Bænken og kladde-bookinger
At finde et hul i planen er kun halvdelen af arbejdet; den anden halvdel er at vide, hvem der kan fylde det. Bænken holder det svar på skærmen til enhver tid, så at fylde et hul ikke betyder at forlade siden og miste overblikket.
Bænken
Bænken er en bjælke, der er fastgjort langs bunden af Resourcing-siden. Den bliver stående, mens rasteret ruller, og viser alle, der stadig har plads i den periode, der aktuelt vises — de mest ledige først, så de personer, det er værd at tale med først, kommer frem først.
Hver person vises som en chip, der viser, hvor stor en del af deres tid der ikke er forpligtet, f.eks. 60% fri gns.. Antallet ved siden af overskriften — 8 frie — er, hvor mange personer der overhovedet har plads. Fuldt bookede personer udelades fuldstændigt: de er ikke tilgængelige og tilbydes derfor ikke.
Skift perioden, og bænken ændrer sig med den. Nogen, der er fri i september, er ikke på bænken, mens du ser på juli.
Brug pilen på Bænken-overskriften for at skjule bjælken, når du ønsker den fulde højde for rasteret, og for at tage den frem bagefter.
Læs procenten som et gennemsnit over perioden. 40% fri gns. betyder, at gennemsnittet over hver uge af den periode, der vises, er 40% af den persons tid ikke forpligtet — ikke at 40% er fri i hver af disse uger. Nogen der er fuldt booket i syv af ni uger og inaktiv de sidste to, læses som cirka 22% fri, og nogen uden nogen bookinger læses som 100%. Tallet bevæger sig med, hvad der faktisk er booket, så to personer er ægte sammenlignelige af det, og bjælken er sorteret efter det samme tal, som chipsene viser.
Et gennemsnit er stadig ikke et billede uge for uge. En person, der er fri 40% i gennemsnit, kan være fri halvdelen af hver uge, eller fuldstændig fri i to uger ud af fem — og det er forskellige svar på kan de påtage sig det her. Udbyg rollen og kontrollér de individuelle uger, inden du forlænger en booking over flere af dem.
Procenten er en andel af den persons eget kontrakt. En deltidsansat på tre dage om ugen uden nogen bookinger læses som 100% fri, ikke som en brøkdel af en fuldtidsuge. Dermed stemmer bænken overens med, hvad resten af Flowtly siger om den samme person, og en deltidsansat med reel tilgængelighed ser ikke næsten fuld ud.
Når detaljen bag en person uge for uge ikke er tilgængelig, falder chippen tilbage til at rapportere deres bedste uge i stedet og siger det — etiketten navngiver, hvilken af de to aflæsninger du ser, så et gennemsnit aldrig forveksles med bedste tilfælde.
Fuldt booket er en vejledning, ikke en lås. Når nogen ikke har plads tilbage nogen steder i perioden, læses de som utilgængelige og falder fra bjælken. Det er siden der svarer på hvem kan tage det her behageligt — den siger ikke, at personen slet ikke kan bookes.
Nogen kan stadig ende over en fuld uge, og nogle gange er det det rigtige valg. Da kladder ikke tæller som dækning, kan to kladder for den samme person hver se overkommelig ud for sig selv; det er at bekræfte dem, der lægger sig op, og rasteret markerer alle over 100% med rødt, så omkostningen er synlig frem for skjult.
Hvad der ikke vil ske, er at Flowtly foreslår det. En person uden plads tilbydes aldrig på bænken, og at trække nogen til en rolle booker aldrig mere end den tid, de faktisk har fri — så at gå over en fuld uge er altid en beslutning, du traf, ikke et forslag, siden fremkom med.
Der er en hård grænse på 125%. At bekræfte en booking, der ville bringe nogen forbi den, nægtes direkte, og beskeden fortæller, hvor langt over det ville have gået.
Når ingen har plads, siger bjælken det klart: Alle er fuldt bookede i dette vindue.
Skitsere en booking
Træk en person fra bænken til en rolle i rasteret og slip dem på den kolonne, du vil have dem booket i. Roller fremhæves, mens du trækker, så det er klart, hvor en chip kan lande.
At slippe opretter en kladde-booking:
- Den dækker den kolonne du slap på — en uge i månedvisningen, en fortnight i 90-dages-visningen, hvor hver kolonne er to uger. (Den sidste kolonne i en 90-dages periode er nogle gange en enkelt uge, og et slip der booker kun den uge.)
- Den er tilpasset til den ledige kapacitet vist på chippen, og aldrig over 100%, så selve slippet ikke kan overboooke nogen.
For at booke et længere stræk, slip én gang og forlæng derefter kladden med grebene beskrevet nedenfor.
Hvis en booking ikke kan oprettes, siger siden hvorfor og kladden fjernes igen. De to grunde skelnes frem for at gættes: at blive nægtet fordi slippet ville booke nogen forbi deres kapacitet lyder anderledes end at blive nægtet fordi du mangler en tilladelse, og beskeden navngiver hvilken det var.
At trække er i øjeblikket den eneste måde at oprette en booking fra denne side.
Hvad en kladde er
En kladde er et forslag. Den er gemt og dine kollegaer kan se den, men den er ikke dækning.
Kladder vises som en stiplet kontur over cellen, og etiketten lyder 40% kladde. Afgørende er, at kladde-bookinger er udelukket fra ethvert dækningstal i rasteret: rolleprocenter, projektgennemsnit og overkapacitetsadvarsler tæller kun bekræftede bookinger. Det er det, der gør kladder sikre at eksperimentere med — at skitsere tre bemandingsoptioner får ikke et projekt til at se bemandet tre gange ud.
Den praktiske konsekvens er værd at vide: en rolle der kun har kladde-bookinger læses stadig som udækket. Det er ikke en fejl. Intet er endnu forpligtet.
Bekræfte en kladde
Udvid rollen for at se personerne på den. En kladdepersons række bærer en Bekræft-knap; at vælge den omdanner den persons kladde på den rolle til en rigtig booking. Fra det øjeblik tæller den som dækning overalt, og den stiplede kontur bliver en fast bjælke.
Bekræft virker for én person og én rolle ad gangen. Der er ingen bekræft-alle.
Bekræftelse kræver rollen Resourcing-godkender, som er en snævrere tilladelse end den, der giver mulighed for at oprette kladden. Forslag og forpligtelse blev bevidst adskilt: enhver med rollen Resourcing-manager kan skitsere en booking, men at gøre den til en forpligtelse, som virksomheden regner med, er en beslutning forbeholdt udpegede godkendere. Administratorer har begge.
Uden den rolle er Bekræft-knappen stadig synlig på rækken, men nedtonet, og at svæve over den forklarer hvorfor: Bekræftelse af en kladde kræver rollen Resourcing-godkender. Bed en administrator om at tildele den. Den efterlades synlig med vilje — en planlægger bør kunne se, at dette trin eksisterer og kræver godkendelse, frem for at finde knappen manglende og konkludere at funktionen er i stykker. Forslag og forpligtelse beskriver hvilken rolle der dækker hvad.
Fortryde en bekræftelse
En bekræftet persons række bærer en Annullér bekræftelse-knap, spejlet af Bekræft: den omdanner deres booking på den rolle tilbage til en kladde. Forpligtelsen frigives, bjælken vender tilbage til en stiplet kontur, og tiden ophører med at tælle som dækning — så en bekræftelse lavet for tidligt er ikke noget du skal leve med. Ændringen gemmes og overlever genindlæsning af siden.
Annullering af bekræftelse kan aldrig forårsage en overbooking, fordi det kun fjerner forpligtet tid.
Annullering af bekræftelse kræver også rollen Resourcing-godkender, ikke kun bekræftelse. At frigive en forpligtelse er lige så konsekvensrigt som at indgå én, og det er det første af de to trin der fører til sletning af en bekræftet booking — så begge ender af forpligtelsen holdes af den samme tilladelse.
Som med Bekræft forbliver Annullér bekræftelse-knappen synlig uden den rolle og er nedtonet, og forklarer ved hovering at omdannelse af en bekræftet allokering tilbage til en kladde kræver rollen Resourcing-godkender.
Slette en kladde
En kladdepersons række bærer en lille papirkurv-knap ved siden af Bekræft. Den fjerner den kladde fra planen fuldstændigt — forslaget forsvinder fra rasteret frem for at hænge ved som et forslag ingen agter at handle på.
Da dette er den ene handling på siden der ikke kan fortrydes, spørger den først og navngiver den person hvis kladde er ved at forsvinde. Intet fjernes før du accepterer.
Kun kladder kan slettes. En bekræftet booking har ingen papirkurvsknap, og ændringen ville blive nægtet selv hvis den var forsøgt. Det er bevidst: bekræftet tid er en forpligtelse nogen regner på, så at rydde den væk kræver to bevidste trin frem for ét klik. Annullér bekræftelse først, slet derefter. Det ekstra trin eksisterer for at forpligtet arbejde aldrig er ét fejlklik fra at forsvinde.
At slette en kladde påvirker aldrig nogen dækningstal, fordi kladder aldrig blev talt som dækning til at begynde med.
At slette en kladde kræver ikke godkenderrollen — at oprette en kladde og at trække den tilbage er begge at foreslå, og et forslag du kan lave er et du kan tage tilbage.
Fjernelsen er permanent. Bookingen er ikke arkiveret eller skjult; den er væk og vil ikke dukke op igen nogen steder i planen. Flowtly holder en oversigt over sletningen — hvem der fjernede den og hvornår — men den oversigt er det eneste tilbageværende spor, og det er ikke noget du kan gennemse fra denne side. Hvis det er vigtigt hvem der slettede en kladde, spørg din Flowtly-administrator.
Justere en kladdes længde
De to små betjeningselementer på en kladdes række forlænger eller forkorter den med én uge ad gangen, fra slutningen. Sådan vokser en booking ud over den enkelt kolonne den blev sluppet i.
Startdatoen kan ikke flyttes her. For at starte en booking senere, slip personen på den kolonne hvor du vil have den til at begynde, frem for at slippe tidligere og trimme fra bagsiden.
At ændre en kladdes længde eller procent er at foreslå, ikke at forpligte, så rollen Resourcing-manager er tilstrækkelig — godkenderrollen er ikke nødvendig for heller ikke.
Hvad Flowtly registrerer
Enhver ændring en person foretager til en booking registreres, sammen med hvem der gjorde det og hvornår: at oprette den, bekræfte den, annullere bekræftelse, ændre dens datoer eller procent, og at slette den. Registret opbevares på ubestemt tid.
Bookinger der ankommer fra en importeret plan er undtagelsen, herunder ændringer foretaget i dem her. De spejles fra den plan frem for at blive oprettet på denne side, og genspejles hver gang den anvendes igen, så importens egen rapport er deres register.
Der er ingen historikvisning på Resourcing-siden, så dette er ikke noget du kan konsultere mens du planlægger. Det eksisterer for at et spørgsmål stillet senere — hvem forpligtede denne person, hvem frigjorde den booking, hvem slettede den kladde der var her — har et svar.
Eksempler på anvendelsesscenarier
- Find den åbne rolle i næste måneds projekt og fyld den fra bænken uden at forlade siden.
- Skitsér to måder at dække den samme rolle på som kladder, sammenlign rasteret og bekræft den bedre.
- Kontrollér hvem der genuint er fri inden du aftaler startdatoen for et nyt engagement.
- Sammenlign to personers chips for at se hvilken af dem der er mest tilgængelig over vinduet, frem for hvilken der tilfældigvis har en enkelt stille uge.
- Book nogen ind i den enkelt uge hvor projektet mangler, frem for for hele kvartalet.
- Forlæng en kladde uge for uge til den dækker det stræk projektet faktisk har brug for, og bekræft den derefter.
- Frigiv en booking der blev bekræftet for tidligt, så personen vises som tilgængelig igen mens planerne ændrer sig.
- Brug bænkens antal som en ugentlig aflæsning af, hvor meget uforpligtet kapacitet teamet bærer.