Previzualizarea facturii și atașarea la buget
Pentru a verifica cum arată factura, poți folosi funcția de previzualizare. Pentru a trece în modul de previzualizare, fă clic pe titlul facturii sau selectează opțiunea Deschide previzualizarea din butonul Mai multe opțiuni (reprezentat de trei puncte verticale) disponibil pentru fiecare factură din listă.
În modul de previzualizare vei vedea factura așa cum va apărea clientului. Aceasta include:
- Antetul facturii: afișează titlul facturii și sigla companiei tale.
- Detaliile facturii: include datele tale de contact (Vânzător), informațiile clientului (Cumpărător), precum și data emiterii, data vânzării și data scadenței.
- Informații despre contul bancar: furnizează IBAN, codurile SWIFT/BIC și orice alte detalii de plată necesare.
- Lista de articole: detaliază produsele sau serviciile furnizate, împreună cu cantitățile, prețurile unitare, cotele de TVA și sumele totale (nete și brute).
- Secțiunea de sumar: arată suma netă totală, suma totală după aplicarea TVA, suma plătită (suma deja plătită pentru factură, dacă există) și suma rămasă de plată.
- Secțiunea de subsol: include eventualele note suplimentare ale facturii.
În modul de previzualizare nu poți face modificări la factură. Dacă observi o eroare sau trebuie să actualizezi detalii, trebuie să revii în modul de editare selectând butonul Editare factură din meniul modului de previzualizare. După ce faci ajustările necesare, poți salva modificările și poți reveni la previzualizare. Printre alte opțiuni utile dintr-un meniu lateral găsești: Descarcă PDF, Trimite prin e-mail (redirecționează către pagina de setări e-mail), Creează similar (redirecționează către pagina de creare a facturii cu alt titlu de factură, dar cu toate celelalte date similare și precompletate), Editare factură (deschide factura în modul de editare, permițându-ți să faci modificări înainte de finalizare sau trimitere), Șterge factura (elimină factura din sistem dacă nu mai este necesară, după o confirmare suplimentară).
Atașarea facturii la buget
Funcția de editare a facturii îți permite să modifici detaliile facturii și, dacă modulul Buget este activ, să legi factura de unul sau mai multe bugete. Această funcționalitate este deosebit de utilă pentru urmărirea cheltuielilor în raport cu bugete specifice.
Pentru a atașa o factură la un buget:
- Navighează la elementul Facturi din meniul principal.
- Fă clic pe butonul Mai multe opțiuni pentru factura pe care vrei s-o editezi.
- Selectează Editare din listă.
- Derulează în partea de jos a paginii, între secțiunile Notițe și Comentarii interne.
- Fă clic pe butonul Adaugă buget.
- În meniul derulant, selectează bugetul la care vrei să legi factura.
- Specifică suma de atașat completând câmpul Suma tranzacției:
Dacă vrei să aloci o sumă specifică: introdu valoarea dorită în câmp. Dacă vrei să atașezi întreaga factură: lasă câmpul gol.
Poți repeta acest proces pentru a atașa factura la mai multe bugete, dacă este necesar. În plus, poți elimina un buget deja atașat făcând clic pe pictograma Coș de gunoi.
După ce atașezi o factură la buget(e), aceasta va fi reflectată în secțiunea Buget din meniul principal. Factura va apărea în elementul de buget asociat: va actualiza graficul corespunzător Sumar buget și va fi listată în secțiunea Cheltuieli pentru urmărire ușoară. Astfel, toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate corect și incluse în prezentarea generală a bugetului.
Exemple de utilizare
- Verifică acuratețea facturii: Înainte de a trimite o factură unui client, folosește previzualizarea pentru a verifica din nou toate detaliile, inclusiv prețurile, TVA și informațiile despre client, asigurându-te că totul este corect și prezentat profesionist.
- Alocă costurile proiectului: Atașează o factură de furnizor pentru materiale sau servicii direct la bugetul unui proiect specific, pentru a urmări corect cheltuielile în raport cu fondurile alocate proiectului.
- Gestionează cheltuielile departamentale: Leagă o factură pentru consumabile de birou sau abonamente software de bugetul operațional al departamentului relevant, pentru a menține o imagine actualizată a cheltuielilor.
- Verifică înainte de descărcare/e-mail: Folosește modul de previzualizare pentru a confirma aspectul final al unei facturi înainte de a o descărca în format PDF sau de a o trimite direct prin e-mail unui client.