Pré-visualização de fatura/Associar ao orçamento
Para rever o aspeto da fatura, pode utilizar a funcionalidade de pré-visualização. Para mudar para o modo de pré-visualização, clique no título da fatura ou selecione a opção "Open preview" no botão "More options" (representado por três pontos verticais) disponível para cada fatura na lista.
No Modo de Pré-visualização, poderá ver a fatura tal como aparecerá ao cliente. Isto inclui:
- Cabeçalho da fatura: Apresenta o título da fatura e o logótipo da sua empresa.
- "Invoice details": Incluindo os seus dados de contacto (Vendedor), as informações do cliente (Comprador) e também a data de emissão, data de venda e data de vencimento.
- Informações de conta bancária: Fornecendo o IBAN, códigos SWIFT/BIC e quaisquer outros dados de pagamento necessários.
- Lista detalhada: Detalhando os produtos ou serviços fornecidos, juntamente com as suas quantidades, preços unitários, taxas de IVA e os montantes totais (líquido e bruto).
- Secção de resumo: Apresentando o montante líquido total, o montante total após a aplicação do IVA, o montante pago (o montante já pago à conta da fatura, se existir) e o montante restante a pagar.
- Secção de rodapé: Incluindo quaisquer notas adicionais à fatura.
No modo de pré-visualização, não é possível fazer alterações à fatura. Se detetar um erro ou precisar de atualizar algum detalhe, deve regressar ao modo de Edição selecionando o botão "Edit invoice" localizado no menu do modo de pré-visualização. Após efetuar os ajustes necessários, pode guardar as alterações e revisitar a pré-visualização. Entre outras opções úteis no menu lateral, encontrará: "Download PDF", "Send via e-mail" (redireciona para a página de definições de e-mail), "Create similar" (redireciona para a página de criação de fatura com um título de fatura diferente, mas com todos os outros dados semelhantes e pré-preenchidos), "Edit invoice" (abre a fatura em modo de edição, permitindo efetuar alterações antes de finalizar ou enviar), "Delete invoice" (remove a fatura do sistema se já não for necessária, após confirmação adicional).
Associar fatura ao orçamento
A funcionalidade "Invoice edition" permite modificar os detalhes da fatura e, se o módulo de Orçamento estiver ativo, associar a fatura a um ou mais orçamentos. Esta funcionalidade é particularmente útil para acompanhar despesas em relação a orçamentos específicos.
Para associar uma fatura a um orçamento:
- Navegue até ao item "Invoices" no menu principal.
- Clique no botão "More options" da fatura que pretende editar.
- Selecione "Edit" na lista.
- Desloque-se para o fundo da página, entre as secções "Notes" e "Internal comments".
- Clique no botão "Add budget".
- No menu pendente, selecione o orçamento ao qual pretende associar a fatura.
- Especifique o montante a associar preenchendo o campo "Transaction amount":
Se pretender alocar um montante específico: Introduza o valor desejado no campo. Se pretender associar a fatura completa: Deixe o campo vazio.
Pode repetir este processo para associar a fatura a múltiplos orçamentos se necessário. Além disso, pode remover um orçamento já associado clicando no ícone Caixote.
Após associar uma fatura ao(s) orçamento(s), o mesmo ficará refletido na secção "Budget" do menu principal. A fatura aparecerá no item de orçamento associado: atualizará o gráfico "Budget summary" correspondente e ficará listada na secção "Costs" para fácil acompanhamento. Isto garante que todas as receitas e despesas são registadas com precisão e incluídas na visão geral do orçamento.
Exemplos de utilização
- Verificar a precisão da fatura: Antes de enviar uma fatura a um cliente, utilize a pré-visualização para verificar todos os detalhes, incluindo preços, IVA e informações do cliente, garantindo que tudo está correto e apresentado profissionalmente.
- Alocar custos de projeto: Associar uma fatura de fornecedor de materiais ou serviços diretamente a um orçamento de projeto específico para acompanhar com precisão as despesas em relação aos fundos alocados para esse projeto.
- Gerir despesas departamentais: Associar uma fatura de material de escritório ou subscrições de software ao orçamento operacional do departamento relevante para manter uma visão atualizada das despesas.
- Rever antes de descarregar/enviar por e-mail: Utilizar o modo de pré-visualização para confirmar o aspeto final de uma fatura antes de a descarregar como PDF ou enviá-la diretamente por e-mail a um cliente.