Управління обліком часу
Flowtly надає менеджерам два інтерфейси для контролю обліку часу співробітників: «Календарний вигляд» та «Табличний вигляд». Обидва доступні для ролей ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER або ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER та перемикаються у верхньому правому куті модуля «Робочий час».
Календарний вигляд забезпечує місячний огляд зафіксованих годин з назвами проєктів та розподілом часу по днях.
Табличний вигляд надає двотижневу матрицю денного зафіксованого часу порівняно з очікуваними годинами по всіх обраних співробітниках.
Рольовий доступ у календарному вигляді
ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER — перегляд записів лише за призначеними проєктами. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER — перегляд та редагування записів будь-якого співробітника та проєкту.
Що відображає календарний вигляд
Місячний огляд записів часу обраних співробітників. Кожен день відображає записи з загальними годинами за проєктом. При натисканні на день відкривається детальна розбивка з ім'ям співробітника, проєктом, часом та описом.
Рольовий доступ у табличному вигляді
ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER— перегляд лише за своїми проєктами, без розгортання рядків.ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER— перегляд та редагування для всіх, без розгортання.ROLE_PROJECTS_MANAGERдодатково — розгортання для детальної розбивки за проєктами.- Обидві ролі разом — повний доступ.
Що відображає табличний вигляд
Сітка з денним зафіксованим та очікуваним часом по співробітниках. Дні поза межами діючої угоди співробітника не відображають очікуваного часу. Вихідні та свята — сірий фон. При розгортанні рядка — проєкти, час та ставки. Червоне попередження «Відсутня ставка» з посиланням на налаштування.
Переміщення запису часу до іншого проєкту
Редагування запису часу включає проєкт, до якого він прив'язаний, тому зміна цього поля переміщує години з одного проєкту до іншого, а не копіює їх. Це звичайний спосіб виправити час, зафіксований у невірному місці.
Flowtly відмовляє у переміщенні, якщо проєкт, з якого години виходять, був виставлений рахунок. Запис залишається точно там, де він був, і нічого не зберігається. Повідомлення на екрані є загальним повідомленням про помилку, а не поясненням правила — тому, якщо зміна проєкту не зберігається, а решта правок запису працює нормально, першим кроком слід перевірити виставлення рахунків за оригінальний проєкт.
Два деталі визначають, чи буде переміщення відхилено:
- Перевірка стосується проєкту, з якого виходять години, а не проєкту призначення. Переміщення годин у проєкт, для якого виставлено рахунок, не обмежується.
- Враховується будь-який рядок рахунку, виставленого для цього проєкту, а не лише рядки, виставлені в годинах. Проєкт, якому один раз виставили рахунок за фіксованим ціновим етапом, також відмовить у переміщенні, оскільки Flowtly не фіксує, які окремі записи лягли в основу конкретного рядка рахунку, і не здогадуватиметься.
Лише зміна проєкту є обмеженою. Тривалість, опис та дата годин проєкту з виставленим рахунком залишаються доступними для редагування, як завжди — проєкт з виставленим рахунком не стає лише для читання.
Якщо години дійсно належать до іншого місця, вирішуйте це як питання виставлення рахунків, а не відстеження часу: цифри у виставленому рахунку були отримані з цього проєкту, тому перед переміщенням часу зверніться до особи, яка керує виставленням рахунків для нього.
Фільтри
- Фільтр за співробітниками
- Фільтр за проєктами
- Комбінація обох
Експорт
Кнопка Завантажити табель з параметрами: діапазон дат, підпроєкти (відображається лише при використанні фільтра проєктів), групування (Немає, Співробітник, Проєкт), формат (PDF або CSV).
Експорт цілого проєкту разом з фазами
Фільтр проєктів відповідає лише обраним проєктам і нічому, що знаходиться нижче них. Вибір лише батьківського проєкту поверне тільки години, зареєстровані безпосередньо на ньому. Для проєкту, розбитого на фази, це зазвичай майже нічого — години знаходяться на фазах.
Позначте Uwzględnij podprojekty, щоб включити всі фази нижче обраних проєктів на будь-якому рівні вкладеності. У поєднанні з Методом групування → Проєкт і форматом CSV це відповідає на питання «скільки годин пішло на цей проєкт і куди саме» в одному файлі: один рядок на фазу, що охоплює всіх співробітників, які реєстрували час.
Дві речі, які варто знати:
- Параметр діє лише вниз. Вибір однієї фази додає її власні підфази, але ніколи батьківський проєкт або сусідні фази.
- За замовчуванням вимкнено, тому вже використовуваний експорт повертатиме рівно те, що повертав раніше.
Звідки беруться заплановані години
Заплановані години формуються на основі угоди кожного співробітника, а не фіксованого робочого дня. Тижневий робочий час, встановлений в угоді, розподіляється по робочих днях, щоб визначити очікуваний час у кожній клітинці, а дати початку і закінчення угоди визначають, які дні враховуються взагалі.
Найкраще це видно для співробітників, зайнятих лише частину видимого періоду:
- Співробітник, який приєднується в середині періоду, планується починаючи з дати початку угоди; дні до цієї дати не мають очікуваного часу.
- Співробітник, угода якого завершилася, планується лише до дати закінчення. Період, що повністю припадає після його відходу, не показує планових годин.
- Співробітник, зайнятий протягом усього періоду, планується на весь його обсяг відповідно до тижневого нормативу за угодою.
Типи угод, що не беруть участі в системних розрахунках, — наприклад, лист про наміри або запис про виробничу практику, — не встановлюють очікуваного часу. Якщо у співробітника немає жодної угоди — наприклад, підрядник з погодинною оплатою — замість цього застосовується стандартний повний робочий день, щоб дні такого співробітника залишалися видимими для перегляду, а не відображалися як нуль.
Приклади використання
- Моніторинг навантаження команди: визначення співробітників з незаповненими годинами.
- Звітність для клієнтів: генерація детального табелю за проєктом у PDF.
- Перевірка бюджету проєкту: контроль наявності ставок перед виставленням рахунків.
- Аналіз розподілу ресурсів: огляд розподілу часу між проєктами за квартал.