Lembretes de pagamento
O Flowtly ajuda-o a dar seguimento às faturas de venda vencidas, preparando rascunhos de lembretes de pagamento para a sua revisão. Um utilizador da área financeira aprova sempre antes de algo ser enviado a um cliente.
O que faz
Um processo diário em segundo plano procura faturas de venda vencidas e não pagas e coloca rascunhos de lembrete numa fila de revisão. Uma fatura que edite depois de a enviar continua a ter seguimento. Nada é enviado automaticamente — um utilizador da área financeira tem de abrir a fila, rever cada rascunho (e, se quiser, editar a mensagem ou acrescentar destinatários em cópia) e depois aprová-lo manualmente para enviar. Os lembretes dispensados ou enviados, bem como os que não foram entregues, passam para o separador "History".
Como ativar os lembretes de pagamento
Os lembretes de pagamento estão desativados por predefinição e têm de ser ativados por organização, por um administrador:
- Abra "Settings" → "Finance & Business" → "Payment reminders".
- Ligue "Send payment reminders for unpaid invoices".
Uma vez ativado, o processo diário começa a preparar rascunhos para as faturas já vencidas, bem como para as que vencerem no futuro. O interruptor apenas inicia a preparação: cada rascunho continua à espera na fila de que uma pessoa o aprove.
Os controlos deste ecrã
"Settings" → "Finance & Business" → "Payment reminders" tem dois cartões. Um administrador ou um invoices manager pode abri-lo; só um administrador pode guardar uma alteração. Cada controlo guarda assim que o usa, com uma mensagem "Success".
Payment reminders
"Send payment reminders for unpaid invoices": o interruptor de ligar/desligar descrito acima. Está desligado por predefinição.
"Reminder schedule (days after due date)": mostrado enquanto o interruptor está ligado. Cada intervalo é um distintivo, como "3 days"; o calendário predefinido é de 3, 7 e 14 dias. Escreva um número no campo "days" e clique em "Add" (ou prima Enter) para acrescentar um intervalo, e use a cruz num distintivo para o remover. A lista mantém-se ordenada, as repetições são ignoradas e o último intervalo não pode ser removido. Cada lembrete sai este número de dias depois da data de vencimento da fatura, e cada intervalo é um nível de escalada: o primeiro é amigável, o último um aviso final. O Flowtly usa no máximo os primeiros seis intervalos.
Reminder wording
"Reminder wording" contém o seu próprio texto para os e-mails de lembrete, por idioma do cliente. É mostrado quer o interruptor acima esteja ligado ou não, porque o mesmo texto preenche previamente um lembrete que redija à mão. Um cliente recebe o texto escrito para o idioma do seu documento; um idioma que deixe vazio mantém o lembrete padrão do Flowtly.
"Add a language": uma lista dos idiomas que se podem definir para um cliente. Escolha um e clique em "Add" para abrir um editor para ele.
"Reminder text" (mostrado com o idioma, por exemplo "Reminder text (English)"): um editor de texto formatado para esse idioma. Os botões de marcadores acima do texto inserem dados da fatura: {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} e {{ clientName }}. Insira-os com os botões em vez de os escrever: um marcador mal escrito é enviado exatamente como foi escrito. As condições como {% if %} não são suportadas e são enviadas como texto simples. O montante é o montante ainda em dívida.
"Clear": esvazia o editor desse idioma. Clique em "Save" a seguir para voltar ao lembrete padrão do Flowtly para ele; o idioma desaparece então da lista.
"Save": guarda o texto apenas para esse idioma.
O que despoleta um rascunho de lembrete
Um rascunho é preparado quando a data de vencimento de uma fatura de venda passou e a fatura não foi paga na totalidade. O processo em segundo plano deteta-as automaticamente — depois de ativada a funcionalidade, não é preciso qualquer ação manual para preencher a fila.
Um pagamento parcial não interrompe o seguimento. Se um cliente pagou parte de uma fatura, continua a ser preparado um rascunho para o que falta, e o lembrete indica o restante em dívida e não o total original. Só uma fatura liquidada na totalidade sai da fila — tal como os rascunhos que já aguardavam por ela, que são removidos automaticamente quando o pagamento é registado.
As notas de crédito reduzem o montante em dívida. Quando uma fatura foi corrigida por notas de crédito, o lembrete indica o total da fatura menos todas as notas de crédito emitidas depois da última correção que reformula a fatura completa, e não apenas a nota de crédito mais recente. Uma fatura de 1000 com notas de crédito de 200 e 300 é lembrada por 500. Uma correção que reformula a fatura completa substitui esse valor a partir do momento em que é emitida, e as notas de crédito emitidas antes dela não são subtraídas novamente. As correções eliminadas não contam.
Nota: um pagamento registado sem montante é tratado como a liquidação total da fatura, pelo que não é preparado qualquer lembrete para ela. Se espera um seguimento numa fatura assim e não o vê, verifique se o pagamento registado tem um montante.
Onde rever e enviar lembretes
Vá a "Finance" → "Payment reminders" no menu principal. A fila mostra todos os rascunhos à espera da sua aprovação. Selecione um lembrete para editar a mensagem ou a cópia e aprove-o para enviar. Os lembretes processados aparecem no separador "History".
Nota: a fila estará vazia se não houver faturas vencidas ou se o interruptor dos lembretes de pagamento ainda não tiver sido ativado.
Faturas vencidas que não estão a ser cobradas
Uma fatura vencida só chega à fila de lembretes se o Flowtly conseguir ver que foi enviada. Algumas nunca chegam e, antes, simplesmente não apareciam neste ecrã — ninguém as estava a cobrar e nada o indicava. O separador "Not chased" lista-as. Nada neste separador envia seja o que for ao seu cliente.
Duas situações diferentes colocam aqui uma fatura, e exigem respostas opostas:
- "Accepted by KSeF, never emailed". A fatura foi submetida com sucesso e ninguém a enviou ao cliente, pelo que o cliente nunca a viu. A linha oferece "Send the invoice", que abre o ecrã de envio habitual.
- "Sent, but its status was never recorded". O cliente recebeu-a; o que falta é o registo do envio no próprio Flowtly, e é por isso que saiu da fila. Não a envie novamente — isso entregaria uma segunda cópia. A linha deliberadamente não oferece qualquer ação de envio, e o estado da fatura precisa de ser corrigido.
A ação Enviar só aparece se tiver permissão para enviar faturas. Se trabalha a fila de lembretes como gestor de cobrança de dívidas, continuará a ver a fatura e o motivo pelo qual não está a ser cobrada, sem ligação.
Quem é informado de que um lembrete foi enviado
Quando um lembrete é aprovado e enviado, o Flowtly envia um e-mail a todos os membros da sua organização que podem trabalhar a fila de lembretes — administradores, gestores de faturas e gestores de cobrança de dívidas. A mensagem indica a fatura, o cliente, o montante ainda em dívida, o nível do lembrete e o endereço para o qual o lembrete foi efetivamente enviado, para que possa ver o que o seu cliente recebeu sem abrir a fila.
Isto é independente da notificação na aplicação (sino) e no telemóvel, que indicam que um lembrete está à espera de aprovação. O e-mail indica que um lembrete já foi enviado.
Nota: se não quiser receber estes e-mails, desative as notificações de "Invoices" nas suas preferências de notificação. A definição é por pessoa, pelo que desativá-la não impede que os seus colegas sejam informados.
Liquidação por compensação
Se o cliente também for seu fornecedor, pode liquidar uma fatura vencida contra os documentos de custo dele, em vez de aguardar um pagamento. Abra o lembrete dessa fatura e clique em "Declare set-off" na parte inferior do respetivo painel, ou selecione o lembrete e use "Declare set-off" na barra de ações.
Exemplos de utilização
- Cobrança de faturas vencidas: Ative a funcionalidade para que o Flowtly prepare um rascunho para cada fatura de venda vencida e depois reveja e aprove os rascunhos de uma só vez.
- Faturas parcialmente pagas: Quando um cliente pagou apenas parte de uma fatura, aprove o lembrete preparado que indica o montante restante em dívida.
- Liquidação contra uma fatura de fornecedor: Quando um cliente é também seu fornecedor, declare uma compensação a partir do lembrete em vez de aguardar um pagamento.
- Faturas que ninguém está a cobrar: Abra o separador Not chased para encontrar as faturas que o KSeF aceitou mas que nunca foram enviadas por e-mail, e envie-as.