Elenco e creazione fatture

Nota: Prima di aggiungere fatture, è necessario configurare il proprio conto bancario. Ulteriori informazioni a riguardo si trovano nella sezione Transazioni

Nota: Prima di creare le fatture, sarà necessario configurare i dati nel riquadro Impostazioni organizzazione nel menu contestuale dell'utente, inclusi: Numero di identificazione fiscale dell'azienda, Indirizzo di fatturazione, Numero di telefono di fatturazione.

Nota: Per inviare fatture ai clienti tramite Flowtly, è necessario prima configurare le informazioni del cliente nel sistema (voce "Clienti" nel menu principale). Assicurarsi che i dati del cliente siano completamente configurati, inclusi dettagli come il paese e la valuta del cliente. Questa configurazione è fondamentale perché garantisce che tutte le fatture siano generate con le impostazioni regionali e finanziarie corrette, in linea con i requisiti specifici del cliente.

Gli utenti con ruoli di Manager hanno la possibilità di creare fatture. In Flowtly, esistono tre modi per creare una fattura:

1. Creazione manuale:

   • Selezionare Fatture dal menu principale.

   • Fare clic su "Aggiungi fattura".

2. Crea fattura simile:

   • Fare clic su "Crea simile" per una fattura già esistente.

3. Genera fattura dalle ore di progetto:

   È anche possibile generare fatture direttamente dalla vista Ore lavorate.

   • Fare clic sul pulsante "Crea fattura" nell'angolo in alto a destra.

   • La fattura verrà generata in base ai Dipendente e Filtri progetto correnti applicati in Ore lavorate.

     Il comportamento dipende dalla vista attiva:

     • Vista calendario mensile – possono essere generate solo fatture per l'intero mese.
     • Vista pianificatore di lavoro – è possibile definire un intervallo di date personalizzato per il periodo della fattura.

   Nota: Questo metodo è disponibile solo se il modulo Progetti è attivo.

Elenco fatture

Quando si seleziona Fatture dal menu principale, si verrà reindirizzati alla pagina Fatture, dove è visualizzato un elenco di tutte le fatture create in precedenza, insieme ai loro dettagli, come:

• Titolo fattura: il nome della fattura. È cliccabile e reindirizza alla pagina di anteprima della fattura. Sotto il titolo è visibile il nome del cliente collegato, che indica a chi è intestata la fattura;

• Stato: mostra lo stato corrente della fattura. Gli stati possibili sono:

  • Bozza – la fattura è stata creata ma non ancora finalizzata
  • Modificata – la fattura è stata modificata dopo la creazione
  • Inviata – la fattura è stata generata e inviata al cliente;

• Data di vendita: è la data in cui è avvenuta la vendita o è stato fornito il servizio. Riprende la data di vendita fornita durante la creazione della fattura;

• Stato del pagamento: indica l'avanzamento del pagamento, mostrando una percentuale dell'importo pagato.

• Dettagli: qui si trovano sia i valori netti (netto) che lordi (lordo) chiaramente visualizzati. Ogni fattura include un'opzione di download, attivabile tramite un pulsante dedicato. Inoltre, è visibile il pulsante "Altre opzioni" con le possibilità di:

• Invia tramite e-mail

• Crea simile

• Modifica

• Apri anteprima

Le fatture sono raggruppate per mese e viene mostrato il numero di fatture per ogni mese.

Crea fattura

Esaminiamo il processo di creazione di una fattura da zero. Per iniziare a creare una fattura, seguire questi passaggi:

1. Selezionare la voce "Fatture" dal menu principale.

2. Aggiungere una fattura:

   • Fare clic sul pulsante "Aggiungi fattura" nell'angolo in alto a destra della pagina.

   • Nel modulo, il primo passaggio consiste nel selezionare un cliente dall'elenco dei clienti creati in precedenza (questo popolerà automaticamente le informazioni sul conto bancario con la relativa valuta e tasso di conversione). Questa opzione è fondamentale per garantire che le informazioni finanziarie pertinenti vengano applicate accuratamente ed efficientemente alla fattura senza richiedere input manuale, riducendo il rischio di errori. Fornire:

   • Data di emissione - La data in cui la fattura è ufficialmente creata ed emessa al cliente,

   • Data di vendita - La data in cui i beni o i servizi sono stati forniti o venduti al cliente,

   • Data di scadenza - La data entro cui il cliente è tenuto a pagare la fattura. Aggiungere prodotti alla fattura specificando:

   • Nome prodotto - Il nome o la descrizione del prodotto o servizio fatturato.

   • Progetto (facoltativo) - Questo campo facoltativo aiuta ad associare il prodotto a un progetto specifico, per una migliore gestione del progetto e il monitoraggio dei costi.

   • GTU (facoltativo) - Unità fiscale per beni e servizi, un identificatore relativo a specifiche normative fiscali, aiuta nella categorizzazione del prodotto ai fini fiscali.

   • Quantità - Il numero di unità del prodotto fatturato (importante per il calcolo dell'importo totale dovuto).

   • Unità - Il selettore a discesa utilizzato per specificare la misura del prodotto, come pezzi, ore, giorni, chilowattora (kWh) o metri cubi (m³). Quando una riga viene compilata automaticamente — ad esempio a partire dal consumo di utenze misurato dal contatore — e contiene già un'unità che non è una delle opzioni standard, tale unità viene mantenuta e mostrata come selezionata, in modo che non venga mai persa quando modifichi altri campi della stessa riga.

   • Prezzo netto - Il prezzo di una singola unità del prodotto prima dell'applicazione delle imposte.

   • IVA - Questo campo specifica la percentuale IVA, utilizzata per calcolare l'importo fiscale da aggiungere al prezzo netto. Inoltre, è possibile aggiungere Note e Commenti interni alla fattura. Le note verranno inviate a tutti i destinatari all'interno del file della fattura, i commenti interni verranno salvati solo in Flowtly e non inviati nel modulo della fattura.

Quando si aggiungono prodotti a una fattura, i campi Totale IVA e Valore lordo vengono calcolati automaticamente in base ai dettagli forniti.

È anche possibile modificare il titolo della fattura generato automaticamente facendo clic sul pulsante "Modifica" vicino al titolo effettivo della fattura.

Nota: È possibile fornire un prefisso per tutte le future fatture nel riquadro Impostazioni organizzazione nel menu contestuale dell'utente. Questo aiuterà a categorizzare e organizzare le fatture.

3. Salvataggio e invio della fattura:

   • Dopo il salvataggio della fattura, il pulsante "Genera PDF e invia al cliente" apparirà nell'angolo in alto a destra della pagina. Inoltre, dopo il salvataggio, questa fattura verrà aggiunta all'elenco delle fatture.

La fattura salvata sarà anche collegata al Cliente selezionato durante la creazione (è visibile nella scheda Pagamenti della pagina Clienti).

Esempi di utilizzo

• Creazione manuale di una fattura per un servizio una tantum reso a un cliente.
• Generazione automatica di fatture per i clienti in base alle ore di progetto registrate, garantendo una fatturazione accurata.
• Duplicazione di una fattura esistente per crearne rapidamente una simile per servizi ricorrenti.
• Monitoraggio dello stato di pagamento di tutte le fatture in sospeso e invio di promemoria ai clienti.