Рахунки-фактури

Flowtly пропонує інструменти для управління вихідними рахунками-фактурами, які дозволяють користувачам створювати, перевіряти та надсилати рахунки клієнтам. Це забезпечує точний фінансовий облік наданих послуг і товарів.

Створення та управління вихідними рахунками-фактурами

Flowtly дозволяє формувати всі рахунки для ваших клієнтів і контролювати їх в єдиному місці.

• Створення рахунку: Сформуйте рахунок-фактуру, вказавши дані клієнта, дату виставлення, термін оплати та відповідні позиції товарів чи послуг.
• Перевірка деталей рахунку: Перевірте точність позицій рахунку, розрахунків та інформації про клієнта перед завершенням оформлення.
• Додавання супровідних документів: Прикріпіть до вихідних рахунків відповідні документи — наприклад, звіти щодо проєкту чи договори про надання послуг, — щоб клієнт мав додаткову інформацію.
• Попередній перегляд рахунку: Створіть попередній перегляд рахунку, щоб перевірити його вигляд і вміст перед надсиланням.
• Надсилання рахунку: Надішліть готовий рахунок клієнту безпосередньо через систему.
• Відстеження статусу рахунку: Слідкуйте за статусом рахунку — очікує, надіслано, оплачено чи прострочено — у списку рахунків.

Пошук і фільтрація рахунків

Список рахунків містить інструменти, які допомагають швидко знаходити потрібні рахунки серед вихідних документів.

• Пошук за клієнтом або деталями рахунку: Скористайтеся полем пошуку, щоб знайти рахунки за назвою клієнта чи іншою інформацією.
• Фільтрація за статусом: Застосуйте фільтр статусу, щоб переглянути лише рахунки в певному стані, наприклад чернетки, рахунки в очікуванні, надіслані чи прострочені.
• Поєднання пошуку та фільтрів: Використовуйте пошук і фільтри статусу разом, щоб звузити результати у списку рахунків.
• Скидання фільтрів: Видаліть застосовані фільтри, щоб повернутися до повного списку вихідних рахунків.

Позиції періодичних витрат у рахунках

Якщо проєкт передбачає періодичні витрати, що застосовуються до кількох об'єктів (наприклад, кількох паркомісць або одиниць, які виставляються в межах однієї категорії), вихідний рахунок об'єднує ці нарахування в один рядок, замість того щоб перелічувати кожен об'єкт окремо. Об'єднання відбувається за збігом категорії, ціни за одиницю, місяця виставлення, ставки податку, валюти, одиниці виміру та проєкту, тому чернетка й остаточний рахунок завжди показують клієнту однакові згруповані рядки.

• Перевірка згрупованих рядків: Перегляньте кількість, вказану у зведеному рядку, щоб переконатися, що вона відображає загальну кількість об'єктів, охоплених цим нарахуванням.
• Довіра до узгоджених попередніх переглядів: Попередній перегляд рахунку відповідатиме остаточному виставленому документу, оскільки об'єднання застосовується ще до формування чернетки.
• Розрізнення інших типів рядків: Майте на увазі, що витрати за комерційними відносинами, спільні витрати, транзитні нарахування, показники лічильників і ручні коригування виставлення рахунків залишаються окремими рядками й не об'єднуються.

Відображення позицій у рахунку

Рядки чернетки рахунку послідовно відображають назви категорій і одиниці виміру незалежно від того, чи є нарахування згрупованим підсумком, чи окремою позицією. Це допомагає правильно розуміти мітку категорії та одиницю виміру, вказану в кожному рядку, перед надсиланням рахунку клієнту.

• Перевірка узгодженості категорій: Переконайтеся, що згруповані та окремі рядки рахунку показують однакову назву категорії й однаковий регістр літер для одного типу нарахування.
• Перевірка одиниць виміру: Для вимірюваних позицій, наприклад нарахувань за площею, переконайтеся, що рядок показує правильну одиницю виміру, наприклад квадратні метри, а не загальну умовну одиницю.
• Підтвердження кількості для дискретних позицій: Для нарахувань, що базуються на дискретному об'єкті обліку, наприклад паркомісці, без фіксованого виміру, очікуйте, що в рахунку буде вказано кількість, яка дорівнює одиниці.
• Перевірка перед надсиланням: Перегляньте рядки чернетки рахунку, щоб переконатися, що назви категорій та одиниці виміру відповідають типу нарахування перед відправленням.

Приклади використання

• Формування рахунку за виконані послуги: Керівник проєкту виставляє рахунок клієнту після завершення етапу проєкту.
• Надсилання щомісячного рахунку: Адміністратор налаштовує та надсилає щомісячний рахунок за постійні послуги на умовах абонентської плати.
• Перевірка рахунку перед надсиланням: Фінансовий співробітник перевіряє всі позиції та розрахунки податків у чернетці рахунку перед відправленням.
• Підтвердження об'єднаних нарахувань: Координатор з виставлення рахунків перевіряє, що об'єднана позиція для кількох паркомісць відображає правильну загальну кількість перед надсиланням рахунку.