Projektskabeloner

Hvis du igen og igen kører projekter med den samme struktur — de samme faser i den samme rækkefølge, den samme tjekliste i hvert trin — giver en skabelon dig mulighed for at beskrive den struktur én gang og oprette nye projekter med få klik i stedet for at genopbygge den manuelt hver gang.

En skabelon indeholder kun strukturen og tidspunkterne og intet andet. Kunden, teamet og alle finansielle detaljer hører til det projekt, du opretter fra den, ikke til skabelonen.

Hvem kan bruge skabeloner

Projektbetragter og Projektleder kan åbne skabelonlisten og oprette projekter fra en skabelon.
Kun en Projektleder kan bygge eller ændre en skabelon.

Hvis din rolle er Projektbetragter, kan du se, hvilke skabeloner der findes, og starte projekter fra dem, men når du åbner en skabelon, føres du til skabeloneditoren, som en Projektleder besidder. Tilladelsen stammer fra din rolle, som en Administrator tildeler.

Projektskabeloner er tilgængelige overalt, hvor der er projekter: en organisation, der ikke bruger projektdelen af Flowtly, ser dem ikke.

Skabelonlisten

Projektskabeloner er placeret ved siden af Projekter i sidebjælken, fordi en skabelon tilhører organisationen snarere end et enkelt projekt.

Listen viser for hver skabelon et navn, dens struktur og dens projekttype. Strukturkolonnen er den hurtigste måde at skelne to skabeloner fra hinanden — den viser "2 faser · 4 lister", så en halvfærdig kopi ikke ligner det rigtige. En skabelon uden faser viser "Ingen faser · 3 lister", da en simpel tjekliste er en fuldt ud gyldig skabelon, og et nul ville se ud som om noget manglede.

Søgning filtrerer listen efter skabelonnavn.

Hvad en skabelon beskriver

En skabelon er et lille træ:

Projektet — dets navn og type (Fast pris, Tid og materiale, Ikke fakturerbar eller Intern).
Faser — de stadier, arbejdet gennemgår, i rækkefølge. Hver fase bliver et underprojekt i Flowtly, ligesom faser allerede fungerer på projekter, du bygger manuelt.
Opgavelister — navngivne grupper af opgaver, på projektet eller på en vilkårlig fase. Opgaver, der ikke placeres i en navngiven liste, lander i projektets standardliste.
Opgaver — de individuelle arbejdsenheder.

Sådan fungerer datoerne

Intet i en skabelon gemmer en kalenderdato. Alt gemmes som et antal dage relativt til startdatoen, som du vælger, når du opretter projektet.

To tal beskriver hver fase og hver opgave:

Startforskydning — hvor mange dage efter projektets start elementet begynder. En forskydning på 0 betyder, at det starter dag ét, sammen med projektet.
Varighed — hvor mange dage det varer. Varigheder er inklusive: noget der starter dag 1 med en varighed på 5 løber fra dag 1 til dag 5 og slutter ved slutningen af dag 5.

En skabelon beskriver altså "kickoff varer en uge, build starter tre uger inde og varer to måneder", og at vælge 1. september som startdato gør det til rigtige datoer. Den samme skabelon brugt i marts giver marsdatoer.

Bygge en skabelon

Ny skabelon på skabelonlisten åbner editoren. Den har skabelonens eget navn øverst, oversigten til venstre og egenskaberne for det, du har valgt, til højre.

Oversigten er selve træet: projektet øverst, derefter dets faser, deres opgavelister og opgaverne inde i dem. Vælg en række, og panelet til højre redigerer den række — projektets navn og type, en fases navn, rækkefølge, startforskydning og varighed, en opgaves titel og datoer. Når du angiver en startforskydning og en varighed, fortæller panelet dig, hvilken dag elementet slutter.

Tilføjelse følger dit valg, så et nyt element lander, hvor du kigger:

Fase tilføjer en fase til projektet.
Liste i denne fase tilføjer en opgaveliste til den valgte fase. Med projektet valgt tilføjer det listen til selve projektet.
Opgave i denne liste tilføjer en opgave til den valgte liste.

Faser kan flyttes op og ned, og enhver række kan fjernes. Intet gemmes, før du vælger Gem. Hvis noget i strukturen ikke er tilladt — en varighed under én dag, for eksempel — vises beskeden på det felt, der forårsagede det, snarere end som én advarsel om skabelonen som helhed.

Oprette et projekt fra en skabelon

Skabeloner er ikke en separat måde at starte et projekt på. Oprettelse af et nyt projekt åbner en dialog med to faner — Blank og Fra en skabelon — fordi det er den samme hensigt med forskelligt udgangsmateriale.

På fanen Fra en skabelon giver du Flowtly tre ting:

Hvilken skabelon der skal bruges.
Startdatoen — enhver forskydning i skabelonen tælles fra denne dag.
Et navn til det nye projekt. Lad det være tomt for at bruge skabelonens eget navn.

Ved siden af formularen viser en forhåndsvisning det træ, du er ved at oprette, med rigtige datoer på hver fase og opgave samt en sammenfattende linje: hvor mange projekter, lister og opgaver det drejer sig om. Ændr startdatoen, og forhåndsvisningen opdaterer datoerne, så du kan tjekke strukturen mod kalenderen, inden du bekræfter. Det er værd at læse, for der er ingen bekræftelsestrin bagefter og ingen enkelt fortryd.

Når du vælger at oprette, skrives projektet, alle dets faser, deres opgavelister og deres opgaver i ét trin, og du føres til det nye projekt. Hvis noget går galt undervejs, oprettes der slet intet — du ender aldrig med halvdelen af et projekt at rydde op.

Husk, at en fase er et underprojekt, så en skabelon med tre faser opretter fire projekter: det, du navngav, og dets tre børn. Forhåndsvisningens sammenfatning tæller dem på den måde.

Hvad en skabelon ikke overfører

Med vilje indeholder en skabelon aldrig:

En kunde. Indstil en på det nye projekt bagefter, som du ville gøre med ethvert projekt.
Teammedlemmer eller satser. Tilføj folk til det nye projekt som sædvanligt.
Budgetter, fakturaer eller registreret tid. Intet finansielt kopieres, så brug af en skabelon kan aldrig flytte penge eller ændre en rapport.

Det er det, der gør en skabelon sikker at genbruge på tværs af kunder: den er en struktur, ikke en kopi af et tidligere engagement.

Redigere en skabelon

Redigering af en skabelon ændrer kun det, der sker fremover. Projekter, du allerede har oprettet fra den, er almindelige projekter og berøres aldrig — de omformer sig ikke, når skabelonen ændres.

Det betyder også, at rettelse af en fejl i en skabelon ikke retter den i projekter, der allerede er oprettet fra den. Dem retter du enkeltvis.

Eksempler på anvendelsesscenarier

Et gentagent kundeengagement. En onboarding, der altid kører gennem opdagelse, opsætning, migrering og overdragelse — beskrevet én gang, startet på hvilken dato end den nye kunde underskriver.
En intern proces med fast rytme. En kvartalsrevision eller en udgivelsescyklus, hvis stadier altid befinder sig i samme afstand fra hinanden.
En standard-tjekliste. En kort skabelon helt uden faser, blot en opgaveliste, så intet glemmes i starten af et projekt.