Mementouri de plată
Flowtly te ajută să urmărești facturile de vânzare restante, pregătind proiecte de mementouri de plată pentru verificarea ta. Un utilizator din zona financiară aprobă întotdeauna înainte ca ceva să fie trimis unui client.
Ce face
Un proces zilnic în fundal caută facturile de vânzare restante și neplătite și pregătește proiecte de mementouri într-o coadă de verificare. O factură pe care o editezi după trimitere este urmărită în continuare. Nimic nu se trimite automat - un utilizator din zona financiară trebuie să deschidă coada, să verifice fiecare proiect (și, opțional, să editeze mesajul sau să adauge destinatari în CC) și apoi să îl aprobe manual pentru a-l trimite. Mementourile respinse sau trimise, precum și cele care nu au putut fi livrate, se mută în fila Istoric.
Cum activezi mementourile de plată
Mementourile de plată sunt dezactivate implicit și trebuie activate pentru fiecare organizație de către un administrator:
- Deschide Setări → Finanțe și afaceri → Mementouri de plată.
- Activează Trimite mementouri de plată pentru facturile neplătite.
După activare, procesul zilnic va începe să pregătească proiecte de mementouri pentru facturile deja restante, precum și pentru cele care devin restante în viitor. Comutatorul pornește doar pregătirea: fiecare proiect așteaptă în coadă aprobarea unei persoane.
Controalele de pe acest ecran
Setări → Finanțe și afaceri → Mementouri de plată are două carduri. Un administrator sau un administrator facturi îl poate deschide; doar un administrator poate salva o modificare. Fiecare control se salvează imediat ce îl folosești, cu un mesaj Succes.
Mementouri de plată
Trimite mementouri de plată pentru facturile neplătite: comutatorul de activare descris mai sus. Este dezactivat implicit.
Programul mementourilor (zile după scadență): apare cât timp comutatorul este activat. Fiecare interval este un chip, de exemplu 3 zile; programul implicit este de 3, 7 și 14 zile. Introdu un număr în câmpul zile și fă clic pe Adaugă (sau apasă Enter) pentru a adăuga un interval, iar cu crucea de pe un chip îl elimini. Lista rămâne sortată, valorile repetate sunt ignorate, iar ultimul interval nu poate fi eliminat. Fiecare memento pleacă cu atâtea zile după data scadenței facturii, iar fiecare interval este un nivel de escaladare: primul este prietenos, ultimul este o notificare finală. Flowtly folosește cel mult primele șase intervale.
Textul notificării
Textul notificării conține textul tău pentru e-mailurile de memento, pentru fiecare limbă a clientului. Este afișat indiferent dacă comutatorul de mai sus este activat, deoarece același text precompletează un memento pe care îl redactezi manual. Un client primește textul scris pentru limba documentului său; o limbă lăsată goală păstrează mementoul standard Flowtly.
Adăugați o limbă: o listă cu limbile în care poate fi setat un client. Alege una și fă clic pe Adaugă pentru a deschide un editor pentru ea.
Textul notificării (afișat împreună cu limba, de exemplu Textul notificării (English)): un editor de text îmbogățit pentru acea limbă. Butoanele de substituenți de deasupra textului inserează detalii ale facturii: {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} și {{ clientName }}. Inserează-i cu butoanele, nu îi tasta: un substituent scris greșit este trimis exact așa cum a fost scris. Condițiile precum {% if %} nu sunt acceptate și sunt trimise ca text simplu. Suma este suma rămasă de plată.
Golește: golește editorul pentru acea limbă. Fă clic apoi pe Salvează pentru a reveni la mementoul standard Flowtly pentru ea; limba dispare atunci din listă.
Salvează: stochează textul doar pentru acea limbă.
Ce declanșează un proiect de memento
Un proiect de memento este pregătit atunci când data scadenței unei facturi de vânzare a trecut și factura nu a fost plătită integral. Procesul în fundal le detectează automat - nu este nevoie de nicio acțiune manuală pentru a popula coada după activarea funcției.
O plată parțială nu oprește urmărirea. Dacă un client a plătit o parte dintr-o factură, se pregătește în continuare un proiect pentru ce a rămas, iar mementoul indică restul de plată, nu totalul inițial. Doar o factură achitată integral iese din coadă - la fel și proiectele aflate deja în așteptare pentru ea, care sunt eliminate automat odată ce plata este înregistrată.
Notele de credit reduc suma datorată. Când o factură a fost corectată prin note de credit, mementoul indică totalul facturii minus toate notele de credit emise după ultima corecție care reformulează întreaga factură, nu doar ultima notă de credit. O factură de 1,000 cu note de credit de 200 și 300 primește un memento pentru 500. O corecție care reformulează întreaga factură înlocuiește suma din momentul emiterii, iar notele de credit emise înainte de ea nu se scad din nou. Corecțiile șterse nu contează.
Notă: O plată înregistrată fără sumă este tratată ca achitând integral factura, deci nu se pregătește niciun memento pentru ea. Dacă te aștepți la o urmărire pentru o astfel de factură și nu o vezi, verifică dacă plata înregistrată are o sumă.
Unde verifici și trimiți mementourile
Mergi la Finanțe și afaceri → Mementouri de plată din meniul principal. Coada afișează toate proiectele pregătite care așteaptă aprobarea ta. Selectează un memento pentru a edita mesajul sau CC-ul, apoi aprobă-l pentru a-l trimite. Mementourile procesate apar în fila Istoric.
Notă: Coada va fi goală dacă nicio factură nu este restantă sau dacă opțiunea pentru mementourile de plată nu a fost încă activată.
Facturi restante care nu sunt urmărite
O factură restantă ajunge în coada de mementouri doar dacă Flowtly poate vedea că a fost trimisă. Câteva nu ajung niciodată acolo, iar înainte pur și simplu lipseau de pe acest ecran - nimeni nu le urmărea și nimic nu spunea asta. Fila Fără notificări le listează. Nimic din această filă nu trimite ceva clientului tău.
Două situații diferite aduc o factură aici și necesită răspunsuri opuse:
- Acceptată de KSeF, niciodată trimisă prin e-mail. Factura a fost depusă cu succes și nimeni nu a trimis-o clientului, deci clientul nu a văzut-o niciodată. Rândul oferă Trimite factura, care deschide ecranul obișnuit de trimitere.
- Trimisă, dar starea ei nu a fost înregistrată niciodată. Clientul a primit-o; ceea ce lipsește este evidența proprie Flowtly a trimiterii, motiv pentru care a ieșit din coadă. Nu o trimite din nou - ar livra o a doua copie. Rândul nu oferă intenționat nicio acțiune de trimitere, iar starea facturii trebuie corectată.
Acțiunea de trimitere apare doar dacă ai voie să trimiți facturi. Dacă lucrezi cu coada de mementouri ca manager de recuperare a creanțelor, vei vedea totuși factura și motivul pentru care nu este urmărită, fără link.
Cine este informat că un memento a fost trimis
După ce un memento este aprobat și trimis, Flowtly trimite un e-mail tuturor persoanelor din organizația ta care pot lucra cu coada de mementouri - administratori, administratori facturi și manageri de recuperare a creanțelor. Mesajul indică factura, clientul, suma rămasă de plată, nivelul mementoului și adresa la care a fost trimis efectiv mementoul, astfel încât să vezi ce a primit clientul tău fără a deschide coada.
Acesta este separat de notificarea din aplicație (clopoțel) și de cea pe telefon, care te informează că un memento așteaptă aprobarea. E-mailul te informează că unul a fost deja trimis.
Notă: Dacă nu dorești aceste e-mailuri, dezactivează notificările Facturi în preferințele tale de notificare. Setarea este per persoană, deci dezactivarea ei nu oprește informarea colegilor tăi.
Achitarea prin compensare
Dacă clientul este și furnizorul tău, poți achita o factură restantă prin documentele lui de cost, în loc să aștepți o plată. Deschide mementoul pentru acea factură și fă clic pe Declară compensarea în partea de jos a panoului, sau bifează mementoul și folosește Declară compensarea în bara de acțiuni. Vezi Declarații de compensare.
Exemple de utilizare
- Urmărirea facturilor restante: Activează funcția pentru ca Flowtly să pregătească un proiect pentru fiecare factură de vânzare restantă, apoi verifică și aprobă proiectele dintr-o singură sesiune.
- Facturi plătite parțial: Când un client a plătit doar o parte dintr-o factură, aprobă mementoul pregătit care indică restul de plată.
- Compensare cu o factură de furnizor: Când un client este și furnizorul tău, declară o compensare din memento în loc să aștepți o plată.
- Facturi pe care nu le urmărește nimeni: Deschide fila Fără notificări pentru a găsi facturile acceptate de KSeF, dar netrimise niciodată prin e-mail, și trimite-le.
Pagini conexe
- Declarații de compensare
- Facturi
- Setări