Aprovação mensal do projeto

Equipa Editorial Flowtly4 min

No final de cada mês, o account manager de um projeto de cliente confirma as horas e as tarifas que serão faturadas nesse mês. Depois da aprovação, a área financeira vê o mês como aprovado na lista de projetos e pode faturá-lo. O relatório aprovado é guardado como registo do que foi mostrado ao cliente.

Quem faz o quê

  • Aprova o account manager do projeto. É a pessoa da equipa do projeto com a posição Account Manager. Ter a função Account Manager na organização não basta por si só: só aprova os projetos em que é membro da equipa nessa posição. Uma fase com o seu próprio account manager é aprovada por essa pessoa.
  • A área financeira acompanha. As pessoas com acesso às faturas veem o estado de aprovação de cada projeto e são notificadas quando um mês é aprovado ou reaberto. Não aprovam.
  • Um administrador reabre. Um administrador pode reabrir um mês aprovado para que possa ser corrigido. Um administrador não pode aprovar em nome do account manager.

Só os projetos com cliente têm aprovação.

A coluna Sign-off

A lista de projetos tem uma coluna Sign-off (o painel é apresentado em inglês); no telemóvel, cada cartão de projeto tem em vez disso uma linha Sign-off. Mostra o estado de um mês para cada projeto:

  • Not started: ninguém iniciou ainda a revisão.
  • In review: o account manager iniciou a revisão e ainda não a aprovou.
  • Signed: aprovado, com a data e o nome de quem aprovou.
  • Re-opened: um administrador reabriu um mês aprovado, que tem de ser aprovado de novo.
  • Not applicable: o projeto não tem cliente.

O seletor Sign-off month junto aos filtros escolhe o mês. Começa no mês anterior, que é normalmente o que se fecha, e a sua escolha fica no endereço da página, pelo que um link partilhado abre o mesmo mês. Ainda não é possível filtrar a coluna por estado.

Clique num estado para abrir a revisão desse projeto e desse mês. A coluna é mostrada às pessoas com acesso às faturas, aos administradores e a quem seja account manager de pelo menos um projeto.

Rever um mês

  1. Clique no estado na coluna Sign-off, ou abra o link de uma notificação.
  2. Clique em Start the review (os botões aparecem em inglês). O Flowtly prepara um rascunho do relatório para o cliente desse projeto e desse mês.
  3. Verifique as horas e as tarifas. Pode ajustar uma linha, e cada ajuste exige um motivo.
  4. Consulte o painel Leave this month. Mostra as ausências de cada membro da equipa no mês, em dias úteis e horas. As ausências são mostradas como contexto e nunca são subtraídas das horas. Quando uma ausência se estende ao mês anterior ou seguinte, só conta a parte dentro deste mês.
  5. Clique no botão de aprovação e confirme.

Durante a revisão, o rascunho só é visível para si. Os outros veem o relatório depois de aprovado.

Depois da aprovação

  • O mês mostra Signed com a data e o seu nome, e a área financeira é notificada.
  • Open the signed report abre o relatório exatamente como foi aprovado.
  • Para alterar um mês aprovado, peça a um administrador. O administrador clica em Re-open e confirma; o mês mostra Re-opened, e o account manager revê-o e aprova-o novamente.

Ocultar uma pessoa nos relatórios de um cliente

Alguns clientes não devem ver o nome de uma determinada pessoa que trabalha nos seus projetos. Na página do cliente, o separador Overview tem a secção People hidden from this client's invoices and reports (o painel é apresentado em inglês). Escolha uma pessoa e clique em Hide. Para voltar a mostrar o nome, use o botão de remoção ao lado. É necessária a função de gestor de clientes.

Só o nome é ocultado. As horas, tarifas e totais da pessoa mantêm-se no relatório para o cliente e na fatura: o relatório mostra-a como pessoa oculta e a linha da fatura omite o seu nome. Os relatórios internos não mudam. A regra aplica-se a todos os projetos desse cliente, e os meses já aprovados mantêm o relatório tal como foi aprovado.

Notificações

As notificações de aprovação pertencem à categoria Invoices das suas definições de notificação, onde as pode desativar. Uma notificação abre a revisão do projeto e do mês em causa.

Mapa de ligações

Previsto vs realRefere-se aDerivado deParte de
Documentado aquiDocumentado noutro local
purchase-order-line estimado face a time-entry. budget abrange project. counterparty por predefinição para project. invoice faturado a partir de project. project é do tipo project-type. project identified by project-reference. project preenchido por person. project-rate valoriza person. project-rate aplica-se a project. time-entry registado sobre project. task pertence a project. project-folder agrupa project. project ligado a budget. project-template cria project. project measured by project-kpi. project-phase é um subprojeto de project. project necessita role. booking previsto face a real time-entry.estimado face aabrangepor predefinição parafaturado a partir deé do tipoidentified bypreenchido porvalorizaaplica-se aregistado sobrepertence aagrupaligado acriameasured byé um subprojeto denecessitaprevisto face a realLLinha da encomenda — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Linha da encomendaRRegisto de horas — What actually happened — work time logged against a project.Registo de horasOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoPProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FaturaTTipo de projeto — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Tipo de projetoPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPessoa — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PessoaTTarifa do membro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tarifa do membroTTarefa — A unit of work inside a project.TarefaPPasta de projeto — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Pasta de projetoMModelo de projeto — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Modelo de projetoPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseFFunção — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.FunçãoRReserva de recurso — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Reserva de recurso