Tidsregistreringsstyring

Flowtly giver ledere to grænseflader til at overvåge og administrere medarbejdernes tidsregistrering: Kalendervisning og Tabelvisning. Begge visninger er tilgængelige for brugere med rollerne ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER eller ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER og kan skiftes via knappen øverst til højre i modulet Arbejdstid.

Kalendervisningen giver et månedligt overblik over registrerede timer med projektnavne og tidsallokeringer direkte på hver kalenderdag. Denne visning er særligt nyttig til gennemgang af individuelle eller projektbaserede arbejdsmønstre og til at identificere huller eller inkonsistenser over længere tidsperioder.

Tabelvisningen giver en tospagers matrix over daglige registrerede timer versus forventede arbejdstimer for alle valgte medarbejdere. Dette layout er designet til hurtige sammenligninger, sporing på teamniveau og identifikation af manglende registreringer ved et hurtigt blik.

Mens medarbejdere primært bruger Kalendervisningen til at registrere deres egne timer, drager ledere fordel af forbedret funktionalitet i begge visninger – herunder filtre, detaljer, redigeringstilladelser (når relevant) og opsummerende indsigter.

Rollebaseret adfærd for Kalendervisning

Med rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER er din adgang til at se andre medarbejderes tidsregistreringer begrænset til kun at gennemgå den registrerede tid for de projekter, du er personligt tildelt. Medarbejdere med rollen ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan gennemgå nøjagtige arbejdstidsregistreringer for enhver medarbejder og ethvert projekt i organisationen. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER giver brugere mulighed for at se og ændre tidsregistreringer for enhver medarbejder. Brugere kan finde en specifik medarbejder ved hjælp af filtre, navigere til den relevante dag og klikke på knappen Rediger på den tilsvarende tidsregistrering for at foretage ændringer.

Hvad du ser i Kalendervisningen

Kalendervisningen giver ledere et månedsoverblik over tidsregistreringer fra valgte medarbejdere – som standard på tværs af hele organisationen. Denne visning er ideel til hurtigt at scanne, hvordan arbejdet er fordelt, identificere manglende registreringer og forstå projektengagement over tid.

Hver kalenderdag viser alle tidsregistreringer fra alle valgte medarbejdere og/eller projekter med de samlede timer pr. projekt pr. dag.

Hvis f.eks. tre medarbejdere har registreret tid for forskellige projekter den 23. april, vil kalenderen vise en stablet liste med hvert projekt og de tilsvarende tidsregistreringer for den dag – hvilket gør det umiddelbart synligt, hvor meget indsats der er brugt, af hvem og på hvad. Ledere kan holde musen over eller klikke på en dagsrubrik for at åbne en detaljeret opdeling af dagens registreringer. Modalvinduet inkluderer:

• Medarbejdernavn

• Projektnavn

• Registreret tid

• Eventuelle beskrivelser eller noter

Et blyantikon (hvis lederen har ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) til at redigere detaljer.

Rollebaseret adfærd for Tabelvisning

Synlighed og funktionalitet i denne visning afhænger af brugerroller:

• Brugere med kun ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER kan skifte til tabelvisningen, men vil kun se tidsregistreringer for projekter, de er tildelt. De kan ikke udvide brugerrækker eller redigere registreringer.

• Brugere med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan se tabellen for alle brugere og projekter og har tilladelse til at redigere tidsregistreringer, men kan ikke udvide brugerrækker for at se opdelingen og projektsatserne.

• Brugere, der har ROLE_PROJECTS_MANAGER ud over se- eller administrere-roller, kan udvide rækker for at se detaljerede opdelinger pr. projekt.

• Når både ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER og ROLE_PROJECTS_MANAGER er tildelt, får brugeren fuld adgang: se og rediger for alle tidsregistreringer på tværs af alle brugere og projekter, inklusive detaljerede visninger og satsomdirigering, hvis det mangler for en medarbejder.

Hvad du ser i Tabelvisningen

Denne visning viser et kalenderagtig gitter over alle medarbejdere (eller filtrerede valg) og deres daglige arbejdstidsregistreringer. Hver celle i gitteret viser to værdier:

• Den registrerede tid for dagen (f.eks. 8:00)

• Den forventede arbejdstid for den dag (normalt 8:00, men reduceret eller tom i weekender, på helligdage, på dage uden for medarbejderens aftaledækning eller baseret på fravær)

Brugere kan scrolle vandret gennem ugerne og lodret på tværs af alle medarbejdere. Du vil se en gråstribet baggrund for weekender og helligdage. Hvis en bruger har en offentlig helligdag, vises den forventede tid ikke, og rubrikken er tydeligt tonet ned. Tidsregistreringer er dog ikke blokeret for nogen dag.

Udvidelse af medarbejderrækker til projektopdeling

Ledere med de rette rettigheder (se Rollebaseret adfærd for Kalendervisning) kan udvide en brugers række ved at klikke på pilen ved siden af deres navn. Når den er udvidet, afslører systemet:

• Projekter brugeren har registreret tid på

• Den registrerede mængde pr. projekt

• Timesatser (hvis angivet)

• Advarsler, når satser mangler

Hver projektrække viser den registrerede tid og den tilknyttede sats for det pågældende projekt, eller en rød advarsel: "Manglende timesats", hvis der ikke er konfigureret nogen sats. Klik på den røde advarsel omdirigerer lederen direkte til satsindstillingssiden for den pågældende projekt-medarbejder-kombination. Dette giver en praktisk genvej for projektledere til at løse satsproblemer under tidsgennemgange.

Visning og redigering af registrerede tidsdetaljer

Klik på en hvilken som helst ikke-tom tidsrubrik åbner et detaljeret modalvindue for den pågældende tidsregistrering, der inkluderer dato, projektnavn, registreret tidsvarighed og beskrivelse. Et blyantikon (kun synligt for brugere med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) giver mulighed for at redigere tid eller beskrivelse. Brugere uden redigeringstilladelse kan stadig se dette modalvindue for indsigt i, hvad der er registreret, men kan ikke ændre indholdet.

Flytning af en tidsregistrering til et andet projekt

Redigering af en tidsregistrering inkluderer det projekt, den er registreret på, så ændring af det felt flytter timerne fra et projekt til et andet i stedet for at kopiere dem. Det er den normale måde at rette tid, der er registreret på det forkerte sted.

Flowtly afviser flytningen, når det projekt, timerne forlader, er faktureret. Registreringen forbliver præcis, hvor den var, og intet gemmes. Beskeden på skærmen er den generelle fejlmeddelelse snarere end en forklaring af reglen, så hvis en projektændring ikke gemmer, og resten af redigeringen af registreringen fungerer normalt, er fakturering på det oprindelige projekt det første at tjekke.

To detaljer afgør, om flytningen afvises:

• Kontrollen gælder projektet, timerne forlader, aldrig det de flyttes til. At flytte timer til et faktureret projekt er ikke begrænset.
• Enhver fakturalinje oprettet for det projekt tæller med, ikke kun linjer faktureret i timer. Et projekt, der er faktureret én gang for en fastpris-milepæl, afviser også flytningen, fordi Flowtly ikke registrerer, hvilke individuelle registreringer en given fakturalinje var baseret på, og ikke vil gætte.

Kun en projektændring er berørt. Varighed, beskrivelse og dato for et faktureret projekts timer er fortsat redigerbare som altid — et faktureret projekt bliver ikke skrivebeskyttet.

Hvis timerne virkelig hører hjemme et andet sted, skal du behandle det som et faktureringsspørgsmål snarere end et tidsregistreringsspørgsmål: tallene på en udstedt faktura er afledt af det projekt, så tal med den person, der styrer faktureringen for det, inden den underliggende tid flyttes.

Filtreringsmuligheder

Øverst i begge visninger kan du anvende dynamiske filtre til at indsnævre dataene:

• Medarbejderfilter – Filtrer de registrerede tidsregistreringer ved at vælge specifikke medarbejdere. Hvis du kan gennemgå andres tid, åbner siden med alle, du har adgang til at se; Only me ved siden af filteret skifter til din egen tid med ét klik, og et nyt klik viser alle igen. Brugere, der kun registrerer deres egen tid, ser altid kun sig selv.

• Projektfilter – Filtrer registreringerne efter specifikke projekter/faser. Dette er nyttigt til at spore fremdriften og tidsallokeringen på tværs af forskellige projekter. Som standard vil alle projekter være valgt.

• Kombination af filtre: For en mere præcis gennemgang kan ledere anvende begge filtre samtidigt. Dette giver dem mulighed for at se tid registreret af valgte medarbejdere på valgte projekter, og giver et detaljeret overblik over ressourceallokering og projekttidslinjer.

Filtrene anvendes, så snart du markerer en person eller et projekt — der er ingen Anvend-knap. De valgte personer, projekter og måned er en del af sidens adresse, så de bevares, når du genindlæser siden, og du kan dele et link til præcis den samme visning.

Eksportmuligheder

Øverst til højre finder du en enkelt knap Download timeregistrering.

Klik på denne knap åbner et modalvindue, hvor brugere kan se eksportparametre:

• Datointerval
• Medtag underprojekter (vises kun når projektfilteret er i brug)
• Gruppér efter og eventuelt Derefter efter: Teammedlem, Projekt eller Opgave. Kun det, dit udvalg kan opdeles efter, tilbydes: Teammedlem, når eksporten dækker mere end én person, Projekt, når den dækker mere end ét projekt eller medtager underprojekter, og Opgave altid. Når Opgave er det eneste valg, siger dialogen det. Derefter efter vises, når Gruppér efter er valgt, og tilbyder aldrig det samme valg to gange.
• Rapporttype: Type 1 (detaljeret) viser hver registrering; Type 2 — Kunde: oversigt over ydelser er den prissatte oversigt til kunden. De hed tidligere Intern (detaljeret) og Kunde — oversigt over ydelser.
• Filformat (PDF, CSV eller XLSX) for Type 1. En XLSX har de samme kolonner som CSV-filen, med tal gemt som tal, så de kan summeres med det samme, og samme grænse for antal registreringer som CSV. Type 2 er altid en PDF med sats og nettobeløb på hver linje.
• Husk disse indstillinger: genbrug denne rapporttype, gruppering og dette format, næste gang du åbner dialogen.

Eksporter afspejler de anvendte filtre og grupperingsindstillinger, hvilket gør dem nyttige til interne revisioner eller klientfaktureringsrapporter.

Forhåndsvisningen af strukturen

Ved siden af eksportmulighederne viser dialogen en Forhåndsvisning af rapporten, markeret Kun struktur: den viser rapportens opbygning, ikke de færdige sider. Du ser hver gruppe med dens antal registreringer og timer, de første registreringer i den første gruppe efterfulgt af en linje som … 12 registreringer mere og totalen. For Type 2 — Kunde: oversigt over ydelser viser forhåndsvisningen også satsen og nettobeløbet for hver linje samt nettototalen.

Linjen øverst opsummerer eksporten. For Type 1 lyder den for eksempel ≈ 4 sider · 3 medlemmer · 5 grupper: sidetallet er et skøn, og medlemmerne er de personer, hvis tid eksporten indeholder. For Type 2 viser den i stedet nettobeløbet, for eksempel ≈ 2 sider · netto 71 550,00 PLN.

Hvis en gruppe ville begynde på de sidste linjer af en side, indsættes et sideskift før den, så dens overskrift bliver sammen med dens rækker. Forhåndsvisningen viser det som en stiplet linje Sideskift før denne gruppe · den ville være blevet delt, og en note ved siden af mulighederne nævner gruppen og siden.

Forhåndsvisningen følger hver ændring af datoer, udvalg, rapporttype og gruppering. Hvis der ikke er registreret tid i perioden for de valgte personer og projekter, siger den det, og Download forbliver deaktiveret, indtil du udvider perioden eller ændrer udvalget. Hvis forhåndsvisningen ikke kan indlæses, kan du stadig downloade rapporten eller vælge Genindlæs forhåndsvisning. Ved en meget stor eksport tæller forhåndsvisningen kun de første registreringer og siger det; den fil, du downloader, indeholder dem stadig alle.

Husk dine indstillinger

Markér Husk disse indstillinger, før du downloader, så genbruges rapporttypen, grupperingen og filformatet, næste gang du åbner dialogen. De gemmes pr. person og pr. organisation, så de følger dig til en anden browser eller computer. Når noget er gemt, er feltet allerede markeret.

Datointervallet og de valgte personer og projekter huskes aldrig, fordi de beskriver én eksport og ikke din måde at arbejde på. Fjern markeringen og download for at glemme det gemte.

Hvis en husket gruppering ikke passer til det aktuelle udvalg (du huskede f.eks. Teammedlem, og eksporten dækker én person), siger dialogen det og nævner den gruppering, den ikke kunne bruge, i stedet for stille at give dig en ugrupperet rapport. Grupperingen gælder igen, så snart udvalget tillader det.

Tidligere eksporter, og sammenligning med dagens timer

Hver tidsseddel, du downloader, bliver gemt, så dialogen Export Report også viser en liste over Tidligere eksporter under eksportindstillingerne. Hver række angiver dagen, der blev eksporteret, hvem der eksporterede, og en kort opsummering af, hvad den dækkede — hvor mange personer, og hvordan den var grupperet.

To ting kan du gøre fra en række:

• Download filen igen. Du får den oprindelige fil, præcis som den blev sendt, ikke en ny eksport af dagens timer.
• Sammenlign med aktuelle timer. Det er den nyttige, når nogen stiller spørgsmål til en faktura.

Eksporter gemmes fra det øjeblik, denne funktion kom til, så listen starter tom og fyldes, efterhånden som du eksporterer. Filer, der blev downloadet før det, er ikke med.

Hvad sammenligningen viser

Sammenlign med aktuelle timer stiller tre versioner af den samme tidsseddel op ved siden af hinanden, én postering pr. række:

• Aktuelt — timerne, som de er registreret i dag.
• Som justeret — timerne, som rapporten fremstillede dem, hvis eksporten blev produceret ud fra et gennemgået udkast. Tom for en eksport uden justeringer.
• Eksporteret — hvad den fil, du sendte, faktisk sagde.

En række, der har ændret sig siden eksporten, er markeret med en note, der staver forskellen ud: eksporteret 2:30, nu 3:00. Det er svaret på "filen siger én ting, og systemet siger noget andet" — den fortæller dig, hvilken postering der flyttede sig, og hvor meget.

To rækker læses forskelligt, og forskellen betyder noget:

• Ikke længere tilgængelig — posteringen kan ikke læses nu. Den kan være slettet, eller den kan simpelthen ligge uden for det, du har adgang til. Sammenligningen siger ikke hvilket af de to, og dens timer holdes uden for totalen "Aktuelt" i stedet for at tælle som nul. Når en række er i den tilstand, oplyser sammenligningen hvor mange, så en total, der ikke ser ud at stemme, bliver forklaret frem for gådefuld.
• Tilføjet efter eksporten — posteringen er registreret nu, inden for det interval og de filtre, eksporten dækkede, men den var ikke i filen.

Selve den eksporterede fil ændrer sig aldrig. Sammenligningen fortæller dig kun, hvad der er sket siden.

Hvordan grupperingen ser ud i hver rapport

• CSV - når en grupperingsmetode er valgt, angiver hver række det projekt eller den person, den hører til, stavet på samme måde som i en eksport uden gruppering.
• Type 2 (PDF) - hvis du vælger Teammedlem eller Projekt som grupperingsmetode, grupperes de prissatte linjer tilsvarende. Hver gruppe viser sine linjer med sats og nettobeløb, afsluttes med en subtotal, og rapporten afsluttes med totalen. En persons gruppe slår aldrig linjer fra forskellige projekter sammen.
• Kundeoverskrift - når alle linjer i kunderapporten tilhører én kunde, åbner rapporten med den pågældende kunde og den, der har bestilt arbejdet, uanset om den er grupperet eller ej. En rapport, der dækker flere kunder, har ingen samlet kundeoverskrift.
• Projektnavne på linjer - når rapporten ikke er grupperet efter projekt, begynder hver linje med sit projekt: Projekt · beskrivelse.
• Tid uden person - poster uden person samles i en gruppe, der hedder Ingen person.

Hvor stor en eksport kan være

En eksport indeholder altid alle registreringer, der matcher dit valg; den bliver aldrig afkortet. Et for stort valg afvises i stedet, og dialogen viser årsagen, så du kan justere det:

• Antal registreringer. En PDF kan indeholde op til 10.000 tidsregistreringer og en CSV op til 50.000. Ud over det skal du vælge et kortere datointerval eller færre personer eller projekter. Fordi en CSV rummer mere, kan et Type 1-valg, der er for stort til en PDF, stadig eksporteres som CSV.
• Periodens længde. Datointervallet kan højst dække ét år. Eksportér en længere periode i dele.

Eksport af et helt projekt, faser inkluderet

Projektfilteret matcher kun de valgte projekter og intet under dem. Hvis man kun vælger et overordnet projekt, returneres kun de timer, der er registreret direkte på dette projekt. For et projekt opdelt i faser er det som regel næsten ingenting — timerne ligger på faserne.

Sæt hak i Medtag underprojekter for at inkludere alle faser under de valgte projekter på ethvert niveau. Kombineret med Gruppér efter → Projekt og CSV-formatet besvarer dette spørgsmålet "hvor mange timer gik til dette projekt, og hvad gik de til" i én fil: én række pr. fase, der dækker alle medarbejdere, der har registreret tid.

To ting, der er værd at vide:

• Indstillingen går kun nedad. Valg af én fase tilføjer dens egne underfaser, aldrig dens overordnede projekt eller dets søsterfaser.
• Den er slået fra som standard, så en eksport du allerede bruger fortsætter med at returnere præcis det, den returnerede før.

Når du filtrerer efter medarbejdere eller projekter, opdateres værdierne i opsummeringsbjælken under kalenderen og tabellen tilsvarende. Værdierne "Planlagte timer", "Ferier", "Skal udfyldes" og "Registrerede timer" viser den samlede sum for de valgte medarbejdere.

Arbejdede timer for et specifikt projekt kan også gennemgås via funktionaliteten "Gå til timevisning", der er beskrevet i artiklen om projektlisten.

Hvorfra stammer de planlagte timer

Planlagte timer stammer fra hver medarbejders aftale, ikke fra en fast arbejdsdag. Den ugentlige arbejdstid fastsat i aftalen fordeles over arbejdsdage for at give den forventede tid i hver dagscelle, og aftalens start- og slutdatoer bestemmer, hvilke dage der overhovedet tæller med.

Dette er tydeligst for personer, der kun er ansat i en del af den viste periode:

• En medarbejder, der tiltræder midt i perioden, planlægges fra sin startdato og frem; dagerne før denne dato har ingen forventet tid.
• En medarbejder, hvis aftale er udløbet, planlægges kun frem til den slutdato. En periode, der falder helt efter deres afgang, viser ingen planlagte timer for dem.
• En medarbejder, der er ansat i hele perioden, planlægges over hele den, med deres aftalte ugentlige timer.

Aftaletyper, der ikke driver systemberegninger – som et hensigtserklæring eller en arbejdserfaring – fastsætter ingen forventet tid. Når en medarbejder slet ikke har en aftale – en timebaseret kontraktansvarlig for eksempel – bruges i stedet en standard fuld arbejdsdag, så deres dage forbliver synlige til gennemgang i stedet for at vises som nul.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Overvåg teambelastning: En projektleder har brug for hurtigt at identificere, hvilke teammedlemmer ikke har registreret deres fulde forventede timer for den aktuelle uge for at følge op og sikre afbalancerede arbejdsbelastninger.
• Klientfaktureringsrapportering: En administrator skal generere en detaljeret timeregistrering for et specifikt projekts klientfakturering for den seneste måned, grupperet efter medarbejder og eksporteret som PDF.
• Projektbudgetgennemgang: En finansbruger ønsker at kontrollere, om alle timesatser er konfigureret for medarbejdere, der arbejder på et bestemt projekt, og nemt navigere til at angive manglende satser inden fakturering.
• Indsigt i ressourceallokering: En teamleder ønsker at gennemgå, hvordan tid fordeles på tværs af forskellige projekter for sine direkte medarbejdere over et kvartal, ved hjælp af Kalendervisningen til at identificere tendenser og træffe informerede personalebeslutninger.