Ponto de venda

O Ponto de venda (POS) é o conjunto de ferramentas do Flowtly para uma loja que vende bens físicos ao balcão. Reúne um catálogo de produtos, um registo de stock e uma caixa, para que possa listar o que vende, saber quanto tem e registar uma venda em segundos, com uma fatura em condições para cada cliente que a queira.

O POS está desativado por predefinição em todas as organizações. Se não vende bens físicos ao balcão, nunca o verá. Se vende, um administrador ativa-o em "Settings" e surge uma nova secção "Shop" na navegação, com três ecrãs: "Catalog", "Stock" e "Sell".

Duas funções, de propósito

O POS tem duas funções dedicadas, que veem coisas diferentes:

• "POS Manager" cria e mantém o catálogo, receciona mercadoria e pode ver o preço de compra — o que pagou ao fornecedor — e, portanto, a sua margem em cada produto.
• "POS Clerk" vende. Um funcionário de caixa pode registar vendas, rececionar mercadoria e contar o stock, mas o preço de compra e a margem estão propositadamente ocultos nos seus ecrãs. Quem está na caixa não precisa de saber o que a loja pagou para fazer bem o seu trabalho, e o Flowtly não lho mostra.

Atribua estas funções da mesma forma que qualquer outra função no Flowtly, a partir do perfil da pessoa.

Construir o catálogo

O catálogo é a sua lista de produtos, organizada em categorias para que a caixa seja fácil de percorrer. Para cada produto define um nome, um SKU opcional, uma categoria, um fornecedor, um grupo de impostos e — o campo que mais importa — um preço de venda.

O preço de venda que introduz já inclui o imposto. É o número da etiqueta da prateleira, o valor que o cliente entrega efetivamente na caixa. Nunca introduz separadamente um preço "líquido" e uma taxa de imposto: introduz o preço que o cliente vê e o Flowtly calcula automaticamente o valor líquido e o IVA que lhe corresponde, com base no grupo de impostos do produto. É isto que mantém cada fatura honesta — soma sempre exatamente o preço indicado ao cliente, porque o preço é o ponto de partida, não o resultado de um cálculo que tenha de acertar sozinho.

Como "POS Manager", pode também registar o preço de compra — o que o produto lhe custou. O Flowtly usa-o para mostrar a sua margem, mas nunca aparece numa fatura, num recibo nem no ecrã de um funcionário de caixa.

Os produtos podem ainda ter uma garantia (nenhuma, um número de meses ou vitalícia), que acompanha a venda para que o cliente e você saibam o que está coberto.

Stock: nada existe até chegar

O stock não se escreve num produto — só passa a existir quando rececionar mercadoria. Quando chega uma entrega, regista quanto entrou e o Flowtly acrescenta-o à prateleira.

A partir daí, cada alteração à quantidade que tem de um produto é registada como um movimento: uma entrega, uma venda, uma correção de inventário, uma devolução. Nada altera o número em silêncio. Esse histórico de movimentos é o que torna fiável o valor do stock — se um número parecer errado, pode sempre rastrear exatamente que entrega, venda ou contagem o originou.

Vender na caixa

A caixa foi pensada para a rapidez: toque num produto para o juntar ao carrinho, toque de novo para juntar outro, ajuste as quantidades e cobre. O Flowtly calcula sempre o preço da venda por si, a partir do preço atual do catálogo, pelo que o que o funcionário vê no ecrã é exatamente o que o cliente paga — não há maneira de um preço mal digitado passar para uma fatura.

O pagamento pode ser recebido em numerário ou por mobile money (por exemplo, MTN Mobile Money ou Orange Money). Depois de o pagamento ser confirmado, o Flowtly emite automaticamente uma fatura e reduz o stock de cada artigo vendido — uma venda, um movimento por produto, sem passos adicionais.

A maioria das vendas são de clientes de passagem, e não há problema: não precisa de um registo de cliente para vender algo. Associe um cliente real à venda apenas quando o comprador realmente quiser a fatura em seu nome — por exemplo, para ter um comprovativo de compra num pedido de garantia. Pode adicionar esse cliente diretamente a partir do ecrã de pagamento.

Contar a prateleira (inventário)

As contagens físicas afastam-se do sistema com o tempo — uma caixa desaparece, uma entrega é mal contada, um cliente sai com dois em vez de um. Um inventário resolve isso: vai ao produto, introduz a quantidade que realmente contou e o Flowtly compara-a com o que o registo indica e regista a diferença como um movimento. Nunca tem de fazer a subtração você mesmo — limita-se a dizer ao Flowtly o que vê na prateleira.

Corrigir uma venda

Os erros acontecem — foi registado o artigo errado, ou um cliente devolve algo. Emita uma correção na fatura, da mesma forma que para qualquer fatura do Flowtly, e o stock volta automaticamente à prateleira. Não precisa de registar também um movimento de stock separado; corrigir a fatura é suficiente.

Vender quando a contagem indica zero

O Flowtly permite-lhe registar uma venda mesmo quando o sistema mostra stock zero para esse produto. É deliberado: se a contagem estiver errada mas a mercadoria estiver fisicamente na prateleira, uma caixa que recusa registar uma venda real é pior do que um stock que ocasionalmente precisa de ser corrigido com um inventário. O produto mostra simplesmente na caixa um aviso discreto de "sem stock, mas ainda vendável" — nunca bloqueia a venda.

Exemplos de utilização

• Abrir a loja para o dia: um funcionário de caixa inicia sessão na caixa e começa a atender clientes, sem necessidade de configuração para além do que o gestor já definiu no catálogo.
• Chega uma nova entrega: o gestor receciona a mercadoria, acrescentando a quantidade ao stock num só passo.
• Um cliente quer fazer valer a garantia mais tarde: o funcionário associa os dados do cliente à venda para que a fatura — o seu comprovativo de compra — fique em seu nome.
• Contagem de fim de dia: um funcionário conta o que está fisicamente na prateleira e introduz como inventário; o Flowtly corrige discretamente qualquer desvio.
• Um cliente devolve um artigo defeituoso: o gestor emite uma correção na fatura original e o artigo volta automaticamente ao stock.