Custos empresariais tão simples quanto possível

Controlo de Custos O Controlo de Custos é um aspeto fundamental de uma gestão financeira sólida. O Flowtly disponibiliza capacidades para acompanhar, monitorizar e gerir as despesas empresariais, garantindo que os recursos financeiros são utilizados de forma eficiente e alinhados com os objetivos orçamentais. Ao centralizar os dados de transações , o Flowtly oferece uma visão clara das despesas. As empresas podem categorizar despesas, associá-las a projetos ou departamentos específicos, e configurar fluxos de aprovação para prevenir despesas não autorizadas. Esta abordagem apoia a identificação de áreas de poupança, evita derrapagens de orçamento e melhora a rentabilidade. O Flowtly disponibiliza ferramentas para obter informações sobre padrões de despesa, previsão de despesas e tomada de decisões financeiras informadas. Exemplos de casos de utilização Acompanhe e categorize todas as despesas operacionais, como subscrições de software, material de escritório e serviços, para garantir que se mantêm dentro do orçamento. Monitorize custos específicos de projetos, incluindo pagamentos a fornecedores e materiais, para manter os projetos rentáveis e dentro do prazo. Configure processos de aprovação para aquisições de valor elevado, prevenindo despesas não autorizadas e mantendo a disciplina financeira. Identifique despesas recorrentes e oportunidades de redução de custos através de relatórios e análises detalhadas de despesas. Páginas relacionadas Adicionar custos ao orçamento Contrapartes Integração Bancária Painel Financeiro Rotas da aplicação Abrir /transactions

Contrapartes O módulo Contrapartes no Flowtly funciona como o registo central de todas as entidades empresariais externas com as quais a sua organização interage, incluindo fornecedores, subempreiteiros, clientes e parceiros. Disponibiliza uma forma estruturada de manter informações de contacto, identificadores fiscais, condições de pagamento e histórico de relações para cada contraparte. Os grupos de contrapartes permitem categorizar os seus parceiros comerciais por tipo, região, setor ou qualquer outra classificação que suporte as suas necessidades de reporting e operacionais. Os grupos facilitam a aplicação de ações em massa, a filtragem de vistas e a geração de relatórios segmentados por categoria de contraparte. As funcionalidades de enriquecimento CRM complementam automaticamente os perfis das contrapartes com dados empresariais publicamente disponíveis, como detalhes de registo, indicadores financeiros e recursos de marca. Isto reduz a introdução manual de dados e ajuda a sua equipa a manter registos atualizados e completos sem depender de pesquisa externa. A monitorização da saúde da marca acompanha a completude e consistência dos dados de marca das contrapartes, como logótipos e nomes comerciais, nos seus registos. A capacidade de deteção e fusão de duplicados identifica registos de contrapartes que provavelmente se referem à mesma entidade e disponibiliza ferramentas para os consolidar, mantendo a sua base de dados limpa e fiável. Os modelos de linhas de fatura permitem que uma contraparte armazene os textos a partir dos quais as suas linhas de fatura são redigidas — uma frase contratual que se repete em cada período de faturação é guardada uma vez e selecionada ao faturar, em vez de ser reescrita. Ver Modelos de linhas de fatura . Exemplos de casos de utilização Registe um novo fornecedor e complete o seu perfil com o NIF, condições de pagamento e dados de contacto. Organize as contrapartes em grupos por região ou tipo de serviço para um reporting direcionado. Utilize o enriquecimento CRM para preencher automaticamente dados de registo empresarial em falta nos registos existentes. Identifique e funda entradas duplicadas de contrapartes criadas por diferentes membros da equipa. Reveja as pontuações de saúde da marca para garantir que os logótipos e nomes das contrapartes são consistentes nos documentos. Guarde o texto contratual que uma contraparte requer nas suas linhas de fatura, pronto a selecionar ao faturar. Páginas relacionadas Controlo de Custos Faturas Modelos de linhas de fatura Pagamentos Recorrentes Integração Bancária Rotas da aplicação Abrir /counterparties

Perguntas do contabilista sobre transações Perguntas do contabilista sobre transações Em vez de andar atrás de esclarecimentos por e-mail, o Flowtly permite que o seu contabilista coloque perguntas diretamente numa transação bancária específica ou num documento de custo recebido — e permite-lhe responder no mesmo local. Cada troca fica associada exatamente ao registo a que se refere, dando-lhe um rasto claro no fecho do mês. Como funciona Cada linha de transação na lista de transações, e cada linha de documento de custo recebido (fatura de fornecedor), tem um fio de discussão. Tanto o utilizador como o contabilista podem abrir o fio e colocar uma pergunta. A outra parte recebe uma notificação, responde no fio e, resolvido o assunto, a pergunta é marcada como resolvida. A conversa completa fica ligada ao registo para consulta futura. Colocar uma pergunta numa transação ou num documento de custo Vá à lista Transações (para transações bancárias) ou à lista Documentos recebidos (para faturas de fornecedor e anexos de custo). Encontre a linha que quer discutir. Cada linha tem um ícone de balão de fala à direita; se houver perguntas em aberto, o ícone mostra um contador. Clique no ícone de balão de fala para abrir o painel de discussão do lado direito do ecrã. Escreva a sua pergunta e prima Enviar . A outra parte é notificada de imediato. O seu contabilista pode fazer o mesmo a partir da vista de Contabilidade — encontra a linha, clica no ícone de balão de fala e escreve diretamente no painel de discussão. Responder a uma pergunta Abra a notificação ou navegue você mesmo até ao registo. Clique no ícone de balão de fala na linha para abrir o painel de discussão. Verá todas as mensagens do fio. Escreva a sua resposta e prima Enviar . Não há limite para o número de mensagens trocadas num fio. A caixa de perguntas Para ver de uma só vez todas as perguntas em aberto em todas as transações e documentos de custo, vá a Contabilidade → Perguntas ( /accountancy/questions ). A caixa lista todos os fios que ainda têm perguntas em aberto, agrupados por registo. Assim é fácil despachar um conjunto de dúvidas de fecho do mês sem procurar linha a linha. O contador de perguntas em aberto A entrada Contabilidade na barra de navegação mostra um contador com o número de perguntas em aberto. Atualiza-se em tempo real à medida que as perguntas são colocadas e resolvidas, para saber sempre num relance se algo precisa da sua atenção. Resolver uma pergunta Resolvido o assunto, abra o painel de discussão na linha em causa e clique em Marcar como resolvida na pergunta. As perguntas resolvidas ficam escondidas da caixa, mas continuam visíveis no histórico do fio no próprio registo, para que o rasto nunca se perca. Um fio resolvido também pode ser reaberto se forem necessários mais esclarecimentos. Notificações O Flowtly envia notificações pela categoria Contabilidade sempre que: É colocada uma nova pergunta numa transação ou documento de custo em que está envolvido. Alguém responde num fio em que participa. Uma pergunta num registo seu é marcada como resolvida. Pode gerir em que canais (na aplicação, e-mail, notificação móvel) recebe estas notificações em Definições → Notificações . Exemplos de utilização Fecho do mês: o contabilista pergunta por um número de IVA em falta numa transação de custo. Responde com os dados do fornecedor, ele marca como resolvida, e a troca fica guardada na transação para o auditor. Dúvida sobre um documento de custo: uma fatura de fornecedor está repartida por duas linhas de orçamento e o contabilista precisa de confirmação. O fio no documento fixa a decisão, sem um rasto de e-mails para reconstruir mais tarde. Revisão em bloco: use a caixa de perguntas em Contabilidade para despachar todas as questões em aberto de uma só vez, em vez de abrir registo a registo. Rotas da aplicação Abrir Finanças

Pagamentos Recorrentes O módulo autónomo de Pagamentos Recorrentes foi descontinuado e substituído pelo Cash Out , que agora mostra o que está por pagar. O Cash Out dá à sua equipa financeira uma visão prospetiva dos pagamentos a vencer e em atraso — tanto faturas já lançadas como obrigações previstas — numa janela deslizante de cerca de duas semanas no passado a cerca de três meses no futuro. Pode alternar entre três vistas: um gráfico que empilha os valores por semana ou mês e mostra uma repartição por contraparte ao passar o rato, um calendário com blocos de pagamento por dia, e uma lista de pagamentos individuais ordenável por data, valor ou contraparte. Cada linha mostra a contraparte, a data de vencimento, o estado (por exemplo, vencido, em atraso ou previsto) e o valor na respetiva moeda; os itens previstos, ainda não faturados, são apresentados visualmente esbatidos para os distinguir dos confirmados. Junto ao seletor de vistas encontra-se uma ligação para o planeamento de orçamento . Ao ler o gráfico, vale conhecer três coisas. O seu eixo vertical é rotulado na moeda de reporte para a qual os valores são convertidos, pelo que a escala indica o que está a contar — é este o número a ler quando os pagamentos da janela estão em mais do que uma moeda. Uma legenda acima do gráfico nomeia os estados de pagamento presentes e a cor que corresponde a cada um, pelo que a composição de uma coluna se lê diretamente; os valores em atraso são os apresentados a vermelho. E cada período da janela é desenhado, incluindo os tranquilos: uma semana ou um mês sem vencimentos aparece como uma coluna vazia em vez de ser omitido, pelo que uma lacuna no seu calendário de pagamentos permanece visível e os períodos de ambos os lados não são lidos como consecutivos. As ligações para o endereço antigo são automaticamente redirecionadas para o novo. Páginas relacionadas Controlo de Custos Contrapartes Rotas da aplicação Abrir /finance/cash-out

Fluxo de aprovação de faturas Fluxo de aprovação de faturas O Flowtly permite encaminhar as faturas de fornecedor recebidas por um passo de aprovação antes de serem pagas. Com a aprovação ativa, as faturas ficam numa lista pendente até que uma pessoa autorizada as aprove ou rejeite. Também pode ignorar a aprovação e ir diretamente ao separador Não pagas para selecionar faturas e exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária para o seu banco. Como ativar o fluxo de aprovação Abra o menu do utilizador (o seu avatar, no canto superior direito) e vá a Definições da organização . Encontre a secção Faturas ou Finanças e ligue Fluxo de aprovação de faturas . Defina quem pode aprovar faturas. Se ainda não houver aprovadores configurados, a página de aprovações pendentes pedir-lhe-á que os acrescente. Os aprovadores são atribuídos diretamente nessa página através de uma janela; recebem o perfil de gestor de faturas. Nota: o separador Não pagas está sempre visível, independentemente de o fluxo de aprovação estar ativo ou não. Quem pode aprovar Aprovar ou rejeitar uma fatura exige uma permissão sobre faturas — consultá-las ou geri-las. Conta quer tenha sido concedida diretamente à pessoa, quer através de um grupo de permissões a que pertence. O Flowtly escolhe os aprovadores de uma fatura por esta ordem: O proprietário do custo associado. Se a fatura estiver associada a um custo com proprietário e essa pessoa tiver uma permissão sobre faturas, a fatura segue para ela. Todas as pessoas com uma permissão sobre faturas. Este passo aplica-se quando a fatura não tem proprietário do custo associado, ou quando esse proprietário não tem permissão sobre faturas. Assim, um proprietário de custo sem permissão sobre faturas não é chamado a aprovar nem é notificado. A fatura não fica parada: segue para quem tem essa permissão. Nota: é a permissão que possibilita a decisão, e não o simples facto de constar da lista. Quem aparece como aprovador sem permissão sobre faturas pode abrir a fatura, mas não pode aprová-la nem rejeitá-la. Os separadores de aprovação Com o fluxo ativo, o ecrã de faturas de fornecedor mostra cinco separadores: Separador O que contém A aguardar Todas as faturas à espera de decisão, independentemente de quem. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar a partir daqui. À minha espera A parte de A aguardar que espera a sua decisão pessoal. Aprovadas Faturas aprovadas e prontas a pagar. Rejeitadas Faturas que foram rejeitadas. Pode consultar o motivo e submeter de novo, se necessário. Não pagas Todas as faturas ainda não pagas, independentemente do estado de aprovação. Visível mesmo com a aprovação desligada. À minha espera A aguardar mostra tudo o que a organização tem em revisão — o que, para qualquer equipa além da mais pequena, é maioritariamente o trabalho de outras pessoas. À minha espera restringe isso às faturas em que é você a pessoa a quem é pedida uma decisão. É a mesma lista com as mesmas ações, filtrada para si — nada é aprovado ou rejeitado de forma diferente. Uma fatura só aparece neste separador enquanto ainda aguarda uma decisão. Assim que a aprova ou rejeita, sai e passa para Aprovadas ou Rejeitadas como qualquer outra. Quando não há nada para decidir, o separador diz isso — Nada está à sua espera agora . É uma afirmação mais restrita do que a que A aguardar faz quando está vazio: a organização pode ter uma fila cheia enquanto nada nela lhe pertence. Aprovar ou rejeitar uma fatura Vá a Faturas no menu principal e abra o separador À minha espera — ou A aguardar , se quiser ver toda a fila da organização. Clique numa fatura para abrir os detalhes, ou use os botões de ação diretamente na lista. Escolha Aprovar ou Rejeitar . Se rejeitar uma fatura, pode acrescentar uma nota a explicar o motivo. A fatura passa imediatamente para o separador Aprovadas ou Rejeitadas . Nota: uma decisão exige as duas coisas: a pessoa tem de estar designada como aprovador na página de aprovações pendentes e ter uma permissão sobre faturas. O separador Não pagas O separador Não pagas reúne todas as faturas que continuam por pagar — tanto as aprovadas como as que passaram ao lado do fluxo. Use-o como a sua fila de pagamentos. Funcionalidades principais: Seleção múltipla — assinale as caixas junto às faturas que quer pagar. Exportação em bloco — depois de selecionar uma ou mais faturas, o botão Exportar ficheiro SEPA fica ativo. Exportar um ficheiro SEPA de transferência bancária Em vez de introduzir cada transferência à mão no portal do banco, o Flowtly pode gerar um ficheiro XML pain.001 padrão (pain.001.001.03) que carrega diretamente no banco. Abra o separador Não pagas . Selecione as faturas que quer pagar usando as caixas de seleção. Clique em Exportar ficheiro SEPA (ou na designação equivalente na barra de ferramentas). O Flowtly gera um ficheiro pain.001 e descarrega-o para o seu computador. Entre no portal online do seu banco e carregue o ficheiro através da função de pagamento em bloco ou de importação de transferências SEPA. Nota: certifique-se de que cada fatura de fornecedor tem um IBAN e um BIC válidos na conta bancária da contraparte no Flowtly. As faturas sem dados bancários não podem ser incluídas na exportação pain.001 . Exemplos de utilização Um responsável financeiro analisa todas as manhãs as novas faturas de fornecedor no separador A aguardar , aprova as válidas e rejeita as duplicadas com uma nota. Um responsável de projeto que aprova apenas as faturas dos seus próprios custos abre À minha espera em vez disso, e limpa uma lista curta em vez de percorrer toda a fila da organização. No final da semana, um contabilista abre o separador Não pagas , seleciona todas as faturas aprovadas, exporta um ficheiro pain.001 e carrega-o no banco da empresa — pagando dezenas de fornecedores num só passo. Uma equipa pequena com a aprovação desligada usa o separador Não pagas apenas como fila de pagamentos, exportando ficheiros SEPA sem qualquer passo de aprovação. Rotas da aplicação Abrir Faturas — Aprovação pendente