Projektopgaver

Fanen Opgaver på et projekts side holder styr på projektets opgavelister og enkeltopgaver, så du kan opdele projektarbejdet i sporbare elementer med egen status, prioritet og gentagelse.

Opgavelister

Opgaver kan grupperes i opgavelister for at organisere arbejdet i et projekt. Hver liste har et navn og hører til ét enkelt projekt.

Statusser

Hver opgave har en status. Statusser er delte, sorterede poster med et navn og en farve, og redigeres fra workflowvisningen.

Ud over navn og farve bærer en status to markeringer, der angiver dens betydning:

• Markér denne status som igangværende — at nå denne status betyder, at arbejdet er begyndt. I gang er den sædvanlige.
• Markér denne status som lukket — at nå denne status betyder, at arbejdet er slut. Færdig er den sædvanlige.

En status kan også indstilles som standard, hvilket er den status en nyoprettet opgave starter med.

De to markeringer er uafhængige. En status kan have begge, en eller ingen, og mere end en status kan have den samme markering — et projekt med I gang og Til gennemgang kan markere begge som igangværende, og et med Færdig og Annulleret kan markere begge som lukkede. Inget tvinger et projekt til at bruge dem.

Det er umagen værd at indstille dem, fordi det er dem Flowtly læser for at tilbyde at flytte en opgave videre efter tidsregistrering. Et projekt, hvis statusser ikke bærer nogen markering, fungerer normalt; det modtager simpelthen aldrig dette tilbud.

Flytte en opgave videre efter tidsregistrering

At registrere tid mod en opgave er et godt tidspunkt til at bemærke, at dens status ikke længere stemmer overens med virkeligheden. Når tidsposten er gemt, tilbyder Flowtly at flytte opgaven videre:

• En opgave, der ikke er påbegyndt, tilbydes den status, der betyder, at arbejdet er i gang — Flyt til I gang.
• En opgave, der allerede er i gang, tilbydes lukkestatus — Markér som Udført. At afslutte et stykke arbejde og registrere timerne for det er ét trin, så at lukke den kræver ikke at forlade tidsregistreringen for at gå og finde opgaven.

Det er et tilbud, ikke en regel. Det vises som en kort besked, der forsvinder af sig selv, og kun at vælge handlingen ændrer noget. At ignorere det koster ingenting og behøver ikke afvises — hvilket er vigtigt, fordi at registrere tid er en af de hyppigste ting, der gøres her, og otte registrerede timer betyder meget ofte, at arbejdet er halvt færdigt snarere end afsluttet.

Den tilbudte status kommer fra, hvad der er markeret som projektets statusses betydning — igangværende eller lukket —, aldrig fra den rækkefølge kolonnerne tilfældigvis sidder i på et board. At trække kolonnerne rundt kan derfor ikke ændre, hvad der tilbydes. Et projekt der aldrig har markeret en status som igangværende modtager intet Flyt til-tilbud, fordi der ikke er en status at flytte til; det er nok at markere én.

Når et projekt har mere end én status af en slags, tager tilbuddet den første:

• Blandt statusser, der betyder, at arbejdet er i gang, den tidligste — så en opgave læses som netop startet frem for at springe den videre.
• Blandt lukkestatus, den tidligste — boardets normale afslutningskolonne. Hvor et projekt har både Udført og Annulleret, er annullering undtagelsen og tilbydes aldrig, efter at nogen netop har registreret arbejde.

Ingenting tilbydes overhovedet, når der ikke er noget fornuftigt at tilbyde: en opgave uden status, en opgave der allerede er lukket, eller et projekt hvis statusser ikke skelner den tilbudte tilstand. I disse tilfælde gemmer tidsregistreringen blot posten uden besked.

Prioritet

Hver opgave har en prioritet: Lav, Normal, Høj eller Haster. Normal er standard.

Ansvarlige og abonnenter

En opgave kan have flere ansvarlige, som får besked på e-mail, når de bliver tildelt den. Medarbejdere kan også abonnere på en opgave for at få opdateringer uden at være ansvarlige — for eksempel når de skriver en kommentar.

Kommentarer

Ansvarlige og abonnenter kan drøfte en opgave gennem kommentarer. Hver kommentar registrerer sin forfatter og sit tidsstempel. Når der tilføjes en ny kommentar, får opgavens abonnenter besked på e-mail.

Gentagelse

Opgaver kan gentages dagligt, ugentligt eller månedligt. En gentagelsesregel fastlægger frekvensen, intervallet, en valgfri slutdato og et maksimalt antal gentagelser; hver genereret forekomst er en almindelig opgave, der er knyttet tilbage til reglen, som skabte den.

Beskeder ved statusskift

Når en opgaves status ændres, får dens ansvarlige besked på e-mail.

Visninger

Fanen Opgaver tilbyder liste-, tavle-, kalender- og workflowvisninger af de samme underliggende opgaver, så du kan arbejde med det layout, der passer bedst til opgaven.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Markér et projekts I gang-status som igangværende, så registrering af tid mod en endnu ikke startet opgave tilbyder at flytte den dertil.
• Registrér morgentimerne mod en opgave og start den i samme bevægelse, uden at åbne boardet.
• Afslut et stykke arbejde, registrér den tid det tog, og luk opgaven fra den samme prompt.
• Ignorer prompten på en opgave, der kun er delvist udført — timerne registreres og status lades uberørt.