Щорічна відпустка

Flowtly дозволяє налаштовувати ліміти щорічної відпустки як на рівні всієї організації, так і для окремих співробітників. Така гнучкість дає змогу враховувати різні ситуації, зокрема зміну стажу співробітника чи особливі умови договору. За замовчуванням ліміти щорічної відпустки для всіх співробітників визначаються в налаштуваннях організації. Для індивідуальних випадків, наприклад коригування через стаж, використовуйте налаштування ліміту відпустки в профілі конкретного співробітника.

Налаштування індивідуальних лімітів щорічної відпустки

Кожен ліміт щорічної відпустки прив'язується до певного типу договору та діє протягом визначеного періоду. Щоб встановити або змінити ліміт щорічної відпустки для співробітника, додайте запис із зазначенням ліміту (наприклад, 26 днів) та дати набуття чинності. Форма містить такі поля:

Дні — кількість днів, що становить ліміт щорічної відпустки.
Дата початку — дата, з якої ліміт починає діяти.
Варіант договору — тип договору, до якого застосовується ліміт (наприклад, трудовий договір або B2B).
Тип відпустки — конкретний вид відпустки, до якого застосовується ліміт.

Після налаштування інформації про щорічну відпустку ліміт з'являється у списку співробітників у колонці Вільні дні/рік і відображається в колонці Залишок вільних днів.

Щоб змінити ліміт відпустки співробітника, видаліть наявний запис, якщо він більше не актуальний, або додайте новий запис для встановлення іншого ліміту. Новий запис скасовує попередні налаштування для того самого договору та типу відпустки, починаючи з дати, вказаної як дата початку. Наприклад, якщо ліміт співробітника тимчасово збільшується на певний період, додайте запис зі збільшеним лімітом, а потім — ще один запис для повернення до стандартного ліміту після завершення цього періоду. Ліміти відпустки діють безстроково від зазначеної дати початку, доки інше налаштування не змінить ліміт для того самого договору та типу відпустки.

Як обчислюється норма відпустки

Вкладка щорічної відпустки співробітника відкривається балансом: карткою Баланс відпусток з днями за минулий рік під нею та Як ми це рахуємо поруч з обома. На вузькому екрані вони стають одна під одною.

Баланс відпусток — це те саме, що співробітник бачить у себе: Доступно зараз, До кінця року, річна норма як позначка та смужка з уже нарахованим і вже взятим. Це єдине місце на цій вкладці, де показано баланс. На інших вкладках цієї особи заголовок несе те саме значення, а під ним — число на кінець року, тож вони не можуть розійтися; на вкладці щорічної відпустки цю картку пропущено, щоб не повторювати те саме число.

Як ми це рахуємо — це арифметика за цим числом, і вона завершується саме тим числом, що на сусідній картці:

Річний ліміт — дні, налаштовані для цього договору, з позначкою про джерело: Індивідуальний для запису з цієї вкладки або ліміт організації за замовчуванням. У будь-якому разі це норма для повної зайнятості.
× EPE з договору — еквівалент повної зайнятості чинного договору, той самий відсоток, що й поряд із обсягом посади та годинами на тиждень.
Нараховано на сьогодні — скільки з року вже нараховано, щодо річної норми.
Рядки перенесення з минулого року, днів, що згоріли, і використаних днів з'являються лише тоді, коли вони ненульові.
Доступно зараз — підсумок, те саме число, що й на картці вище.

На вузькому екрані ця панель згорнута; виберіть Як ми це рахуємо, щоб її відкрити.

Число у стовпці «Дні» — це норма для повної зайнятості. EPE Flowtly застосовує до неї згодом. Індивідуальний ліміт, уже зменшений вручну для неповної зайнятості, буде пропорційно перерахований удруге і залишить людину з надто малою кількістю днів. Для половини ставки за 20 днів в організації правильний індивідуальний ліміт — так само 20, або жодного, адже ліміт за замовчуванням уже каже 20.

Баланс завжди обчислюється станом на певну дату й враховує відпустку до цієї дати включно. Відпустка, заброньована на пізніший день, зокрема на робочий день одразу після неї, не зменшує баланс, показаний на цю дату.

Дні, перенесені з минулого року

Під карткою Баланс відпусток Відпустка з <рік> показує, з чим ця особа увійшла в поточний рік і чи хтось це зазначив. Число, введене людиною, позначено введено вручну; число, яке Flowtly вивело з попереднього року, — розраховано. Скористайтеся кнопкою додавання або редагуванням і видаленням наявного значення.

Дні, з якими особа почала рік, — це запис, а не те, що вона досі може взяти, тож рядок показує їх як чотири окремі числа:

Початковий залишок · 1 січ. <рік> — дні, перенесені на початок року.
Використано з цього фонду — скільки з них уже взято.
Втрачено — скільки згоріло невикористаними на дату спливання.
Ще доступно — що залишилося з перенесення на сьогодні. Це число варто дивитися, плануючи відпустку.

Коли Flowtly не може визначити, скільки з перенесення використано або згоріло, показується лише початковий залишок, а не нулі, яких ніхто не вимірював. Коли особа увійшла в рік з дефіцитом — узяла більше відпустки, ніж заробила, — рядок показує початковий залишок нижче нуля та Відраховано з <рік>, суму, відняту від цьогорічної норми, і більше нічого: немає фонду для використання і нічого, що могло би згоріти.

Поки перенесені дні ще залишаються і мають дату спливання, картка Баланс відпусток і картка відпусток на домашній сторінці попереджають про них: <сума> з <рік> спливає <дата>. Використайте їх першими. Сума — це те, що залишилося з перенесення, а не початковий залишок. Коли перенесення використано або сплинуло, попередження змінюється на усталений рядок, такий як З <рік>: <сума> використано.

Введене вручну число має розділ Джерело, примітка та параметри ручного запису. Відкрийте його, щоб прочитати примітку, залишену із числом, і, якщо вам дозволено його змінювати, що роблять редагування та видалення. Flowtly не показує, хто ввів число, коли, чи яке розраховане значення воно замінило, і розділ прямо каже про це, а не залишає порожнє місце: Введено: немає даних · Дата введення: немає даних. та Замінене розраховане значення: немає даних.

Видалення введеного вручну числа спочатку запитує підтвердження: Видалити цей запис? Знову діє перенесення, розраховане з налаштувань організації, а баланс цієї особи перераховується.

Це найважливіше для організації, яка перейшла на Flowtly посеред року: дні, з якими люди прийшли, — саме ті, які Flowtly не може вивести саме.

Звідки походить кожен ліміт

Таблиця лімітів розташована під заголовком Щорічні ліміти, з єдиною на цій вкладці кнопкою Додати щорічну відпустку поруч. Кнопка показується лише людям, яким дозволено керувати договорами.

Видалення індивідуального ліміту спочатку запитує підтвердження: Видалити цей індивідуальний ліміт? Для цієї особи знову діє розрахунок організації, а її баланс перераховується за застосовним правилом.

Кожен рядок таблиці несе позначку джерела: Індивідуальний для ліміту, заданого на цій вкладці, ліміт організації за замовчуванням разом із варіантом, і = за замовчуванням як попередження, коли індивідуальний рядок лише повторює ліміт за замовчуванням — такий рядок виглядає нешкідливо, а потім тихо переживає наступну зміну цього ліміту. Підсумок таблиці рахує такі рядки.

Коли Flowtly не може визначити, звідки походять рядки, позначка кожного з них показує Джерело недоступне, а рядок під таблицею повідомляє: Початкове правило та історія введення для цих рядків недоступні. — замість того, щоб не показувати жодної позначки, що виглядало б так, ніби рядки просто підлягають стандартному ліміту організації.

Чинний ліміт організації теж наведено, сірим, із кнопкою до налаштувань організації. Ліміт за замовчуванням, який замінено індивідуальним рядком, позначено відповідно.

Якщо варіант договору цієї особи не покриває ні індивідуальний ліміт, ні ліміт за замовчуванням, вкладка каже про це червоним, а не показує нуль, схожий на вичерпаний баланс.

На вузькому екрані кожен рядок таблиці стає окремою карткою.

Нарахування понаднормових годин

Якщо ваша організація нараховує понаднормові години, Flowtly щомісяця обчислює, скільки годин особа зареєструвала понад свою норму робочого часу, і пропонує додати їх до пулу понаднормових годин цієї особи, з якого беруть дні Pick Up Day. Нічого не додається, доки хтось не прийме пропозицію. Пропозиції перелічено в розділі Нарахування понаднормових годин, під таблицею лімітів. Розділ з'являється лише тоді, коли в особи є принаймні одна пропозиція, тому в організації, яка не нараховує понаднормових годин, його не показано взагалі.

Кожен рядок - один місяць:

Місяць і Понаднормові, години понад норму, які можуть бути від'ємними;
Пул до і Пул після, скільки містив пул до годин цього місяця й після них;
Статус: Очікує, Прийнято або Відхилено.

Усі значення подано в днях, годинах і хвилинах, так само як у таблиці лімітів вище, тож прийнятий місяць читається однаково в обох місцях. Прийнятий рядок показує значення такими, якими вони були на момент прийняття: пул обчислюється заново з того, що діє в цей момент, і ніколи не опускається нижче нуля. Відхилений рядок показує тире в обох значеннях пулу, бо нічого не додав.

Рядок, що очікує, пропонує Прийняти і Відхилити:

Прийняти додає години місяця до пулу одним клацанням, як новий рядок у таблиці лімітів вище. Баланс і таблиця оновлюються одразу.
Відхилити спершу просить підтвердження: до пулу нічого не додається, і цей місяць більше не пропонується.

Якщо місяць уже розглянуто деінде, Flowtly повідомляє про це й оновлює список. Якщо право на понаднормові години в особи не дозволяє зараз додати години, наприклад тому, що того самого дня право внесено вручну або пул розділено за причиною, Flowtly повідомляє про це, а місяць лишається в очікуванні; перегляньте права вище.

Розділ показано людям, які можуть керувати працівниками. Для прийняття й відхилення також потрібне право керувати договорами; без нього розділ доступний лише для читання.

Приклади використання

Коригування відпустки за стажем співробітника: збільшуйте ліміт щорічної відпустки співробітника з 20 до 26 днів після досягнення певного стажу, починаючи з визначеної дати.
Впровадження особливих домовленостей: тимчасово збільшуйте кількість днів відпустки співробітника на основі окремого договору чи проєкту, а потім повертайтеся до стандартного ліміту після завершення цього періоду.
Розмежування відпустки за типом договору: налаштуйте окремі ліміти щорічної відпустки для співробітників за стандартним трудовим договором та тих, хто працює за B2B-контрактом.
Виправлення або оновлення прав на відпустку: коригуйте розподіл щорічної відпустки співробітника у разі зміни політики компанії або помилки в попередніх налаштуваннях.