KPI проєкту
KPI проєкту — це показник, прив'язаний до одного проєкту, який показує, як просувається проєкт стосовно того, що вас цікавить. Кожен KPI належить одному проєкту. Для KPI, що обчислюються на основі фінансів, враховуються також цифри підпроєктів цього проєкту.
Два типи KPI
Введені вручну. Ви фіксуєте датовані значення, наприклад показник задоволеності клієнтів щомісяця. Поточне значення KPI — це значення з найпізнішою датою, незалежно від порядку, в якому значення були введені.
Обчислені на основі фінансів проєкту. Значення обчислюється на основі власних цифр проєкту, тож нікому не потрібно вводити його вручну. Одне з наступного:
| Показник | Що він показує |
|---|---|
| Витрати на працю | Вартість часу, відпрацьованого над проєктом |
| Вартість, що підлягає оплаті | Вартість роботи, що підлягає оплаті, у проєкті |
| Прямі витрати | Витрати, зараховані безпосередньо на проєкт |
| Валова маржа | Скільки заробляє проєкт після своїх витрат |
| Валова маржа у відсотках | Валова маржа, виражена у відсотках |
Обчислюваний KPI перераховується щоразу, коли його читають, тож він завжди відображає поточний стан проєкту. Він охоплює період, який, якщо не встановлено інакше, триває від дати початку проєкту до сьогодні.
Цілі
KPI може мати необов'язкову ціль разом із напрямком:
- Вище — краще: KPI відповідає плану, коли його значення досягає цілі або перевищує її.
- Нижче — краще: KPI відповідає плану, коли його значення залишається на рівні цілі або нижче.
Інакше KPI не відповідає плану. KPI без цілі відображається без статусу відповідності плану.
Хто що може робити
Три дозволи контролюють KPI проєкту. Ви призначаєте їх людям через групи дозволів.
| Дозвіл | Що він дозволяє |
|---|---|
| Менеджер KPI | Визначати, змінювати та видаляти KPI проєкту та їхні цілі. |
| Співавтор KPI | Фіксувати значення для введених вручну KPI проєкту. |
| Спостерігач KPI | Переглядати KPI проєкту та їх порівняння з цілями. |
Кожен дозвіл включає той, що нижче: Менеджер KPI також може фіксувати значення, а Співавтор KPI також може переглядати KPI.
- Менеджери облікових записів автоматично отримують Менеджера KPI.
- У щойно створеній організації група дозволів за замовчуванням для власника бізнесу включає Менеджера KPI.
Ще два правила застосовуються до всіх, незалежно від їхнього дозволу на KPI:
- Ви бачите KPI лише в проєктах, які можете бачити.
- Грошові значення вимагають доступу до прибутковості. Значення KPI, виміряного в грошах (витрати на працю, вартість, що підлягає оплаті, прямі витрати, валова маржа), показується лише людям, які можуть бачити прибутковість проєкту. Інші все одно бачать KPI, але без його значення.
Приклади використання
- Керівник постачання відстежує валову маржу у відсотках у проєкті з фіксованою ціною з ціллю 30% та напрямком «вище — краще», щоб рано виявити перевищення витрат.
- Керівник проєкту вручну фіксує щомісячний показник задоволеності клієнтів, а члени команди з дозволом Співавтор KPI додають значення.
- Фінансова команда має Менеджера KPI для встановлення цілей, тоді як персонал проєкту має Спостерігача KPI та відстежує KPI проєктів, над якими працює.