Înregistrarea unei facturi ca trimisă

Nu orice factură pleacă prin Flowtly. Poți trimite una prin e-mail din propria căsuță poștală, o poți expedia prin poștă sau o poți înmâna la o întâlnire. „Marchează ca trimisă” notează această livrare, astfel încât factura este tratată ca orice altă factură trimisă, în loc să aștepte o expediere care a avut deja loc.

Înregistrarea unei livrări nu trimite nimic. Nu se generează niciun PDF, nu pleacă niciun e-mail din Flowtly și nu se trimite nimic la KSeF sau la alt canal de e-facturare. Ea înregistrează o livrare care a avut loc în altă parte.

Înainte de a începe

• Ai nevoie de rolul Administrator facturi. Același rol poate anula înregistrarea.
• Factura trebuie să fie emisă și în așteptarea plății. O ciornă nu poate fi înregistrată ca trimisă - emite-o mai întâi.
• O factură pe care Flowtly a trimis-o deja sau care a fost deja înregistrată o dată ca trimisă nu poate fi înregistrată din nou.

Înregistrează livrarea

1. În lista de facturi, fă clic pe butonul „Mai multe opțiuni” de pe rândul facturii - sau deschide previzualizarea facturii.
2. Alege „Marchează ca trimisă”.
3. Opțional, setează „Livrată la”. Implicit este azi și nu poate fi în viitor.
4. Opțional, adaugă o „Notă (opțional)” care spune cum a plecat, de exemplu trimisă prin e-mail din căsuța poștală a biroului. Maximum 500 de caractere.
5. Fă clic pe „Înregistrează livrarea”.

Starea facturii devine Trimisă, exact ca și cum Flowtly ar fi trimis-o prin e-mail.

Ambele date sunt păstrate: ziua în care spui că a fost livrată și ziua în care ai înregistrat-o. „A fost expediată pe 29” și „a fost notată pe 2” sunt fapte diferite, iar istoricul facturii le arată pe amândouă, împreună cu cine a înregistrat-o.

Ce se schimbă după înregistrare

• Factura este urmărită pentru plată. Intră în listele de întârzieri și în mementourile de plată - ceea ce este chiar motivul pentru care înregistrezi livrarea.
• Apare ca Trimisă în lista de facturi.
• Se numără acum ca emisă pentru exporturile contabile și apare în ele.
• Istoricul ei arată că livrarea a fost înregistrată manual, nu trimisă prin e-mail de Flowtly.

Anularea unei livrări înregistrate

Dacă ai înregistrat-o din greșeală:

1. Deschide previzualizarea facturii - anularea este oferită acolo, nu pe rândul din listă.
2. Alege „Anulează marcarea ca trimisă”.
3. Opțional, indică un „Motiv (opțional)”.
4. Fă clic pe „Retrage înregistrarea”.

Factura revine la starea de așteptare a livrării și nu mai este urmărită pentru plată: iese din listele de întârzieri și nu mai pleacă mementouri.

Factura rămâne în exporturile contabile

Aceasta este intenționat și este partea pe care merită să o înțelegi înainte de a înregistra ceva.

Înregistrarea livrării este ceea ce face ca factura să se numere ca emisă, iar anularea înregistrării nu retrage acest lucru. Factura rămâne în exporturile contabile, iar înregistrarea originală rămâne vizibilă în istoricul ei.

Motivul este că un export pe care contabilul l-a văzut deja nu trebuie să piardă în tăcere un document. Flowtly păstrează corecția vizibilă în loc să șteargă faptul. De aceea o ciornă nu poate fi înregistrată ca trimisă: este singurul caz în care rămânerea în exporturi ar fi greșită, deoarece factura nu a fost emisă deloc - așa că acțiunea este refuzată din start, în loc să te lase cu o înregistrare pe care nu ai putea-o anula.

Ce nu poate face anularea

• Funcționează o singură dată. După o anulare, factura nu mai poate fi înregistrată manual ca trimisă. Flowtly o poate totuși trimite normal.
• Retrage doar o înregistrare făcută manual. O factură pe care Flowtly a trimis-o într-adevăr prin e-mail nu poate fi readusă la starea de așteptare a livrării - clientul are deja PDF-ul, iar oprirea mementourilor ei ar fi greșită.
• Dispare după ce factura este editată. Dacă modifici factura după înregistrarea livrării, anularea nu mai este oferită: factura poartă atunci semnalul „modificată după ce a fost văzută de client”, iar anularea l-ar șterge.

Exemple de utilizare

• O factură trimisă prin e-mail din propria căsuță poștală: înregistreaz-o ca să fie urmărită pentru plată, fără a trimite clientului o a doua copie.
• O factură înmânată la o întâlnire: înregistreaz-o cu data la care a trecut din mână în mână.
• O factură expediată pe hârtie: înregistrează data expedierii și notează metoda.
• Un rând greșit: anulează înregistrarea în aceeași zi, înainte să înceapă mementourile, iar factura revine la starea de așteptare a livrării.