter for att begrana datan:

• Anstalldfilter - Filtrera loggade tidposter genom att valja specifika anstallda. Detta gor det mojligt for chefer att fokusera pa enskilda teammedlemmars arbete eller en grupp anstallda. Som standard visas enbart du i detta falt. Du kan filtrera pa exakta anstallda eller valja alla.

• Projektfilter - Filtrera posterna efter specifika projekt/faser. Detta ar anvandbart for att folja framsteg och tidsallokering over olika projekt. Som standard ar alla projekt valda.

• Kombination av filter: For mer precis granskning kan chefer tillampas bade filter samtidigt. Detta gor det mojligt att se tid loggad av valda anstallda pa valda projekt, vilket ger en detaljerad oversikt over resursallokering och projekttidslinjer.

Exportalternativ

Langst upp till hoger hittar du en enskild knapp Ladda ned tidrapport.

Genom att klicka pa denna knapp oppnas ett formular dar anvandare kan se exportparametrar:

• Datumintervall
• Grupperingsmetod (Ingen, Anstalld, Projekt)
• Onskat filformat (PDF eller CSV)

Exporter aterspecks de tillampade filtren och grupperingsalternativen, vilket gor dem anvanbara for interna revisioner eller kundfaktureringsrapporter.

Nar du filtrerar pa anstallda eller projekt uppdateras vardena i sammanfattningsfaltet under kalendern och tabellen darefter. "Planerade timmar", "Ledigheter", "Att fylla" och "Loggade timmar" visar den totala summan for de valda anstallda.

Arbetade timmar for specifika projekt kan aven granskas via funktionen "Ga till timvy" som beskrivs i artikeln Projektlista.

Varifrån kommer planerade timmar

Planerade timmar härleds från varje anställds avtal, inte från en fast arbetsdag. Den veckovisa arbetstiden som anges i avtalet fördelas över arbetsdagar för att ge den förväntade tiden i varje dagscell, och avtalets start- och slutdatum avgör vilka dagar som räknas överhuvudtaget.

Detta är tydligast för personer som är anställda under bara en del av den visade perioden:

• En anställd som börjar mitt i perioden planeras från sitt startdatum och framåt; dagarna dessförinnan har ingen förväntad tid.
• En anställd vars avtal har löpt ut planeras bara fram till det slutdatumet. En period som helt faller efter att de slutade visar inga planerade timmar för dem.
• En anställd som är anställd under hela perioden planeras över hela den, enligt sina avtalade veckotimmar.

Avtalstyper som inte driver systemberäkningar, som en avsiktsförklaring eller ett praktikdokument, ger ingen förväntad tid. När en anställd inte har något avtal alls — till exempel en timdebiterad konsult — används en standard hel arbetsdag i stället, så att deras dagar förblir synliga för granskning i stället för att visas som noll.

Exempelanvandning

• Overvaka teamets arbetsbelastning: En projektledare behover snabbt identifiera vilka teammedlemmar som inte loggat sina fulla forvantade timmar for den aktuella veckan for att folja upp och sakerstalla balanserade arbetsbelastningar.
• Kundfaktureringsrapportering: En administrator behover generera en detaljerad tidrapport for en specifik kunds fakturering for den senaste manaden, grupperad per anstalld och exporterad som PDF.
• Projektbudgetgranskning: En ekonomianvandare vill kontrollera om alla timtaxor ar konfigurerade for anstallda som arbetar pa ett visst projekt och enkelt navigera for att stalla in saknade taxor fore fakturering.
• Insikt i resursallokering: En teamledare vill granska hur tid ar fordelad over olika projekt for sina direktrapporterande under ett kvartal, med hjalp av Kalendervyn for att identifiera trender och fatta valgrundade bemanningsbeslut.