Flusso di approvazione delle fatture

Redazione Flowtly4 min

Flowtly permette di far passare le fatture fornitore in entrata attraverso un passaggio di approvazione prima del pagamento. Quando l'approvazione è attiva, le fatture restano in un elenco in attesa finché una persona autorizzata non le approva o le rifiuta. Puoi anche saltare l'approvazione e andare direttamente alla scheda Non pagate per selezionare le fatture ed esportare un file SEPA di bonifico da caricare in banca.

Attivare il flusso di approvazione

  1. Apri il menu utente (il tuo avatar, in alto a destra) e vai su Impostazioni dell'organizzazione.
  2. Individua la sezione Fatture o Finanza e attiva Flusso di approvazione delle fatture.
  3. Configura chi può approvare le fatture. Se non è ancora stato definito alcun approvatore, la pagina delle approvazioni in attesa ti chiederà di aggiungerne. Gli approvatori si assegnano direttamente in quella pagina tramite una finestra di dialogo; ricevono il ruolo di responsabile fatture.

Nota: la scheda Non pagate è sempre visibile, indipendentemente dal fatto che il flusso di approvazione sia attivo o no.

Chi può approvare

Approvare o rifiutare una fattura richiede un permesso sulle fatture: consultarle oppure gestirle. Vale sia che sia stato concesso direttamente alla persona sia tramite un gruppo di permessi a cui appartiene.

Flowtly sceglie gli approvatori di una fattura in quest'ordine:

  1. Il proprietario del costo collegato. Se la fattura è collegata a un costo che ha un proprietario e quella persona ha un permesso sulle fatture, la fattura va a lei.
  2. Tutte le persone con un permesso sulle fatture. Questo passaggio si applica quando la fattura non ha un proprietario del costo collegato, oppure quando tale proprietario non ha un permesso sulle fatture.

Un proprietario di costo senza permesso sulle fatture non viene quindi né chiamato ad approvare né avvisato. La fattura non resta comunque ferma: va alle persone che hanno quel permesso.

Nota: è il permesso a rendere possibile la decisione, non il semplice comparire nell'elenco. Chi risulta approvatore senza un permesso sulle fatture può aprire la fattura, ma non può approvarla né rifiutarla.

Le schede di approvazione

Una volta attivo il flusso, la schermata delle fatture fornitore mostra cinque schede:

Scheda Che cosa contiene
In attesa Tutte le fatture in attesa di decisione, indipendentemente da chi le attende. Gli approvatori possono approvare o rifiutare da qui.
In attesa di me La parte di In attesa che aspetta la tua decisione personale.
Approvate Fatture approvate e pronte per il pagamento.
Rifiutate Fatture rifiutate. Puoi consultare il motivo e ripresentarle se serve.
Non pagate Tutte le fatture non ancora pagate, indipendentemente dallo stato di approvazione. Visibile anche quando l'approvazione è disattivata.

In attesa di me

In attesa mostra tutto ciò che l’organizzazione ha in revisione, che per qualsiasi team tranne il più piccolo è per lo più il lavoro degli altri. In attesa di me restringe questo alle fatture in cui sei tu la persona a cui viene chiesto di decidere. È la stessa lista con le stesse azioni, filtrata su di te — nulla viene approvato o rifiutato diversamente.

Una fattura appare su questa scheda solo finché è ancora in attesa di una decisione. Una volta che la approvi o rifiuti, sparisce e passa a Approvate o Rifiutate come qualsiasi altra.

Quando non c’è nulla da decidere, la scheda lo segnala — Non c’è nulla in attesa di te in questo momento. È un’affermazione più specifica di quella che In attesa fa quando è vuota: l’organizzazione può avere una coda piena mentre niente in essa ti appartiene.

Approvare o rifiutare una fattura

  1. Vai su Fatture nel menu principale e apri la scheda In attesa di me — o In attesa, se vuoi vedere tutta la coda dell’organizzazione.
  2. Fai clic su una fattura per aprirne il dettaglio, oppure usa i pulsanti d'azione direttamente nell'elenco.
  3. Scegli Approva o Rifiuta.
    • Se rifiuti una fattura, puoi aggiungere una nota che spieghi il motivo.
  4. La fattura passa immediatamente alla scheda Approvate o Rifiutate.

Nota: una decisione richiede entrambe le cose: la persona deve essere assegnata come approvatore nella pagina delle approvazioni in attesa e avere un permesso sulle fatture.

La scheda Non pagate

La scheda Non pagate raccoglie ogni fattura ancora da pagare — sia quelle approvate sia quelle che hanno aggirato il flusso. Usala come coda dei pagamenti.

Funzioni principali:

  • Selezione multipla — spunta le caselle accanto alle fatture che vuoi pagare.
  • Esportazione in blocco — dopo aver selezionato una o più fatture, il pulsante Esporta file SEPA diventa attivo.

Esportare un file SEPA di bonifico

Invece di inserire ogni bonifico a mano nel portale della banca, Flowtly può generare un file XML pain.001 standard (pain.001.001.03) da caricare direttamente in banca.

  1. Apri la scheda Non pagate.
  2. Seleziona le fatture da pagare usando le caselle di spunta.
  3. Fai clic su Esporta file SEPA (o sulla voce equivalente nella barra degli strumenti).
  4. Flowtly genera un file pain.001 e lo scarica sul tuo computer.
  5. Accedi al portale online della banca e carica il file usando la funzione di pagamento in blocco o di importazione bonifici SEPA.

Nota: assicurati che ogni fattura fornitore abbia un IBAN e un BIC validi sul conto bancario della controparte in Flowtly. Le fatture senza dati bancari non possono essere incluse nell'esportazione pain.001.

Esempi d'uso

  • Un responsabile finanziario esamina ogni mattina tutte le nuove fatture fornitore nella scheda In attesa, approva quelle valide e rifiuta i duplicati con una nota.
  • Un responsabile di progetto che approva solo le fatture per i propri costi apre In attesa di me invece, e gestisce un elenco breve piuttosto che scorrere tutta la coda dell’organizzazione.
  • A fine settimana un contabile apre la scheda Non pagate, seleziona tutte le fatture approvate, esporta un file pain.001 e lo carica nella banca dell'azienda — pagando decine di fornitori in un solo passaggio.
  • Un piccolo team con l'approvazione disattivata usa la scheda Non pagate puramente come coda dei pagamenti, esportando file SEPA senza alcun passaggio di approvazione.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aConsumaDerivato daParte di
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invoice fatturato a counterparty. invoice tassato da tax-group. cost imputa a budget. cost dovuto a counterparty. bank-transaction riconciliato con invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract pianifica payment-schedule-line. contract concordato con counterparty. contract allegato a budget. budget copre project. counterparty per impostazione predefinita a budget. counterparty per impostazione predefinita a project. invoice fatturato da project. project collegato a budget. lead diventa counterparty. deal venduto a counterparty.fatturato atassato daimputa adovuto ariconciliato conimportspianificaconcordato conallegato acopreper impostazione predefinita aper impostazione predefinita afatturato dacollegato adiventavenduto aFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FatturaCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteGGruppo di imposte — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Gruppo di imposteCCosto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostoBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetMMovimento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancarioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContratto — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContrattoSScadenza di pagamento — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Scadenza di pagamentoPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoPPotenziale cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potenziale clienteTTrattativa — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Trattativa