Fakturaliste og oprettelse

Bemærk: Inden du tilføjer fakturaer, skal du først konfigurere din bankkonto. Yderligere oplysninger om dette kan findes i afsnittet Transaktioner

Bemærk: Inden du opretter fakturaer, skal du angive data under feltet Organisationsindstillinger i brugerkontekstmenuen. Herunder: Virksomhedens skatteidentifikationsnummer, Faktureringsadresse, Faktureringstelefonnummer.

Bemærk: For at sende fakturaer til klienter via Flowtly skal du først konfigurere klientens oplysninger i systemet (punktet "Klienter" i hovedmenuen). Sørg for, at klientens data er fuldt konfigureret, herunder detaljer som klientens land og valuta. Denne opsætning er afgørende, da den sikrer, at alle fakturaer genereres med de korrekte regionale og finansielle indstillinger i overensstemmelse med klientens specifikke krav.

Brugere med Leder-roller har mulighed for at oprette fakturaer. I Flowtly er der tre måder at oprette en faktura på:

1. Manuel oprettelse:

   • Vælg Fakturaer i hovedmenuen.

   • Klik på "Tilføj faktura".

2. Opret lignende faktura:

   • Klik på "Opret lignende" for en allerede eksisterende faktura.

3. Generer faktura fra projekttimer:

   Du kan også generere fakturaer direkte fra Arbejdstidsvisningen.

   • Klik på knappen "Opret faktura" i øverste højre hjørne.

   • Fakturaen vil blive genereret baseret på de aktuelle Medarbejder- og Projektfiltre, der er anvendt i Arbejdstid.

     Adfærden afhænger af den aktive visning:

     • Månedlig kalendervisning – kun fakturaer for hele måneder kan genereres.
     • Arbejdsplanvisning – du kan definere et brugerdefineret datointerval for fakturaperioden.

   Bemærk: Denne metode er kun tilgængelig, hvis Projekter-modulet er aktivt.

Fakturaliste

Når du vælger Fakturaer i hovedmenuen, omdirigeres du til siden Fakturaer, hvor en liste over alle tidligere oprettede fakturaer vises sammen med deres detaljer, f.eks.:

• Fakturatitel: navnet på fakturaen. Den er klikbar og omdirigerer til siden Fakturaoverblik. Under titlen ser du den tilknyttede klients navn, der angiver, hvem fakturaen er udstedt til;

• Status: dette viser fakturaens aktuelle status. Mulige statusser er:

  • Kladde – fakturaen er oprettet, men ikke endnu færdiggjort
  • Redigeret – fakturaen blev ændret efter oprettelse
  • Sendt – fakturaen er genereret og sendt til klienten;

• Salgsdato: dette er datoen for, hvornår salget fandt sted, eller ydelsen blev leveret. Gentager den salgsdato, der er angivet under faktureoprettelse;

• Betalingsstatus: dette angiver betalingsforløbet med en procentdel af det betalte beløb.

• Detaljer: her finder du både nettobeløbet (netto) og bruttobeløbet (brutto) tydeligt vist. Hver faktura inkluderer en downloadmulighed, som kan udløses via en dedikeret knap. Derudover vil du se en knap "Flere muligheder" med muligheder for at:

• Send via e-mail

• Opret lignende

• Rediger

• Åbn overblikket

Fakturaer er grupperet efter måned, og antallet af fakturaer vises for hver måned.

Opret faktura

Lad os gennemgå processen for faktureoprettelse fra bunden. For at starte oprettelsen af en faktura skal du følge disse trin:

1. Vælg punktet "Fakturaer" i hovedmenuen.

2. Tilføj en faktura:

   • Klik på knappen "Tilføj faktura" i øverste højre hjørne af siden.

   • I formularen er det første trin at vælge en klient fra listen over tidligere oprettede klienter (dette udfylder automatisk bankkontooplysningerne med klientens valuta og konverteringskurs). Denne mulighed er afgørende for at sikre, at relevante finansielle oplysninger nøjagtigt og effektivt anvendes på fakturaen uden at kræve manuel indtastning, hvilket reducerer risikoen for fejl. Angiv:

   • Udstedelsesdato – den dato, hvor fakturaen officielt oprettes og udstedes til klienten,

   • Salgsdato – den dato, hvor varerne eller ydelserne blev leveret eller solgt til klienten,

   • Forfaldsdato – den dato, inden hvilken klienten forventes at betale fakturaen. Tilføj produkter til fakturaen ved at angive:

   • Produktnavn – navnet eller beskrivelsen af det produkt eller den ydelse, der faktureres.

   • Projekt (valgfrit) – dette valgfrie felt hjælper med at knytte produktet til et bestemt projekt for bedre projektstyring og omkostningssporing.

   • GTU (valgfrit) – Momsklassifikationsenhed, en identifikator relateret til specifikke skatteregler, der hjælper med at kategorisere produktet til skattemæssige formål.

   • Antal – antallet af enheder af det produkt, der faktureres (vigtigt for beregning af det samlede forfaldne beløb).

   • Enheder – rullemenusvælgeren, der bruges til at angive måleenheden for produktet, f.eks. styk, timer, dage, kilowatt-timer (kWh) eller kubikmeter (m³). Når en række udfyldes automatisk – for eksempel ud fra målt forbrug af forsyningsydelser – og allerede har en enhed, der ikke er en af standardindstillingerne, bevares den enhed og vises som valgt, så den aldrig går tabt, når du redigerer andre felter i den samme række.

   • Nettopris – prisen på en enkelt enhed af produktet inden eventuelle skatter anvendes.

   • Moms – dette felt angiver momsprocenten, der bruges til at beregne skattebeløbet, der skal tilføjes til nettoprisen. Derudover er der mulighed for at tilføje noter og interne kommentarer til fakturaen. Noter sendes til alle modtagere i fakturafilen; interne kommentarer gemmes kun i Flowtly og sendes ikke med fakturaen.

Når produkter tilføjes til en faktura, beregnes felterne Moms i alt og Bruttoværdi automatisk baseret på de oplysninger, du angiver.

Du kan også ændre den automatisk genererede fakturatitel ved at klikke på knappen "Rediger" placeret nær den faktiske fakturatitel.

Bemærk: Præfiks kan angives for alle fremtidige fakturaer under Organisationsindstillinger i brugerkontekstmenuen. Det hjælper med at kategorisere og organisere fakturaer.

3. Gem og send fakturaen:

   • Efter at have gemt fakturaen vil knappen "Generer PDF og send til kunde" vises i øverste højre hjørne af siden. Desuden vil denne faktura efter lagring blive tilføjet til fakturalisten.

Den gemte faktura vil også blive knyttet til den klient, der er valgt under oprettelse (synlig under fanen Betalinger på Klient-siden).

Eksempler på anvendelse

• Manuel oprettelse af en faktura for en engangstjeneste leveret til en klient.
• Automatisk generering af fakturaer til klienter baseret på registrerede projekttimer for nøjagtig fakturering.
• Duplikering af en eksisterende faktura for hurtigt at oprette en lignende faktura for tilbagevendende ydelser.
• Sporing af betalingsstatus for alle udestående fakturaer og afsendelse af påmindelser til klienter.