Facturas

Flowtly ofrece herramientas para gestionar las facturas emitidas, lo que permite a los usuarios crear, revisar y enviar facturas de venta a los clientes. Estas funciones respaldan una documentación financiera precisa de los servicios y productos entregados.

Crear y gestionar facturas emitidas

Flowtly te permite generar y supervisar todas las facturas emitidas a tus clientes.

• Crear una factura: Inicia una factura de venta especificando los datos del cliente, la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y las partidas correspondientes a los servicios o productos.
• Revisar los detalles de la factura: Verifica las partidas, los cálculos y los datos del cliente antes de finalizar la factura.
• Adjuntar documentos de respaldo: Añade documentos relevantes directamente a tus facturas emitidas, como informes de proyecto o acuerdos de servicio, para referencia del cliente.
• Previsualizar la factura: Genera una vista previa de la factura para verificar su diseño y contenido antes de enviarla.
• Enviar la factura: Entrega la factura finalizada a tu cliente a través del sistema.
• Supervisar el estado de la factura: Consulta el estado de la factura (pendiente, enviada, pagada o vencida) desde el listado de facturas.

Buscar y filtrar facturas

El listado de facturas incluye herramientas que te ayudan a localizar facturas concretas dentro de tus registros de facturas emitidas.

• Buscar por cliente o datos de la factura: Utiliza el campo de búsqueda para encontrar facturas por nombre de cliente u otra información de la factura.
• Filtrar por estado: Aplica un filtro de estado para ver únicamente las facturas en una situación concreta, como borrador, pendiente, enviada o vencida.
• Combinar búsqueda y filtros: Usa la búsqueda y los filtros de estado en conjunto para acotar los resultados dentro del listado de facturas.
• Eliminar filtros: Quita los filtros aplicados para volver al listado completo de facturas emitidas.

Partidas de costes periódicos en las facturas

Cuando un proyecto incluye costes periódicos recurrentes que se aplican a varios activos, como distintas plazas de aparcamiento o unidades facturadas bajo la misma categoría, una factura emitida agrupa estos cargos en una sola partida en lugar de listar cada activo por separado. La agrupación se basa en la coincidencia de categoría, precio unitario, mes de facturación, tipo impositivo, moneda, unidad y proyecto, de modo que el borrador y la factura definitiva muestran siempre al cliente las mismas filas agrupadas.

• Revisar las filas agrupadas: Comprueba la cantidad mostrada en una fila combinada para confirmar que refleja el número total de activos incluidos en ese cargo.
• Confiar en la coherencia de las vistas previas: La vista previa de la factura coincidirá con la factura final emitida, ya que la agrupación se aplica antes de generar el borrador.
• Distinguir otros tipos de fila: Ten en cuenta que los costes de relaciones comerciales, los costes compartidos, los cargos repercutidos, el consumo de contadores y los ajustes manuales de facturación se siguen mostrando como filas independientes y no se agrupan.

Presentación de las partidas de la factura

Las filas del borrador de factura muestran los nombres de categoría y las unidades de forma coherente, ya sea que un cargo aparezca como un total agrupado o como una partida individual. Esto te ayuda a interpretar la etiqueta de categoría y la unidad mostrada en cada fila antes de enviar una factura a un cliente.

• Comprobar la coherencia de la categoría: Confirma que las filas de factura agrupadas e individuales muestran el mismo nombre de categoría, con el mismo formato, para el mismo tipo de cargo.
• Verificar las unidades de medida: En el caso de partidas medidas, como los cargos basados en superficie, confirma que la fila muestra la unidad correcta, por ejemplo metros cuadrados, en lugar de una unidad genérica.
• Confirmar la cantidad en partidas discretas: Para cargos basados en un elemento contable discreto, como una plaza de aparcamiento, sin ninguna medición registrada, la factura debe facturar una cantidad de uno.
• Revisar antes de enviar: Comprueba las filas del borrador de factura para confirmar que los nombres de categoría y las unidades coinciden con el tipo de cargo correspondiente antes de enviarla.

Casos de uso de ejemplo

• Generar una factura por servicios completados: Un gestor de proyecto emite una factura a un cliente tras entregar una fase del proyecto.
• Enviar una factura mensual recurrente: Un administrador configura y envía una factura mensual para servicios de mantenimiento continuos.
• Revisar una factura antes de enviarla: Un usuario financiero verifica todas las partidas y los cálculos de impuestos de un borrador de factura antes de enviarlo.
• Confirmar cargos agrupados: Un coordinador de facturación comprueba que una partida combinada correspondiente a varias plazas de aparcamiento refleja la cantidad total correcta antes de enviar la factura.