Projektreference

Et projekts reference er en kort nøgle, du giver projektet, så systemer uden for Flowtly kan navngive det. Inde i Flowtly identificeres et projekt ved sit navn; de systemer, du arbejder ved siden af — en kundes bogholderi, et rapporteringsværktøj, et regneark, en aftalt navngivning af mapper — har brug for noget, et menneske kan skrive, og som ikke flytter sig. Det er det, referencen er til.

Den er valgfri. De fleste projekter har aldrig en, og et projekt uden reference fungerer i alle henseender som et med.

Hvordan en reference ser ud

Du skriver den selv, og Flowtly stiller ikke krav til formatet, så formen er den, systemet i den anden ende forventer. Den kan være op til 64 tegn. Teams, der bruger referencer, aftaler normalt én form og holder sig til den, for eksempel LAT_LAC eller LAT_NET_PR5.

To regler gælder, og de er det, der gør en reference pålidelig som identifikator:

• En reference er unik i din organisation. Store og små bogstaver ignoreres ved sammenligning, så PROJ-1 og proj-1 tæller som samme reference, og kun ét projekt kan have den.
• En reference bliver hos det projekt, den blev givet til. At slette et projekt frigiver ikke dens reference, så en nøgle kan aldrig senere komme til at betyde et andet projekt. Skriver du en reference, der allerede er taget, markerer Flowtly feltet Reference — og det projekt, der har den, kan være et slettet, som ikke længere står på dine lister.

At omdøbe et projekt ændrer aldrig dens reference. Det er med vilje: navnet er til de mennesker, der læser det, referencen er til de systemer, der bygger på den, og en omdøbning må ikke stille og roligt pege en integration et andet sted hen.

At give en reference

Når du opretter et projekt, ligger feltet Reference på oprettelsesformularen. Flowtly foreslår en værdi, mens du skriver projektnavnet — med små bogstaver, accenttegn reduceret til deres simple modsvar, og hver række mellemrum eller tegnsætning erstattet af en understregning. Det er kun et forslag: skriv over det, så følger det ikke længere navnet, eller ryd feltet, hvis projektet ikke har brug for en.

For at tilføje eller ændre referencen på et eksisterende projekt åbner du projektet, går til fanen Oversigt og klikker Rediger i afsnittet Grundlæggende oplysninger. Samme unikhedsregel gælder ved en ændring som ved et nyt projekt, så Flowtly siger til, hvis den reference, du skrev, tilhører et andet projekt.

Projektfaser har deres egne referencer, hver uafhængig af det overordnede projekts. Intet udledes fra det overordnede, så en fase kan have den nøgle, dens eget eksterne system forventer.

Hvor referencen vises

• På projektets fane Oversigt, i afsnittet Grundlæggende oplysninger, ved siden af projektnavnet. Projekter uden reference viser en tankestreg her.
• På projektlisten, som en lille linje i en skrift med fast bredde lige under projektnavnet — fast bredde, fordi en reference læses tegn for tegn og skrives ind et andet sted, hvor 0 og O skal kunne skelnes. Listen viser linjen, når mindst ét projekt i din organisation har en reference, og viser ingenting, når intet har. Der er ikke noget at slå til.
• På en smal skærm, hvor projektlisten bliver et kort per projekt, står referencen under projektnavnet på kortet.

Bemærk: referencen vises, men der søges ikke i den. Søgefeltet over projektlisten matcher projektnavne og kundenavne, og listen sorteres ikke efter reference. For at finde et projekt ud fra dens reference skal du se efter linjen under navnet.

Eksempler på brug

• At få Flowtly til at passe med en kundes bogholderi: giv projektet den kode, kundens finanssystem allerede bruger, så eksporterede timer og fakturaer passer sammen, uden at nogen sammenligner projektnavne med øjnene.
• At holde en integration stabil gennem en omdøbning: et projekt kan omdøbes af hensyn til klarhed på et hvilket som helst tidspunkt, fordi det eksterne system bygger på referencen og ikke på navnet.
• Rapportering per fase: giv hver fase i en opgave sin egen reference, så en rapport bygget uden for Flowtly kan holde faserne adskilt.
• At udlevere en projektliste: indsæt referencerne i den kolonne, et eksternt værktøj forventer, i stedet for at bede værktøjet arbejde ud fra navne, der læses forskelligt i hvert system.