Клієнти

Клієнти є необхідною складовою процесу створення рахунків. Функція «Клієнти» у Flowtly слугує центральним вузлом для управління всією інформацією та взаємодіями, пов'язаними з клієнтами. Ця функція дозволяє підтримувати детальну базу даних клієнтів, включаючи контактну інформацію, історію платежів з пов'язаними рахунками, усі відповідні транзакції та документи.

Створення та редагування клієнта

Ви можете швидко додавати нових клієнтів, заповнивши просту форму з усіма необхідними даними: назва компанії, контактна інформація, адреси для виставлення рахунків та будь-які спеціальні поля, актуальні для вашого бізнесу. Дотримуйтесь таких кроків:

1. Перейдіть до «Клієнти»:

   • Оберіть пункт Клієнти в головному меню.

   • Ви побачите список усіх наявних клієнтів з їхнім статусом, країною та підрядником за замовчуванням (витрати).

   • Угорі списку є поле пошуку для швидкого знаходження клієнта. - Пошук активується автоматично після введення щонайменше 3 символів назви клієнта або ІПН.

2. Створення нового клієнта:

   • Натисніть кнопку «Додати клієнта».

   • Відкриється форма з такими полями:

     • ІПН — обов'язково. При введенні разом з префіксом країни (наприклад, PL46584837) система автоматично розділяє країну (PL) та ІПН (46584837).

     • Країна — обов'язково. Це поле пов'язане з ІПН і заповнюється автоматично при використанні префіксу країни.

     • Назва — обов'язково.

     • Місто — обов'язково.

     • Поштовий індекс — обов'язково.

     • Валюта — обов'язково, обирається зі списку, що управляється в налаштуваннях організації (розділ «Валюти»).

     • Вулиця, Номер будинку, Номер квартири, Країна адреси — необов'язкові поля для детальнішої адреси.

     • Для польських клієнтів (PL) доступна додаткова валідація:

       • Натискання кнопки Перевірити перевіряє ІПН через GUS (Головне статистичне управління).
       • Якщо номер валідний, поля «Назва», «Місто» та «Поштовий індекс» заповнюються автоматично.

3. Збереження та перегляд:

   • Після збереження клієнт з'явиться у списку. Вас буде перенаправлено на сторінку клієнта, де можна надати додаткову інформацію на таких вкладках:

• Вкладка «Огляд»: зведення ключової інформації про клієнта — назва, країна, валюта та мова документів. Відображає детальні поля: ІПН, кількість днів до оплати та підрядник за замовчуванням. Праворуч — розділ приміток для залишення та управління коментарями щодо клієнта. Тільки автор може редагувати власні примітки.

• Вкладка «Документи»: завантаження та зберігання файлів, пов'язаних з кожним клієнтом — контракти, рахунки, угоди або інші документи.

  З форми «Додати документ» можна обрати наявний тип документа або створити новий, натиснувши кнопку «Новий тип документа».

  Новостворені типи документів з цього модального вікна доступні лише для клієнтських сутностей. Для додавання глобальних типів документів перейдіть до «Налаштування організації» -> «Типи документів».

• Вкладка «Адреса»: фізична адреса клієнта з необов'язковими полями: вулиця, номер будинку, номер квартири, місто, поштовий індекс, країна, телефон.

• Вкладка «Платежі»: відображає всі рахунки, створені для клієнта через Flowtly. У міру надходження платежів Оплачена сума автоматично оновлюється.

  Ви також можете вручну обрати транзакції для прив'язки до рахунку, натиснувши Прив'язати транзакцію. Кнопка завжди видима, незалежно від наявності непрів'язаних транзакцій.

  У модальному вікні можна вказати точну суму для зіставлення з рахунком. За замовчуванням поле Сума транзакції відображає значення, що покриває повну суму рахунку.

  Після збереження стовпець Оплачена сума оновлюється, і з'являється значок повної або часткової оплати. Кожна прив'язана транзакція відображається окремим рядком під рахунком і може бути видалена за потреби.

• Вкладка «Контакти»: дозволяє додавати різні типи контактів клієнта: Контакт (загальна контактна особа), Білінг (особа, відповідальна за виставлення рахунків), Стягнення боргів (особа для зв'язку при проблемах з простроченими платежами). Окрім типу контакту, необхідно вказати ім'я та електронну пошту. Посада та телефон — необов'язкові.

  Примітка: Тільки контакт типу «Білінг» використовується для автоматичного заповнення даних клієнта при генерації PDF-рахунків та їх надсиланні.

Редагування наявного клієнта:

Щоб відредагувати наявного клієнта:

1. Перейдіть до списку клієнтів та відкрийте сторінку конкретного клієнта.
2. Знайдіть розділ, який бажаєте оновити (наприклад, «Основна інформація» або «Деталі»).
3. Натисніть кнопку «Редагувати» для цього розділу.
4. Внесіть необхідні зміни.
5. Натисніть «Зберегти» для застосування оновлень.

Приклади використання

• Перед створенням першого рахунку необхідно налаштувати профіль клієнта з платіжними реквізитами та контактною інформацією.
• Оновлення адреси, умов оплати або контактної особи клієнта для забезпечення точності всіх майбутніх рахунків.
• Перегляд історії платежів клієнта, включаючи всі минулі рахунки та пов'язані транзакції, для звірки або відстеження прострочених платежів.
• Зберігання важливих документів — контрактів, сервісних угод або NDA — безпосередньо в профілі клієнта для зручного доступу.
• Управління окремими контактами для одного клієнта: загальний контакт, контакт для білінгу та контакт для стягнення боргів.