Tidsregistreringsstyring

Flowtly giver ledere to grænseflader til at overvåge og administrere medarbejdernes tidsregistrering: Kalendervisning og Tabelvisning. Begge visninger er tilgængelige for brugere med rollerne ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER eller ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER og kan skiftes via knappen øverst til højre i modulet Arbejdstid.

Kalendervisningen giver et månedligt overblik over registrerede timer med projektnavne og tidsallokeringer direkte på hver kalenderdag. Denne visning er særligt nyttig til gennemgang af individuelle eller projektbaserede arbejdsmønstre og til at identificere huller eller inkonsistenser over længere tidsperioder.

Tabelvisningen giver en tospagers matrix over daglige registrerede timer versus forventede arbejdstimer for alle valgte medarbejdere. Dette layout er designet til hurtige sammenligninger, sporing på teamniveau og identifikation af manglende registreringer ved et hurtigt blik.

Mens medarbejdere primært bruger Kalendervisningen til at registrere deres egne timer, drager ledere fordel af forbedret funktionalitet i begge visninger – herunder filtre, detaljer, redigeringstilladelser (når relevant) og opsummerende indsigter.

Rollebaseret adfærd for Kalendervisning

Med rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER er din adgang til at se andre medarbejderes tidsregistreringer begrænset til kun at gennemgå den registrerede tid for de projekter, du er personligt tildelt. Medarbejdere med rollen ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan gennemgå nøjagtige arbejdstidsregistreringer for enhver medarbejder og ethvert projekt i organisationen. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER giver brugere mulighed for at se og ændre tidsregistreringer for enhver medarbejder. Brugere kan finde en specifik medarbejder ved hjælp af filtre, navigere til den relevante dag og klikke på knappen Rediger på den tilsvarende tidsregistrering for at foretage ændringer.

Hvad du ser i Kalendervisningen

Kalendervisningen giver ledere et månedsoverblik over tidsregistreringer fra valgte medarbejdere – som standard på tværs af hele organisationen. Denne visning er ideel til hurtigt at scanne, hvordan arbejdet er fordelt, identificere manglende registreringer og forstå projektengagement over tid.

Hver kalenderdag viser alle tidsregistreringer fra alle valgte medarbejdere og/eller projekter med de samlede timer pr. projekt pr. dag.

Hvis f.eks. tre medarbejdere har registreret tid for forskellige projekter den 23. april, vil kalenderen vise en stablet liste med hvert projekt og de tilsvarende tidsregistreringer for den dag – hvilket gør det umiddelbart synligt, hvor meget indsats der er brugt, af hvem og på hvad. Ledere kan holde musen over eller klikke på en dagsrubrik for at åbne en detaljeret opdeling af dagens registreringer. Modalvinduet inkluderer:

• Medarbejdernavn

• Projektnavn

• Registreret tid

• Eventuelle beskrivelser eller noter

Et blyantikon (hvis lederen har ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) til at redigere detaljer.

Rollebaseret adfærd for Tabelvisning

Synlighed og funktionalitet i denne visning afhænger af brugerroller:

• Brugere med kun ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER kan skifte til tabelvisningen, men vil kun se tidsregistreringer for projekter, de er tildelt. De kan ikke udvide brugerrækker eller redigere registreringer.

• Brugere med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER kan se tabellen for alle brugere og projekter og har tilladelse til at redigere tidsregistreringer, men kan ikke udvide brugerrækker for at se opdelingen og projektsatserne.

• Brugere, der har ROLE_PROJECTS_MANAGER ud over se- eller administrere-roller, kan udvide rækker for at se detaljerede opdelinger pr. projekt.

• Når både ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER og ROLE_PROJECTS_MANAGER er tildelt, får brugeren fuld adgang: se og rediger for alle tidsregistreringer på tværs af alle brugere og projekter, inklusive detaljerede visninger og satsomdirigering, hvis det mangler for en medarbejder.

Hvad du ser i Tabelvisningen

Denne visning viser et kalenderagtig gitter over alle medarbejdere (eller filtrerede valg) og deres daglige arbejdstidsregistreringer. Hver celle i gitteret viser to værdier:

• Den registrerede tid for dagen (f.eks. 8:00)

• Den forventede arbejdstid for den dag (normalt 8:00, men reduceret eller tom i weekender, på helligdage, på dage uden for medarbejderens aftaledækning eller baseret på fravær)

Brugere kan scrolle vandret gennem ugerne og lodret på tværs af alle medarbejdere. Du vil se en gråstribet baggrund for weekender og helligdage. Hvis en bruger har en offentlig helligdag, vises den forventede tid ikke, og rubrikken er tydeligt tonet ned. Tidsregistreringer er dog ikke blokeret for nogen dag.

Udvidelse af medarbejderrækker til projektopdeling

Ledere med de rette rettigheder (se Rollebaseret adfærd for Kalendervisning) kan udvide en brugers række ved at klikke på pilen ved siden af deres navn. Når den er udvidet, afslører systemet:

• Projekter brugeren har registreret tid på

• Den registrerede mængde pr. projekt

• Timesatser (hvis angivet)

• Advarsler, når satser mangler

Hver projektrække viser den registrerede tid og den tilknyttede sats for det pågældende projekt, eller en rød advarsel: "Manglende timesats", hvis der ikke er konfigureret nogen sats. Klik på den røde advarsel omdirigerer lederen direkte til satsindstillingssiden for den pågældende projekt-medarbejder-kombination. Dette giver en praktisk genvej for projektledere til at løse satsproblemer under tidsgennemgange.

Visning og redigering af registrerede tidsdetaljer

Klik på en hvilken som helst ikke-tom tidsrubrik åbner et detaljeret modalvindue for den pågældende tidsregistrering, der inkluderer dato, projektnavn, registreret tidsvarighed og beskrivelse. Et blyantikon (kun synligt for brugere med ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) giver mulighed for at redigere tid eller beskrivelse. Brugere uden redigeringstilladelse kan stadig se dette modalvindue for indsigt i, hvad der er registreret, men kan ikke ændre indholdet.

Flytning af en tidsregistrering til et andet projekt

Redigering af en tidsregistrering inkluderer det projekt, den er registreret på, så ændring af det felt flytter timerne fra et projekt til et andet i stedet for at kopiere dem. Det er den normale måde at rette tid, der er registreret på det forkerte sted.

Flowtly afviser flytningen, når det projekt, timerne forlader, er faktureret. Registreringen forbliver præcis, hvor den var, og intet gemmes. Beskeden på skærmen er den generelle fejlmeddelelse snarere end en forklaring af reglen, så hvis en projektændring ikke gemmer, og resten af redigeringen af registreringen fungerer normalt, er fakturering på det oprindelige projekt det første at tjekke.

To detaljer afgør, om flytningen afvises:

• Kontrollen gælder projektet, timerne forlader, aldrig det de flyttes til. At flytte timer til et faktureret projekt er ikke begrænset.
• Enhver fakturalinje oprettet for det projekt tæller med, ikke kun linjer faktureret i timer. Et projekt, der er faktureret én gang for en fastpris-milepæl, afviser også flytningen, fordi Flowtly ikke registrerer, hvilke individuelle registreringer en given fakturalinje var baseret på, og ikke vil gætte.

Kun en projektændring er berørt. Varighed, beskrivelse og dato for et faktureret projekts timer er fortsat redigerbare som altid — et faktureret projekt bliver ikke skrivebeskyttet.

Hvis timerne virkelig hører hjemme et andet sted, skal du behandle det som et faktureringsspørgsmål snarere end et tidsregistreringsspørgsmål: tallene på en udstedt faktura er afledt af det projekt, så tal med den person, der styrer faktureringen for det, inden den underliggende tid flyttes.

Filtreringsmuligheder

Øverst i begge visninger kan du anvende dynamiske filtre til at indsnævre dataene:

• Medarbejderfilter – Filtrer de registrerede tidsregistreringer ved at vælge specifikke medarbejdere. Dette giver ledere mulighed for at fokusere på arbejdet for individuelle teammedlemmer eller en gruppe af medarbejdere. Som standard vises kun du i dette felt. Du kan filtrere efter specifikke medarbejdere eller vælge alle.

• Projektfilter – Filtrer registreringerne efter specifikke projekter/faser. Dette er nyttigt til at spore fremdriften og tidsallokeringen på tværs af forskellige projekter. Som standard vil alle projekter være valgt.

• Kombination af filtre: For en mere præcis gennemgang kan ledere anvende begge filtre samtidigt. Dette giver dem mulighed for at se tid registreret af valgte medarbejdere på valgte projekter, og giver et detaljeret overblik over ressourceallokering og projekttidslinjer.

Eksportmuligheder

Øverst til højre finder du en enkelt knap Download timeregistrering.

Klik på denne knap åbner et modalvindue, hvor brugere kan se eksportparametre:

• Datointerval
• Grupperingsmetode (Ingen, Medarbejder, Projekt)
• Foretrukket filformat (PDF eller CSV)

Eksporter afspejler de anvendte filtre og grupperingsindstillinger, hvilket gør dem nyttige til interne revisioner eller klientfaktureringsrapporter.

Når du filtrerer efter medarbejdere eller projekter, opdateres værdierne i opsummeringsbjælken under kalenderen og tabellen tilsvarende. Værdierne "Planlagte timer", "Ferier", "Skal udfyldes" og "Registrerede timer" viser den samlede sum for de valgte medarbejdere.

Arbejdede timer for et specifikt projekt kan også gennemgås via funktionaliteten "Gå til timevisning", der er beskrevet i artiklen om projektlisten.

Hvorfra stammer de planlagte timer

Planlagte timer stammer fra hver medarbejders aftale, ikke fra en fast arbejdsdag. Den ugentlige arbejdstid fastsat i aftalen fordeles over arbejdsdage for at give den forventede tid i hver dagscelle, og aftalens start- og slutdatoer bestemmer, hvilke dage der overhovedet tæller med.

Dette er tydeligst for personer, der kun er ansat i en del af den viste periode:

• En medarbejder, der tiltræder midt i perioden, planlægges fra sin startdato og frem; dagerne før denne dato har ingen forventet tid.
• En medarbejder, hvis aftale er udløbet, planlægges kun frem til den slutdato. En periode, der falder helt efter deres afgang, viser ingen planlagte timer for dem.
• En medarbejder, der er ansat i hele perioden, planlægges over hele den, med deres aftalte ugentlige timer.

Aftaletyper, der ikke driver systemberegninger – som et hensigtserklæring eller en arbejdserfaring – fastsætter ingen forventet tid. Når en medarbejder slet ikke har en aftale – en timebaseret kontraktansvarlig for eksempel – bruges i stedet en standard fuld arbejdsdag, så deres dage forbliver synlige til gennemgang i stedet for at vises som nul.

Eksempler på anvendelsesscenarier

• Overvåg teambelastning: En projektleder har brug for hurtigt at identificere, hvilke teammedlemmer ikke har registreret deres fulde forventede timer for den aktuelle uge for at følge op og sikre afbalancerede arbejdsbelastninger.
• Klientfaktureringsrapportering: En administrator skal generere en detaljeret timeregistrering for et specifikt projekts klientfakturering for den seneste måned, grupperet efter medarbejder og eksporteret som PDF.
• Projektbudgetgennemgang: En finansbruger ønsker at kontrollere, om alle timesatser er konfigureret for medarbejdere, der arbejder på et bestemt projekt, og nemt navigere til at angive manglende satser inden fakturering.
• Indsigt i ressourceallokering: En teamleder ønsker at gennemgå, hvordan tid fordeles på tværs af forskellige projekter for sine direkte medarbejdere over et kvartal, ved hjælp af Kalendervisningen til at identificere tendenser og træffe informerede personalebeslutninger.