Referência do projeto

A referência de um projeto é uma chave curta que lhe atribui para que sistemas externos ao Flowtly possam designá-lo. Dentro do Flowtly um projeto é identificado pelo nome; os sistemas com que trabalha em paralelo — a contabilidade de um cliente, uma ferramenta de relatórios, uma folha de cálculo, uma convenção acordada para nomes de pastas — precisam de algo que uma pessoa possa escrever e que não mude. É para isso que serve a referência.

É opcional. A maioria dos projetos nunca tem uma, e um projeto sem referência funciona em tudo como um que a tenha.

Como é uma referência

É escrita por si e o Flowtly não impõe qualquer formato, pelo que a forma é a que o sistema do outro lado espera. Pode ter até 64 caracteres. As equipas que usam referências costumam acordar uma forma e mantê-la, por exemplo LAT_LAC ou LAT_NET_PR5.

Aplicam-se duas regras, e são elas que tornam uma referência fiável como identificador:

• Uma referência é única na sua organização. Na comparação o Flowtly ignora maiúsculas e minúsculas, pelo que PROJ-1 e proj-1 contam como a mesma referência e apenas um projeto a pode ter.
• Uma referência permanece no projeto a que foi atribuída. Eliminar um projeto não liberta a sua referência, pelo que uma chave nunca poderá designar mais tarde um segundo projeto. Se introduzir uma referência já ocupada, o Flowtly assinala o campo Referência — e o projeto que a detém pode ser um projeto eliminado, que já não aparece nas suas listas.

Mudar o nome de um projeto nunca altera a sua referência. É intencional: o nome é para as pessoas que o leem, a referência é para os sistemas que nela se apoiam, e uma mudança de nome não deve redirecionar uma integração em silêncio.

Atribuir uma referência

Ao criar um projeto, o campo Referência encontra-se no formulário de adição. O Flowtly propõe um valor enquanto escreve o nome do projeto — em minúsculas, com as letras acentuadas reduzidas ao equivalente simples e cada sequência de espaços ou pontuação substituída por um sublinhado. É apenas uma sugestão: escreva por cima e deixa de seguir o nome, ou limpe o campo se este projeto não precisar de uma.

Para adicionar ou alterar a referência de um projeto existente, abra o projeto, vá ao separador Informação geral e clique em Editar na secção Informação básica. A uma alteração aplica-se a mesma regra de unicidade que a um projeto novo, pelo que o Flowtly avisa se a referência que escreveu pertence a outro projeto.

As fases de um projeto têm as suas próprias referências, cada uma independente da do projeto principal. Nada é derivado do projeto principal, pelo que uma fase pode ter a chave que o seu próprio sistema externo espera.

Onde a referência é mostrada

• No separador Informação geral do projeto, na secção Informação básica, junto ao nome do projeto. Os projetos sem referência mostram aqui um travessão.
• Na lista de projetos, como uma pequena linha em tipo de letra monoespaçado imediatamente sob o nome do projeto — monoespaçado porque uma referência é lida carácter a carácter e reescrita noutro sítio, onde 0 e O têm de se distinguir. A lista mostra esta linha quando pelo menos um projeto da sua organização tem referência, e não mostra nada quando nenhum a tem. Não há nada para ativar.
• Num ecrã estreito, onde a lista de projetos passa a um cartão por projeto, a referência fica sob o nome do projeto no cartão.

Nota: a referência é mostrada, mas não é pesquisada. O campo de pesquisa acima da lista de projetos procura nomes de projetos e de clientes, e a lista não é ordenada por referência. Para encontrar um projeto pela referência, procure a linha sob o nome.

Exemplos de utilização

• Alinhar o Flowtly com a contabilidade de um cliente: dê ao projeto o código que o livro-razão do cliente já utiliza, para que horas e faturas exportadas coincidam sem que alguém compare nomes de projetos a olho.
• Manter uma integração estável apesar de uma mudança de nome: um projeto pode ser renomeado a qualquer momento por clareza, porque o sistema externo se apoia na referência e não no nome.
• Relatórios por fase: dê a cada fase de um trabalho a sua própria referência, para que um relatório construído fora do Flowtly as consiga distinguir.
• Entregar uma lista de projetos: cole as referências na coluna que uma ferramenta externa espera, em vez de lhe pedir que trabalhe com nomes que se leem de forma diferente em cada sistema.