Клієнти
Клієнти є необхідною складовою процесу створення рахунків. Функція «Клієнти» у Flowtly слугує центральним вузлом для управління всією інформацією та взаємодіями, пов'язаними з клієнтами. Ця функція дозволяє підтримувати детальну базу даних клієнтів, включаючи контактну інформацію, історію платежів з пов'язаними рахунками, усі відповідні транзакції та документи.
Створення та редагування клієнта
Ви можете швидко додавати нових клієнтів, заповнивши просту форму з усіма необхідними даними: назва компанії, контактна інформація, адреси для виставлення рахунків та будь-які спеціальні поля, актуальні для вашого бізнесу. Дотримуйтесь таких кроків:
Перейдіть до «Клієнти»:
Відкрийте Контрагенти в головному меню, у групі Контрагенти та договори, і виберіть вкладку Клієнти.
Ви побачите кожного контрагента, який є клієнтом, з його ролями, повнотою запису, банківськими рахунками та тегами.
Над списком є поле пошуку, що дозволяє швидко знайти клієнта за назвою.
Створення нового клієнта:
Натисніть Додати контрагента і виберіть роль клієнт. На вкладці Клієнти роль уже вибрано.
Вікно запитує податковий номер, країну та назву й заповнює назву з реєстру компаній для польського NIP. Його описано в Контрагенти.
Збереження та перегляд:
- Після збереження клієнт з'явиться у списку. Відкрийте його запис за допомогою Відкрити картку та перейдіть за посиланням у розділі Клієнт на сторінку клієнта, де можна надати додаткову інформацію на таких вкладках:
Вкладка «Огляд»: зведення ключової інформації про клієнта — назва, країна, валюта та мова документів. Відображає детальні поля: ІПН, кількість днів до оплати та підрядник за замовчуванням. Праворуч — розділ приміток для залишення та управління коментарями щодо клієнта. Тільки автор може редагувати власні примітки.
Вкладка «Документи»: завантаження та зберігання файлів, пов'язаних з кожним клієнтом — контракти, рахунки, угоди або інші документи.
З форми «Додати документ» можна обрати наявний тип документа або створити новий, натиснувши кнопку «Новий тип документа».
Новостворені типи документів з цього модального вікна доступні лише для клієнтських сутностей. Для додавання глобальних типів документів перейдіть до «Налаштування організації» -> «Типи документів».
Вкладка «Адреса»: фізична адреса клієнта з необов'язковими полями: вулиця, номер будинку, номер квартири, місто, поштовий індекс, країна, телефон.
Кнопки «Зберегти» немає. Шість полів адреси зберігаються разом, як одна зміна, коли ви залишаєте групу, а номер телефону зберігається окремо. Заповнити з GUS (NIP) отримує адресу з польського реєстру підприємств і зберігає її за один раз. Статус у заголовку сторінки клієнта, після назви, показує, чи все на вкладці збережено, а останню зміну можна скасувати протягом 8 секунд; див. Форми, що зберігаються на ходу.
Вкладка «Платежі»: відображає всі рахунки, створені для клієнта через Flowtly. У міру надходження платежів Оплачена сума автоматично оновлюється.
Ви також можете вручну обрати транзакції для прив'язки до рахунку, натиснувши Прив'язати транзакцію. Кнопка завжди видима, незалежно від наявності непрів'язаних транзакцій.
У модальному вікні можна вказати точну суму для зіставлення з рахунком. За замовчуванням поле Сума транзакції відображає значення, що покриває повну суму рахунку.
Після збереження стовпець Оплачена сума оновлюється, і з'являється значок повної або часткової оплати. Кожна прив'язана транзакція відображається окремим рядком під рахунком і може бути видалена за потреби.
Вкладка «Контакти»: дозволяє додавати різні типи контактів клієнта: Контакт (загальна контактна особа), Білінг (особа, відповідальна за виставлення рахунків), Стягнення боргів (особа для зв'язку при проблемах з простроченими платежами). Окрім типу контакту, необхідно вказати ім'я та електронну пошту. Посада та телефон — необов'язкові.
Примітка: Тільки контакт типу «Білінг» використовується для автоматичного заповнення даних клієнта при генерації PDF-рахунків та їх надсиланні.
Редагування наявного клієнта:
Щоб відредагувати наявного клієнта:
- Відкрийте клієнта на вкладці Клієнти в Контрагентах і перейдіть за посиланням у розділі Клієнт його запису на сторінку клієнта.
- Знайдіть розділ, який бажаєте оновити (наприклад, «Основна інформація» або «Деталі»).
- Натисніть кнопку «Редагувати» для цього розділу.
- Внесіть необхідні зміни.
- Закрийте діалогове вікно, коли закінчите. Якщо зміну відхилено, поле пояснює причину, а Flowtly запитує, перш ніж ви закриєте вікно й втратите її. Останню зміну можна скасувати протягом кількох секунд, а зміна, зроблена без з'єднання, чекає і зберігається сама, щойно з'єднання повернеться; див. Форми, що зберігаються на ходу.
Приклади використання
- Перед створенням першого рахунку необхідно налаштувати профіль клієнта з платіжними реквізитами та контактною інформацією.
- Оновлення адреси, умов оплати або контактної особи клієнта для забезпечення точності всіх майбутніх рахунків.
- Перегляд історії платежів клієнта, включаючи всі минулі рахунки та пов'язані транзакції, для звірки або відстеження прострочених платежів.
- Зберігання важливих документів — контрактів, сервісних угод або NDA — безпосередньо в профілі клієнта для зручного доступу.
- Управління окремими контактами для одного клієнта: загальний контакт, контакт для білінгу та контакт для стягнення боргів.