KPIs do projeto

Equipa Editorial Flowtly3 min

Um KPI do projeto é uma medida associada a um único projeto que mostra como o projeto está a evoluir em relação a algo que lhe interessa. Cada KPI pertence a um único projeto. Nos KPIs calculados a partir das finanças, os valores dos subprojetos do projeto são incluídos.

Dois tipos de KPI

Preenchidos manualmente. Regista leituras com data, por exemplo uma pontuação de satisfação do cliente todos os meses. O valor atual do KPI é a leitura com a data mais recente, independentemente da ordem em que as leituras foram introduzidas.

Calculados a partir das finanças do projeto. O valor é calculado a partir dos próprios números do projeto, para que ninguém tenha de o escrever. Uma das seguintes opções:

Medida O que mostra
Custo de mão de obra O custo do tempo trabalhado no projeto
Valor faturável O valor do trabalho faturável no projeto
Despesas diretas Custos contabilizados diretamente no projeto
Margem bruta O que o projeto ganha depois dos seus custos
Margem bruta em percentagem A margem bruta expressa em percentagem

Um KPI calculado é recalculado sempre que é lido, por isso reflete sempre o estado atual do projeto. Abrange um período que, salvo definição em contrário, vai desde a data de início do projeto até hoje.

Metas

Um KPI pode ter uma meta opcional juntamente com uma direção:

  • Quanto mais alto, melhor: o KPI está no bom caminho quando o seu valor atinge a meta ou a ultrapassa.
  • Quanto mais baixo, melhor: o KPI está no bom caminho quando o seu valor se mantém na meta ou abaixo dela.

Caso contrário, o KPI está fora do caminho. Um KPI sem meta é apresentado sem estado no bom caminho / fora do caminho.

Quem pode fazer o quê

Três permissões controlam os KPIs do projeto. Atribui-as às pessoas através de grupos de permissões.

Permissão O que permite
Gestor de KPI Definir, alterar e eliminar KPIs do projeto e as suas metas.
Colaborador de KPI Registar valores para KPIs do projeto preenchidos manualmente.
Observador de KPI Ver os KPIs do projeto e a sua comparação com as metas.

Cada permissão inclui a que está abaixo dela: um Gestor de KPI também pode registar valores, e um Colaborador de KPI também pode ver KPIs.

  • Os gestores de conta têm Gestor de KPI automaticamente.
  • Numa organização recém-criada, o grupo de permissões predefinido do proprietário do negócio inclui Gestor de KPI.

Aplicam-se ainda duas regras a todos, seja qual for a sua permissão de KPI:

  • Só vê KPIs em projetos que pode ver.
  • Os valores monetários exigem acesso à rentabilidade. O valor de um KPI medido em dinheiro (custo de mão de obra, valor faturável, despesas diretas, margem bruta) só é mostrado a pessoas que podem ver a rentabilidade do projeto. As restantes continuam a ver o KPI, mas sem o seu valor.

Exemplos de utilização

  • Um responsável de entrega acompanha a margem bruta em percentagem num projeto de preço fixo com uma meta de 30% e a direção "quanto mais alto, melhor", para detetar cedo derrapagens de custos.
  • Um gestor de projeto regista manualmente uma pontuação mensal de satisfação do cliente, e os membros da equipa com a permissão Colaborador de KPI adicionam as leituras.
  • Uma equipa financeira detém Gestor de KPI para definir metas, enquanto o pessoal do projeto detém Observador de KPI e acompanha os KPIs dos projetos em que trabalha.

Mapa de ligações

Refere-se aDerivado deParte dePrevisto vs real
Documentado aquiDocumentado noutro local
budget abrange project. counterparty por predefinição para project. invoice faturado a partir de project. project é do tipo project-type. project identified by project-reference. project preenchido por person. project-rate valoriza person. project-rate aplica-se a project. time-entry registado sobre project. task pertence a project. project-folder agrupa project. project ligado a budget. project-template cria project. project measured by project-kpi. project-phase é um subprojeto de project. project necessita role. booking previsto face a real time-entry.abrangepor predefinição parafaturado a partir deé do tipoidentified bypreenchido porvalorizaaplica-se aregistado sobrepertence aagrupaligado acriameasured byé um subprojeto denecessitaprevisto face a realOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoPProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaTTipo de projeto — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Tipo de projetoPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPessoa — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PessoaTTarifa do membro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa do membroRRegisto de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registo de horasTTarefa — A unit of work inside a project.TarefaPPasta de projeto — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Pasta de projetoMModelo de projeto — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Modelo de projetoPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseFFunção — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.FunçãoRReserva de recurso — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso

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