Вигляд проєктів

Для перегляду та управління конкретним проєктом або фазою перейдіть на його сторінку. У списку проєктів використовуйте кнопку «Перейти до проєкту» для доступу до сторінки проєкту з вкладками «Огляд», «Співробітники», «Фази» та «Прибутковість». Також можна перейти безпосередньо, натиснувши на назву проєкту.

Вкладка «Огляд»

Вкладка «Огляд» надає централізоване зведення ключової інформації, структури та адміністративних засобів управління проєктом.

Розділ «Бюджети» За активного модуля «Бюджети» тут можна управляти зв'язками проєкту з бюджетами. Проєкт може бути пов'язаний з кількома бюджетами. Натискання на плитку бюджету перенаправляє на сторінку деталей бюджету. Для додавання натисніть «Додати новий» та оберіть зі списку. Для видалення натисніть значок X на плитці.

Примітка: Проєкти та фази можуть бути пов'язані з різними бюджетами. Для прив'язки кожної фази до того самого бюджету, що й батьківський проєкт, це потрібно робити вручну для кожної фази.

Розділ «Примітки» Одна спільна примітка на проєкт. Натисніть «Додати примітку» для створення. Для редагування натисніть на поле, внесіть зміни та натисніть Enter.

Вкладка «Співробітники»

Для додавання співробітника:

Натисніть «Додати співробітника».
Оберіть співробітника зі списку.
Призначте роль у проєкті.
Збережіть.

Примітка: Одному співробітнику можна призначити кілька ролей в одному проєкті.

Щоб змінити роль, яку людина вже має, натисніть кнопку «Редагувати» у її рядку. Роль зберігається сама, щойно ви обираєте нову — кнопки «Зберегти» немає — а невеликий статус поруч із полем показує, коли зміну збережено. Якщо зміну відхилено, поле пояснює причину, зберігає ваш вибір, а Flowtly запитує підтвердження, перш ніж ви закриєте діалогове вікно й втратите його. Особу в участі змінити не можна; щоб передати роль комусь іншому, видаліть цю участь і додайте іншу особу.

Додавання учасника, його видалення та зміна ролі учасника потребують ролі Менеджер проєктів або Адмін. Лідер проєктів бачить панель «Співробітники» і всіх, хто в ній, але не бачить кнопки додавання учасника та кнопки «Кошик» у рядках. Лідер проєктів може відкрити діалогове вікно «Редагувати», але бачить роль лише для читання: поле вимкнено, замість статусу збереження стоїть замок, а повідомлення каже Ви можете переглядати цей запис, але ваша роль не дозволяє його змінювати. Звідти нічого не зберігається.

Ставка, за якою виставляється рахунок учаснику

Стовпець Ставка показує, за якою ставкою цій особі виставляються рахунки в цьому проєкті сьогодні, а саме значення відкриває для неї Тарифи виставлення рахунків — кожен період, що діяв, з датами, які він охоплював, посадою, для якої його погоджено, і ставкою. Особа може мати в проєкті більше однієї ролі, а ставка погоджується для особи й проєкту, а не для ролі, тому те саме значення з'являється в кожному її рядку, і редагування з будь-якого з них редагує одну ставку. Той, хто в цьому проєкті, бо є в проєкті вищого рівня, має ставку, записану там, а цей проєкт замість значення показує прочерк із таким поясненням.

Додати ставку та Продовжити ставку, що переносить останню в новий період, мають власні кнопки: кожна з них створює період, і нічого не зберігається, доки ви цього не попросите.

Редагування наявного періоду не має кнопки «Зберегти». Відкрийте олівець у його рядку, і кожна частина зберігається сама:

ставка зберігається, коли ви залишаєте поле;
посада, для якої погоджено ставку, зберігається, щойно ви її обираєте;
дві дати зберігаються разом, як одна зміна, бо період має сенс лише з обома кінцями — зсув початку й кінця за один раз є однією зміною в історії, а не двома. Очищення дати завершення залишає період без кінця.

Невеликий статус поруч із кожною з них показує, коли зміну збережено. Якщо зміну відхилено, статус каже про це й продовжує казати, поле зберігає те, що ви ввели, а Flowtly запитує підтвердження, перш ніж ви закриєте діалогове вікно й втратите це. Валюту тут змінити не можна — це та, у якій погоджено ставку, і її показано поруч зі значенням, щоб ви бачили, у якій валюті ви її називаєте.

Останню зміну ролі або ставки учасника можна скасувати протягом кількох секунд, а зміна, зроблена без з'єднання, чекає і зберігається сама, щойно з'єднання повернеться. Див. Форми, що зберігаються на ходу.

Коли у проєкті немає жодного учасника

Приналежність до проєкту — це те, що робить його видимим для людей, які виконують роботу. Проєкт з порожнім списком учасників не просто не укомплектований — він прихований від усіх, крім тих, чиї дозволи охоплюють всі проєкти. Плитка Команда в заголовку проєкту повідомляє про це безпосередньо: Немає членів команди — лише менеджери можуть бачити цей проєкт, і пропонує дію Додати учасників, яка відкриває панель «Співробітники» з вже відкритою формою додавання. Повідомлення та виправлення — це одне і те ж натискання; вам не потрібно самостійно шукати панель.

Фаза або підпроєкт, який отримує команду від батьківського проєкту, не вважається неукомплектованим. Плитка Команда все одно показує власну кількість учасників — це число ніколи не збільшується за рахунок запозичених осіб — але пояснює, що команда успадкована від батьківського проєкту, а не попереджає, і не пропонує дію «Додати учасників». Фаза, укомплектована на рівні батьківського проєкту, не є проблемою, і система не представляє її як таку.

Якщо Flowtly не може переглянути весь ланцюг батьківських проєктів, вона нічого не повідомляє ні в якому напрямку: жодних попереджень, жодного пояснення успадкування і жодних дій. Проєкт, який може бути повністю укомплектований на вищому рівні, ніколи не оголошується невидимим на підставі списку, який неможливо перевірити.

Коли когось ще не можна додати

Особу можна додати до проєкту лише тоді, коли на сьогоднішній день є чинна угода. Хтось, чия угода вже закінчилась або хто ніколи її не мав, все одно з'являється у списку вибору — затемнений, перелічений серед інших за ім'ям, з причиною, чому його не можна вибрати.

Їх показують навмисно, а не пропускають. Ім'я, якого просто немає у списку, не дає жодної підстави для дій: ви не можете визначити, чи відсутня особа через виправний стан, чи тому, що вона взагалі не належить до організації. Рядок вказує, який це випадок:

Жодна угода не діє сьогодні. Остання закінчилась <дата> — угода спливла, і рядок пропонує Поновити угоду.
Жодна угода не діє сьогодні. Ніколи не мав жодної — рядок пропонує Створити угоду.
Жодна угода не діє сьогодні — проста форма, що відображається, коли ваші дозволи не дозволяють переглядати історію угод цієї особи. Причина реальна, але деталі за нею вам недоступні.

Виправлення не коштує вам завдання, заради якого ви прийшли. Прийняття пропозиції відкриває екран угоди з власними обов'язковими полями — посада, дати, ставка — і банером із назвою проєкту, до якого ви додавали когось. Збереження угоди повертає вас до проєкту з відкритою панеллю «Співробітники» і формою «Додати співробітника», де особа тепер доступна для вибору і вже обрана. Скасування повертає вас так само, не створивши нічого. В обох випадках пошук, який ви вже здійснили, повторювати не потрібно.

Для створення угоди потрібна роль Менеджера угод. Без неї рядок позначений як обмежений і пояснює, що угоду має створити адміністратор — усіх інших зі списку тим часом можна додавати.

Вкладка «Фази»

Фаза у Flowtly — це окрема сутність у межах батьківського проєкту з власними налаштуваннями: бюджетами, датами та призначеннями співробітників.

Створення фази

1. Зі сторінки проєкту

Перейдіть на вкладку Фази.
Натисніть «Додати фазу проєкту».
Заповніть форму: назва, тип, дати.
Натисніть Зберегти.

2. Зі сторінки списку проєктів

Натисніть «Додати проєкт».
Заповніть форму.
У режимі редагування оберіть батьківський проєкт.
Збережіть — проєкт стане фазою.

Доступ та облік часу

При створенні нової фази — співробітники батьківського проєкту автоматично прикріплюються.
При перетворенні проєкту на фазу — співробітники батьківського отримують доступ.
Співробітник лише фази — може фіксувати час тільки в цій фазі.
Співробітник батьківського проєкту — має доступ до всіх фаз.

Вкладка «Прибутковість»

Забезпечує візуальний та табличний огляд використання ресурсів та розподілу витрат за співробітниками.

Ключові функції:

Перемикач метрик: «Витрати на співробітників» або «Відпрацьовані години».
Фільтр дат із попередньо визначеними та довільними діапазонами.
Стовпчикова діаграма з розбивкою за місяцями та співробітниками.
Детальна таблиця з місячними значеннями.

Скрізь, де ці підвкладки розбивають фактичні показники за місяцями, витрата враховується в місяці, до якого належить її документ, а не в місяці її оплати. Повне правило та його вплив на місячні порівняння описані в статті Звіт про прибутки, збитки та прогноз бюджету.

Початковий бюджет: виставлено рахунок, витрати і маржа між ними

Кожен рядок Початкового бюджету містить обидві сторони плану в одному рядку: Виставлено рахунок — що ви розраховуєте стягнути за це, і Витрати — що ви розраховуєте витратити. Обидва редагуються безпосередньо і зберігаються при виході з поля, так само як інші комірки таблиці.

Між ними розташована колонка Маржа лише для читання, яка показує різницю. Вона обчислюється Flowtly з двох сум у рядку, а не вводиться вручну, тому не може суперечити їм.

Порожня маржа — це не нуль. Маржа має сенс лише тоді, коли заповнені обидві сторони. Рядок лише з однією з них показує позначений дефіс із вказівкою, яка сторона присутня — лише витрати або лише виставлено рахунок — замість числа. Ця відмінність важлива: рядок накладних витрат має реальні витрати і нічого виставленого проти нього, і виведення 0,00 там звітувало б про збиток, якого проєкт не зазнав. Рядок, що виставляється як фіксований гонорар, без окремо відслідкованих витрат, читається так само з іншого боку.

Від'ємна маржа — це інший стан, ніж порожня маржа, і відображається як такий: рядок, що справді коштує більше, ніж виставляє рахунок, позначений як проблема, яку він являє собою, а не зглажений у той самий дефіс, що й рядок з просто відсутньою однією стороною.

Новий, ще порожній рядок показує дефіс без жодної причини поруч — ще немає чого сказати про те, яка сторона відсутня.

«Пов'язані витрати» показують теги кожної витрати

Кожен рядок у Пов'язаних витратах має колонку Теги, яка перелічує теги категоризації, що стоять на самій витраті. Рядок залишається порожнім, коли в витрати немає тегів, тож порожня колонка означає, що нічого не позначено тегами, а не що колонка не працює.

Показано теги з базового документа, а два види витрат позначаються тегами в різних місцях:

витрата-рахунок показує теги вхідного рахунку,
витрата-банківська транзакція показує теги транзакції.

Тож витрата, яка тут без тегів, позначається тегами там, де живе її документ: на вхідному рахунку або на транзакції в розділі Транзакції, а не на проєкті. Теги, додані там, з'являються в цій колонці та в зведеннях за тегами в Реалізації бюджету.

Фільтр Теги над таблицею працює за тим самим правилом і збігається з обома видами витрат, тож фільтрація за тегом повертає витрати-рахунки й банківські витрати разом, а не лише один вид.

Якщо тег застосовано лише до частини документа, чип додає цю частку до власної назви тега — Marketing · 25% — бо витрата розподілена між кількома категоріями, а не належить цілком до однієї.

Відкриття пов'язаної витрати називає її так само, як і список

Натисніть рядок у розділі Пов'язані витрати, щоб відкрити його бічну панель. Панель називає витрату точно так, як і рядок, тож вони ніколи не розходяться в тому, який саме документ ви переглядаєте.

Витрата типу рахунок має заголовок із номером рахунку поруч із назвою панелі. Внутрішній референс Flowtly для рахунку розміщений дрібнішим рядком під назвою, а не замінює номер.
Витрата типу банківська транзакція показує лише сам номер транзакції, як і її рядок, оскільки транзакція не має назви, за якою її можна було б відрізнити від інших.

«План vs Факт» по місяцях

«План vs Факт» відображає місяці проєкту в рядках і порівнює кожен з них із планом: виручку, витрати та чистий результат разом із відхиленнями між ними. Кожна цифра відображається у форматі план → факт, після чого вказується, наскільки фактичне значення перевищило або не досягло планового.

Колір відхилення вказує на те, чи є результат кращим або гіршим за плановий — не на підвищення чи зниження. Витрати нижче за план і виручка вище за план обидва відображаються як сприятливі — витрати на 10% нижче плану та виручка на 10% вище плану мають однаковий колір, а виручка на 10% нижче плану — ні.

Риска і нуль означають різні речі. Риска означає, що план на цей місяць не встановлено. Запланований нуль відображається як цифра, оскільки рішення не витрачати нічого в місяці — це план, а відсутність планування місяця — ні. Тому риски з'являються і в стовпцях відхилень, оскільки нема з чим порівнювати. Читати риску як «нуль» означало б недооцінити план; читати нуль як «немає плану» — переоцінити його.

Лінія тренду потребує щонайменше двох місяців з активністю, перш ніж вона буде намальована. Одна точка не може вказати напрямок, тому таблиця містить цифри, а графік пояснює, чому він не відображає лінію.

Як графік малює план у порівнянні з фактом

Графік над таблицею використовує два різні способи відображення для двох типів показників, в обох напрямках — доходи та витрати:

Планові суми намальовані як пунктирний контур, без жодного заповнення.
Фактичні суми намальовані як суцільний стовпець.

Саме ця відмінність робить місяць без плану зрозумілим з першого погляду. Місяць без плану взагалі не має контуру, що відразу відрізняє його від місяця, що його має. Якби планові суми замість цього малювалися як блідаве заповнення, «нічого не було заплановано» і «трохи було заплановано» відрізнялися б лише бляклістю стовпця, і два стани легко б сплутати — що саме і є тим непорозумінням, яке ця підвкладка існує, щоб запобігти, і в графіку, і в рисках таблиці.

Місяць залишається без планованого стовпця, а не отримує стовпець нульової висоти, з тієї ж причини, що риска в таблиці нижче — не нуль.

Де знаходиться накопичена цифра

Кожен рядок цієї таблиці — це місяць, і під ними немає рядка з підсумком. Питання, на яке відповідає ця підвкладка, стосується темпу — чи рухалися гроші так, як було заплановано — тому вона читається вздовж осі місяців, а не підсумовується. Рядок унизу таблиці вказує, де знаходиться накопичена цифра, і посилається на Реалізацію бюджету.

Обидві підвкладки — це не два погляди на одну цифру, саме тому підсумок не повторюється тут. «План vs Факт» порівнює кожен місяць із сумою, яку планувальник бюджету встановив для цього місяця. Реалізація бюджету порівнює проєкт загалом із початковим бюджетом, який є єдиною плановою сумою на тег без прив'язки до місяця. Підсумок у цій таблиці повторював би цифру, розраховану в іншому місці, на основі іншого плану, і вони необов'язково мали б збігатися.

Коли у проєкту немає плану

Підвкладка з'являється, коли у проєкту є початковий бюджет, але цифри для порівняння беруться з планувальника бюджету. Це дві різні речі, тому проєкт може відкрити цю підвкладку без нічого для порівняння. У такому разі підказка повідомляє, чого бракує, і веде безпосередньо до планувальника.

Підказка розташована над таблицею, а не замість неї. Проєкт без плану все одно має реальні витрати, що часто є найбільш корисною інформацією на екрані — тому фактичні дані залишаються видимими, а планова сторона відображає риски до появи плану.

Місячна база однакова всюди

Місяці в цій таблиці — ті самі місяці, що використовуються всюди у Фінансах проєкту: витрата враховується в місяці, до якого належить її документ, а не в місяці оплати. Повне правило описано у статті Звіт про прибутки, збитки та прогноз бюджету.

Це також означає, що розподіл на очікувані/отримані не переміщує суму між рядками. Питання про те, чи врегульована витрата, є окремим від місяця, до якого вона належить — тому оплата старого рахунку не змінює місяця, в якому він відображається в цій таблиці.

Імпорт бюджету, який ви вже ведете в таблиці

Початковий бюджет може прочитати таблицю, яку ви й так ведете, тож ті самі суми не доведеться вводити двічі. Імпортувати таблицю приймає .xlsx, .ods і .csv, і жодного шаблону заповнювати наперед не потрібно: Flowtly сам визначає, у якій колонці назви позицій, у якій суми, а які колонки — місяці.

Нічого не зберігається, доки ви не підтвердите. Попередній перегляд показує кожен прочитаний рядок, а над ними — як саме було прочитано файл: який аркуш, які колонки стали місяцями, які припущення довелося зробити (наприклад, датувати самі лише назви місяців роком початку проєкту) та кожну колонку, яку не імпортовано, із зазначенням причини. Колонки ставок і відсотків не потрапляють до сум, а рядок Разом надходить непозначеним, бо його імпорт порахував би бюджет двічі.

Коли рядок збігається за назвою з позицією, що вже є в бюджеті, імпорт пропонує доповнити її замість додавання другої копії — саме це потрібно, коли підсумки вже у Flowtly, а таблиця додає помісячний розподіл. Будь-який рядок можна перемкнути на створення нової позиції. Уже витрачені суми не імпортуються: Початковий бюджет містить план, а фактично витрачене виводиться з договорів і рахунків.

Вкладка «Активи»

Вкладка «Активи», що відображається користувачам із роллю менеджера об'єктів, містить те, що проєкт забронював, і те, що йому за це виставляється: його бронювання, комерційні відносини, лічильники, за якими він оплачує, і тарифи на його активи. Докладніше читайте в статті Активи проєкту.

Приклади використання

Перегляд бюджетного статусу та приміток перед зустріччю з клієнтом.
Призначення нового члена команди до складного проєкту з доступом до всіх фаз.
Аналіз витрат на персонал та відпрацьованих годин за останній квартал для оцінки прибутковості.
Розбиття великого проєкту на фази з окремими бюджетами та термінами.
Менеджер проєкту планує проєкт рядок за рядком, вводячи суму для виставлення рахунку та вартість для кожного рядка, і читає маржу між ними перед тим, як погодитися з ціною.
Менеджер проєкту намагається додати колегу до проєкту, бачить на місці, що жодна угода його не охоплює, створює її і повертається на форму учасників із вже вибраною особою.
Фінансовий контролер переглядає графік «План vs Факт» у пошуку місяців без планованого контуру, щоб знайти роботу, виконану без жодного бюджету.
Менеджер проєкту відкриває проєкт, створений до його укомплектування, бачить у заголовку, що ніхто наразі не може його бачити, і додає команду з тієї ж плитки.