O banco e as reservas provisórias
Encontrar uma lacuna no plano é apenas metade do trabalho; a outra metade é saber quem pode preenchê-la. O banco mantém essa resposta no ecrã em todo o momento, pelo que preencher uma lacuna não significa sair da página e perder o fio à meada.
O banco
O banco é uma faixa ancorada ao longo da parte inferior da página Resourcing. Mantém-se no lugar enquanto a grelha se desloca, e lista todos os que ainda têm espaço no período atualmente visível — os mais livres primeiro, para que as pessoas com quem vale a pena falar primeiro apareçam em primeiro lugar.
Cada pessoa aparece como um chip a mostrar quanto do seu tempo não está comprometido, por exemplo 60% livre em méd.. O número junto ao cabeçalho — 8 livres — indica quantas pessoas têm algum espaço. As pessoas completamente reservadas são completamente excluídas: não estão disponíveis, pelo que não são propostas.
Mude o período e o banco muda com ele. Alguém livre em setembro não está no banco enquanto está a ver julho.
Utilize a seta no cabeçalho Banco para fechar a faixa quando quiser a altura total para a grelha, e para a abrir novamente depois.
Leia a percentagem como uma média ao longo do período. 40% livre em méd. significa que, em média por cada semana do período visível, 40% do tempo dessa pessoa não está comprometido — não que 40% esteja livre em cada uma dessas semanas. Alguém reservado a tempo inteiro durante sete semanas de nove e inativo nas duas últimas lê-se como aproximadamente 22% livre, e alguém sem quaisquer reservas lê-se como 100%. O valor move-se com o que está efetivamente reservado, pelo que duas pessoas são genuinamente comparáveis por ele, e a faixa é ordenada pelo mesmo valor que os chips apresentam.
Uma média não é uma imagem semana a semana. Uma pessoa livre 40% em média pode estar livre metade de cada semana, ou completamente livre duas semanas em cinco — e essas são respostas diferentes a poderá ela assumir isto?. Expanda a função e verifique as semanas individuais antes de estender uma reserva por várias delas.
A percentagem é uma parte do próprio contrato dessa pessoa. Um trabalhador a tempo parcial com três dias por semana sem quaisquer reservas lê-se como 100% livre, não como uma fração de uma semana a tempo inteiro. Assim, o banco concorda com o que o resto do Flowtly diz sobre a mesma pessoa, e um trabalhador a tempo parcial com disponibilidade real não parece quase cheio.
Quando o detalhe semanal de uma pessoa não está disponível, o chip recorre a reportar a sua melhor semana em vez disso, e diz-o — a etiqueta indica qual das duas leituras está a ver, para que uma média nunca seja confundida com o melhor caso.
Completamente reservado é um aviso, não um bloqueio. Quando alguém já não tem espaço em nenhum lugar do período, lê-se como indisponível e cai da faixa. É a página a responder a quem pode assumir isto confortavelmente? — não diz que a pessoa não pode ser reservada de todo.
Alguém pode ainda acabar acima de uma semana completa, e às vezes essa é a decisão certa. Como os rascunhos não são contados como cobertura, dois rascunhos para a mesma pessoa podem cada um parecer acessível individualmente; é a confirmação que soma, e a grelha marca qualquer pessoa acima de 100% a vermelho para que o custo seja visível em vez de escondido.
O que não acontecerá é o Flowtly sugerir isso. Uma pessoa sem espaço nunca é proposta no banco, e arrastar alguém para uma função nunca reserva mais do que o tempo que tem efectivamente livre — pelo que exceder uma semana completa é sempre uma decisão que tomou, não uma sugestão da página.
Existe um limite rígido de 125%. Confirmar uma reserva que levaria alguém acima disso é recusado imediatamente, e a mensagem indica quanto teria excedido.
Quando ninguém tem espaço, a faixa diz-o claramente: Toda a gente está completamente reservada nesta janela.
Esboçar uma reserva
Arraste uma pessoa do banco para uma função na grelha e largue-a na coluna em que pretende que seja reservada. As funções ficam destacadas enquanto arrasta, pelo que fica claro onde um chip pode pousar.
Largar cria uma reserva provisória:
- Cobre a coluna em que largou — uma semana na vista de Mês, uma quinzena na vista de 90 dias, onde cada coluna são duas semanas. (A última coluna de um período de 90 dias é por vezes uma única semana, e largar aí reserva apenas essa semana.)
- O seu tamanho corresponde à capacidade livre mostrada no chip, e nunca acima de 100%, pelo que a própria ação de largar não pode sobrerrservar ninguém.
Para reservar um trecho mais longo, largue uma vez e depois estenda a provisória com as pegas descritas abaixo.
Se não for possível criar uma reserva, a página explica porquê e a provisória é removida novamente. As duas razões são distinguidas em vez de adivinhadas: ser recusado porque largar sobreresservaria alguém soa diferente de ser recusado por falta de permissão, e a mensagem indica qual foi.
Arrastar é atualmente a única forma de criar uma reserva a partir desta página.
O que é uma provisória
Uma provisória é uma proposta. Está guardada e os seus colegas podem vê-la, mas não é cobertura.
As provisórias aparecem como um contorno a tracejado sobre a célula, e a etiqueta diz 40% prov.. É crucial que as reservas provisórias sejam excluídas de todos os valores de cobertura na grelha: percentagens de funções, médias de projeto e avisos de sobrecapacidade contam apenas reservas confirmadas. É isso que torna as provisórias seguras para experimentar — esboçar três opções de dotação não faz um projeto parecer dotado três vezes.
A consequência prática é importante conhecer: uma função que tem apenas reservas provisórias ainda se lê como não coberta. Não é um erro. Nada está ainda comprometido.
Confirmar uma provisória
Expanda a função para ver as pessoas nela. A linha de uma pessoa provisória tem um botão Confirmar; selecioná-lo converte a provisória dessa pessoa nessa função numa reserva real. A partir desse momento conta como cobertura em todo o lado, e o contorno a tracejado torna-se uma barra sólida.
Confirmar funciona para uma pessoa e uma função de cada vez. Não existe opção de confirmar-tudo.
Confirmar requer a função de Aprovador de Resourcing, que é uma permissão mais restrita do que a que permite criar a provisória. Propor e comprometer foram deliberadamente separados: qualquer pessoa com a função de Gestor de Resourcing pode esboçar uma reserva, mas convertê-la num compromisso com que a empresa conta é uma decisão reservada aos aprovadores designados. Os administradores têm ambas.
Sem essa função, o botão Confirmar ainda está visível na linha, mas a cinzento, e ao pairar explica porquê: Confirmar uma provisória requer a função de Aprovador de Resourcing. Peça a um administrador que a conceda. Fica visível propositadamente — um planificador deve poder ver que esse passo existe e requer aprovação, em vez de encontrar o botão ausente e concluir que a funcionalidade está quebrada. Propor e comprometer indica que função cobre o quê.
Anular uma confirmação
A linha de uma pessoa confirmada tem um botão Desconfirmar, o espelho de Confirmar: converte a sua reserva nessa função de volta numa provisória. O compromisso é libertado, a barra volta a um contorno a tracejado, e o tempo deixa de contar como cobertura — pelo que uma confirmação feita muito cedo não é algo com que tenha de viver. A alteração é guardada e sobrevive ao recarregamento da página.
Desconfirmar nunca pode causar uma sobrereserva, pois apenas remove o tempo comprometido.
Desconfirmar também requer a função de Aprovador de Resourcing, não apenas confirmar. Libertar um compromisso é tão consequente como assumir um, e é o primeiro dos dois passos que levam à eliminação de uma reserva confirmada — pelo que ambas as extremidades do compromisso são detidas pela mesma permissão.
Tal como no caso de Confirmar, o botão Desconfirmar permanece visível sem essa função e a cinzento, explicando ao pairar que converter uma alocação confirmada de volta numa provisória requer a função de Aprovador de Resourcing.
Eliminar uma provisória
A linha de uma pessoa provisória tem um pequeno botão de lixo junto a Confirmar. Remove essa provisória do plano completamente — a proposta desaparece da grelha em vez de persistir como uma sugestão que ninguém pretende honrar.
Como esta é a única ação na página que não pode ser anulada, pede primeiro confirmação, indicando a pessoa cuja provisória está prestes a desaparecer. Nada é removido até que aceite.
Apenas as provisórias podem ser eliminadas. Uma reserva confirmada não tem botão de lixo, e a alteração seria recusada mesmo que fosse tentada. Isto é deliberado: o tempo confirmado é um compromisso com que alguém conta, pelo que removê-lo requer dois passos deliberados em vez de um clique. Desconfirme primeiro, elimine depois. Esse passo extra existe para que o trabalho comprometido nunca desapareça de um único clique errado.
Eliminar uma provisória nunca afeta os valores de cobertura de ninguém, porque as provisórias nunca foram contadas como cobertura.
Eliminar uma provisória não requer a função de Aprovador — criar uma provisória e retirá-la são ambas ações de propor, e uma proposta que pode fazer é uma que pode retirar.
A eliminação é permanente. A reserva não é arquivada ou ocultada; desaparece e não reaparecerá em nenhum lugar do plano. O Flowtly mantém um registo da eliminação — quem a removeu e quando — mas esse registo é o único vestígio restante, e não é algo que possa consultar a partir desta página. Se for importante saber quem removeu uma provisória, pergunte ao seu administrador do Flowtly.
Ajustar a duração de uma provisória
Os dois pequenos controlos na linha de uma provisória estendem-na ou encurtam-na uma semana de cada vez, a partir do fim. É assim que uma reserva cresce além da única coluna em que foi lançada.
A data de início não pode ser movida aqui. Para iniciar uma reserva mais tarde, largue a pessoa na coluna onde quer que comece, em vez de largar mais cedo e cortar a partir do início.
Alterar a duração ou a percentagem de uma provisória é propor, não comprometer, pelo que a função de Gestor de Resourcing é suficiente — a função de Aprovador não é necessária para nenhum dos dois.
O que o Flowtly regista
Cada alteração que uma pessoa faz a uma reserva é registada, juntamente com quem a fez e quando: criá-la, confirmá-la, desconfirmá-la, alterar as suas datas ou percentagem, e eliminá-la. O registo é mantido indefinidamente.
As reservas provenientes de um plano importado são a exceção, incluindo as alterações feitas nelas aqui. São espelhadas a partir desse plano em vez de criadas nesta página, e re-espelhadas sempre que é aplicado novamente, pelo que o próprio relatório da importação é o seu registo.
Não existe vista de histórico na página de Resourcing, pelo que não é algo que possa consultar enquanto planifica. Existe para que uma pergunta feita mais tarde — quem comprometeu esta pessoa, quem libertou essa reserva, quem removeu a provisória que estava aqui — tenha uma resposta.
Exemplos de utilização
- Encontre a função em aberto no projeto do próximo mês e preencha-a a partir do banco sem sair da página.
- Esboce duas formas de cobrir a mesma função como provisórias, compare a grelha e confirme a melhor.
- Verifique quem está genuinamente livre antes de concordar com a data de início de um novo contrato.
- Compare os chips de duas pessoas para ver qual delas está mais disponível durante a janela, em vez de qual tem casualmente uma semana sossegada.
- Reserve alguém para a única semana em que o projeto está a curto, em vez de para o trimestre inteiro.
- Estenda uma provisória semana a semana até cobrir o trecho de que o projeto realmente precisa e depois confirme-a.
- Liberte uma reserva que foi confirmada demasiado cedo, para que a pessoa volte a aparecer como disponível enquanto os planos mudam.
- Utilize a contagem do banco como uma leitura semanal de quanta capacidade não comprometida a equipa transporta.