Попрощайтеся з паперовими відпустками!

Створення заявки на відпустку Створення заявки на відпустку Flowtly надає можливість подавати заявки на різні типи відпусток. Лише ті типи відпусток, які були налаштовані вашою організацією, будуть доступні для вибору при створенні заявки. Якщо конкретний тип відпустки не відображається у списку, це означає, що він не був налаштований або зроблений доступним вашою організацією (перейдіть до плитки Типи відпусток у налаштуваннях для деталей). Не всі типи відпусток впливають на баланс відпустки співробітника. За замовчуванням лише заявки з типами «відпустка» та «за вимогою» будуть вираховуватися з вашого залишку після затвердження менеджерами. Баланс відпустки розраховується на основі полів «Розмір зайнятості» та «Години на тиждень», встановлених у договорах співробітників. Примітка: Залишок днів відпустки відображається на панелі внизу сторінки «Мої вихідні». Цей розділ показує загальний доступний баланс відпустки та, за наявності, кількість очікуючих заявок на відпустку, які ще не затверджені. Кроки для створення заявки на відпустку Щоб створити заявку на відпустку, виконайте такі кроки: Перейдіть до пункту Мої вихідні з головного меню. Натисніть кнопку «Нова заявка на відсутність» у верхньому правому куті сторінки. Введіть деталі заявки : Тип : вкажіть тип відпустки (наприклад, відпустка, лікарняний тощо) Опис : надайте короткий опис або причину відпустки (може бути необов'язковим залежно від налаштувань). Період відпустки : оберіть день або період у календарі за допомогою функції перетягування. Примітка: Після вибору типу відпустки поле опису буде позначене як обов'язкове або залишиться необов'язковим залежно від загальних налаштувань відпусток. Примітка: Ви також маєте можливість обрати кілька годин (від 1 до 7) у полі Години , якщо запитуваний час відпустки менший за один повний день. Примітка: Під формою є розділ підсумку, який включає поточний баланс відпустки, запитуваний період (наприклад, 1 день) та оновлений баланс після затвердження відпустки. Це надає чітке уявлення про те, як запитувана відпустка вплине на залишок. Натисніть Створити заявку для збереження заявки на відпустку. Після збереження заявка з'явиться на вкладці Заявки на відпустку на сторінці «Мої вихідні» з її поточним статусом. Вона також з'явиться на вкладці Заявки на відпустку пункту Управління відпустками для затвердження або відхилення менеджерами. Історія відпусток Вкладка «Історія відпусток» відображає повний список усіх повністю затверджених заявок на відпустку. Після отримання всіх необхідних затверджень заявка автоматично з'являється в цьому вигляді. Кожен рядок таблиці містить такі деталі: Тип відпустки — категорія використаної відпустки (наприклад, Відпустка, Весілля, Хвороба). Опис — опис, наданий при створенні заявки (може бути необов'язковим). Від / До — дати початку та закінчення відпустки. Тривалість — загальна тривалість відпустки (у годинах або днях). Статус — остаточний статус затвердження відпустки («Прийнято»). Ця вкладка дозволяє співробітникам легко переглядати історичні записи відпусток. Використовуйте фільтри вгорі для звуження результатів за типом відпустки або діапазоном дат. Управління власними заявками на відпустку Ви можете скасувати заявку, натиснувши кнопку Кошик біля заявки та підтвердивши свій вибір. Ця опція доступна, поки заявку ще не затверджено або відхилено менеджером. Сповіщення про затвердження або відхилення Затвердження : якщо заявку затверджено, ви отримаєте лист-сповіщення, а статус заявки зміниться на Прийнято ; прийнята відпустка переміститься на вкладку «Історія відпусток». Якщо для організації налаштовано більше одного затвердження, заявка залишатиметься в очікуванні після одного схвалення, доки не будуть отримані всі необхідні. Відхилення : якщо заявку відхилено, ви також отримаєте лист-сповіщення, а заявку буде видалено зі списку Заявок на відпустку . Приклади використання Подання заявки на тижневу відпустку для запланованої подорожі. Подання одноденної заявки для візиту до лікаря. Оформлення кількох годин відпустки для особистих справ. Подання заявки на тривалу батьківську відпустку, якщо вона налаштована організацією. Пов'язані сторінки Управління заявками на відпустку Загальні налаштування відпусток Державні свята Посилання на сторінки застосунку Відкрити /holidays

Управління заявками на відпустку Управління заявками на відпустку Як менеджер, ви маєте можливість переглядати вхідні заявки на відпустку, затверджувати або відхиляти їх одним натисканням. Відповідний пункт у головному меню називається «Управління відпустками». Є 2 вигляди для управління відпустками. Перший — вкладка Заявки на відпустку . Усі запитувані відпустки перелічені на вкладці Заявки на відпустку . Цей розділ надає важливу інформацію про кожну заявку, включаючи: Ім'я : ім'я співробітника, який подає заявку. Тип відпустки : тип запитуваної відпустки. Опис : короткий опис або додаткові деталі (може бути порожнім, якщо налаштований як необов'язковий). Від/До : дати початку та закінчення запитуваної відпустки. Тривалість : загальна тривалість заявки, зазначена в годинах. Статус : поточний статус заявки (наприклад, «Очікує» (якщо ще немає затверджень), або «Затверджено 1/2», «Затверджено 2/3», якщо потрібно кілька затверджень). Кнопка зі стрілкою : при натисканні відкривається бічна панель з детальною інформацією про обрану відпустку. Цей вигляд слугує як інформаційною панеллю, так і центром дій для затверджувачів. Панель включає: Ім'я та аватар співробітника Період відпустки: чітко показує дати початку та закінчення із загальною кількістю запитуваних годин або днів Поточний баланс відпустки та баланс після вирахування Тип відпустки та опис, за наявності Шлях затвердження: відображає список затверджувачів, якщо потрібно більше одного. Механізм затвердження Якщо потрібне лише одне затвердження (кількість затверджень = 1), перший затверджувач, який приймає заявку, завершує її: Статус змінюється з «Очікує» на «Прийнято» Заявка автоматично переміщується на вкладку «Історія відпусток» Затверджувач бачить кнопки «Прийняти» та «Відхилити» Якщо потрібно кілька затверджень: Після схвалення поточним користувачем кнопки дій більше не відображаються Відпустка залишається на вкладці «Заявки на відпустку» до отримання всіх затверджень Заявка переміщується до «Історії відпусток» лише після виконання всіх необхідних затверджень Це забезпечує повну прозорість у багаторівневих процесах затвердження, спрощуючи однорівневі. Усі повністю прийняті відпустки відображаються на вкладці «Історія відпусток». Поточні відпустки мають синій фон для легкої ідентифікації. Вкладки «Заявки на відпустку» та «Історія відпусток» можна фільтрувати за співробітником та типом відпустки. Менеджери мають можливість управляти вже затвердженими заявками безпосередньо з вкладки «Історія відпусток». При перегляді затвердженої відпустки конкретного співробітника: Функція редагування Натиснувши «Редагувати відпустку» на бічній панелі, з'являється стандартне модальне вікно редагування. Модальне вікно дозволяє менеджеру: Змінити тип відпустки. Скоригувати опис. Змінити тривалість відпустки (діапазон дат та години). Примітка: Неможливо змінити співробітника при редагуванні вже створеної відпустки. Баланс відпустки в модальному вікні динамічно оновлюється відповідно до зміненої тривалості. Після збереження змін деталі відпустки та баланс оновлюються. Функція видалення Менеджери також можуть натиснути кнопку «Видалити відпустку» для видалення запису. З'явиться діалогове вікно підтвердження: «Ви впевнені, що бажаєте видалити?» Після підтвердження через «Так, продовжити» відпустка видаляється з системи. Якщо видалена відпустка раніше зменшила баланс співробітника, баланс буде автоматично перераховано та оновлено. Це забезпечує повну гнучкість та точність в управлінні записами відпусток, підтримуючи актуальне відстеження доступних днів відпустки. Створення відпустки від імені співробітника Як менеджер, ви також маєте можливість створювати відпустки від імені будь-якого активного співробітника, натиснувши кнопку Додати відпустку у верхньому правому куті. Ці заявки затверджуються автоматично, незалежно від налаштування кількості затверджень. Щоб створити відпустку від імені співробітника , виконайте такі кроки: Перейдіть до пункту Управління відпустками з головного меню. Натисніть кнопку Додати відпустку . Оберіть співробітника з випадаючого списку. Оберіть тип відпустки. Надайте короткий опис або причину відпустки (необов'язково, якщо встановлено як не обов'язковий у налаштуваннях). Оберіть день або період у календарі за допомогою функції перетягування. Збережіть відпустку, натиснувши кнопку «Створити відпустку». Примітка: Після вибору типу відпустки поле опису буде позначене як обов'язкове або залишиться необов'язковим залежно від загальних налаштувань відпусток. Примітка: Ви також маєте можливість обрати кілька годин (від 1 до 7) у полі Години , якщо відпустка менша за один повний день. Примітка: Під формою є розділ підсумку, який включає поточний баланс відпустки, період відпустки (наприклад, 4 години) та оновлений баланс після збереження. Це надає чітке уявлення про те, як створення вплине на залишок. Відпустка автоматично відобразиться на вкладці Історія відпусток з можливістю редагування або видалення. Планувальник відпусток Вкладка «Планувальник відпусток» в «Управлінні відпустками» надає візуальний календарний вигляд усіх затверджених відсутностей по організації, допомагаючи менеджерам та командам планувати роботу з урахуванням доступності співробітників. На стандартному екрані планувальник відображає ковзне вікно на 30 днів, починаючи з поточного дня. Це допомагає менеджерам відстежувати поточні та майбутні відпустки. Планувальник відпусток включає: Інтерактивний календарний вигляд — перегляд запланованих відпусток співробітників. Швидке створення відпустки — натисніть на порожню клітинку дня або використовуйте перетягування для додавання відпустки. Процес затвердження — затвердження або відхилення очікуючих заявок. Редагування та видалення — зміна або видалення затверджених відпусток за потреби. Видимість очікуючих затверджень — якщо потрібні додаткові затвердження, заявка буде позначена як очікуюча з відповідними деталями. Додавання відпустки в планувальнику Натисніть на порожню клітинку дня в планувальнику. Або використовуйте перетягування для визначення тривалості відпустки. Заповніть необхідні деталі (тип відпустки, тривалість, опис). Натисніть кнопку «Створити відпустку» . Відпустка з'явиться в планувальнику та всіх інших відповідних виглядах як уже затверджена. Редагування або видалення затвердженої відпустки Натисніть на вже затверджену відпустку. Змініть деталі, натиснувши відповідну кнопку на бічній панелі. Використовуйте опцію Видалити відпустку для видалення за потреби. Затвердження або відхилення заявки на відпустку Якщо заявка очікує затвердження, вона візуально відрізняється від затверджених відпусток у календарі. Як менеджер відпусток, ви можете: Натиснути на заявку для перегляду деталей. Затвердити або відхилити заявку, натиснувши відповідну кнопку. Якщо потрібні додаткові затвердження, заявка залишиться в статусі очікує до отримання всіх необхідних схвалень. Використовуйте фільтри для перегляду конкретних співробітників. Планувальник відпусток спрощує управління відпустками, надаючи зручну та прозору систему відстеження. Завдяки можливості фільтрації за конкретними співробітниками менеджери можуть забезпечити плавне планування відпусток, підтримуючи кадровий баланс. Приклади використання Затвердження очікуючих заявок: швидкий перегляд та затвердження або відхилення кількох заявок на відпустку від членів команди. Створення відпустки для співробітника: додавання лікарняного або спеціальної відпустки від імені співробітника, який не може подати заявку самостійно. Коригування затвердженої відпустки: зміна дат або тривалості вже затвердженої відпустки при зміні планів для забезпечення точності записів. Візуалізація доступності команди: використання планувальника для отримання повного огляду, хто перебуває у відпустці в будь-який момент часу, для планування кадрового забезпечення. Пов'язані сторінки Державні свята Загальні налаштування відпусток Створення заявки на відпустку Посилання на сторінки застосунку Відкрити «Управління відпустками»

Типи відпусток Типи відпусток у Flowtly дозволяють налаштовувати та керувати різними категоріями відсутностей, доступними для ваших співробітників . Кожен тип відпустки представляє окрему форму відсутності, таку як щорічна відпустка , лікарняний, відпустка по догляду за дитиною або неоплачувана відпустка. Визначаючи ці типи, ви встановлюєте структуровану політику відпусток , яка послідовно застосовується по всій організації. Кожен тип відпустки може бути налаштований із конкретними правилами, включаючи необхідність затвердження , вплив на баланс відпусток співробітника та відображення у планувальних та звітних поданнях. Ця гнучкість дозволяє точно моделювати політику відпусток вашої організації незалежно від складності або регіональних вимог. Належно налаштовані типи відпусток є необхідними для точного обліку відпусток, розрахунку заробітної плати та звітності щодо відповідності. Коли співробітники подають запити на відпустку, вони обирають із доступних типів, і система автоматично застосовує правильні правила та відрахування. Це усуває ручний облік та зменшує ризик неправильного застосування політики. Приклади використання Налаштування щорічної відпустки: Налаштуйте стандартний тип щорічної відпустки з визначеним правом для кожного співробітника, автоматичним відстеженням балансу та вимогами затвердження менеджером. Облік лікарняних: Створіть тип лікарняної відпустки, який реєструє відсутності без відрахування з балансу щорічної відпустки, підтримуючи точну звітність щодо відсутностей за станом здоров'я. Відпустка по догляду за дитиною: Визначте типи відпустки по догляду за дитиною, що відповідають місцевому трудовому законодавству, включаючи подовжену тривалість та специфічні процеси затвердження. Неоплачувана відпустка: Налаштуйте тип неоплачуваної відпустки для ситуацій, коли співробітникам потрібна перерва понад їхнє оплачуване право, забезпечуючи правильні коригування заробітної плати. Державні свята: Налаштуйте тип державних свят для позначення загальноорганізаційних вихідних, що не впливають на індивідуальні баланси відпусток. Пов'язані сторінки Відпустки Співробітники Маршрути додатку Доступ до розділу типів відпусток