Fakturaliste og oprettelse

Bemærk: Inden du tilføjer fakturaer, skal du først konfigurere din bankkonto. Yderligere oplysninger om dette kan findes i afsnittet Transaktioner. En bankkonto er påkrævet på hver faktura: hvis der ikke er valgt en (for eksempel fordi der endnu ikke er konfigureret nogen, eller ingen matcher fakturaens valuta), afvises lagring af fakturaen, og fejlen navngiver feltet for bankkonto, så det kan rettes. En klient er også påkrævet på hver faktura: hvis der ikke er valgt en, afvises lagring af fakturaen, og fejlen navngiver feltet for klient, så det kan rettes.

Bemærk: Inden du opretter fakturaer, skal du angive data under feltet "Organization settings" i brugerkontekstmenuen. Herunder: "Company tax identification number", "Billing address", Faktureringstelefonnummer.

Bemærk: For at sende fakturaer til klienter via Flowtly skal du først konfigurere klientens oplysninger i systemet (fanen "Clients" under "Counterparties" i hovedmenuen). Sørg for, at klientens data er fuldt konfigureret, herunder detaljer som klientens land og valuta. Denne opsætning er afgørende, da den sikrer, at alle fakturaer genereres med de korrekte regionale og finansielle indstillinger i overensstemmelse med klientens specifikke krav.

Brugere med rollen "Manager" har mulighed for at oprette fakturaer. I Flowtly er der tre måder at oprette en faktura på:

1. Manuel oprettelse:

   • Vælg "Invoices" i hovedmenuen.

   • Klik på "Create an invoice".

2. Opret lignende faktura:

   • Klik på "Create similar" for en allerede eksisterende faktura.

3. Generer faktura fra projekttimer:

   Du kan også generere fakturaer direkte fra visningen "Work Time".

   • Klik på knappen "Create invoice" i øverste højre hjørne.

   • Fakturaen vil blive genereret baseret på de aktuelle filtre "Employee" og "Project", der er anvendt i "Work Time".

     Adfærden afhænger af den aktive visning:

     • Månedlig kalendervisning – kun fakturaer for hele måneder kan genereres.
     • Arbejdsplanvisning – du kan definere et brugerdefineret datointerval for fakturaperioden.

   Bemærk: Denne metode er kun tilgængelig, hvis Projekter-modulet er aktivt.

Fakturaliste

Når du vælger "Invoices" i hovedmenuen, omdirigeres du til siden Fakturaer, hvor en liste over alle tidligere oprettede fakturaer vises sammen med deres detaljer, f.eks.:

• Fakturatitel: navnet på fakturaen. Den er klikbar og omdirigerer til siden Fakturaoverblik. Under titlen ser du den tilknyttede klients navn, der angiver, hvem fakturaen er udstedt til;

• "Status": dette viser fakturaens aktuelle status. Mulige statusser er:

  • "draft" – fakturaen er oprettet, men ikke endnu færdiggjort
  • "edited" – fakturaen blev ændret efter oprettelse
  • "sent" – fakturaen er genereret og sendt til klienten;

• "Sale date": dette er datoen for, hvornår salget fandt sted, eller ydelsen blev leveret. Gentager den "Sale date", der er angivet under faktureoprettelse;

• "Payment status": en cirkel, der viser, hvor meget af fakturaen der er afregnet, som en andel af bruttobeløbet. Dens farve fortæller, om pengene er forsinkede:

  • Grøn — fakturaen er afregnet fuldt ud eller betalt forud;
  • Orange — der er stadig penge udestående, og forfaldsdatoen er ikke overskredet endnu;
  • Rød — forfaldsdatoen er overskredet, og der er stadig penge udestående, uanset om intet eller kun en del er afregnet. En faktura, der forfalder i dag, bliver rød næste dag. En faktura uden forfaldsdato forbliver orange.

  Midt i cirklen vises et symbol i stedet for en procentdel: et dobbelt flueben for en faktura betalt forud, et flueben for en afregnet fuldt ud, et ur, når den er forfalden, og en streg, mens den er åben og endnu ikke forfalden. Når der er sendt betalingspåmindelser for fakturaen, viser midten i stedet R1, R2 og så videre: antallet af sendte påmindelser.

  Når du holder musen over cirklen (eller fokuserer på den med tastaturet), angiver den med ord, hvad den betyder:

  • "Nothing settled yet" — cirklen er tom;
  • "Partly settled" — cirklen er delvist udfyldt;
  • "Paid in full" — cirklen er grøn og hel: der er intet udestående på fakturaen;
  • "Settled in full by set-off, not by payment" — også en hel grøn cirkel, men der er ikke indbetalt noget på din konto;
  • "Paid in advance, as declared on the invoice, not measured from payments" — en hel grøn cirkel på en faktura, der er markeret som betalt forud. De 100 % stammer fra den markering på fakturaen, ikke fra registrerede betalinger, så den efterfølges kun af fakturaens samlede beløb.

  Hver anden angivelse efterfølges af beløbene, for eksempel Paid in full: 24 600,00 zl of 24 600,00 zl. Angivelsen for en forfalden faktura siger også "Overdue", og når der er sendt påmindelser, siger den hvor mange, for eksempel 2 payment reminders sent.

  På en computer åbner et klik på cirklen fakturaens sidepanel, hvor dens betalinger er opført, uden at selve rækken åbnes. I mobilvisningen er cirklen en del af fakturaens kort, og et tryk på den åbner det, kortet åbner.

  En faktura, hvis bruttobeløb er nul eller derunder, for eksempel en rettelse, der annullerer en faktura, forventer ingen betaling og viser ingen cirkel. I mobilvisningen udelades dens linje "Payment status" også, medmindre en modregning vises der. Når du sorterer listen efter betalingsstatus, kommer sådanne fakturaer efter alle fakturaer, der har en cirkel, i begge sorteringsretninger.

  Bemærk: Cirklen måler, hvad der er afregnet, ikke kun hvad der er indbetalt. En kreditnota eller en modregning reducerer det udestående og fylder cirklen uden at der kommer penge ind, så en hel grøn cirkel betyder "der er intet tilbage at opkræve" og ikke "en betaling er modtaget". Undtagelsen er en faktura betalt forud: dens cirkel er fuld, fordi fakturaen angiver det, uanset hvilke betalinger der er registreret. Tjek angivelsen i værktøjstippet, før du leder efter en overførsel på dit kontoudtog.

  En hel cirkel ændrer ikke fakturaens "Status" — der findes ingen status Betalt. Statussen forbliver "sent", når fakturaen er afregnet.

• "Details": her finder du både nettobeløbet (netto) og bruttobeløbet (brutto) tydeligt vist. Hver faktura inkluderer en downloadmulighed, som kan udløses via en dedikeret knap. Derudover vil du se en knap "More options" med muligheder for at:

• "Send via e-mail"

• "Create similar"

• "Edit"

• "Open preview"

Fakturaer er grupperet efter måned, og antallet af fakturaer vises for hver måned.

Søgning efter en faktura

Søgefeltet over listen matcher fakturanummeret og klientnavnet, så en faktura kan findes ved at skrive nummeret fra en papirkopi eller en betalingsreference — der er ikke noget separat felt til at søge nummeret.

Opret faktura

Lad os gennemgå processen for faktureoprettelse fra bunden. For at starte oprettelsen af en faktura skal du følge disse trin:

1. Vælg punktet "Invoices" i hovedmenuen.

2. Tilføj en faktura:

   • Klik på knappen "Create an invoice" i øverste højre hjørne af siden.

   • I formularen er det første trin at vælge en klient fra listen over tidligere oprettede klienter (dette udfylder automatisk bankkontooplysningerne med klientens valuta og konverteringskurs). Denne mulighed er afgørende for at sikre, at relevante finansielle oplysninger nøjagtigt og effektivt anvendes på fakturaen uden at kræve manuel indtastning, hvilket reducerer risikoen for fejl. Angiv:

   Bemærk: "Conversion rate" gælder kun, når fakturaen udstedes i en anden valuta end organisationens egen. En faktura i din egen valuta kræver ingen kurs — lad feltet stå tomt, og fakturaen gemmes, da en valuta konverteret til sig selv altid er 1. For enhver anden valuta er kursen stadig påkrævet. Redigering af en faktura, der allerede har en kurs, overskriver den aldrig.

   • "Issue date" – den dato, hvor fakturaen officielt oprettes og udstedes til klienten,

   • "Sale date" – den dato, hvor varerne eller ydelserne blev leveret eller solgt til klienten,

   • "Due date" – den dato, inden hvilken klienten forventes at betale fakturaen. Den udfyldes ud fra klientens betalingsfrist (antal forfaldsdage angivet på klientens fane "Overview"); hvis klienten ikke har en betalingsfrist, eller der endnu ikke er valgt en klient, bruges en standardfrist på 20 dage. En kort linje under feltet viser, hvilken af de to kilder datoen stammer fra, for eksempel „Fra klientens betalingsfrist: 30 dage“. Hvis du selv indtaster en anden forfaldsdato, eller ændrer datoerne, så forfaldsdatoen ikke længere svarer til fristen, forsvinder linjen, fordi den ikke længere beskriver den viste dato. Tilføj produkter til fakturaen ved at angive:

   • "Product name" – navnet eller beskrivelsen af det produkt eller den ydelse, der faktureres. Hvis kunden er knyttet til en modpart, der gemmer gemte tekster, udfylder "Use a template" på rækken dette felt fra det bibliotek — se Fakturalinjeskabeloner. Det skriver kun beskrivelsen og lader antal, pris og moms være uændrede.

   • "Project" (valgfrit) – dette valgfrie felt hjælper med at knytte produktet til et bestemt projekt for bedre projektstyring og omkostningssporing.

   • GTU (valgfrit) – Momsklassifikationsenhed, en identifikator relateret til specifikke skatteregler, der hjælper med at kategorisere produktet til skattemæssige formål.

   • "Quantity" – antallet af enheder af det produkt, der faktureres (vigtigt for beregning af det samlede forfaldne beløb).

   • "Units" – rullemenusvælgeren, der bruges til at angive måleenheden for produktet, f.eks. styk, timer, dage, kilowatt-timer (kWh) eller kubikmeter (m³). Når en række udfyldes automatisk – for eksempel ud fra målt forbrug af forsyningsydelser – og allerede har en enhed, der ikke er en af standardindstillingerne, bevares den enhed og vises som valgt, så den aldrig går tabt, når du redigerer andre felter i den samme række.

   • "Net price" – prisen på en enkelt enhed af produktet inden eventuelle skatter anvendes.

   • "VAT" – dette felt angiver momsprocenten, der bruges til at beregne skattebeløbet, der skal tilføjes til nettoprisen. Derudover er der mulighed for at tilføje "Notes" og "Internal comments" til fakturaen. "Notes" sendes til alle modtagere i fakturafilen; "Internal comments" gemmes kun i Flowtly og sendes ikke med fakturaen.

Når produkter tilføjes til en faktura, beregnes felterne "VAT total" og "Gross value" automatisk baseret på de oplysninger, du angiver.

Du kan også ændre den automatisk genererede fakturatitel ved at klikke på knappen "Edit" placeret nær den faktiske fakturatitel.

Bemærk: Præfiks kan angives for alle fremtidige fakturaer under "Organization settings" i brugerkontekstmenuen. Det hjælper med at kategorisere og organisere fakturaer.

3. Gem og send fakturaen:

   • Efter at have gemt fakturaen vil knappen "Generate PDF and sent to customer" vises i øverste højre hjørne af siden. Desuden vil denne faktura efter lagring blive tilføjet til fakturalisten.

Den gemte faktura vil også blive knyttet til den klient, der er valgt under oprettelse (synlig under fanen "Payments" på siden "Clients").

Fakturaer udstedt fra en kontrakt

En faktura, der udstedes fra en linje i en kontrakts betalingsplan, åbner i redigeringsformularen. Når kontrakten har faktureringsklausuler registreret, vises en boks med overskriften "What the contract says about invoicing" i formularen og viser dem: hver klausuls type, hvor den står i dokumentet og selve klausulen, citeret nøjagtigt, som kontrakten skriver den.

• Klausulteksten oversættes aldrig. Overskriften følger dit grænsefladesprog, men klausulen forbliver på kontraktens sprog, ord for ord, så den kan kontrolleres mod det underskrevne dokument. Den er også markeret, så browserens oversættelse lader den være.
• Intet anvendes for dig. Boksen er til læsning. Flowtly omregner eller genberegner intet på grund af en klausul: anvend reglen selv, og beløbene og valutakursen på fakturaen forbliver præcis, som du har sat dem.
• Ingen boks betyder, at der intet er at vise. Den vises ikke på en faktura tilføjet via "Create an invoice", som ikke er knyttet til nogen kontrakt, eller når kontrakten ikke har registreret nogen klausuler.
• Boksen vises for personer, der kan se kontrakter. Den, hvis adgang omfatter fakturaer men ikke kontrakter, ser den ikke, selv om kontrakten har klausuler.

Klausuler registreres og vedligeholdes på selve kontrakten; se Kontrakter.

Eksempler på anvendelse

• Manuel oprettelse af en faktura for en engangstjeneste leveret til en klient.
• Automatisk generering af fakturaer til klienter baseret på registrerede projekttimer for nøjagtig fakturering.
• Duplikering af en eksisterende faktura for hurtigt at oprette en lignende faktura for tilbagevendende ydelser.
• Sporing af betalingsstatus for alle udestående fakturaer og afsendelse af påmindelser til klienter.