Emita faturas em segundos — diretamente do trabalho aprovado

Faturas O Flowtly disponibiliza ferramentas abrangentes para gerir faturas de saída, permitindo aos utilizadores criar, rever e enviar faturas de venda aos clientes. Estas capacidades suportam uma documentação financeira precisa dos serviços e produtos entregues. Criar e Gerir Faturas de Saída O Flowtly permite gerar e supervisionar todas as faturas emitidas aos seus clientes. Criar uma fatura: Iniciar uma fatura de venda especificando os dados do cliente, data da fatura, data de vencimento e as linhas de artigos relevantes para serviços ou produtos. Rever os detalhes da fatura: Examinar as entradas da fatura, cálculos e informações do cliente para garantir a precisão antes da finalização. Anexar documentos de suporte: Adicionar documentos relevantes diretamente às suas faturas de saída, como relatórios de projeto ou acordos de serviço, para referência do cliente. Pré-visualizar fatura: Gerar uma pré-visualização da fatura para verificar o seu layout e conteúdo antes do envio. Enviar fatura: Entregar a fatura finalizada ao seu cliente através do sistema. Monitorizar o estado da fatura: Acompanhar o estado da fatura, incluindo pendente, enviada, paga ou em atraso, dentro da lista de faturas. Exemplos de utilização Gerar uma fatura por serviços concluídos: Um gestor de projeto emite uma fatura a um cliente após a entrega bem-sucedida de uma fase do projeto. Enviar uma fatura mensal recorrente: Um administrador configura e envia uma fatura mensal para serviços de retainer contínuos. Rever uma fatura antes do envio: Um utilizador de finanças verifica todas as linhas de artigos e cálculos de impostos numa fatura em rascunho antes do envio. Anexar uma folha de horas a uma fatura: Um consultor inclui uma folha de horas detalhada como anexo à sua fatura de cliente para horas faturáveis. Páginas relacionadas Faturas em Massa Enviar Faturas Lista e Criação de Faturas Consumo de contadores numa fatura de cliente Pré-visualização de Fatura/Associar ao orçamento E-mails de Faturas Rotas da aplicação Abrir Faturas Abrir Criação de Fatura

Faturação Eletrónica O módulo de Faturação Eletrónica no Flowtly permite que as organizações enviem e recebam faturas eletrónicas em conformidade com os requisitos regulatórios. Integra-se com o Sistema Nacional de Faturas Eletrónicas Polaco (KSeF) para automatizar o intercâmbio de dados de faturas estruturados entre a sua organização e as suas contrapartes . As faturas de saída criadas no Flowtly podem ser automaticamente convertidas para o formato XML exigido e submetidas ao KSeF. O módulo acompanha o estado de submissão , armazena números de confirmação e assinala quaisquer erros de validação para que os problemas possam ser resolvidos antes de afetarem os prazos de conformidade. A sincronização de faturas de entrada extrai do KSeF as faturas emitidas à sua organização diretamente para o Flowtly. As faturas recebidas são correspondidas com os registos de fornecedores existentes e podem ser encaminhadas através de fluxos de aprovação , reduzindo a introdução manual de dados e o risco de erros de processamento. As correções de faturas são totalmente suportadas, incluindo tanto faturas corretivas como notas de correção. O módulo mantém um registo de auditoria claro que associa as faturas originais às respetivas correções, garantindo que os seus registos se mantêm precisos e auditáveis em todo o momento. Faturas a consumidores. Uma fatura a um comprador polaco sem NIP, como um particular, é submetida ao KSeF com o comprador assinalado como não tendo identificador fiscal, para que a autoridade a aceite como fatura a um consumidor. Um comprador cujo tipo de identificador é NIP mas cujo NIP está em branco ou não contém dígitos não é tratado como consumidor: a fatura é recusada em vez de submetida, de modo que uma fatura empresarial nunca chega ao KSeF sem o NIP do comprador. Introduza o NIP do comprador no cliente, ou remova o identificador se o comprador for um particular, e submeta novamente. Prazos de pagamento. Quando uma fatura regista um método de pagamento mas não uma data de vencimento, o documento submetido inclui o método de pagamento e omite a secção do prazo de pagamento, em vez de enviar uma data de vencimento vazia que o KSeF rejeitaria. Adicione uma data de vencimento à fatura se quiser que um prazo de pagamento conste do documento submetido. Ao rever uma fatura recebida, os campos de valor líquido e valor bruto aceitam valores negativos, pelo que uma fatura corretiva que reduz ou reverte o encargo original pode ser introduzida exatamente como foi emitida. Um valor líquido negativo associado a um valor bruto negativo correspondente é aceite como válido e não é assinalado como erro. Importar uma correção já submetida ao KSeF. Os documentos que a sua organização submeteu ao KSeF podem ser importados para o Flowtly, sendo assim que os registos são atualizados quando as faturas foram submetidas fora do Flowtly. Uma correção é importada como correção e associada à fatura que corrige, pelo que os totais do original são atualizados em vez de permanecerem inalterados. Essa associação é obrigatória: se a fatura corrigida ainda não estiver no Flowtly, a correção é reportada como ignorada, juntamente com o motivo, em vez de chegar como documento autónomo que nada corrigiria — importe primeiro o original e volte a executar a importação. Uma correção que indica uma quantidade de zero numa linha, que é a forma de emitir uma correção apenas de preço ou apenas de valor, é importada normalmente. Como chega uma fatura importada. Uma fatura importada do KSeF chega como emitida e a aguardar entrega, e não como rascunho: já está submetida à autoridade, pelo que o seu conteúdo já não pode ser alterado. O Flowtly não consegue saber se também foi enviada ao cliente, por isso não é cobrada até a registar como enviada. O mesmo acontece quando a importação encontra, já submetida ao KSeF, uma fatura que criou como rascunho no Flowtly. Exemplos de casos de utilização Submita automaticamente faturas de vendas de saída ao KSeF após aprovação no Flowtly. Sincronize faturas de compra de entrada do KSeF e encaminhe-as para aprovação interna. Gere e submeta faturas corretivas quando são identificados erros de faturação. Monitorize o estado de todas as faturas submetidas e resolva erros de validação XML prontamente. Mantenha um registo de auditoria completo de todos os intercâmbios de faturas eletrónicas para conformidade regulatória. Páginas relacionadas Faturas Grupos de IVA Contrapartes Rotas da aplicação Abrir /e-invoicing

Faturas em Massa As Faturas em Massa no Flowtly simplificam o processo de geração de múltiplas faturas de uma só vez, poupando tempo considerável às organizações que gerem um elevado volume de projetos faturáveis ou contratos com clientes. Em vez de criar cada fatura individualmente, o módulo de faturação em massa permite selecionar múltiplos projetos ou registos de folha de horas e gerar as faturas correspondentes numa única operação em lote . O módulo é particularmente valioso para empresas de serviços que faturam os clientes em ciclos regulares. Ao extrair dados diretamente dos projetos e das folhas de horas registadas, a geração de faturas em massa reduz a introdução manual de dados, minimiza erros e garante que todo o trabalho faturável é capturado com precisão. Cada fatura gerada pode ser revista e ajustada antes da finalização. A faturação em massa integra-se com as funcionalidades mais amplas de faturação e gestão financeira do Flowtly, o que significa que as faturas geradas seguem as mesmas convenções de numeração, regras fiscais e fluxos de aprovação das criadas individualmente. Esta consistência garante que os seus registos financeiros se mantêm organizados e auditáveis, independentemente da forma como as faturas são criadas. Exemplos de casos de utilização Faturação mensal de clientes: Gere faturas para todos os projetos de clientes ativos no final de cada ciclo de faturação, assegurando uma faturação atempada e completa. Faturação baseada em folhas de horas: Converta registos de folhas de horas aprovados em faturas em massa, faturando com precisão aos clientes as horas trabalhadas em múltiplos projetos. Reconciliação de fim de trimestre: Crie faturas em lote para qualquer trabalho não faturado no final de um trimestre, garantindo o reconhecimento correto da receita. Clientes com múltiplos projetos: Gere faturas separadas para cada projeto de um único cliente numa única operação, mantendo registos de faturação claros ao nível do projeto. Páginas relacionadas Faturas Projetos Grupos de IVA Rotas da aplicação Aceder à secção de Faturas em Massa

Lembretes de pagamento Lembretes de pagamento O Flowtly ajuda-o a dar seguimento às faturas de venda vencidas, preparando rascunhos de lembretes de pagamento para a sua revisão. Um utilizador da área financeira aprova sempre antes de algo ser enviado a um cliente. O que faz Um processo diário em segundo plano procura faturas de venda vencidas e não pagas e coloca rascunhos de lembrete numa fila de revisão. Uma fatura que edite depois de a enviar continua a ter seguimento. Nada é enviado automaticamente — um utilizador da área financeira tem de abrir a fila, rever cada rascunho (e, se quiser, editar a mensagem ou acrescentar destinatários em cópia) e depois aprová-lo manualmente para enviar. Os lembretes dispensados ou enviados, bem como os que não foram entregues, passam para o separador Histórico . Como ativar os lembretes de pagamento Os lembretes de pagamento estão desativados por predefinição e têm de ser ativados por organização: Abra o menu do utilizador (o seu avatar no canto superior direito). Vá a Definições da organização . Encontre o interruptor Lembretes de pagamento e ligue-o. Uma vez ativado, o processo diário começa a preparar rascunhos para as faturas já vencidas, bem como para as que vencerem no futuro. O que despoleta um rascunho de lembrete Um rascunho é preparado quando a data de vencimento de uma fatura de venda passou e a fatura não foi paga na totalidade. O processo em segundo plano deteta-as automaticamente — depois de ativada a funcionalidade, não é preciso qualquer ação manual para preencher a fila. As notas de crédito reduzem o montante em dívida. Quando uma fatura foi corrigida por notas de crédito, o lembrete indica o total da fatura menos todas as notas de crédito emitidas depois da última correção que reformula a fatura completa, e não apenas a nota de crédito mais recente. Uma fatura de 1000 com notas de crédito de 200 e 300 é lembrada por 500. Uma correção que reformula a fatura completa substitui esse valor a partir do momento em que é emitida, e as notas de crédito emitidas antes dela não são subtraídas novamente. As correções eliminadas não contam. Onde rever e enviar lembretes Vá a Finanças → Lembretes de pagamento ( /finance/payment-reminders ) no menu principal. A fila mostra todos os rascunhos à espera da sua aprovação. Selecione um lembrete para editar a mensagem ou a cópia e aprove-o para enviar. Os lembretes processados aparecem no separador Histórico . Nota: a fila estará vazia se não houver faturas vencidas ou se o interruptor dos lembretes de pagamento ainda não tiver sido ativado. Rotas da aplicação Abrir Lembretes de pagamento

Modelos de linhas de fatura Modelos de linhas de fatura Algumas contrapartes exigem que as linhas de fatura sejam redigidas de uma forma específica — uma frase contratual, um endereço de infraestrutura, um número de referência indicado no contrato. Uma contraparte pode manter uma biblioteca dessas formulações, de modo que se escreve a frase uma vez e se seleciona ao redigir uma linha de fatura, em vez de a redigir novamente em cada período de faturação. Um modelo fornece apenas a formulação . Nunca altera um valor e nunca cria uma linha. Guardar formulações numa contraparte Abra a contraparte e aceda a Modelos de linhas de fatura . Cada modelo tem dois campos: Nome — aquilo pelo qual o seleciona no editor de faturas. Não é impresso na fatura; dê-lhe um nome útil para quem tem de escolher: Acesso ao local — mensal , Contrato-quadro — primeiro inquilino . Texto — a frase que será inserida na linha de fatura. Atribua a cada modelo um nome distinto. O nome é a única coisa que vê ao selecionar; dois modelos com a mesma etiqueta não permitem fazer uma escolha informada. Uma contraparte não pode ter dois modelos com o mesmo nome, e os nomes são comparados de forma flexível em vez de carácter a carácter: as maiúsculas são ignoradas e a maioria das letras acentuadas conta como a mesma letra que a sua forma simples — por isso Site access e Sité Access são o mesmo nome aqui. Algumas letras que parecem formas acentuadas são tratadas como letras por si próprias — ł ao lado de l entre elas — pelo que essas podem coexistir. Se o nome já estiver em uso, o campo Nome indica-o e o modelo não é guardado; altere o nome e guarde novamente. Qualquer pessoa com permissão para editar a contraparte pode gerir os seus modelos. Ficam ao lado dos outros valores predefinidos da contraparte, como o projeto e as etiquetas predefinidos. Preencher o período de faturação As formulações que se repetem em cada período têm normalmente de indicar o período que abrangem. Dois marcadores de posição são preenchidos automaticamente quando o modelo é aplicado: Marcador de posição Torna-se {period} O mês de faturação — por exemplo 07/2026 . {quarter} O trimestre — por exemplo Q3 2026 . Um modelo redigido como Taxa de acesso à infraestrutura, Rua do Moinho 18, para o período {period} chega à linha de fatura como Taxa de acesso à infraestrutura, Rua do Moinho 18, para o período 07/2026 . Use {quarter} para contrapartes faturadas trimestralmente e {period} para as restantes. Nada é deduzido da contraparte — o modelo escolhido é o que expressa o que pretende dizer. Tudo o resto entre chavetas não é um marcador de posição e é impresso exatamente como foi escrito. O editor assinala isso quando deteta um desses casos, por se poder tratar de um erro de digitação, mas ainda assim permite guardar: o texto visível é mais fácil de detetar e corrigir do que uma lacuna na linha. O formato do mês — 07/2026 , 07.2026 ou 2026-07 — é definido uma vez para toda a organização nas Definições da organização . Está deliberadamente separado do formato de data, porque um período de faturação abrange um mês e não tem dia. Os trimestres são apresentados como Q3 2026 independentemente desta escolha. Aplicar um modelo a uma linha de fatura Ao editar uma linha de fatura, escolha Usar um modelo . A lista mostra cada modelo da contraparte apresentado para o período de faturação da fatura — lê a frase tal como será impressa (incluindo o mês), e não o texto em bruto com o marcador de posição. Selecionar um modelo escreve o seu texto no campo de descrição da linha. Esse é o efeito completo: Nenhum valor muda. A quantidade, o preço líquido, o IVA, o desconto e o total da fatura são exatamente como os deixou. Nenhuma linha é criada. Se uma contraparte for faturada em três linhas, adiciona três linhas e escolhe um modelo para cada uma. Nada as gera automaticamente. O texto torna-se o conteúdo próprio da linha. É copiado, não ligado, pelo que pode editá-lo depois como qualquer outra descrição. Usar um modelo aparece apenas quando o cliente da fatura está associado a uma contraparte que tem modelos guardados. Se a opção estiver ausente, ou o cliente não tem registo de contraparte ou a biblioteca dessa contraparte está vazia. Selecionar um modelo substitui o que já estava na descrição da linha — escolha primeiro o modelo e depois ajuste, não ao contrário. Editar um modelo posteriormente Como a formulação é copiada para a linha no momento da seleção, alterar um modelo mais tarde afeta apenas as linhas escritas a partir desse momento. As faturas já redigidas, aprovadas ou enviadas conservam o texto com que foram emitidas; nada as reescreve. Se uma linha estiver incorreta, corrija essa linha — escolha um modelo diferente ou edite a sua descrição diretamente. Exemplos de utilização Guarde a frase contratual exata que um senhorio exige em cada fatura mensal de infraestrutura e aplique-a com um clique todos os meses. Mantenha um modelo por cliente final ao abrigo de um único contrato-quadro e escolha um diferente para cada linha da mesma fatura. Formule as linhas de uma contraparte faturada trimestralmente com {quarter} para que o período seja apresentado como Q3 2026 sem ninguém o ter de digitar. Altere o formato de período da organização para 2026-07 para que cada linha construída a partir de um modelo corresponda à notação esperada pelo sistema de contabilidade. Corrija uma referência contratual no modelo de uma contraparte, sabendo que as faturas já enviadas a essa contraparte permanecem inalteradas. Páginas relacionadas Lista e criação de faturas Contrapartes Clientes Definições da organização Rotas da aplicação Abrir Contrapartes Abrir lista de faturas Definições da organização