Perguntas do contabilista sobre transações

Equipa Editorial Flowtly5 min

Em vez de andar atrás de esclarecimentos por e-mail, o Flowtly permite que o seu contabilista coloque perguntas diretamente numa transação bancária específica ou num documento de custo recebido — e permite-lhe responder no mesmo local. Cada troca fica associada exatamente ao registo a que se refere, dando-lhe um rasto claro no fecho do mês.

Como funciona

Cada linha de transação na lista de transações, e cada linha de documento de custo recebido (fatura de fornecedor), tem um fio de discussão. Tanto o utilizador como o contabilista podem abrir o fio e colocar uma pergunta. A outra parte recebe uma notificação, responde no fio e, resolvido o assunto, a pergunta é marcada como resolvida. A conversa completa fica ligada ao registo para consulta futura.

Colocar uma pergunta numa transação ou num documento de custo

  1. Vá à lista Transações (para transações bancárias) ou à lista Documentos recebidos (para faturas de fornecedor e anexos de custo).
  2. Encontre a linha que quer discutir. Cada linha tem um ícone de balão de fala à direita; se houver perguntas em aberto, o ícone mostra um contador.
  3. Clique no ícone de balão de fala para abrir o painel de discussão do lado direito do ecrã.
  4. Escreva a sua pergunta e prima Enviar. A outra parte é notificada de imediato.

O seu contabilista pode fazer o mesmo a partir da vista de Contabilidade — encontra a linha, clica no ícone de balão de fala e escreve diretamente no painel de discussão.

Responder a uma pergunta

Abra a notificação ou navegue você mesmo até ao registo. Clique no ícone de balão de fala na linha para abrir o painel de discussão. Verá todas as mensagens do fio. Escreva a sua resposta e prima Enviar. Não há limite para o número de mensagens trocadas num fio.

A caixa de perguntas

Para ver de uma só vez todas as perguntas em aberto em todas as transações e documentos de custo, vá a Contabilidade → Perguntas (/accountancy/questions). A caixa lista todos os fios que ainda têm perguntas em aberto, agrupados por registo. Assim é fácil despachar um conjunto de dúvidas de fecho do mês sem procurar linha a linha.

O contador de perguntas em aberto

A entrada Contabilidade na barra de navegação mostra um contador com o número de perguntas em aberto. Atualiza-se em tempo real à medida que as perguntas são colocadas e resolvidas, para saber sempre num relance se algo precisa da sua atenção.

Resolver uma pergunta

Resolvido o assunto, abra o painel de discussão na linha em causa e clique em Marcar como resolvida na pergunta. As perguntas resolvidas ficam escondidas da caixa, mas continuam visíveis no histórico do fio no próprio registo, para que o rasto nunca se perca. Um fio resolvido também pode ser reaberto se forem necessários mais esclarecimentos.

Notificações

O Flowtly envia notificações pela categoria Contabilidade sempre que:

  • É colocada uma nova pergunta numa transação ou documento de custo em que está envolvido.
  • Alguém responde num fio em que participa.
  • Uma pergunta num registo seu é marcada como resolvida.

Pode gerir em que canais (na aplicação, e-mail, notificação móvel) recebe estas notificações em Definições → Notificações.

Exemplos de utilização

  • Fecho do mês: o contabilista pergunta por um número de IVA em falta numa transação de custo. Responde com os dados do fornecedor, ele marca como resolvida, e a troca fica guardada na transação para o auditor.
  • Dúvida sobre um documento de custo: uma fatura de fornecedor está repartida por duas linhas de orçamento e o contabilista precisa de confirmação. O fio no documento fixa a decisão, sem um rasto de e-mails para reconstruir mais tarde.
  • Revisão em bloco: use a caixa de perguntas em Contabilidade para despachar todas as questões em aberto de uma só vez, em vez de abrir registo a registo.

Mapa de ligações

Refere-se aConsomeParte deDerivado de
Documentado aquiDocumentado noutro local
invoice faturado a counterparty. invoice tributado por tax-group. cost imputa a budget. cost devido a counterparty. bank-transaction reconciliado com invoice. contract planeia payment-schedule-line. contract anexado a budget. budget abrange project. invoice faturado a partir de project. project ligado a budget. lead torna-se counterparty. deal vendido a counterparty.faturado atributado porimputa adevido areconciliado complaneiaanexado aabrangefaturado a partir deligado atorna-sevendido aFFatura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FaturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impostos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impostosCCusto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CustoOOrçamento — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.OrçamentoMMovimento bancário — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancárioCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoPPrestação do plano de pagamentos — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Prestação do plano de…PProjeto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetoPPotencial cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potencial clienteNNegócio — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Negócio

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