Clienți
Clienții sunt esențiali pentru procesul de creare a facturilor. Funcția Clienți din Flowtly este un punct central pentru gestionarea tuturor informațiilor și interacțiunilor legate de clienți. Îți permite să păstrezi o bază de date detaliată cu clienții, inclusiv datele de contact, istoricul plăților cu facturile aferente, toate tranzacțiile asociate și documentele conexe.
Creează și editează un client
Poți adăuga rapid clienți noi completând un formular simplu care cuprinde toate detaliile necesare, precum numele companiei, datele de contact, adresele de facturare și orice câmpuri personalizate relevante pentru afacerea ta. Poți urma acești pași:
Navighează la Clienți:
Mergi la elementul Clienți din meniul principal.
Vei vedea o listă cu toți clienții existenți, împreună cu statusul, țara și costul implicit (contractori).
În partea de sus a listei se află un câmp de căutare cu care găsești rapid un client. - Căutarea pornește automat după ce tastezi cel puțin 3 caractere din numele clientului sau din codul de TVA.
Creează un client nou:
Fă clic pe butonul „Adaugă client”.
Se deschide un formular cu următoarele câmpuri:
Cod TVA – obligatoriu. Când este introdus împreună cu prefixul țării (de exemplu, PL46584837), sistemul separă automat țara (PL) de codul de TVA (46584837).
Țară – obligatoriu. Acest câmp este legat de codul de TVA și se completează automat când se folosește un prefix de țară.
Nume – obligatoriu.
Oraș – obligatoriu.
Cod poștal – obligatoriu.
Monedă – obligatoriu, selectată dintr-o listă administrată în setările organizației, la Monede.
Stradă, Număr clădire, Număr unitate, Țara adresei – câmpuri opționale pentru o adresă mai detaliată.
Pentru clienții din Polonia (PL) este disponibilă o validare suplimentară:
- Un clic pe butonul Validează verifică codul de TVA în GUS (Oficiul Central de Statistică).
- Dacă numărul este valid, câmpuri precum Nume, Oraș și Cod poștal se completează automat.
Salvează și verifică:
- După salvare, clientul apare în listă. Vei fi redirecționat la pagina Clienți, unde poți adăuga informații suplimentare în următoarele file:
Fila Prezentare generală: oferă un rezumat al informațiilor cheie despre client, inclusiv numele, țara, moneda și limba documentelor. Afișează câmpuri detaliate precum codul de TVA, zilele până la scadență și contractorul implicit. Utilizatorii pot edita ușor detaliile de bază și cele financiare direct din această vizualizare. În partea dreaptă, o secțiune de notițe le permite utilizatorilor să lase și să gestioneze comentarii legate de client. Doar autorul își poate edita propriile notițe.
Fila Documente: în fila Documente, utilizatorii pot încărca și păstra fișiere legate de fiecare client. Acestea pot fi contracte, facturi, acorduri sau orice alte documente relevante.
Din formularul Adaugă document, utilizatorii pot fie să selecteze un tip de document existent, fie să creeze unul nou făcând clic pe butonul „Tip de document nou”.
Se deschide o fereastră în care utilizatorul poate defini numele tipului de document, poate adăuga o descriere opțională și poate specifica dacă tipul de document expiră.
Tipurile de document create din această fereastră sunt disponibile doar pentru entitățile de tip client. Pentru a adăuga mai multe tipuri de documente globale, mergi la Setările organizației → Tipuri de documente.
Fila Adresă: în fila Adresă poți furniza adresa fizică a clientului. Formularul include următoarele câmpuri opționale:
- Stradă
- Număr clădire
- Număr unitate
- Oraș
- Cod poștal
- Țară
- Număr de telefon
Fila Plăți: această filă afișează toate facturile create pentru client prin Flowtly. Pe măsură ce se primesc plăți de la client, Suma plătită se actualizează automat pentru a reflecta tranzacțiile.
Poți, de asemenea, să selectezi manual tranzacții de asociat facturii, făcând clic pe Atribuie tranzacție și alegându-le din lista derulantă. Butonul Atribuie tranzacție este întotdeauna vizibil, indiferent dacă există sau nu tranzacții neatribuite pentru client.
Dacă nu există tranzacții potrivite, fereastra va afișa mesajul „Niciun rezultat”.
În fereastra care se deschide după un clic pe Atribuie tranzacție, poți specifica suma exactă de asociat facturii. Implicit, câmpul Suma tranzacției afișează o valoare care acoperă întreaga sumă a facturii. Dacă suma tranzacției este mai mică decât totalul facturii, se afișează în schimb suma integrală a tranzacției.
După salvare, coloana Suma plătită se actualizează corespunzător și apare o pictogramă care indică dacă factura este plătită integral sau parțial. Odată ce o tranzacție este asociată facturii, ea apare ca rând separat sub factură. Poți face clic pe ea pentru a fi redirecționat la pagina tranzacției. În plus, fiecare factură din listă poate fi apăsată și te redirecționează la pagina Invoice Preview. Fiecare tranzacție atașată poate fi, de asemenea, eliminată din factură, dacă este nevoie.
Fila Contacte: această filă îți permite să furnizezi diferite tipuri de contact pentru client. Printre ele se numără: Contact (de obicei persoana generală de contact a clientului), Facturare (persoana responsabilă de facturare și de comunicările legate de plăți), Recuperare creanțe (persoana care trebuie contactată dacă apar probleme cu plăți restante sau cu activități de recuperare). Pe lângă tipul de contact, trebuie să furnizezi numele și adresa de e-mail. Titlul și telefonul de contact sunt câmpuri opționale. După salvare, contactul apare în listă. Poți actualiza și elimina aceste contacte după cum este nevoie, astfel încât persoana potrivită să fie contactată pentru fiecare aspect al gestionării clientului. Când editezi un contact existent, fiecare câmp se salvează separat: un câmp de text când îl părăsești, iar tipul imediat ce îl alegi. Nu există buton Salvează. Dacă o modificare nu poate fi salvată, câmpul afișează Nesalvat și motivul, păstrează ce ai tastat, iar Flowtly te întreabă înainte să închizi fereastra și să pierzi modificarea.
Notă: Doar contactul de tip Facturare va fi folosit pentru a precompleta automat datele clientului la generarea facturilor PDF și la trimiterea lor către client. Astfel, facturile ajung la persoana corectă, care se ocupă de facturare și de procesele de plată.
Editează un client existent:
Pentru a edita un client existent:
- Mergi la lista de clienți și deschide pagina clientului dorit.
- Pe pagina clientului, găsește secțiunea pe care vrei să o actualizezi (de exemplu, Informații de bază sau Detalii).
- Fă clic pe butonul Editează al secțiunii respective.
- Fă modificările. Fiecare se salvează singură: un câmp de text când îl părăsești, o selecție imediat ce o alegi. Câmpurile care au sens doar împreună, precum părțile unei adrese sau ale unui cod fiscal, se salvează împreună. O mică stare de lângă câmp arată când modificarea a fost salvată.
- Închide fereastra când ai terminat. Dacă o modificare a fost refuzată, câmpul spune de ce, iar Flowtly te întreabă înainte să închizi și să pierzi modificarea. Ultima modificare, cu excepția adresei, poate fi anulată timp de câteva secunde, iar o modificare făcută fără conexiune așteaptă și se salvează singură când conexiunea revine; vezi Formulare care se salvează din mers.
Evitarea clienților duplicați
Când salvezi un client nou, Flowtly îi verifică numele în raport cu companiile și persoanele deja existente în organizația ta, inclusiv cu cele cu care lucrezi deja ca contractori. Dacă găsește o potrivire probabilă, nu creează imediat o a doua înregistrare, fără legătură cu prima. În schimb, vei vedea un mesaj care oferă două opțiuni:
Adaugă „client” la înregistrarea existentă – păstrează într-un singur loc tot ce ai deja în evidență (documente, notițe, istoricul tranzacțiilor) și face ca aceeași companie să poată fi facturată și ca client. Alege această opțiune când este într-adevăr aceeași companie sau persoană pe care o cunoști deja.
Creează-l ca o intrare nouă, separată – alege această opțiune când numele este doar o coincidență și ai de-a face cu un client cu adevărat diferit.
Astfel, istoricul complet al unei companii rămâne la un loc, în loc să fie împărțit în două înregistrări, iar atunci când o cauți ai tabloul complet.
Exemple de utilizare
- Înainte de a crea prima factură, trebuie să configurezi profilul clientului cu detaliile de facturare și informațiile de contact.
- Vrei să actualizezi adresa, condițiile de plată sau persoana de contact a unui client, pentru ca toate facturile viitoare să fie corecte.
- Trebuie să consulți istoricul plăților unui client, inclusiv toate facturile anterioare și tranzacțiile asociate, pentru a-i reconcilia contul sau pentru a urmări plățile restante.
- Păstrezi documente importante, precum contracte, acorduri de servicii sau NDA-uri, direct în profilul clientului, pentru acces ușor și evidență.
- Gestionezi contacte separate pentru același client, cum ar fi un contact general, un contact de facturare pentru comunicările despre facturi și un contact pentru recuperarea creanțelor în cazul problemelor de plată.