Declarações de compensação

Quando uma empresa vende e compra à mesma parte, as duas dívidas podem ser liquidadas uma contra a outra em vez de se pagar nos dois sentidos. O Flowtly permite-lhe registar uma declaração de compensação: quais das suas faturas e quais dos documentos de custo dessa parte abrange, por que montantes e quando a declaração chegou à outra parte.

O que faz

Uma declaração de compensação regista duas listas que se equilibram exatamente:

• Our invoices (what they owe us): as suas faturas de venda a essa parte, com o montante compensado em cada uma.
• Their cost documents (what we owe them): os documentos dessa parte registados no Flowtly, com o montante compensado em cada um.

Depois de a declarar, o montante em dívida de cada uma das suas faturas diminui do montante compensado nela. O Flowtly não cria um pagamento nem uma transação bancária e não faz correspondência com o seu feed bancário.

Onde iniciar uma compensação

Uma compensação começa na fila de lembretes de pagamento, pelo que os lembretes de pagamento têm de estar ativados para a sua organização.

Vá a "Finance" → "Payment reminders" (/finance/payment-reminders) e depois:

• A partir de um lembrete: clique no lembrete para o abrir e clique em "Declare set-off" no fundo do painel. Não precisa de assinalar nada antes.
• A partir de uma seleção: assinale o lembrete (ou os lembretes) de uma fatura da parte e clique em "Declare set-off" na barra de ações. O botão aí fica desativado se a seleção abranger mais do que uma fatura, ou se o lembrete não estiver associado a uma fatura.

Em qualquer dos casos, a fatura de que partiu já está escolhida no ecrã seguinte, e pode acrescentar aí as outras faturas da parte. Um lembrete que não está associado a uma fatura não tem botão "Declare set-off" no seu painel.

Nota: Só podem ser escolhidas as faturas que têm atualmente um lembrete à espera na fila. Uma fatura por pagar que ainda não está vencida, ou uma sem lembrete na fila, não pode ser compensada a partir deste ecrã.

Preencher a declaração

1. "Counterparty". O Flowtly encontra a contraparte associada ao cliente da fatura. Ambas as listas ficam limitadas a essa parte. Se o cliente não estiver associado a uma contraparte, os documentos de custo dela não podem ser listados; associe primeiro o cliente a uma contraparte.
2. "Our invoices". Assinale as faturas a incluir. Cada uma vem preenchida com o seu montante em dívida, que pode reduzir para uma compensação parcial.
3. "Their cost documents". Assinale os documentos a incluir. Cada um vem preenchido com o total do documento, que pode alterar. Surge um aviso se introduzir mais do que o documento vale.
4. "Balance". O total a receber e o total a pagar têm de ser iguais. "Declare set-off" permanece desativado até coincidirem e todos os montantes serem superiores a zero.
5. "Reached the other party on". A data em que a declaração chegou à outra parte. Por predefinição é hoje e não pode estar no futuro. Pode também acrescentar um número de referência e uma nota.

Clique em "Declare set-off". A declaração fica registada de imediato; não há passo de rascunho.

O que muda depois

• O montante em dívida de cada fatura é reduzido do montante compensado nela, na fila de lembretes de pagamento e nos lembretes seguintes.
• Se uma fatura ficar agora liquidada na totalidade, os seus lembretes em espera são dispensados e passam para "History", e não são preparados novos lembretes para ela.
• Se uma fatura ficar apenas parcialmente liquidada, permanece na fila, e os lembretes seguintes indicam o montante reduzido.
• Na lista de faturas, o círculo de "Payment status" da fatura preenche-se de acordo com o montante compensado, e a sua dica lê Settled in full by set-off, not by payment quando já nada está em dívida, pelo que um círculo completo aí não é sinal de que chegou dinheiro.

O que o Flowtly não faz

• Não prepara um documento de declaração nem envia nada à outra parte. É você que entrega a declaração; o Flowtly regista que o fez e quando.
• Não pede à outra parte que confirme ou aceite a compensação.
• Não marca a fatura como paga: a fatura mantém o seu estado, e a compensação não aparece no PDF da fatura nem no KSeF. O círculo do estado do pagamento na lista é o único lugar onde a liquidação se mostra, e indica aí qual das duas situações ocorreu.
• Não altera o saldo nem o estado dos documentos de custo.
• Não compara moedas. Certifique-se de que os montantes de ambos os lados estão na mesma moeda.
• Não decide se uma compensação é legalmente permitida para as suas dívidas. Essa decisão continua a ser sua.

Nota: Uma declaração registada não pode ser editada, retirada nem corrigida a partir deste ecrã atualmente. Se uma declaração foi registada por engano, contacte o suporte do Flowtly.

Quem pode declarar uma compensação

Administradores, gestores de faturas e gestores de cobrança de dívidas.