Lista facturilor și crearea lor

Notă: Înainte de a adăuga facturi, trebuie să configurezi mai întâi contul bancar. Mai multe informații găsești în secțiunea Tranzacții. Pe fiecare factură sunt obligatorii un cont bancar și un client: dacă lipsește unul dintre ele (de exemplu pentru că nu este configurat încă niciun cont bancar, niciunul nu corespunde monedei facturii sau nu a fost selectat niciun client), salvarea facturii este refuzată, iar eroarea indică câmpul lipsă, ca să-l poți corecta.

Notă: Înainte de a crea facturi, trebuie să configurezi datele din tile-ul Setările organizației din meniul contextual al utilizatorului. Printre ele: codul de identificare fiscală al companiei, adresa de facturare, numărul de telefon de facturare.

Notă: Pentru a trimite facturi clienților prin Flowtly, trebuie mai întâi să configurezi informațiile clientului în sistem (elementul Clienți din meniul principal). Asigură-te că datele clientului sunt complet configurate, inclusiv detalii precum țara și moneda clientului. Această configurare este esențială, deoarece garantează că toate facturile sunt generate cu setările regionale și financiare corecte, în acord cu cerințele specifice ale clientului.

Utilizatorii cu rol de Manager pot crea facturi. În Flowtly, o factură poate fi creată în trei moduri:

1. Creare manuală:

   • Selectează Facturi din meniul principal.

   • Fă clic pe „Creează o factură”.

2. Creează o factură similară:

   • Fă clic pe „Creează similar” pentru o factură deja existentă.

3. Generează o factură din orele de proiect:

   Poți genera facturi și direct din vizualizarea Timp de lucru.

   • Fă clic pe butonul „Creează factură” din colțul din dreapta sus.

   • Factura va fi generată pe baza filtrelor curente Angajat și Proiect aplicate în Timp de lucru.

     Comportamentul depinde de vizualizarea activă:

     • Vizualizarea calendar lunar – pot fi generate doar facturi pentru o lună întreagă.
     • Vizualizarea Planificator – poți defini un interval de date personalizat pentru perioada facturii.

   Notă: Această variantă este disponibilă doar dacă modulul Proiecte este activ.

Lista facturilor

Când alegi Facturi din meniul principal, ești redirecționat la pagina Facturi, unde este afișată lista tuturor facturilor create anterior, împreună cu detaliile lor, precum:

• Titlul facturii: numele facturii. Este clicabil și te duce la pagina de previzualizare a facturii. Sub titlu vezi numele clientului asociat, adică cui îi este emisă factura;

• Stare: arată starea curentă a facturii. Stările posibile sunt:

  • Ciornă – factura a fost creată, dar nu este încă finalizată
  • Editată – factura a fost modificată după creare
  • Trimisă – factura a fost generată și trimisă clientului;

• Data vânzării: data la care a avut loc vânzarea sau a fost prestat serviciul. Reia data vânzării introdusă la crearea facturii;

• Status plată: un cerc care arată cât din factură a fost decontat, ca pondere din valoarea ei brută. Culoarea lui arată dacă banii sunt întârziați:

  • Verde — factura este decontată integral sau plătită în avans;
  • Portocaliu — mai sunt bani de încasat, iar scadența nu a trecut încă;
  • Roșu — scadența a trecut și mai sunt bani de încasat, fie că nu s-a decontat nimic, fie că s-a decontat doar o parte. O factură scadentă astăzi devine roșie a doua zi. O factură fără dată scadentă rămâne portocalie.

  Centrul cercului arată un simbol, nu un procent: o bifă dublă pentru o factură plătită în avans, o bifă pentru una decontată integral, un ceas după ce a depășit scadența și o liniuță cât timp este deschisă și încă nescadentă. După ce s-au trimis memento-uri de plată pentru factură, centrul arată în schimb R1, R2 și așa mai departe: numărul de memento-uri trimise.

  Poziționează cursorul peste cerc (sau selectează-l cu tastatura) și îți spune în cuvinte ce înseamnă:

  • Nimic decontat încă — cercul este gol;
  • Decontat parțial — cercul este umplut parțial;
  • Plătită integral — cercul este verde și complet: nu mai rămâne nimic de plată pe factură;
  • Decontată integral prin compensare, nu prin plată — tot un cerc verde complet, dar nu a intrat nicio plată în contul tău. Vezi Declarații de compensare;
  • Plătită în avans, conform declarației de pe factură, nu măsurată din plăți — un cerc verde complet pe o factură marcată ca plătită în avans. Cei 100% provin din această marcare de pe factură, nu din plățile înregistrate pentru ea, de aceea este urmat doar de totalul facturii.

  Orice altă formulare este urmată de sume, de exemplu Plătită integral: 24 600,00 zl din 24 600,00 zl. Formularea unei facturi restante spune și Restantă, iar după ce s-au trimis memento-uri spune câte, de exemplu 2 memento-uri de plată trimise.

  Pe computer, un clic pe cerc deschide panoul lateral al facturii, unde sunt listate plățile ei, fără a deschide rândul propriu-zis. În vizualizarea mobilă, cercul face parte din cardul facturii, iar o atingere a lui deschide ceea ce deschide cardul.

  O factură a cărei valoare brută este zero sau negativă, cum ar fi o corecție care anulează o factură, nu așteaptă nicio plată și nu afișează cerc. În vizualizarea mobilă, nici linia ei Status plată nu apare, cu excepția cazului în care este afișată acolo o compensare. Când sortezi lista după statusul plății, astfel de facturi vin după toate facturile care au cerc, în ambele sensuri de sortare.

  Notă: Cercul măsoară ce este decontat, nu doar ce a fost plătit. O notă de credit sau o compensare reduce suma rămasă de plată și umple cercul fără ca vreun ban să fi intrat, deci un cerc verde complet înseamnă „nu mai e nimic de încasat”, nu „s-a primit o plată”. Excepția este factura plătită în avans: cercul ei este plin pentru că factura o spune, indiferent de plățile înregistrate. Verifică formularea din tooltip înainte de a căuta un transfer în extrasul de cont.

  Un cerc complet nu schimbă Starea facturii — nu există o stare Plătită. Trimisă rămâne Trimisă și după ce factura este decontată.

• Detalii: aici vezi clar atât valoarea netă (netto), cât și cea brută (brutto). Fiecare factură include o opțiune de descărcare, declanșată printr-un buton dedicat. În plus, vezi butonul „Mai multe opțiuni”, cu posibilitățile:

• Trimite prin e-mail

• Creează similar

• Editează

• Deschide previzualizarea

Facturile sunt grupate pe luni, iar numărul de facturi este afișat pentru fiecare lună.

Găsirea unei facturi

Caseta de căutare de deasupra listei caută după numărul facturii și după numele clientului, deci o factură poate fi găsită tastând numărul de pe o copie pe hârtie sau o referință de plată — nu există un câmp separat în care să cauți numărul.

Creează factură

Să parcurgem de la zero procesul de creare a unei facturi. Pentru a începe crearea unei facturi, urmează acești pași:

1. Selectează elementul „Facturi” din meniul principal.

2. Adaugă o factură:

   • Fă clic pe butonul „Creează o factură” din colțul din dreapta sus al paginii.

   • În formular, primul pas este să selectezi un client din lista clienților creați anterior (aceasta va completa automat informațiile contului bancar, cu moneda și cursul de schimb). Această opțiune este esențială pentru ca informațiile financiare relevante să fie aplicate corect și eficient pe factură, fără introducere manuală, reducând riscul de erori. Completează:

   Notă: Cursul de schimb se aplică doar atunci când factura este emisă într-o altă monedă decât cea a organizației tale. O factură în moneda ta nu are nevoie de curs — lasă câmpul gol și factura se salvează, deoarece o monedă convertită în ea însăși este întotdeauna 1. Pentru orice altă monedă, cursul este în continuare obligatoriu. Editarea unei facturi care are deja un curs nu îl suprascrie niciodată.

   • Data emiterii - Data la care factura este creată oficial și emisă clientului,

   • Data vânzării - Data la care bunurile sau serviciile au fost furnizate sau vândute clientului,

   • Data scadenței - Data până la care clientul trebuie să plătească factura. Se completează din termenul de plată al clientului (zilele de scadență setate în fila Overview a clientului); când clientul nu are termen de plată sau nu este selectat încă niciun client, se folosește un termen implicit de 20 de zile. O linie scurtă sub câmp spune din care dintre cele două provine data, de exemplu „Din termenul de plată al clientului: 30 de zile”. Dacă tastezi tu o altă dată scadentă sau modifici datele astfel încât data scadenței să nu mai corespundă acelui termen, linia dispare, pentru că nu mai descrie data afișată. Adaugă produse pe factură specificând:

   • Denumire produs - Numele sau descrierea produsului ori serviciului facturat. Dacă clientul este asociat unei contraparte care păstrează formulări salvate, Folosește un șablon de pe rând completează acest câmp din biblioteca respectivă — vezi Șabloane de poziții de factură. Scrie doar descrierea și lasă neatinse cantitatea, prețul și TVA-ul.

   • Proiect (opțional) - Acest câmp opțional ajută la asocierea produsului cu un anumit proiect, pentru o gestionare mai bună a proiectelor și o urmărire mai bună a costurilor.

   • GTU (opțional) - Goods and Services Tax Unit, un identificator legat de reglementări fiscale specifice, ajută la încadrarea produsului în scopuri fiscale.

   • Cantitate - Numărul de unități ale produsului facturat (important pentru calcularea totalului de plată).

   • Unități - Selectorul derulant folosit pentru a specifica unitatea de măsură a produsului, cum ar fi bucăți, ore, zile, kilowați-oră (kWh) sau metri cubi (m³). Când un rând este completat automat — de exemplu din consumul măsurat al utilităților — și are deja o unitate care nu face parte din opțiunile standard, unitatea respectivă este păstrată și afișată ca selectată, deci nu se pierde niciodată când editezi alte câmpuri de pe același rând.

   • Preț net - Prețul unei singure unități a produsului înainte de aplicarea oricăror taxe.

   • TVA - Acest câmp specifică procentul de TVA, folosit pentru a calcula suma taxei care se adaugă la prețul net. În plus, există posibilitatea de a adăuga Notițe și Comentarii interne la factură. Notițele vor fi trimise tuturor destinatarilor în fișierul facturii, iar comentariile interne vor fi salvate doar în Flowtly și nu vor fi trimise în forma facturii.

Când adaugi produse pe o factură, câmpurile Total TVA și Valoare brută sunt calculate automat pe baza detaliilor furnizate.

Poți modifica și titlul generat automat al facturii făcând clic pe butonul „Editează” aflat lângă titlul actual al facturii.

Notă: Un prefix poate fi setat pentru toate facturile viitoare în tile-ul Setările organizației din meniul contextual al utilizatorului. Te va ajuta să categorisești și să organizezi facturile.

3. Salvează și trimite factura:

   • După salvarea facturii, în colțul din dreapta sus al paginii va apărea butonul „Generează PDF și trimite clientului”. De asemenea, după salvare, factura va fi adăugată în lista de facturi.

Factura salvată va fi asociată și clientului selectat la creare (este vizibilă în fila Plăți din pagina Clienți).

Facturi emise dintr-un contract

O factură emisă dintr-o linie a graficului de plăți al unui contract se deschide în formularul de editare. Când acel contract are clauze de facturare înregistrate, în formular apare o casetă cu titlul Ce spune contractul despre facturare, care le listează: tipul fiecărei clauze, locul ei în document și clauza propriu-zisă, citată exact așa cum o scrie contractul.

• Textul clauzei nu este niciodată tradus. Titlul urmează limba interfeței tale, dar clauza rămâne în limba proprie a contractului, cuvânt cu cuvânt, ca să poată fi verificată față de documentul semnat. Este marcat și astfel încât traducerea din browser să îl lase neatins.
• Nimic nu se aplică în locul tău. Caseta este pentru citit. Flowtly nu convertește și nu recalculează nimic din cauza unei clauze: aplică regula tu, iar sumele și cursul de schimb de pe factură rămân exact așa cum le-ai setat.
• Fără casetă înseamnă că nu e nimic de afișat. Nu apare pe o factură adăugată prin Creează o factură, care nu este legată de niciun contract, sau când contractul nu are clauze înregistrate.
• Caseta este afișată persoanelor care pot vedea contractele. Cine are acces la facturi, dar nu la contracte, nu o vede, chiar dacă contractul are clauze.

Clauzele sunt înregistrate și întreținute în contractul propriu-zis; vezi Contracte.

Exemple de utilizare

• Crearea manuală a unei facturi pentru un serviciu unic prestat unui client.
• Generarea automată a facturilor pentru clienți pe baza orelor de proiect înregistrate, asigurând o facturare precisă.
• Duplicarea unei facturi existente pentru a crea rapid una similară pentru servicii recurente.
• Urmărirea statusului de plată al tuturor facturilor restante și trimiterea de memento-uri către clienți.