Flujo de aprobación de facturas

Equipo editorial de Flowtly6 min

Flowtly le permite enrutar las facturas entrantes de proveedores a través de un paso de aprobación antes de pagarlas. Cuando el flujo de trabajo está activado, las facturas esperan en una lista pendiente hasta que una persona autorizada las apruebe o rechace. También puede omitir la aprobación e ir directamente a la pestaña Sin pagar para seleccionar facturas y exportar un archivo de transferencia bancaria SEPA para su banco.

Activar el flujo de aprobación

  1. Abra el menú contextual de usuario (su avatar en la esquina superior derecha) y vaya a Configuración de la organización.
  2. Busque la sección Facturas o Finanzas y active el interruptor Flujo de aprobación de facturas.
  3. Configure quién puede aprobar facturas. Si aún no hay aprobadores configurados, la página de aprobación pendiente le pedirá que los añada. Los aprobadores se asignan directamente en esa página mediante un diálogo y reciben el rol de gestor de facturas.

Nota: La pestaña Sin pagar siempre es visible independientemente de si el flujo de aprobación está activado o no.

Quién puede aprobar

Aprobar o rechazar una factura requiere un permiso sobre facturas: consultarlas o gestionarlas. Cuenta tanto si se concedió directamente a la persona como a través de un grupo de permisos al que pertenece.

Flowtly elige los aprobadores de una factura en este orden:

  1. El propietario del coste vinculado. Si la factura está vinculada a un coste que tiene propietario y esa persona tiene un permiso sobre facturas, la factura se le asigna.
  2. Todas las personas con un permiso sobre facturas. Este paso se aplica cuando la factura no tiene propietario del coste vinculado, o cuando ese propietario no tiene un permiso sobre facturas.

Por tanto, a un propietario de coste sin permiso sobre facturas no se le pide aprobación ni se le notifica. La factura no se queda parada: se asigna a quienes sí tienen ese permiso.

Nota: El permiso es lo que habilita la decisión, no el mero hecho de figurar en la lista. Quien aparece como aprobador sin permiso sobre facturas puede abrir la factura, pero no aprobarla ni rechazarla.

Las pestañas de aprobación

Una vez activado el flujo de trabajo, la pantalla de facturas de proveedores muestra cinco pestañas:

Pestaña Contenido
En espera Todas las facturas que esperan una decisión, independientemente de quién. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar desde aquí.
Esperando mi aprobación La parte de En espera que espera tu decisión personal.
Aprobadas Facturas que han sido aprobadas y están listas para pagar.
Rechazadas Facturas que fueron rechazadas. Puede revisar el motivo y volver a enviarlas si es necesario.
Sin pagar Todas las facturas que aún no han sido pagadas, independientemente del estado de aprobación. Visible incluso cuando el flujo está desactivado.

Esperando mi aprobación

En espera muestra todo lo que la organización tiene en revisión, que para cualquier equipo salvo el más pequeño es principalmente el trabajo de otras personas. Esperando mi aprobación acota eso a las facturas en las que usted es la persona a quien se pide decidir. Es la misma lista con las mismas acciones, filtrada para usted — nada se aprueba o rechaza de forma diferente aquí.

Una factura solo aparece en esta pestaña mientras siga esperando una decisión. Una vez que la aprueba o rechaza, desaparece y pasa a Aprobadas o Rechazadas como cualquier otra.

Cuando no hay nada que decidir, la pestaña lo indica — Nada está esperando tu aprobación ahora mismo. Es una afirmación más específica que la que hace En espera cuando está vacía: la organización puede tener una cola completa mientras nada en ella le pertenece.

Aprobar o rechazar una factura

  1. Vaya a Facturas en el menú principal y abra la pestaña Esperando mi aprobación — o En espera, si quiere ver toda la cola de la organización.
  2. Haga clic en una factura para abrir su vista de detalle, o use los botones de acción directamente en la lista.
  3. Elija Aprobar o Rechazar.
    • Si rechaza una factura, puede añadir una nota explicando el motivo.
  4. La factura se mueve inmediatamente a la pestaña Aprobadas o Rechazadas.

Nota: Una decisión requiere ambas cosas: la persona debe estar asignada como aprobador en la página de aprobación pendiente y tener un permiso sobre facturas.

La pestaña Sin pagar

La pestaña Sin pagar reúne todas las facturas que aún deben pagarse, tanto las aprobadas como las que han omitido el flujo de trabajo. Úsela como su cola de pagos.

Funciones principales:

  • Selección múltiple — marque las casillas junto a las facturas que desea pagar.
  • Exportación masiva — una vez que haya seleccionado una o más facturas, el botón Exportar archivo SEPA se activa.

Exportar un archivo de transferencia bancaria SEPA

En lugar de introducir cada transferencia manualmente en el portal de su banco, Flowtly puede generar un archivo XML estándar pain.001 (pain.001.001.03) que usted carga directamente en su banco.

  1. Abra la pestaña Sin pagar.
  2. Seleccione las facturas que desea pagar mediante las casillas de verificación.
  3. Haga clic en Exportar archivo SEPA (o una etiqueta similar en la barra de herramientas).
  4. Flowtly genera un archivo pain.001 y lo descarga en su equipo.
  5. Inicie sesión en el portal en línea de su banco y cargue el archivo mediante la función de pagos masivos o importación de transferencias de crédito SEPA.

Nota: Asegúrese de que cada factura de proveedor tenga un IBAN y BIC válidos configurados en la cuenta bancaria del proveedor en Flowtly. Las facturas sin datos bancarios no pueden incluirse en la exportación pain.001.

Casos de uso de ejemplo

  • Un director financiero revisa cada mañana las nuevas facturas de proveedores en la pestaña En espera, aprueba las válidas y rechaza los duplicados con una nota.
  • Un jefe de proyecto que solo aprueba las facturas de sus propios costes abre Esperando mi aprobación en lugar de En espera y revisa una lista más corta, en vez de examinar toda la cola de la organización.
  • Al final de la semana, una contable abre la pestaña Sin pagar, selecciona todas las facturas aprobadas, exporta un archivo pain.001 y lo carga en el portal bancario de la empresa, pagando a decenas de proveedores en un solo paso.
  • Un equipo pequeño sin el flujo de aprobación activado usa la pestaña Sin pagar únicamente como cola de pagos, exportando archivos SEPA sin ningún paso de aprobación.

Mapa de conexiones

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invoice facturado a counterparty. invoice gravado por tax-group. cost imputa a budget. cost adeudado a counterparty. bank-transaction conciliado con invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract programa payment-schedule-line. contract acordado con counterparty. contract adjunto a budget. budget abarca project. invoice facturado desde project. project vinculado a budget. lead se convierte en counterparty. deal vendido a counterparty.facturado agravado porimputa aadeudado aconciliado conimportsprogramaacordado conadjunto aabarcafacturado desdevinculado ase convierte envendido aFFactura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FacturaCContraparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ContraparteGGrupo de impuestos — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Grupo de impuestosCCoste — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostePPresupuesto — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.PresupuestoMMovimiento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimiento bancarioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContrato — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratoVVencimiento de pago — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Vencimiento de pagoPProyecto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProyectoCCliente potencial — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Cliente potencialOOportunidad — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Oportunidad