Faturação eletrónica

O módulo de Faturação Eletrónica no Flowtly permite que as organizações enviem e recebam faturas eletrónicas em conformidade com os requisitos regulatórios. Integra-se com o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas Polaco (KSeF) para automatizar o intercâmbio de dados de faturas estruturados entre a sua organização e as suas contrapartes.

As faturas de saída criadas no Flowtly podem ser automaticamente convertidas para o formato XML exigido e submetidas ao KSeF. O módulo acompanha o estado de submissão, armazena números de confirmação e assinala quaisquer erros de validação para que os problemas possam ser resolvidos antes de afetarem os prazos de conformidade.

A faturação eletrónica não tem uma página própria. As ações de faturação eletrónica de uma fatura abrem-se num painel a partir dessa fatura, e a configuração de faturação eletrónica de toda a organização está nas Definições da organização, na página Invoicing settings.

A sincronização de faturas de entrada extrai do KSeF as faturas emitidas à sua organização diretamente para o Flowtly. As faturas recebidas são correspondidas com os registos de fornecedores existentes e podem ser encaminhadas através de fluxos de aprovação, reduzindo a introdução manual de dados e o risco de erros de processamento.

Autorizar uma empresa romena junto da ANAF. Uma empresa romena cujo prestador, em Faturação eletrónica romena nas definições de faturação da organização, é a ANAF tem de autorizar o Flowtly junto da ANAF antes de o Flowtly poder aceder à ANAF em seu nome. Cada empresa guardada com esse prestador mostra o seu estado de autorização e um botão "Authorize with ANAF". O botão abre a página de autorização da ANAF num novo separador do navegador (se o navegador bloquear o novo separador, a página abre no atual). Aprove aí o acesso, feche esse separador e volte ao Flowtly: o estado atualiza-se quando regressa. O estado indica:

• "Not authorized with ANAF": a empresa ainda não foi autorizada.
• "Authorization started, not yet approved at ANAF": a página da ANAF foi aberta, mas o acesso ainda não foi aprovado aí.
• Autorizada até uma data: a empresa está autorizada, e a data é aquela em que a autorização expira.
• Expira em uma data**, autorizar novamente**: a autorização está prestes a expirar. Autorize novamente antes dessa data.
• "Needs re-authorization": a autorização expirou. Autorize novamente.

Uma empresa cujas faturas são submetidas por outro prestador romeno mostra uma linha a indicar que esse prestador submete as suas faturas, pelo que não precisa de autorização da ANAF, e não tem botão. Uma empresa que acabou de adicionar ou alterar mostra a sua linha de autorização depois de a lista ser guardada. Se não for possível ler o estado, uma mensagem no cartão o indica; tente novamente dentro de alguns minutos. Se não for possível abrir a página de autorização, aparece uma mensagem na linha dessa empresa. Em ambos os casos, as empresas continuam editáveis.

Faturas de fornecedores da ANAF para uma empresa romena. Uma empresa romena cujo prestador, em Faturação eletrónica romena nas definições de faturação da organização, é a ANAF recebe as suas faturas de fornecedores da ANAF (RO e-Factura) e não do KSeF. O Flowtly obtém-nas de forma agendada, e a página de faturas de entrada oferece ainda Sincronizar faturas de fornecedores da ANAF, um botão por cada empresa nestas condições, aos utilizadores que gerem faturas. As empresas que submetem através de outro prestador romeno não têm esse botão, e uma organização sem empresa romena vê a página sem alterações.

Uma sincronização é executada para uma empresa de cada vez e pode demorar alguns minutos; enquanto decorre, os botões de sincronização ficam indisponíveis. Quando termina, a empresa do botão mostra a hora dessa sincronização e o que encontrou: quantas faturas foram encontradas, quantas eram novas, quantas foram enviadas para o Flowtly, quantas foram ignoradas e quantas falharam. Ao abrir a página, cada uma dessas empresas mostra também quando foi sincronizada pela última vez (Última sincronização com a data e a hora), ou "Never synced" se ainda não foi sincronizada; após uma sincronização a partir do botão, é mostrada em seu lugar a hora dessa sincronização. A hora da última sincronização ao abrir a página é mostrada apenas aos administradores: os outros utilizadores não veem nenhuma hora até executarem uma sincronização, e não veem nenhum erro. Quando uma execução não conseguiu carregar todas as faturas, o resultado indica-o e as restantes são obtidas automaticamente. Cada empresa mantém o seu próprio resultado enquanto outra empresa é sincronizada.

Uma sincronização pode ser recusada, e o resultado indica então o motivo numa frase:

• A empresa não está autorizada junto da ANAF, ou a sua autorização expirou. Autorize-a junto da ANAF em Faturação eletrónica romena, nas definições de faturação da organização, e sincronize novamente.
• Já está a decorrer uma sincronização para a empresa. Aguarde que termine e tente novamente.
• A sincronização não foi concluída. É repetida automaticamente, e também pode tentar novamente dentro de alguns minutos.

Uma fatura de fornecedor da ANAF que já está no Flowtly. Quando a ANAF entrega uma fatura que já tinha registado no Flowtly antes de o respetivo documento chegar, por exemplo a partir de uma lista importada de faturas anteriores, o documento é anexado a essa fatura e esta passa a ser uma fatura eletrónica, em vez de ser criada uma segunda cópia. O que nela foi registado mantém-se como estava: o fornecedor, o número da fatura, os montantes, as categorias e a correspondência do pagamento. O Flowtly procura primeiro uma fatura do mesmo fornecedor com o mesmo número de fatura. Como o número registado à mão difere muitas vezes do que a ANAF indica (a ANAF pode acrescentar as letras de série do fornecedor e zeros à esquerda, pelo que "531916" aparece como "FAR0 531916"), procura depois a única fatura do mesmo fornecedor, com a data de emissão da fatura, com o mesmo montante líquido ou o mesmo montante bruto. Se várias faturas se ajustarem, o número sem as letras de série e sem os zeros à esquerda decide entre elas. Uma fatura que já tenha o seu próprio documento de fatura eletrónica nunca é utilizada. Se ainda assim várias faturas se ajustarem, o documento da ANAF não é anexado a nenhuma delas, porque podem ser faturas reais distintas: defina o número de fatura correto naquela a que o documento pertence, e ele é anexado na sincronização seguinte. Se nenhuma fatura registada se ajustar, o documento chega como uma nova fatura.

Envio das faturas de uma empresa romena para a ANAF. Numa empresa romena cujo prestador, em Romanian e-invoicing, é a ANAF, enviar uma fatura submete-a à ANAF (RO e-Factura) em vez do KSeF, e as definições polacas de faturação eletrónica não se lhe aplicam. A empresa tem de estar primeiro autorizada junto da ANAF. Antes de enviar seja o que for, o Flowtly verifica a fatura e, quando falta algo, recusa-a com uma mensagem que indica o que corrigir e não envia nada:

• A fatura está numerada na série da empresa, está em RON, tem pelo menos uma linha, e cada linha tem IVA de 21% ou 11%.
• O seu total bruto guardado coincide, com uma diferença máxima de 0,01, com o total que a ANAF calcula a partir das linhas com o IVA arredondado por taxa.
• O cliente tem um número de identificação fiscal da empresa (CUI) com o prefixo RO e uma morada com rua. A sua cidade escreve-se "<cidade>, judet <distrito>", ou "Bucuresti, Sector <n>" em Bucareste, porque a ANAF exige o distrito e, para Bucareste, o setor.
• O nome de faturação, a rua e a cidade da empresa nas definições da organização estão preenchidos, com a cidade escrita da mesma forma.

Uma fatura a um particular, cujo número fiscal é um número de identificação pessoal (CNP), não é enviada. As correções não podem ser enviadas à ANAF a partir do Flowtly. Quando a ANAF processou a fatura, o Flowtly regista se foi aceite ou rejeitada, juntamente com as mensagens da ANAF.

Números de fatura numa série romena. Para uma empresa assim, o Flowtly numera as faturas na série da empresa, por exemplo FSPA-0716, continuando a partir do número mais alto já utilizado. O número é atribuído quando a fatura é criada, pelo que a série pode ter falhas: um rascunho eliminado deixa o seu número por usar, e esse número nunca é atribuído a outra fatura, porque uma fatura eliminada pode já estar a caminho da ANAF. Se outra fatura, incluindo uma eliminada, tiver o mesmo número, a fatura não é enviada até receber um novo número.

Uma fatura entregue à ANAF não pode ser eliminada. Depois de uma fatura ter sido entregue à ANAF, o Flowtly recusa eliminá-la, mesmo enquanto ainda aguarda na fila: a ANAF recebe-a quer seja eliminada no Flowtly quer não. Quando a eliminação é recusada, nada é alterado. Só uma fatura que a ANAF rejeitou ainda pode ser eliminada.

As correções de faturas são totalmente suportadas, incluindo tanto faturas corretivas como notas de correção. O módulo mantém um registo de auditoria claro que associa as faturas originais às respetivas correções, garantindo que os seus registos se mantêm precisos e auditáveis em todo o momento.

Uma fatura submetida não pode ser eliminada. Depois de uma fatura ter sido entregue ao KSeF, quer ainda esteja a ser processada, quer já tenha sido enviada ou aceite, o Flowtly recusa eliminá-la. A autoridade pode já tê-la, e eliminá-la faria com que os seus registos deixassem de coincidir com o que foi comunicado. Quando a eliminação é recusada, nada é alterado. Para alterar uma fatura deste tipo, emita uma fatura corretiva. Uma fatura que ainda aguarda na fila para ser submetida e uma fatura rejeitada pelo KSeF ainda podem ser eliminadas. Uma fatura entregue à ANAF segue uma regra mais estrita, descrita acima.

Faturas a consumidores. Uma fatura a um comprador polaco sem NIP, como um particular, é submetida ao KSeF com o comprador assinalado como não tendo identificador fiscal, para que a autoridade a aceite como fatura a um consumidor. Um comprador cujo tipo de identificador é NIP mas cujo NIP está em branco ou não contém dígitos não é tratado como consumidor: a fatura é recusada em vez de submetida, de modo que uma fatura empresarial nunca chega ao KSeF sem o NIP do comprador. Introduza o NIP do comprador no cliente, ou remova o identificador se o comprador for um particular, e submeta novamente.

Dados do comprador numa fatura já emitida. Uma fatura emitida mantém os dados do comprador com que foi emitida, pelo que editar o cliente depois não a altera. Quando o KSeF não consegue aceitar uma fatura destas por causa desses dados (NIP em falta ou inválido, tipo de identificador em falta, rua, cidade ou código postal em falta, ou um país que não é um código de duas letras), a mensagem na pré-visualização indica a saída que funciona para essa fatura:

• "Undo mark as sent", corrigir o cliente e depois enviar a fatura ao KSeF, para uma fatura que foi apenas registada como enviada.
• "Issue correction", para uma fatura que já tem um número KSeF.
• Nenhuma das duas, para uma fatura que foi enviada por e-mail e nunca foi submetida: editar o cliente não a altera, e não é possível enviar uma correção ao KSeF porque a fatura não tem número KSeF.

Nestes casos, a pré-visualização não oferece "Edit client", porque editar o cliente não corrigiria a fatura. É oferecido enquanto pelo menos uma das recusas ainda puder ser corrigida no cliente.

Prazos de pagamento. Quando uma fatura regista um método de pagamento mas não uma data de vencimento, o documento submetido inclui o método de pagamento e omite a secção do prazo de pagamento, em vez de enviar uma data de vencimento vazia que o KSeF rejeitaria. Adicione uma data de vencimento à fatura se quiser que um prazo de pagamento conste do documento submetido.

Ao rever uma fatura recebida, os campos de valor líquido e valor bruto aceitam valores negativos, pelo que uma fatura corretiva que reduz ou reverte o encargo original pode ser introduzida exatamente como foi emitida. Um valor líquido negativo associado a um valor bruto negativo correspondente é aceite como válido e não é assinalado como erro. Importar uma correção já submetida ao KSeF. Os documentos que a sua organização submeteu ao KSeF podem ser importados para o Flowtly, sendo assim que os registos são atualizados quando as faturas foram submetidas fora do Flowtly. Uma correção é importada como correção e associada à fatura que corrige, pelo que os totais do original são atualizados em vez de permanecerem inalterados. Essa associação é obrigatória: se a fatura corrigida ainda não estiver no Flowtly, a correção é reportada como ignorada, juntamente com o motivo, em vez de chegar como documento autónomo que nada corrigiria — importe primeiro o original e volte a executar a importação. Uma correção que indica uma quantidade de zero numa linha, que é a forma de emitir uma correção apenas de preço ou apenas de valor, é importada normalmente.

Como chega uma fatura importada. Uma fatura importada do KSeF chega como emitida e a aguardar entrega, e não como rascunho: já está submetida à autoridade, pelo que o seu conteúdo já não pode ser alterado. O Flowtly não consegue saber se também foi enviada ao cliente, por isso não é cobrada até a registar como enviada. O mesmo acontece quando a importação encontra, já submetida ao KSeF, uma fatura que criou como rascunho no Flowtly.

Exemplos de casos de utilização

• Submita automaticamente faturas de vendas de saída ao KSeF após aprovação no Flowtly.
• Sincronize faturas de compra de entrada do KSeF e encaminhe-as para aprovação interna.
• Autorizar uma empresa romena junto da ANAF e ver quando essa autorização expira.
• Obter a pedido as faturas de fornecedores de uma empresa romena da ANAF e verificar quantas chegaram.
• Receber o documento da ANAF para uma fatura já introduzida à mão, sem criar um duplicado.
• Enviar a fatura de uma empresa romena para a ANAF, corrigindo primeiro a morada ou o número fiscal do cliente que a recusa indica.
• Gere e submeta faturas corretivas quando são identificados erros de faturação.
• Monitorize o estado de todas as faturas submetidas e resolva erros de validação XML prontamente.
• Mantenha um registo de auditoria completo de todos os intercâmbios de faturas eletrónicas para conformidade regulatória.